办公室业务知识培训班.doc

办公室业务知识培训班 培 训 资 料 二00六年七月 第一部分 办公室业务实用手册 一、办公室人员素质 一、办公室人员的职业道德要求 1、 忠于职守2、严守机密3、恪守信用4、甘当无名英雄5、增强主动性和创新意识6、注意自己的言行举止 二、对办公室人员的知识要求 1、熟悉法律、法规知识2、学习外语知识3、掌握电子商务知识 三、基本功要求 1、口头表达能力：应该口语标准、口齿清楚、条理清楚、思维敏捷 2、书面表达能力：要熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。 3、 办事能力：能分清轻重缓急，做到不误事，不拖事，统筹安排工作。 4、 洞察能力：善于理解上司的意旨，并且能够以自己清晰简明的语言加以复述。观察时要客观全面，抓住事物的特点和规律。 5、 应变能力：遇事不慌，做事处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。 6、心理调适能力：应具备良好的心理状态，在工作中应努力培养积极的、自觉的、坚毅的、果断的、理性的心理因素。 4、 工作的原则 1、主动而不越位2、服从而不盲从3、沟通而不封闭4、挡驾而不阻拦 二、日常公务 1、 日常工作的主要事项 1、 日常工作：包括办公室管理、通讯工作、接待工作、督查工作、保密工作、使用保管印章工作、文件传阅等事项。 2、 接电话的技巧 1、接听及时2、态度热情3、做好电话记录： 电话记录应记清以下几方面：（单位：姓名：回电号码：内容要点：来电时间（准确到几点几分）：接话人签名：）4、讲究文明礼貌 3、 打电话的技巧 1、做好打前准备2、语言文明礼貌3、做好电话记录4、讲求效率 4、 怎样保管使用公章 1、公章的保管 印章是机关、企事业单位在各种业务活动中，表明身份、具有法律效力的凭证，必须妥善保管。 公章由单位主管指定专人保管并使用。没有上司批准，不可将公章委托他人代管。 2、公章的使用 盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准。 做好用印登记工作，登记内容包括用印人、事由、日期、签发人、经手人、印数等。 凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章。公章盖在文未落款处，应“骑年盖月”；带有存根的公函、介绍信、还要在正本和存根连接处的骑缝线上加盖公章。 盖章一般使用红色印油，应摆正位置，印文清晰可识。 印章管理人对用印有监视、监督权，对于不合法或不合手续的用印，有权拒用或提出异议，即使有上司签字，也可请求复议，不能有求必应。 如因机构变动停止使用的，应当将原印交回制发机关封存或销毁。 5、 怎样管理和使用介绍信 1、介绍信的含义和作用 介绍信是机关、团体、企事业单位用来向有关单位介绍前去联系的派遣人的情况与任务的一种专用信件。它具有介绍与证明两种作用。 最常用的介绍信有两种：书信式介绍信和带有存根的普通介绍信。 2、 介绍信的管理 介绍信一般由管理公章的人一同保管并使用。介绍信与公章需同等重视，不可缺页和丢失。 3、 介绍信的使用 领用介绍者须经主管批准，不得擅自开具发放。 6、 怎样做好督查工作 1、 督查工作的涵义 督查，是指协助上司，对决策的实行情况进行督促、检查。督查包含督办和查办的含义。 2、 督查工作的原则 遵守上司负责、工作人员承办的原则。坚持实事求是的原则。应坚持分工合作，不能越俎代疱。 3、 督查工作的程序 立项。通知。催办与调查。请示。结案归档。 3、 文件管理 1、 文件管理常识 1、 什么是文件 文件是各级组织传达方针、政策，下达指示，汇报工作，交流经验，联系上下左右的工具。 2、什么是文件管理 文件管理是办公室协助领导机构处理文件的一个工作系统，文件管理是办公室工作的重要环节。 文件管理不仅能迅速、准确地传达、落实上司的各项决策，而且对提高工作效率有着重要意义。 3、 文件管理的特性 文件管理具有及时性、准确性、重要性。 2、 怎样做好文件传阅工作 1、做好文件登记工作 2、文件传阅规则 文件传阅的顺序，一般应先送给组织的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读，然后送与其他有关需要阅知的对象。 遇到文件人数少，应按先办理、后阅知，先主办、后协办的顺序依次进行。 业务性的文件一般先送主办部门办理，后据批办所规定的阅知范围逐一传送。 所有传阅的文件均应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为“轮轴式传阅”。 每份传阅的文件，文书人员要在文件首页附上“文件传阅单”。文件阅毕后，阅看文件的人员要在“文件传阅单”上签注姓名和日期。 3、 文件传阅完毕 要将文件收集齐全，有查考价值的文件要收齐，编卷号，及时归档；没有查考价值的文件，应按规定进行销毁。 3、 怎样做好文件借阅工作 1、 借阅范围 只有发文单位规定的阅读范围以内的人，才可传阅；不属应阅范围的人要借阅文件，须经有关领导批准。 2、 建立文件借阅登记薄 文件登记薄应包括借阅时间、文件标题、文件字号、人数、借阅人、退还时间等项，每个人都必须认真填写。 3、 及时清理 对于自己管理的文件要及时检查整理，做到一周一小清、一月一大清、一季一核对、半年一整理，一经发现问题，要主动、及时上报，以求迅速解决。 4、遵守保密规则 对于保密文件，要按文件保密的要求严格执行，应随时请示领导，借出时应交待清楚注意事项。 4、 文件的存放工作 1、 对未办毕文件的存放 对未办毕或未归档的文件，一般采用硬壳文件夹分类存放。每个夹最好有个目录，以便查找。 2、 对已办毕文件的存放 对已办毕的、具有一定查考利用价值的文件材料，为了便于文件的查找利用，便于文件的保管，要进行文件立卷工作。 文件立卷是指按照文件在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。 工作活动中形成和使用的文件以及其他有关的材料，如照片、图表、胶片、录像带、磁盘等应由文书部门逐年移交给档案室集中保管。 五、办公室应装备参考资料 1、 新知识资料2、决策参考的资料3、上司日常所需资料4、历史凭据资料 5、办公室使用资料 6、 办公室资料的收集渠道 1、 订购是获取资料的主要渠道2、通过交换获取资料3、利用互联网获取资料4、从图书馆获取资料5、从各种会议获取资料 7、 怎样积累办公室资料 1、 了解本组织的工作2、日积月累3及时整理 8、 怎样管理好办公室资料 1、 筛选2、登记3、分类4、编目5、微机管理 四、协调与沟通 1、 沟通的作用 1、 沟通的涵义 沟通主要是指业务信息的传递和交流，是融洽人际关系的一种手段，是行政管理工作和秘书必不可少的手段之一。 2、 沟通的作用 通过沟通，可以把自己的情况告诉外界，又能把外界的情况吸收进来。 沟通可以“深化认识”。 组织之间的沟通实际上是人际沟通。 2、 怎样做好沟通工作 1、 做好准备工作2、提高沟通效率3、提高自身素质4、了解沟通对象 5、排除心理障碍 3、 与同事沟通的技巧 1、 消除竞争心理，建立合作关系 在通常情况下，消除“心理屏障”，主要不是靠语言，而应该用行动向对方表示。 与同事相处时，应努力做到以下五点：以尊重为前提，以合作为导向；分清职责范围，掌握处理分寸；谨防祸从口出；顾全大局；保持联络，沟通情况。 2、进行公平竞争 4、 协调工作的作用 1、协调的涵义 协调，就是通过协商、沟通、调解等手段，使产生矛盾的各房消除隔阂、彼此理解、求同存异，使矛盾得到解决，达到和谐统一。 2、怎样做好协调工作 协调工作必须以平等、友好、诚挚的态度对待当事人，即使他们是下级，也必须充分地尊重，应耐心听取对方的陈述，虚心听取对方意见，磋商解决的方法。 5、 会务工作 1、 会务工作的基本内容 1、会务工作的涵义：就是为会议提供具体的事务性服务工作。 2、会务工作的内容 会务工作分会前会务工作、会间会务工作、会后会务工作。 会前会务工作包括：了解会议宗旨、制定会议计划、确定会议议题、确定与会人员、制发会议通知、准备会议文件、布置会场等内容。 会间会务工作包括：会场组织服务工作、主持会议发言、做好会议记录等工作。 会后会务工作包括：会议结束服务工作、编发会议简报、作会议决算、汇编会议文件、总结会议工作等内容。 二、怎样制定会议计划 1、 会议计划的内容：提出召开会议的原因、依据；确定会议名称；提出会议的规模；提出会议的大体时间（日期）、地点；提出会议筹备组的组成名单；会议议程；提出请上司到会并讲话的建议；会议的经费预算； 会议的准备工作，包括需用哪些文件，会场怎样布置，食宿、车辆安排等。 三、怎样确定会议议题 1、会议议题的提出主要有三种情况：会议议题由上司提出。会议议题由有关部门及与会人员提出。会议议题由办公室人员提出。 2、 会议议题的筛选 议题必须是符合会议职权范围内的问题。 办公室人员要协助领导从两个方面把好关：一看这个议题应不应该作为议题安排在会上讨论。二看这个议题提交审议的准备工作做得怎样，是否具备在会上审议的条件。提交会议的议题要力求表述准确，概括全面。 四、怎样确定与会人员 注意事项：要周到全面，不漏提错提。从有利于工作和保密的原则出发，做到提名合情合理，不宽不严。要注意与会人员素质与智力结构的合理性，以便产生新思想，提高会议效率。 五、怎样制发会议通知 1、会议通知的涵义 为使会议代表有所准备，只要会议时间 、地点、内容一经确定，就要制发会议通知。会议通知按形式，有口头通知和书面通知两种。会议邀请函、请柬属于书面通知。 2、制发会议通知的要点 会议通知要简明扼要、清楚明了。 通知中还要扼要写明外地代表需携带的文件、生活用品等。 需要邮寄的重要会议通知，需用挂号寄出。 公司内部所发的书面通知，要求当事人签名，当事人不在，请别人代通知，也要求代通知人签名。 会议通知发出后，办公室人员要跟踪落实，询问会议通知内容落实情况。 为保证会议通知及时送达，办公室人员应养成保存通讯名单的习惯。 6、 准备会议文件应注意什么 1、 什么是会议文件 会议文件包括领导讲话稿、会议纪要、开幕词、闭幕词等 2、会议文件的特点 会议文件总的要求是中心突出、观点明确、简明扼要。会议文件应在会前打印好，按照到会的人员名单装入文件袋内。有些要表决、通过的文件应在会前就交代表讨论、审阅。重要的保密性文件会后要回收文稿，必须编号、登记，发放时要签收。 七、怎样布置会场 会场布置要根据会议的不同性质和规模进行整体设计 会场布置的基本要求是：整洁、安静、空气流通、大小适宜、设备齐全、有利于安全和保密。 1、主席台布置 大中型会议设有主席台。主席台是会场布置的重点，席位视人数设一排或数排，第一排席位应为单数。主席台座席应视到主席台就座的领导的职位和人数顺序排列，按职务高低排座次，由前至后，由中间至两边，第一排的正中为首席，其次是左位，再次为右位，先左后右，左高右低，其他的座位依次类推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座，主席台不家有空座位。 如果是报告会或联席会，主席台的座位座次一般采取报告人和主办单位负责人或联席各单位负责人相间排列的办法安排。 对安排在主席台就座的人员，在开会前务必逐一落实。 2、气氛烘托 会标。会场整体色调。花卉。灯光，音响。 8、 怎样做好会务接待工作 1、 会务接待服务工作的内容： 报名。报到。签到。发放会议材料。会场服务工作。 2、 做好会务接待工作原则 周到热情的原则。讲究礼仪。统筹协调。遵守规章制度。确保安全。 9、 安排会议发言应注意事项 1、 合理安排2、活跃气氛。 十、怎样做好会议记录 会议记录是会议的文秘人员在会议进行过程中，运用特定载体对会议组织情况、进行情况和会议内容所作的记录。会议记录具有一定的实用价值、保存价值和保密性。 1、会议记录的内容 会议名称；会议组织情况，包括会议的时间、地点、出席人、列席人、缺席人、主席或主持人的姓名等。会议记录的主体部分 11、 怎样做好会议记录的整理工作 1、 核实记录内容2、整理提炼3、写出会议纪要 六、公文写作1、 怎样写通知 1、通知的涵义 通知主要是用于批转下下级的公文，转发上级和不隶属部门的公文；发布规章；传达需要周知或者需要共同执行的事项；宣布任免和聘用的干部。 常见的通知有：批示性通知，指示性通知，一般事务性通知和会议通知四种。 2、通知的格式 （1）标题 通知的标题格式主要有以下五种形式： 由发文机构、主要内容和文种组成，如蓝天公司关于加强会议管理的通知； 由主要内容和文种组成，如关于加强会议管理的通知； 非正式文件，标题可只由文种构成，如通知； 发布规章的通知，所发布的规章名称要出现在标题的主要内容部分，并使用书名号，如蓝天公司关规范职工文明行为若干意见的通知； 批转和转发文件的通知，所转发的文件内容要出现在标题中，但不一定使用书名号，如蓝天公司转发总公司关于禁止公费出国旅游的通知。 （2） 正文 通知正文包括通知缘由、通知事项、通知要求三部分。不同种类的通知其正文的写法有所不同。 发布性通知，由发布的意义和目的及提出执行的要求组成。 指示性通知，正文包括两面三个部分。开头部分写明通知的缘由。通知的内容大多采用分条列项法，提出要求，措施和办法。 会议通知，一般包括：召开会议的机构名称、会议名称、会议起止时间、地点、会议内容和任务、参加会议的人员范围和人数、入场凭证、报到时间及地点、与会人员须携带的文件材料和其他要求事项等具体内容。 任免通知，正文比较简单，只要写清决定任免的时间、机构、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务。 一般性通知，因其所涉及的事项比较具体，正文主要写明目的、完成时间和要求等。 （3） （3）落款和日期 在正文右下方写明发文机关名称和发文日期。 3、撰写注意事项 通知要简洁明了，条理清楚。 （4） 【范文】 会议通知 各园区企业： 为加强企业间的相互学习和交流，实现企业优势互补及相互合作，从而进一步提高园区企业经营管理水平和业务拓展水平，促进企业快速成长，经研究决定召开一次园区企业座谈会，本次会议是华美高科技园成立两周年系列活动的重要内容之一，请各企业负责人届时出席。现将会议有关事项通知如下： 一、会议时间：2002年7月12日 二、会议地点：园区中心影院 3、 会议议程：（略） 4、 请各企业准备好发言材料和拟定参会人员，每个企业派出12名主要负责人参加，请认真填写附件“会议回执”并传真回高科技园企业拓展部。 特此通知 会议联系人：（略） 联系电话：（略） 传真：（略） E-MAIL：（略） 2、 怎样写通报 1、 通报的涵义 通报是国家机关、社会团体、企事业单位用以表彰先进、批评错误，传达重要精神或通报有关情况的公交。 通报的应用也比较广泛，可以用发表扬好人好事、新风尚；也可以用于批评错误，总结教训，告诫人们警惕类似问题的发生； 还可以用来互通情况，传达重要精神，沟通交流信息，指导推动作用。 根据内容不同，通报可以分为表彰性通报、批评性通报和情况性通报三种。 （1）表彰性通报。是用来表彰先进单位和个人，介绍先进经验或事迹，树立典型，号召大家学习的通报。 （2）批评性通报。是用来批评、处分错误，以示警戒，要求被通报者和大家吸取教训的通报。 （3）情况性通报。是在一定范围内传达重要情况和动向，以指导工作为目的的通报。 2、通报的格式 通报一般由标题、主送机关、正文和结尾四部分组成。 （1） 标题 大多采用常规写作方法，即由发文机关、主要内容和文种构成，如中共河南省委关于表彰同志见义勇为的事迹的通报。也有的只由事由和文种构成，如关于给不顾个人安危勇于救人的王同志记功表彰的通知。 （2） 主送机关 除普发性通报外，其他通所应该标明主送机关。 （3） 正文 通报正文的结构通常由开头、主体和结尾等部分组成。 开头，明通报缘由； 主体，说明通报决定； 结尾，提出通报的希望和要求。 不同类型的通报，其内容和写法有所不同，现分述如下： 表扬性通报。一般在开头部分概述事件情况，说明通报缘由。由于它是作出通报的依据，因此要求把表扬对象的先进事迹交代清楚。如果属于对一贯表现好的单位或个人进行表彰，事实叙述不但要清楚明白，而且要注意详略得当、重点突出。主体部分通过对先进事件事迹的客观分析，在阐明所述事件的性质和意义的基础上，写明通报决定。结尾部分明确提出希望和要求，号召大家向先进学习。 批评性通报。是针对某一错误事实事某一有代表性的错误倾向而发布的通报，有针砭、纠正、惩戒的作用。批评的正文主要是： 叙述错误事实或现象，写明犯错误人的基本情况，对错误事实的叙述要简明扼要、完整清晰；对部门、单位的不良现象进行通报，要利用较大篇幅，进行综合叙述。分析错误性质和危害性，对于个人要写得比较简短，对综合性不良现象的分析要详细一些。宣布惩罚决定或者说治理措施，要写明根据什么，经什么会议讲座决定，给予什么处分。结尾提出希望要求。 情况通报。主要起着沟通情况的作用，旨在使下级单位和群众了解下面的情况，以便统一认识，统一步调，推动全局工作的开展。正文主要包括两项内容：通报有关情况；分样并做出结论。情况通报的正文，有的是先摆情况，然后进行分析说明结论的正确性和针对性。总之，写法多样，如何表述可因事而宜，无须强求一致。 （4） 结尾 即在正文末页右下方标明发文机关和成文时间两个项目内容。 3、 撰写通报应注意的问题 （1）通报的内容必须真实。动笔前要调查研究，对有关情况和事例要认真进行核对，客观、准确地进行分析、评论。 （2）通报决定要恰如其分，实事求是，结论公正准确。 （3）通报的语言要简洁、庄重。不讲空话、套话，不讲过头的话。 【范文】 2002中国国际个人数字技术及掌上电子产品展览会最新进展通报 全面阐述与展示未来中国光电产生发展趋势，打造21世纪光电市场合作与交流的平台2002年北京华港高新技术国际展览周将于11月举办。 为促进我国高科技发展，增强交流合作，由中国国际贸易促进会所属中国国际展览中心集团公司（CIEC）会同有关学会、协会联合主办的四个高科技产品国际展览会：“第8届国际激光及光电子产品展（ILOPE 2002）”，“2002年中国国际光通信技术与设备展（Optocom）”，“2002年中国国际传感技术与应用展（STAE）”和“第3届个人数字技术及掌上电子产品（Personal Digitech 2002）”，将于2002年11月6日至9日在北京中国国际展览中心同时同地展出。展会同期，还将举办“第二届光电技术及产业主题研讨会”、“第二届中国光谷论坛”、“新技术新产品发布会”等一系列学术研讨会、主题报告会、新产品发布会等活动。四个展览会及相关活动，内容均关乎当前信息技术的支柱产业，互相交叉，互为补充，将邀请国内外政府官员、专家、企业高层领导与专业人员等参加，共同研讨、交流发展趋势与对策。届时必将吸引大批专业人士及用户到场参观。展会将最大限度地发挥行业间交流与沟通的桥梁作用，真正将买家和卖家，上家和下家聚合在一起，是一次光电技术产业界的真正盛会。 这四个国际高科技产品展览会及相关活动由中国国际展览中心集团公司北京华港展览公司统一组织承办。详情请洽： 中展集团 电话：（略） 传真：（略） 网址：（略） 联系人：（略） 三、怎样写请示 1、请示的涵义 请示是下级机关向上级机关或业务主管机关请求指示，请求审核批准有关方案、项目、措施等到事项时使用一种公文。 2、请示的格式 （1）标题 请示的标题格式有两种：由发文机关、事由、文种构成，如，蓝天公司关于成立老干部活动室的请示；由事由和文种构成。如关于成立老干部活动室的请示。 （2）正文 请示正文通常由请示原因、请示事项和结束语三个部分组成。 请示的原因或理由，要开门见山。有的请示还需要用稍多一点的篇幅来陈述理由，把原因说清楚，特别是请求具体帮助的请示； 有些请求核准、审批的请示，原因可以写得简单一些甚至不写。 请求事项，请示事项必须注意明确、具体。 结束语，通常用套话结束，如“当否，请批示”。 3、 撰写注意事项 （1）写请示最重要的是如何挑选请示理由，如何陈述理由。它在很大程度上决定了一份请示能否得到预期的回复。 （2）写请示的一个基本原则是，一文一事。一份请示中，只能写一个请求批准的事项或一个请求解决的问题，如果将几项请求安排在同一份请示中。上级机关收到这样的请示，很难妥善地做出回复，不能对几项请示内容同时都批准或否定。 【范文】 关于成立员工合唱协会的请示 张主席： 根据文化部年度计划，准备在三月中旬成立员工合唱协会。现将成立合唱协会的有关事宜请示如下： 一、时间：8月 2、 合唱协会理事会的组成 名誉理事长：（略） 理事长：（略） 副理事长（略） 理事：（略） 秘书长：（略） 三、合唱协会指挥：由本公司员工担任，并拟聘著名指挥家任本协会名誉指挥 4、 合唱协会成立大会程序 1、宣布员工合唱协会成立 2、介绍来宾 3、宣读理事会成员 4、宣读理事会章程 5、名誉理事长、理事长讲话 6、卡拉OK演唱 以上请示妥否，请批示。 四、怎样写公函 1、 函的涵义 函是用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准。 函的使用范围非常广泛，行为也比较自由，不受公文规定的严格限制。 2、函的格式 （1）标题 正式公函，其标题和一般公文的写法一样，由发文机关名称，主要内容和文种构成。纯事务性的便函，可以不使用公文头、不编号、不归档。 （2）发文字号 公函要有正规的发文字号，写法与一般公文相同，由机关代字、年号、顺序号组成。大机关的函，可以在发文字号中显示“函”字，如“国办函2000号”。 （3）正文 正文开头，用来说明发函的根据、目的、原因等。如果是复函，则先引用对方来函的标题、发文字号，然后再交代根据，说明缘由。 正文主体，就有关事项展开商洽，就某一事件提出询问或作出答复，就有关事项提请批准等。 正文结尾，提出希望或请求。最后，另起一行以“特此函商”、“请即复函”、“特此函告”等惯用语结束。 3、 撰写注意事项 函的写作要注意用语的分寸，因为是平行文，语言要平和礼貌，还要注意针对性和时效性。 【范文】 （关于开展百城市政府上网经验交流） 系列丛书征订工作的函 为进一步推进各级各地政府部门的电信部门在政府上网工作中取得的成果，交流优秀政府网站网络建设运营及应用服务的先进经验，解决政府上网工程存在的问题和明确政府上网工程工作下一步的发展的方向。 政府上网工程服务中心联合有关部门和权威专家共撰写了政府上网工程系列丛书，该丛书在政府上网工程百城市政府上网推进交流会期间引起了强烈的反响和高度评价。与会代表一致认为这套丛书对于推动各地政府上网工程的各项工作顺利实施具有重要的指导作用和现实意义。 应各地政府部门和电信部门的要求，政府上网工程服务中心为此加印一批政府上网工程系列丛书。数量有限，请各单位加紧组织本单位、本系统的征订工作。 政府上网工程服务中心 2002年7月25日 5、 怎样写章程 1、章程的涵义 章程是一个党派组织、社会团体、公司企业为保证其组织活动的正常运行，系统阐明自己的性质、宗旨、任务以及规定成员的条件、权利、义务、纪律及组织结构、活动规则，要求全体成员共同遵守的一种规则性文书。 2、 章程的格式 （1）标题 章程的标题，由组织名称和文种构成，如中国企业家学会章程。如果尚未得到通过和批准，可在标题后括号注明“草案”，如中国企业家学会章程（草案）。 （2）日期 在标题下方正中加括号标明日期和通过依据。一般由会议名称和通过日期组成，如“中国企业家协会第二届理事会2001年4月10日通过”。 （3）正文 分章式写法 内容丰富的章程采用分章式写法。这种写法是篇下分章、章下分条、条下分款。通常第一章是总纲（或总则），分述组织的名称、性质和任务；以下各章是分则，分述会员的权利、义务、组织结构或宗旨等到；最后一章是附则，补充说明。 分条式写法 内容简单的章程直接分条撰写。如第一条、第二条、第三条等 3、 撰写注意事项 撰写章程时要注意符合政策规定，逻辑严密，条理清晰，语言质朴、精炼。 【范文】 中国国际信托投资公司章程 （一九七九年十月十二日国务院批准） 第一章 总则 第一条 中国国际信托投资公司（以下简称公司）为社会主义国营企业，是国务院直接领导的业务机构。 第2条 公司的任务是按照中华人民共和国中外合资经营企业法及国家其它有关法令对我国进行建设投资，加强我国社会主义现代化建设。 第3条 公司的资本为人民币贰亿元。 第四条 公司设在北京。在香港设立香港分公司。 第2章 业务 第3章 第五条 公司按受外国的公司、企业委托，与我国各地方、各部门联系，达到短期或长期的合资协议、合同；并为组成合营企业提供介绍和咨询服务。 第6条 公司接受我国各地方、各部门的委托，与外国的公司、企业达成短期或长期的合资协议、合同；并组成合营企业，提供介绍和咨询服务。 第七条 公司接受外国厂商的委托，经营有关先进技术、设备等方面的代理业务。 第八条 公司根据需要，可以在国内外经营中外合资或单独投资的业务。 第3章 组织 第九条 公司的最高权力机构为董事会。董事会由国务院委派董事长、副董事长、常务董事、董事若干人组成。董事会的任务是： 1、根据国务院指示精神，制订公司的近期和远期的经营方针和计划。 2、聘请总经理和副总经理，报请国务院批准。 3、审定总经理提出的公司的工作机构和国内外的分支机构的设立和撤消。 第十条 总经理负责公司的全面经营管理工作，副总经理办助之。总经理的任务是： 1、贯彻执行董事会制订的经营方针和计划。 2、负责组织公司的工作机构和国内外的分支机构；任免公司重要工作人员和外籍专家，并服从董事会备案。 3、审定投资项目。 第四章 经营管理 第十一条 公司建立独立的业务、财务制度。 第十二条 公司对经办的信托投资项目，必须单独进行核算，检查经济效果。 第十三条 公司作用人员要量才录用，试用合同制。 第五章 附则（略） 六、怎样写规则 1、规则的涵义 规则是国家机关、社会团体、企事业单位、权威机构为了有秩序地进行工作，所制订的有关人员共同遵守的一套正式规定。 规则和守则、制度都属于行政规章类公务文书，规则的档次要低一些，它只适用于对一定范围内的某一具体管理工作或某一公务活动进行规范，以保证该项工作和活动的顺利进行。如考试规则、交通规则。 2、规则的格式 （1）标题 规则的标题格式有两种，由适用范围、基本事项和文种组成，如蓝天公司董事会议事规则。由事由和文种组成，如 董事会议事规则。 （2）日期 制发的时间和依据加括号注于标题之下正中位置，如“（蓝天公司总部2002年3月20日印发）”。 （3）正文 规则正文有三种写法： 分章列条式写法，这种写法适用于内容复杂的规则，分为部则、分则、附则三部分，总则为第一章，制定规则的依据、适用范围、应用要求； 分则有若干章，为规则的具体内容； 附则为最后一章补充说明。各章又分为若干条。 通篇分条式写法，这种写法直接分条，适用于内容比较简单的规则，如考试规则，阅览规则等。 引言加条款式写法，跟通篇分条式写法比较相似，只是前面有一段没有列入条款的引言，一般用来交代根据、目的、意义。 【范文】 青少年上网规则 上网是好事，但也有可能遇到一些“事故”，以下这些规则将使你更加安全。 第1条 ：在网上，不要给出能确定身份的信息，包括：家庭地址、学校名称、家庭电话号码、密码、父母身份、家庭经济状况等信息。如需要给出，一定要征询父母意见或好朋友的意见，没有他们的同意最好不要公布，如果公布要让父母或好朋友知道。 第二条：不要自己单独去与网上认识的朋友见面。如果认为非常有必要会面，则到公共场所，并且要父母或好朋友（年龄较大的朋友）陪同。 第三条：如果遇到带有脏话、攻击性、淫秽、威胁、暴力等使你感到不舒服的信件或信息，请不要回答或反驳，但要马上告诉父母或通知服务商。 第4条 ：未经过父母的同意，不向网上发送自己的照片。 第5条 第五条：记住，任保人在网上都可以匿名或改变性别等。一个给你写信的“12岁女孩”可能是一个40岁的先生。 第六条：记住，你在网上读到的任何信息都不可能不是真的。 第7条 ：当你单独有家时，不要允许网上认识的朋友来访问你。 第8条 ：经常与父母的沟通，让父母了解自己在网上的所作所为。第9条 如果父母实在对计算机或互联网不感兴趣，也要让自己的可靠的朋友了解，并能经常交流使用互联网的经验。 第九条：控制自己使用网络的时间。在不影响自己正常生活、学习的情况下使用网络。最好平时用较少的时间进行网络通信等，在节假日可集中使用。 第10条 ：切不可将网络（或电子游戏）当作一种精神寄托。尤其是在现实生活中受挫的青少年，不能只依靠网络来缓解压力或焦虑。应该在成年人或朋友的帮助下，勇敢地面对现实生活。 7、 怎样写守则 1、 什么是守则 守则是党政机关、团体、企事业单位根据本单位本部门的具体情况，面对全体成员公布的一种应自觉遵守的道德规范和行为准则。守则的主要特点是有明确的使用范围和较强的针对性。 2、 守则的格式 （1）标题 守则的标题由守则的执行对象和文种组成，如学生守则。 （2）日期 一般写在正文结束后的右下方；有些守则需要将日期和发布机关加括号注在标题的正下方，形式参考“章程”的标注方法。还可以不加日期。 （2）正文 （3）守则的篇幅一般比较短小，多采用通篇分条式写法。如果内容复杂，为了更有条理性，也可采用条例、规定、章程、细则那样的章条式写法，由总则、分则、附则三部分组成，不过这种情况比较少见。 在正文的写作中，条与条之间要做到条理清楚、层次分明，语言简练、技术、准确。 【范文】 编辑部守则 编辑部在业务上受编委会的领导，行政上隶属于研究所，编辑部承担编辑杂志的具体事条，并负责杂志的档案资料的管理与编制工具。编辑部在工作中须恪守以下准则： 一、协助主编和学科主管编委工作； 二、尊重每一位作者，对所有来稿一视同仁，认真做好稿件的科学管理，及时回复作者； 3、 审稿人姓名及审稿意见均严格保密，亦不向无关人嘤泄露作者投稿情况； 四、编辑部人员既要分工明确，又要相互协作，积极进取，不断提高业务水平。 8、 怎样写制度 1、制度的涵义 制度是党政机关、社会团体、企事业单位为加强对某项工作的管理而制定，要求有关人员共同遵守的规范性文书。制度分为岗位性制度和法规性制度两种类型。 2、制度的格式 标题 制度的标题有两种格式 以适用对象和文种构成，如会议制度；以单位名称、适用对象、文种构成，市工业局会议制度。 正文 制度的正文有多种写法，主要概括为以下三种形式； 引言、条文、结语式。先写一段引言，主要用来阐述制定制度的根据、目的、意义、适用范围等；然后将有关制度规定一一分条列出；最后再写一段结语，强调执行中的注意事项。 通篇条文式。将全部内容分成条文，包括开头产生的根据、目的、意义；主体部分种种规定；结尾部分的执行要求等，逐条表达，形式整齐。 多层条文式。这种写法适用于内容复杂、篇幅较长的制度，特点是将全文分为多层序码，篇下分页、项下分条、条下分款。 制发单位和日期 如有必要，可在标题下方正中加括号注明制发单位名称和日期，也可以标注在正文结束后右下方，相当于公文落款的地方。 【范文】 蓝天公司新员工试用制度 1、 公司对新员工的试用分成两个阶段，第一阶段为新员工加入公司后7-15天的考察期，第二阶段为签定劳动合同后为期三个月的试用期。 二、考察期是公司与新员工双方互相了解和适应的时间，双方考察满意后即可签定劳动合同，期间工资按试用期工资计算；其中任何一方在考察期不满意者，可随时提出离职，期间不计工资。 3、 试用期是公司对新员工的正式试用过程，由公司为新员工安排相应的工作岗位，交付一定的工作任务，由人事主管和用人部门主管认真负责对新员工的思想品德、工作态度、工作能力、专业水平等各方面进行了解和考核，每周填写试用期员工考核表。 四、公司人事主管和用人部门应经常、及时对新员工发生不符合公司要求的地方予以指导和校正，发现明显不符合公司各方面要求且在短期内不能改正者应及时协商并报经公司总经理同意后及时解除试用期合同。 5、 试用期员工须每周填写本周工作总结和感受，交人事主管了解其工作状况并备案。 6、 试用期员工在尚未完全获得公司信任之前，不应掌握和了解超过其工作范围的公司财务和机密信息。若因工作需要向外带公司重要物品时，须交纳相应的押金。 七、新员工在试用期内按劳动合同中的规定领取试用期工资，所享受的公司福利待遇与其工作时间及对公司的贡献相适应。 8、 公司新老员工在工作中的地位是相同的，老员工在工作中应为新员工提供必要的支持和帮助，为新员工尽快适应工作提供良好的工作环境和条件。 9、 怎样写公约 1、 公约的涵义 公约是社会组织或团体为了维护公共利益，通过讨论、协商所制定出的，约定大家共同遵守的规则。 公约分为部门公约、行业公约两种类型。 部门公约，是指群众社团、民间组织制定的公约，如首都市民文明公约。 行业公约，是指一个行业为了加强企业的职业道德，保护公平竞争，以行业协会出面主持制定的公约，如北京市商业服务业行业公约。 2、 公约的格式 标题 标题就是公约的名称，直接揭示公约的内容，如社区公约、行业公约. 正文 公约的正文一般分为引言、主体和结尾三部分。 引言主要用来写明制定公约的目的、意义，常套用“为了特制定本公约”的固定形式。 主体采用条文式写法，将具体内容一一列出。这部分最重要，一定要做到系统完整，层次清楚，言简意明，朴实通畅。 结尾用来写执行要求、生效日期等。如无必要，可免除一部分。 3、 署名和日期 对于行业公约，署名是很重要的一项，署名意味着承诺，表明愿意为违背公约承担责任。 【范文】 省金融机构关于制止存款业务中不正当竞争行为的公约 根据中华人民共和国商业银行法和中国人民银行的有关政策规定，为罅存款业务中的不正当竞争行为，维护正常的金融秩序，省各有关金融机构经过认真协商，特制订本公约。 第1条 加强内部管理，提高服务质量，建立正常的组织存款机制。 第2条 订约单位所辖对外营业机构均悬挂由人民银行省分行统一制作的利率公告牌，严格执行法定利率。 第3条 认真执行现金管理暂行条例、信用卡管理办法和中国人民银行有关帐户管理等方面的规定，不以放松相应的金融管理来吸收存款，不违规吸收和挪用财政性存款。 第四条 若违反国家及本公约有关规定吸取存款，违约机构的负责人及当事人将接受500-1000元的经济处罚，用于奖励举报人；情节严重的，其责任人由人民银行通报批评。 第5条 本公约监证机关为省内各级人民银行。订约单位保证经本公约自律，欢迎社会监督。 第六条 本公约自一九九六年五月二十日起生效。 中国工商银行省分行 中国建设银行省分行 中国农业银行省分行 中国农业发展银行省分行 10、 怎样写聘书 1、 聘书的涵义 聘书，也称聘请书。它一般指机关、团体、企事业单位聘某些有专业特长或有威望的人完成某项任务或担任某项职务时所发出的邀请性质的专用书信。 2、 聘书的格式 标题 聘书的标题只由文种组成，如“聘书”或“聘请书”。 称谓 聘请书上被聘者的姓名称呼可以在开头顶格写，然后再加冒号；也可以在正文中才写明受聘人的姓名称呼。常见的印制好的聘书则大都在第一行空两格写“兹聘请”。 正文 交待聘请的原因和所任工作的内容、职务。 写明聘任期限。如“聘期两年”、“聘期自2000年5月20日至2002年5月20日”。 聘任待遇。聘任待遇可直接写在聘书之上，也可另附详尽的聘约或公函写明具体的待遇，这要视情况而定。 正文还要写上以被聘者的希望，这一点一般可以写在聘书上，但也可以不写，而通过其他的途径使受聘人切实明白自己的职责。 结尾 聘书的结尾一般写上表示敬意和祝贺的结束用语。 落款 落款要署上发文单位名称或单位领导的姓名、职务，并署上发文日期，同时要加盖公章。 【范文】 聘书 兹聘请赵同志为家电集团维修部总工程师、主任，聘期自年月日至年月日，聘任期间享受集团高级工程师全额工资待遇。 家电集团（章） 年月日 11、 怎样写备忘录 1、 备忘录的涵义 备忘录是指在业务洽谈初期，经过初步的协商、讨论后写下的文件，用以记载双方达成的谅解与作出的承诺，作为今后双方交易或合作的依据，或者作为进一步洽谈时的参考。备忘录不具有法律效力。 2、备忘录的写作格式 标题 备忘录的标题格式有两种：只由文件构成；由主要内容和文种构成。 开头 包括发文机关名称、地址、发文日期、电报挂号、电文号码和收件人的姓名、地址。 正文 记录会谈双方就某事初步商谈的要点，主要记清时间、地点、人员、事项。 落款 在正文右下方写明发文机关的名称和日期。 【范文】 备忘录 北京区路号 香港区路号 中国进出口公司 股份有限公司 电报挂号 电文 号码 总代理 先生： 我想提醒您一下，依据贵我双方年月日之商谈要点，今年月日我公司部部长将前往贵公司就商品的产量、规格等问题交换意见。 专此函达。 年月日 十二、怎样写会议记录 1、会议记录的涵义 会议记录是一种配合会议的召开而使用的文书，它如实准确地记录会议的组织情况、议程、内容等基本情况。会议记录是会务活动的重要材料，是传达、贯彻、执行会议精神的依据。 会议记录同其他文章不同，他只有记录权没有修改权，与会者发言时说什么就记什么，不能加工，不能增删。会议记录是会议情况和内容的原始化的记录，所有内容都要记录下来，没有选择性。 2、 会议记录的格式 会议组织情况：要写明会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、记录人等。 会议内容：由会议议程、议题、讨论过程、发言内容、决定事项等组成。会议记录的结尾没有固有格式，一般以“散会”、“结束”、“完”等均可。 3、撰写注意事项 书写运笔要快，字要写得小一些、轻一点。 记录一次会议，要择要而记，要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想，与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录。就记录一个人的发言来说，要记其发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记。就记一句话来说，要记这句话的中心词，修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、逻辑性，一篇好的记录应当独立成篇。 记当时，使用简称、简化词语和统称。省略较长的成语、俗语、熟透的词组，句子的后半部分，画一曲线代替。 【范文】 市城南开发区管委会办公会议记录 时间：2001年5月8日上午 地点：管委会会议室 主持人：李（管委会主任） 出席者：王（管委会副主任）、周（管委会副主任主管城建）、李（市建委副主任）肖（市工商局副局长） 列席者：管委会全体干部 记录：邹（管委会办公室秘书） 讲座议题 1、如何整顿城市市场秩序。 2、 如何罅违章建筑、维护市容市貌。 王主任报告城市现状：我区过去在开发区党委领导下，各职能单位同心协力、齐抓共管在创建文明卫生城市方面取得了一定成绩，相应的城市市场秩序有一定进步，市容状况也较乐观。可近几个月来，市场秩序倒退了；街道上小商小贩逐渐多起来，水果摊、菜担、小百货满街乱摆，如何整顿市场秩序、如何治理违章建筑、违章作业、维护市容。 讨论发言(按发言顺序记录) 肖 (略) 罗(公商局市管科科长) (略) 秦(居委会主任) (略) 与会人员经过充分讨论、协商，一致决定： 1、由工商局牵头，居委会和其他部门配合，第一周宣传、第 二周行动，监督实施，做到摊贩归点，农贸归市，彻底改变市场紊 乱状况。 2由管委会牵头，城建委等单位配合对全区建筑工地进行 一次检查。然后召开一次施工单位会议，对违章建筑；违章工场 限期改正。一个月内改变面貌。过时不改者，坚决照章处理。 主持人(签名) 记录人(签名) 2001年5月8日 13、 怎样写会议纪要 1会议纪要的涵义 会议纪要是根据会议的宗旨、议程、会议记录、会议活动情况等有关材料综合整理出来的公文。在会议纪要中不能随意篡改会议的基本精神，不能擅自增加或删减会议的内容，不能随使更改与会者议定的事项，不能对会议达成的共识进行修改，也不必对会议的某项内容进行分析、评论。它要求如实地记载会议的基本情况，对会议存在的分歧意见和问题等，也要真实、概括地予以反映。 会议纪要具有纪实性、概括性、指导性。 会议纪要大致有二种类型：一是办公会议纪要，又称日常工作会议纪要；二是专项会议纪要，如各种各样的交流会、座谈会、研讨会的会议纪要。 2 会议纪要格式 （1）标题 会议纪要的标题多由会议名称、文种两个要素构成。如整顿批发市场秩序会议纪要；也有采用一般公文标题写法的，由主要内容(事由)加文种组成，如关于员工请假制度的会议纪要。 （2）成文日期 一般加括号标写于标题下方正中位置，以会议通过日期或领导人签发日期为准。 （3）正文 会议纪要正文由前言、主体和结尾三部分组成。 前言，首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果，然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下”。 主体，是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地