WZ00 物资管理部组织架构与工作职责.doc

WZ00 物资管理部组织架构与工作职责1. 组织架构文 员机电设备采购主管经 理装饰性材料、设备采购主管2. 部门工作内容2.1 经办自营项目和对外总承包项目的物资采购工作。2.2 整理供应商的投标资格预审资料，负责评价供应商履约情况，建立并管理合格供应商名册。2.3 管理物资采购合约。2.4 掌握物资信息，为经营销售部门和设计管理部门提供决策依据。2.5 为项目发展提供材料和设备价格信息，配合合约管理部估算项目工程成本。2.6 根据项目发展计划编制项目物资采购供应计划。2.7 负责报板及催办定板、审批程序。2.8 发放物资及管理结余物资。2.9 办理零星采购业务。2.10 负责物资样板及书面资料管理。3. 各岗位职责3.1 经理3.1.1 对部门各项工作和各个环节负责。负责对部门员工的绩效考评，关注员工的个人发展，激励员工的工作热情。3.1.2 安排部门员工的分工与协作，批办来函。3.1.3 审阅、签发外发函件，审批发往其他部门的内部存档的格式文件。3.1.4 组织制定部门的管理制度，负责向本部门和其他部门员工解释管理制度，了解管理制度的执行情况，适时修订管理制度。3.1.5 负责对其他部门的协作配合。3.1.6 拟订部门招标程序和采购合同方面的通用文件，指导员工的具体工作。3.1.7 在选择中标供应商和确定物资价格上提出专业意见供领导决策。3.1.8 参加对供应商的考察，审批或报批供应商的投（议）标资格。3.1.9 完成领导交办的其它事项。3.1.10 附：需由经理审阅、审批、报批、或签发的格式文件：A. 供应商投(议)标资格审批表。B. 供应商合同履行评估表。C. 供应商合同履行投诉调查表。D. 供应商资格取消审批表。E. 项目物资采购计划。F. 项目报板计划。G. 装饰性材料、设备招标样板报批表。H. 供应商遴选报告。I. 招标（或议标）文件。J. 投标邀请函。K. 采购报告。L. 议标报告（视需要而定）。M. 中标通知书（视需要而定）。N. 物资采购合同文件。O. 机电设备投标评审表。P. 零星采购物资价格审批表。Q. 物资移交清单（视需要移交给其他部门管理）。R. 物资采购付款证书。S. 各类补充协议。T. 物资采购合同支出明细表。U. 物资采购合同决算确认函。V. 装饰性材料、设备采购合同结算报告。W. 物资管理部结余物资明细表。X. 物资领用审批表。3.2 采购主管3.2.1 编制项目物资采购计划和项目报板计划。3.2.2 广泛搜集产品信息，掌握产品消费潮流及市场行销状况。3.2.3 接待供应商来访，了解供应商及其产品情况，初步筛选供应商及其产品。3.2.4 组织对供应商考察，搜集整理供应商资料，听取各部门对供应商的评价意见。3.2.5 初步筛选产品样板，及时向设计管理部门报板，协助设计管理部门组织评板。3.2.6 负责发标、答疑、组织开标、填写开标书，组织领导和有关部门评定投标样板，以此为依据开展评标工作。3.2.7 审核分包商物资需求计划，组织供应商按计划供货，组织首次验收。3.2.8 负责到货前的准备工作。协调解决供应商、分包商在物资交接、质量认定方面的矛盾。3.2.9 管理物资采购合同，监督合同履行，办理合同变更手续；合同完成后办理结算手续。3.2.10 协助工程部门或售后服务部门做好回访工作，注意了解产品的使用效果，为设计管理部门选择产品提供意见。3.2.11 监督供应商售后服务。3.2.12 办理零星采购业务。3.2.13 接受经理指派，管理结余物资。3.2.14 接受经理指派，管理供应商名册。3.2.15 完成领导交办的其它工作。3.2.16 附：需由采购主管经办、拟订、报批、或完成的格式文件：A. 供应商名册。B. 供应商投(议)标资格审批表。C. 供应商合同履行评估表。D. 供应商合同履行投诉调查表。E. 供应商资格取消审批表。F. 项目物资采购计划。G. 项目报板计划。H. 装饰性材料、设备招标样板报批表。I. 投标样板评审表。J. 供应商遴选报告。K. 招标（或议标）文件。L. 投标邀请函。M. 开标书。N. 采购报告。O. 议标报告（视需要而定）。P. 中标通知书（视需要而定）。Q. 物资采购合同文件。R. 机电设备投标评审表。S. 零星采购物资价格审批表。T. 物资移交清单（视需要移交给其他部门管理）。U. 物资采购付款证书。V. 各类补充协议。W. 物资采购合同支出明细表。X. 物资采购合同决算确认函。Y. 装饰性材料、设备采购合同结算报告。Z. 物资管理部结余物资明细表。3.3 文员3.3.1 负责文件、图纸、合同的收发、登记、传递、立卷、归档。3.3.2 负责部门文件、合同的打印、复印、装订、分发、登记工作。3.3.3 保管部门印章，维护公用办公设备。3.3.4 负责部门办公用品的申报、领取、分发。3.3.5 负责整理、装订供应商及其产品资料，并编目、保管。3.3.6 在部门其他员工外出时