材料集成管理制度.doc

材料集成管理制度 材料集成管理制度 一、采购管理（一）对供货商的选择规范 1、法定身份是否明确 2、设立时间 3、材料品牌的知名度 4、在本地或外地所占的市场份额 5、货源是否充分 6、其他客户有无投诉（二）签定材料供应合同规范合同签定不得少于以下要素 1、产品名称 2、厂商详细地址 3、联系电话 4、材料品种、规格、单价、数量 5、产品质量要求，包括环保要求 6、付款时间、方式 7、交货方式和地点 1、返点的时间和额度（三）采购规范 1、每月底根据公司当月的开工工地材料用量和下月公司的产值计划，做好下月的材料采购计划并填报材料采购申请单。 2、计划必须表明新购材料的名称、数量、质量、品种、规格、单价及所需资金量，另外注明该种材料仓库的库存量。 3、材料计划先报公司财务部门审核，财务部门先核对其库存量、单价，再审核采购数量、价格的合理性，一天内报公司总经理审批后，返回材料集成中心执行。 （四）验货规范 1、材料到库后，保管员及部门主管对照供货合同及清单，认真查对入库材料的品名、品种、规格、数量、质量。 包括质保书、合格证、是否按合同规定随货同行。 2、对核查过程中出现的品名、品种、规格、数量、质量出现的问题，逐项登记并及时向部门主管汇报或当时就退回材料厂商。 3、核对无误的材料及时登记入帐，开具入库三联单，其中一联给材料商，一联给公司财务，一联自存。 4、材料入库后按规定地点摆放。 （五）定价规范 1、材料进库后，材料集成中心主管应将新进材料的品名、品种、规格、数量、质量、单价列据清单报公司财务。 2、财务接单后一天内提出公司的售价，并报总经理审批。 3、材料集成中心根据审批结果认真操作，不得随意更改。 附材料采购流程材料商凭主管和保管员签字的入库单定期到公司结帐仓库主管按库存及需求填写采购申请单公司财务部门先审核其库存数量、单价，再审核采购数量、单价并签署意见后，报总经理批准，将采购申请单登记并返回仓库执行材料供应商按仓库传真将货物送到仓库，仓库保管员验收合格后开入库三联单并签字认可主管将入库三联单的一联返回财务部门，由财务部门提出定价意见后，报总经理批准，确定发货价，由仓库执行。 财务部门负责监控调价问题， 二、材料仓库运作流程、 1、合同签订后，当日由设计师将合同报价及部分图纸交公司技经部门审核。 2、技经部门接合同后立即口头通知工程部经理，工程部经理半天内作好派单准备，并在当天将“派工通知单”给技经主管。 3、技经部门于审定合同、报价后，当日将“开工通知单”传真至材料仓库。 2、项目经理持开工通知单、胸卡至材料仓库领料。 3、材料仓库开票员核查“开工通知单”，项目经理胸卡，无误后开出库单、保管员发料。 4、材料仓库将出库单汇总于每周日下午400前交至公司财务部门，财务部门存档，竣工时结算。 5、材料库根据库存量及需求量，作出材料采购计划并填写“材料采购申请单，”报请公司财务审核同意并经总经理审批，盖章后返回材料仓库。 6、材料仓库主管按财务审批返回的“采购申请单”向供货商发生供货通知。 6、供货商按供货通知，按时按量将材料送至材料库，保管员验收合格后开具入库三联单。 7、材料库将材料入库后，于每周日将入库单一朕交至财务部门记帐，每月12日公司财务部门汇同材料库进行盘点。 8、每月材料库审核材料入库单，达到一定金额开具结算单，报总经理签字后至财务部门结算材料货款。 技经部门项目经理材料仓库材料商财务部门BA CI DE FG HJ F 三、仓库材料发放流程1技经部门主管开具“开工通知单”一式五份，包括合同编号、发包价、项目经理姓名、开工日期、地址、客户姓名等内容，分别发给工程部两份，财务一份，传真至材料集成中心一份，自存一份。 2、材料集成中心接传真后，主管根据发包价金额作好备料准备，并作好分阶段发放水电、木工、油漆、墙面等的材料计划。 5、开工后，项目经理凭公司胸卡及技经部门开工通知单到材料集成中心开材料出库单。 （注意不可一次性全部领取，而是根据进度分批） 6、材料中心开票员核对技经部门开工通知单传真件与项目经理所持“开工通知单”的一致性，验明胸牌身份，如有疑问，应立即电话与技经主管或工程部经理核对，无误后开具“材料出库单”一式五联，其中自存一联，提货一联，项目经理一联，给财务部门一联，技经部门一联。 7、项目经理凭出库单到材料仓库提取材料，仓库保管员核对出库单上的数量、质量、品种、规格后，如实发给，并要求当面查验材料数量、品种、规格。 发现质量问题当面指出。 对于公差允许范围内的问题，在不影响施工质量前提下原则上坚持使用，明显的质量缺陷，应及时与材料商联系更换。 8、材料集成中心开票员和保管员于每周日下午先行对帐，在无误的前提下由开票员每周日下午4时前将出库单汇总，送至公司财务部门。 附仓库材料发放流程图仓库不能存的，项目经理自行采购签定合同、工程部派单技经部门当日将开工通知单传真至仓库以备核查项目经理凭胸卡及开工通知单到仓库开材料出库单仓库开票人员核对技经部门的开工通知单，确认无误后，开具材料出库单（控制30%左右）项目经理凭出库单到材料库提取材料材料库在开票员和保管员先对帐的前提下于每周日下午4点前将出库单汇总，送至公司财务部门 四、客户代购主材操作流程为更好地为客户服务，公司材料集成中心应和众多品牌厂家建立良好的合作关系，为客户提供购买主材的服务，具体操作流程如下 1、公司材料集成中心每月或至少每季度向设计部客户经理（或公司授权人）、工程部经理提供目前代购主材（名）明细单。 （见附录）明细单起码应标明代购主材的名称、厂家、产地、规格型号、单价等，新材料应附性能说明。 2、设计部客户经理（或公司授权人）、工程部经理应及时将“代购主材明细单”复印件分别发给能独立接单的设计师和各项目经理。 注代购主材种类会不断增加，设计师和项目经理可随时与材料集成负责人联系查询。 查询电话为 82722113、主材明细单上所列主材，公司为客户代买，并为客户提供补货及退货服务。 4、设计师在方案设计与业主沟通时，应向客户介绍公司实行“一站式服务”，材料集成中心代购主材业务并推荐材料集成中心代购主材明细（或到材料集成中心参观样品），引导客户接受“一站式服务”。 5、客户明确主材由我公司代购后，设计师应向客户经理（或公司授权人）领取“委托代购主材明细单”，按客户要求逐项填写并与材料集成中心联系代购。 “委托代购主材明细单”一式三联，客户、设计师、材料中心各存一联， 6、材料集成中心主管应及时（原则上不超过两天）联系客户，约好时间陪同客户到材料市场选购并负责督促在约定时间将材料送到施工现场。 7、主材代购完成后，材料集成中心主管一是要督促材料商按合同要求及时返点，二是将“委托代购主材明细单”上的代购结果复印件两天内交公司财务，作为计算提成的依据。 8、材料商返点到帐后，财务主管应及时书面通知人力资源主管，在近期发放提成时给予兑现。 9、客户和设计师指定或选定的主材不在“代购主材明细单”范围内时，设计师应在“代购材料明细单”的备注栏中注明地址和厂商联系电话及联系人，公司根据工地远近收取5%-10%的代购费用。 10、工地开工后，如果项目经理发现主材未经设计师推荐代购而系客户自购，可向客户推荐公司主材代购业务，操作程序、提成比例基本同设计师。 11、公司严禁员工私下给客户推荐厂商并收取回扣给客户代买主材，否则，由当事人承担一切后果。 五、代购主材对项目经理的要求 1、材料验收时，对所有到场材料的名称、品种、规格、数量、质量进行仔细核对，如发现问题，及时通知仓库人员协调解决。 2、进入工地后，应主动向客户介绍和推广公司材料集成中心的代购所有材料的名称、品种、规格及其特色。 3、对客户没有在公司材料集成中心购买的材料，应及时向客户了解不购买的原因、想法，并将客户的想法及时反馈给部门经理或材料集成中心。 4、由材料集成中心每周召开一次与项目经理的协调会，沟通客户信息，及时采取措施。 5、客户需要订制的材料，需提前一周以书面形式通知材料集成中心办理，并根据市场行情酌情收取定金。 六、仓库发料制度 1、领料人凭取开票员的出库单领取材料，未经保管员允许其他人不得进入仓库。 2、领料时间为上午9001200，下午130到330。 3、每周 一、四原则上不发料，如需发料，需事先同材料集成中心打招呼。 七、材料采购结算流程 1、材料商开出三联单的发货联和材料送到集成材料中心。 2、仓库保管员验收材料的品种、规格、数量后，由主管在仓库开出的三联单上的财务联同时签字。 3、材料商凭有材料库签字的发货联和仓库的财务联到公司财务结帐。 凭发货联和仓库的财务联材料商材料集成中心保管员公司财务 八、维修材料领用程序 1、客户提出维修要求及项目。 2、技经部门将客户意见反馈给工程部。 3、工程部经理派单给项目经理维修。 4、项目经理现场察看后报出维修材料计划（含品名、规格、数量、需要时间等）。 5、工程部经理审核材料数量并签署意见并传真至材料集成中心。 6、项目经理持胸牌，及维修派工单至材料集成中心领料。 2、材料中心开票，发料并将发料单一联每周日下午4时前交公司财务列入核算。 九、关于加强材料集成中心管理的补充规定 1、材料集成中心各岗位在材料的采购、验收、发放和日常管理中必须严格按制度办理、按程序操作。 任何违反制度、违背程序操作的行为公司将据情处过失单直至除名，造成直接经济损失的公司将依法追究其责任和赔偿损失。 2、接公司传真的“开工通知单”后，开票员应在当天根据发包基数确定材料发放额度，并告知仓管员。 仓管员应书面记载备查。 3、未经工程部领导（或公司领导）批准，开票员不得一次性将工地用材料全部开出，而是按规定根据工程进度分期分批开票。 4、出现开票员超额度越权违规开票，仓管员有权拒绝发料并立即电话向工程部领导或公司领导报告。 如果仓管员对超额度越权违规开票不制止不汇报甚至照单发货的，与开票员一并处罚。 5、开票员不得在票据上出现“欠XX材料”的字样。 未经开票，仓管员不得“借材料”甚至无票发料，出现上述情况，公司将严肃惩处。 6、材料集成中心前厅不得离人，工作间内严禁非工作人员入内，外人及非工作人员不得进入仓库重地。 7、凡项目经理提出专门定购的特殊材料，仓库不办理退库手续。 十、关于对材料集成中心若干问题的整改意见 一、加强制度学习，准确把握规范。 公司重申必须严格执行“材料集成中心管理制度”中的各项规定，强调所有人员只有执行制度的职责，没有未经批准擅自修改或不执行制度的权力。 公司将于6月1日前再次组织对制度的考核，凡属“职责”及“工作流程”中的答题不合格者，每错一处扣5元。 二、保持合理库存，满足工地需求。 为满足工地开工需求，仓库原则上保存五套左右供工地开工的材料。 出现签单高峰时，部门主管应在请示总经理后酌情加大库存量。 淡季开工量不多时，仓库不得低于两套可供工地开工的材料。 对于进货周期长的材料，采购人员应有一定的预见性并及时与工程部联系，防止工地因材料缺货影响施工。 三、严格采购程序，杜绝先斩后奏。 在正常情况下，材料集成中心主管应按程序按合同进货。 出现价格波动的异常情况时，在对市场进行初步调查了解的情况下，应以书面报告或至少必须电话请示总经理后进行应急采购。 绝不允许材料采购中的先斩后奏。 出现未报批而擅自采购的，对责任人处严重过失单。 四、严格材料验收环节，把好进货质量关。 1、所有采购材料必须经验收进库后才发货。 由仓管员建立进库材料验收专门台帐，对进货的日期、品名、规格、数量、表面质量（包括尺寸大小、厚薄）对照合同复印件或产品说明书进行比较，并将结果记录在案。 2、经验收合格后的材料两天内必须由仓管员贴上“东易日盛”标识，未贴标识的材料原则上不允许发往工地。 3、验货时发现数量不对，质量不合格时，仓管员有权拒收并立即向主管报告。 出现主管同意强行入库的，仓管员有权越级向公司总经理（或总经理助理）汇报，否则在追究主管的管理责任的同时，追究仓管员的直接责任。 4、开工后出现因材料表面质量问题，项目经理或客户投诉时，对主管、材料员及仓管员按其责任酌情处以过失单。 五、严格按要求开票，按规定发货。 1、无开工通知单和未持胸牌的开工工地领料原则上不发。 2、维修材料未见工程部经理签字原则上不发。 3、非正常渠道开工的公司关系户，未持公司总经理签字的专门材料领料单不发。 4、出现非正常程序或非正常现象需及时请示公司总经理（或总经理助理），见其签字或起码有电话指示（须及时记载电话时间、内容）才可发货，否则处主管、开票员过失单。 六、加强内部管理，严格劳动纪律和工作纪律。 1、严格考勤制度，每天所有人员必须现场签到，考勤员如实考勤，按规定考核，出现弄虚作假的连考勤员一起加倍处罚。 2、坚持晨会制度，每天早上沟通头天、当天或相关工作情况，让大家心中有数，相互协调配合并有记录。 3、搞好为工地优质服务，努力满足施工对材料的各项要求。 4、举报以权谋私、以岗谋私并经核实的，按有关规定奖励并为其保密。 七、加强监督、监控，及时发现和处理材料运作和管理中的各种