新版管理处工作手册A版.doc

WI/YCY-目录ZHPM 管理处工作手册目录 A/0 1/3 编 号 标 题 WI/YCY-001 管理处年度工作方针目标管理矩阵图 WI/YCY-002 逸翠园小区简介 WI/YCY-003 管理处组织机构图 WI/YCY-004 管理处安全保卫组织架构图 WI/YCY-005 主任的职责与权限 WI/YCY-006 副主任的职责与权限 WI/YCY-007 管理员职责 WI/YCY-008 清洁监管员职责 WI/YCY-009 接待员职责 WI/YCY-010 管理处办公室职责 WI/YCY-011 管理处财务室职责 WI/YCY-012 维修班职责 WI/YCY-013 库房管理制度 WI/YCY-014 仓管员岗位责任制 WI/YCY-015 电工职责 WI/YCY-016 水（管）工职责 WI/YCY-017 维修技工职责 WI/YCY-018 社区文化活动组织机构图 WI/YCY-019 防台风、防暴雨预案 WI/YCY-目录ZHPM 管理处工作手册目录 A/0 2/3 编 号 标 题 WI/YCY-020 防台风、防暴雨人员分工及职责 WI/YCY-021 逸翠园管理处灭火应急方案 WI/YCY-022 消防控制中心值班员岗位职责 WI/YCY-023 关于消防责任人的任命通知 WI/YCY-024 租客须知 WI/YCY-025 逸翠园业主（住户）搬入、搬出家私管理办法 WI/YCY-026 管理处顾客沟通办法 WI/YCY-027 逸翠园管理处暂住人口管理办法 WI/YCY-028 逸翠园小区路灯、轮廓灯管理办法 WI/YCY-029 逸翠园儿童游乐场管理规定 WI/YCY-030 顾客邮件、报刊（杂志）分发规定 WI/YCY-031 未锁车门、车窗的车辆内物品处理办法 WI/YCY-032 控制噪音污染管理办法 WI/YCY-033 逸翠园大厦限制饲养家禽、宠物管理办法 WI/YCY-034 劳保用品采购、发放的管理规定 WI/YCY-035 行政办公用品采购、发放的管理规定 WI/YCY-036 固定资产登记管理规定 WI/YCY-目录ZHPM 管理处工作手册目录 A/0 3/3 编 号 标 题 QR-001YCY 住户成员登记表 QR-002YCY 维修服务项目表 QR-003YCY 固定资产登记表 QR-004YCY 车内物品登记清单 QR-005YCY 员工临时外出申请单 QR-006YCY 服务不合格及违纪处理通知单 QR-007YCY 记录表格清单 QR-008YCY 五类文件清单 QR-009YCY 管理处安全领导小组成员QR-010YCY 消防组织和消防设施情况表QR-011YCY 义务消防队员消防培训情况表QR-012YCY 临时动火作业申请表QR-013YCY 火险隐患检查整改通知单QR-014YCY 消防重点部位情况表QR-015YCY 要害部位灭火应急方案示意图QR-016YCY 消防演习记录表 WI/YCY-017 ZHPM 管理处工作手册 A/0 1/1 逸翠园2002年社区文化活动计划活动名称活 动时 间活 动地 点活动内容参 加人 员筹 办单 位学雷锋活动日3月5日春、夏前空地为住户修理单车家政服务，物业咨询，擦洗汽车等服务管理处员工管理处“中海之春”艺术节公司组织3月初深圳戏院文艺节目（或音乐会）业主社区文化部环保宣传5月12日小区内由管理处邀请深圳义工及专家讲解环保知识业主及管理处员工管理处母亲节5月初逸秋轩平台由管理处联系某家医院，免费为小区母亲进行身体检查小区所有母亲管理处爱眼日6月6日小区内由管理处联系爱眼协会专家检查眼睛及讲解护眼知识业主住户管理处球类、游泳比赛7月底中海辖区会所乒乓球、网球、台球、游泳业主住户社区文化部及管理处便民义务活动7月18日小区内物业咨询、清洁、家电维修等一系列的便民服务业主及管理处员工管理处中海之秋公司组织10月春、夏前空地丰富小区社区文化生活，加强与业主之间交流业主员工社区文化部欢度平安夜12月25日逸秋轩架空层各种游艺活动业主住户管理处舞会、卡拉OK不定期逸秋轩架空层舞会、卡拉OK住户及管理处员工管理处 WI/YCY-004 ZHPM 管理处工作手册 A/0 1/2 主任的职责与权限一、职责、 对上级公司的工作方针、决策、计划和各项指令的贯彻执行不力或出现偏差负责；、 对因决策不当、领导不力造成管理费不能及时足额收缴负责；对管理处其它经营项目经营不善导致管理处经济效益的下降负责。对不能按规定上缴上级管理酬金指标负责；、 对因决策不当，领导不力导致服务质量降低，造成业主投诉，严重损害公司声誉的情况负责；、 对所管理的物业由于管理不善造成物业严重损害及设备设施功能丧失或严重削弱负责；、 对管理处所管辖的物业发生重大火灾和刑事案件负责；、 对因工作不认真，事前调研不够，决策有误而导致管理费使用不当或造成资产严重浪费负责；、 对分管工作出现的重大事故如保安、财务、办公室等方面的问题和损失负直接领导责任；、 对管理处管理层内部不团结，作风不正派，工作不深入造成管理处内部管理混乱，纪律松弛，服务质量下降负责。 WI/YCY-004ZHPM 管理处工作手册 A/0 2/2二、权限:、 对管理处的全面工作有决策和指挥权，对紧急重大问题有临时处置权；、 对本处副职以下管理层人员和作业层班组长的配备有建议权；、 在确定完成上级公司下达物业管理各项指针的前提下，对管理处管理服务行政组织的设置和员工人数的配备有建议权；、 有权对员工进行奖惩，对不合格员工有辞退权；、 在不超出公司规定标准的情况下有权决定日常管理费用的支出和物资的使用；、 在不违背上级公司有关规定、制度精神的前提下，有权制定具体的实施细则和落实措施。 WI/YCY-005ZHPM 管理处工作手册 A/0 1/1 副主任的职责与权限一、 职责、 对上级公司下达的有关职责范围内的决策和指令的实施负责，对管理处主任下达的工作任务负责；、 对职责范围内的工作因决策不当、领导不力造成的经济损失负直接责任；、 对职责范围内的工作因决策不当，领导不力造成的服务质量下降和严重影响企业信誉的情况负责；、 对分管工作出现的重大事故如清洁、维修、炊事班等方面的问题和损失负直接领导责任；、 对由于工作不扎实，造成员工的思想教育和业务培训工作不落实负责；二、 权限、 有权参与管理处各项管理工作，并向主任提出合理化建议；、 对分管工作有决策指挥权和对紧急问题临机处置权；、 对分管工作中的员工工作有调整建议权；、 对分管工作中的员工有奖惩权，对其他员工的奖惩、调整、辞退等有建议权。 WI/YCY-006ZHPM 管理处工作手册 A/0 1/1管理员职责一、 在主任领导下，完成主任、副主任布置的各项工作；二、 负责质量体系文件的收发、管理、审核和文书档案管理；三、 负责接待来访，处理日常投诉；四、 负责维修班工作及小区机电设备的保养工作；五、 负责小区房屋租赁、搬迁、装修手续的审批及车位租赁工作；六、 负责小区的安全护卫工作及小区日常生活秩序；七、 负责小区社区文化活动及文字宣传工作；八、 负责员工培训、考核、考勤及记录；九、 负责员工宿舍的内务卫生和日常管理；十、 负责对外公关工作；十一、 负责小区住户人口管理和住户档案的计算机化管理；小区的计划生育、工会、共青团工作；十二、 负责中海家园网方面的社区服务工作；十三、 及时完成领导交办的其它工作。 WI/YCY-008ZHPM 管理处工作手册 A/0 1/1接待员职责一、 在管理处主任、副主任领导下，协助做好接待和公关工作；二、 负责管理处办事人员或投诉人员的接待和招待工作；三、 负责管理处文件资料的复印处理工作；四、 负责办公室、会议室及洗手间清洁工作；五、 完成主任、副主任临时交办的工作。 WI/YCY-028ZHPM 管理处工作手册 A/0 1/1逸翠园管理处暂住人口管理办法一、 经常做好宣传教育工作，使小区住户自觉遵守暂住人口登记制度，严格执行户口登记条例的规定，做到来人登记、走人注销；二、 对暂住时间超过三个月的十六周岁以上的须申领暂住证；三、 暂住人口需要租赁房屋的，必须凭单位或常住户口所在地乡、镇人民政府的证明，由房主带领房客到当地派出所申报登记。对来历不明的人，房主不得擅自出租住户；四、 正在劳动改造或劳动教养的人，因病因事请假到小区暂住的，应凭所在劳动改造机关，劳动教养机关的证明，当日到派出所申报暂住规定，离开时申报注销。 WI/YCY026ZHPM 管理处工作手册 A/0 1/2逸翠园业主（住户）搬入、搬出物品管理办法为确保业主（住户）财产安全，维护小区良好的生活秩序，特对小区业主、住户搬出搬入家私作如下规定:一、 入住登记手续：1、凡属本大厦业主购楼入户，应持房产证、身份证、业主本人及同住人员一寸相片1张，到管理处办公室登记造册，填写住户成员登记表，建立档案后，大堂值班护卫凭入住通知单方可放入。2、大厦租住人员持租住人员身份证及一寸相片1张到管理处办公室登记造册，填写住户成员登记表，大堂值班护卫凭入住通知单方可放入。3、以业主亲戚名义办理入住的，须持有能够证明亲戚关系的公证书及业主同意入住的书面证明，需交身份证复印件及相片1张到管理处办理搬入手续，填写住户成员登记表，大堂值班护卫凭住户卡及入住通知单方可放入。 二、搬出物品的规定： 1、业主搬出家私及家电等贵重物品，应提前到管理处办公室申请办理手续，如全部搬出，应结清管理费及水电费，方能搬出；业主本人身份证，若业主委托他人搬迁，受委托人应持本人身份证及附有业主身份证复印件的业主委托书，方可办理； WI/YCY026ZHPM 管理处工作手册 A/0 2/22、借住、租住户搬迁应与业主同来管理处或持业主身份证复印件和业主同意租（借）住户搬出物品的书面证明，并经业主签字，注明业主联系电话号码，如系退租，应结清管理费及水电费，方可办理搬迁手续；3、业主（住户）搬出物品应注明是全部或是部分物品，并列出主要物品清单；4、大堂护卫员凭办公室放行单，经核对无误后，方可放行。对搬出大厦后不再在本大厦居住的人员，管理处应及时进行注销登记。 三、搬出物品注意事项1、影响邻里生活；2、得损坏小区电梯、墙面、地面等公设施、机电设备；3、搬家过程中不按规定，损坏小区公共设施、机电设备，影响邻里生活的行为，管理处有权予以批评教育指正，责令其整改并根据情况予以处罚。 四、对搬家过程中不按规定，损坏大厦公共设施、机电设备，影响邻里生活的行为，管理处有权予以批评教育指正，责令其整改，并根据情况予以处罚。 WI/YCY025ZHPM 管理处工作手册 A/0 1/1管理处-顾客沟通办法为加强管理处与小区顾客之间的联系与沟通，及时了解顾客的心声，解决住户提出的问题及困难，改进管理工作，提高服务质量，切实为顾客创造一个“安全、清洁、优美、舒适、方便” 的生活和工作环境，本处特制定与小区住户沟通办法如下：一、 建立顾客意见征询表制度。管理处每年一次通过意见征询表形式，征询顾客意见及建议；并将重大投诉及其整改措施，用公开信形式张贴大堂，与顾客沟通。二、 建立回访制度。每月月底前对上月维修班维修质量以派工单数量的一定比例对顾客进行回访，管理处对于顾客投诉的突出问题或意见较大的问题，由主管领导回访，征求顾客意见。并给予合理解决。三、 以社区文化为纽带，与顾客建立联系制度。管理处于每年年初制定年度的社区文化活动计划，为顾客举办形式多样，内容丰富，喜闻乐见的联谊活动。四、 通过宣传栏，对顾客进行有关法规、安全防范、卫生保健以及环境保护等方面的宣传，提高顾客在这方面的意识。 WI/YCY029ZHPM 管理处工作手册 A/0 1/1逸翠园小区路灯、轮廓灯管理办法一、 路灯、轮廓灯管理列入管理处维修班工作内容，指定专人负责管理；二、 路灯开关时间根据时令而定，每年5月至11月，开关时间为每日19：30到次日5：00，12月至次年4月，开关时间为每日18：00至次日6：00；逢重大节日，根据需要定时开启轮廓灯。三、 清洁班每半月对路灯柱、灯泡清洁一次；四、 在台风、冰雹（地震）来临之前，由维修班采取必要措施，对路灯、轮廓灯进行保护，防止被损坏。五、 由维修班负责做好路灯柱、轮廓灯日常的养护工作，对损坏及脱落部位及时维修，确保完好无损，能够正常使用。 WI/YCY-029ZHPM 管理处工作手册 A/0 1/1顾客邮件、报刊（杂志）分发规定本着“业主至上、服务一”的宗旨，方便顾客生活，根据本大厦情况，制定大堂值班护卫员义务为业主（住户）分发邮件、报刊（杂志）分发的规定如下： 一、大堂护卫员应坚守岗位，严格值勤，在完成值班任务的同时，义务为用户分发各种邮件、报刊（杂志）； 二、建立主要邮件收发登记制度，对登记表中的“收件人住址、收件人姓名、邮件种类及、收件时间、代收人姓名”由护卫员填写的项目必须填准、填齐，领件人领件时应该签名并注明签收时间（明确月、日、时、分）；平信及普通的收费通知单可直接投到信箱，报、杂志由顾客来大堂领取。 三、值班人员在接收登记好重要邮件后，应及时通知顾客前来领取，特快专递须在二小时内送达收件人，因故无法送达的，应由值班人员通知管理处及时通知收件人。 四、因故无法送达（姓名、地址不详或收件人长期未来领取）的重要邮件，在退回时，应在备注栏注明通知不到业主的原因，退回时需让邮递员签名、登记日期。 五、对无法投送的报刊（杂志），应当集中保管好，存放在大堂值班室，不得出借、转送丢弃或擅自处理，否则将追究有关人员的责任，必要时，由管理处统一进行处理。 WI/YCY-021ZHPM 管理处工作手册 A/0 1/1逸翠园管理处消防责任人名单责 任 区姓 名电 话备 注办公室/会议室郑建源25796110财 务 室陈英生25796016消防中心值班室李保华25796046维修班值班室设备房杜海泉25796046发电机房杜海泉25796046逸春轩朱华荣25796367逸夏轩陈云方25796376逸秋轩覃水真25796376逸冬轩许长超25796377员工宿舍赵国勇25796110 WI/YCY-022ZHPM 管理处工作手册 A/0 1/1关于消防责任人的任命通知各班室：为保持既有的荣誉，巩固创建成果，确保大厦无火灾事故的发生，结合管理处实际，经研究，决定下列人员为有关区域的消防责任人。现通知如下：郑建源 为管理处办公室和会议室消防责任人；赵国勇 为地下员工宿舍消防责任人；陈英生 为管理处财务室消防责任人；杜海泉 为维修班值班室、消防中心和大厦设备消防责任人；朱华荣 为逸春轩消防责任人；陈云方 为逸冬轩消防责任人覃水真 为逸秋轩消防责任人；许长超 为逸冬轩消防责任人； 特此通知！ WI/YCY016ZHPM 管理处工作手册 A/01/1仓管员岗位责任制一、料具入库要审查、验收，必须按计划、有凭证、有实物，对量差质次、规格不符的物品不得入库；二、领料、发料凭工具单并与出库单相符，手续齐全；三、物品摆放要根据料具规格、性能、用途不同对号定位，采取不同保管措施，做到帐、物、卡三落实；四、库容整洁卫生，料具堆放合理，注意防火、防盗，确保库房安全；五、按公司劳保规定发放劳保用品；管好每位员工的劳保用品登记卡； 六、记帐按要求认真填写，严格遵守财务制度；七、帐册单据日清月结，装订成册，妥善保管；八、热爱本职工作，坚守岗位，优质服务，敢于坚持原则； WI/YCY-012ZHPM 管理处工作手册 A/0 1/1库房管理制度一、严格按货物规划位置摆放料具，保持库房整齐、通风、干燥、清洁；二、本着少投入、周转快的原则，做好材料需用预测和计划供应；把好材料入库验收关，做好日期标识，按材料性能、用途不同，对号入架，定额发放，保证供应；三、推行限额领料，材料发放按“先进先出”的原则，降低消耗成本；四、发放材料坚持“四不发”无采购计划，无材质证明、无合格证或名称、规格不符的一律不发；五、做好巡检工作，坚持按月进行材料盘点，做到帐物相符； WI/YCY-033ZHPM 管理处工作手册 A/0 1/1劳保用品采购、发放的管理规定一、 采购劳保用品，应先行拟定采购计划的（列出品种、数量），须经主任审核、批准后方可购买；二、 采购时，尽可能安排二人一同前往；三、 采购完毕，应及时认真地做好采购记录；四、 按月份、季度发放的物品，其种类、数量按照公司的有关规定发 放；五、 发放劳保用品，依据先入先出的原则，原则上由本人领取，有特殊情况，可由班长代领；六、 员工在调整工作岗位及离开本公司时，应交回其在岗时所领用的物品； WI/YCY-034ZHPM 管理处工作手册 A/0 1/1行政办公用品采购、发放的管理规定一、 每月应于月初制定当月办公用品的采购计划，报主任审核，并严格按照公司对物品购置权限及范围的规定进行采购。二、 对于零星必须购买的物品，在征得主任同意后方可购买；三、 采购时，应尽可能安排二人前往；四、 采购完毕，及时认真做好采购记录；五、 领用物品时，应坚持出入相符的原则，办公室人员领用物品应当签名认可后，方可发放；六、 各班组领用物品仅限于班组必须之物品，领用必须以旧换新；七、 员工在本公司内调整工作岗位及离开本公司时，应交回在原岗位时所使用的物品。 WI/YCY-009ZHPM 管理处工作手册 A/0 1/1管理处办公室职责办公室员工在管理处主任直接领导下，本着“业主至上、服务第一”的原则，负责整个小区的管理工作。办公室人员要求和蔼可亲、态度亲切友好，工作细致踏实，作风正派。一、 贯彻物业公司和上级领导下达的指令、方针和政策，落实上级公司、领导的各项工作指针；二、 负责管理处各类公文的起草、审核、打印、分发和文档管理，并负责管理处简讯的编发；三、 负责小区业主（住户）档案资料的建立和计算机化管理；四、 负责对小区安全护卫工作的检查；五、 负责检查小区清洁卫生工作，确保小区整洁、美观；六、 负责小区楼宇、机电设备维修保养的检查督导；七、 负责小区装修手续的审批、装修后的核验，办理小区装修、入住出入证等，办理业主（住户）房屋出租、转卖工作；八、 负责做好员工培训计划、员工考核和质量管理体系文件的运作；九、 负责小区社区文化活动，搞好同其它单位的公关工作，以及来访人员的接待工作；十、 协助主任处理好其它突发事件，并快速高效完成领导交办的其他事项。 WI/YCG028ZHPM 管理处工作手册 A/0 1/1 逸翠园儿童游乐场管理规定 为加强小区内儿童游乐设施的管理，确保儿童的安全及各项设施正常使用，特制定本规定； 一、儿童游乐场仅对本小区内儿童开放，小区外的儿童一律谢绝入内； 二、凡身高1.4米以上的学龄儿童及成人，不得使用本场所； 三、凡是使用该游乐场的儿童，须有大人陪同看护，并做好安全防护措施，否则后果自负； 四、所有使用人员都必须自觉爱护和监督公共卫生，不得让儿童随地大小便、乱扔果皮、杂物等。有违反规定者，其家长或陪同人员应自觉承担清洁责任； 五、所有使用人员必须自觉爱护游乐设施，不得在墙壁和游乐设施上乱涂、乱画、乱刻、乱砸、乱拆等有损公物的行为。违者，管理处将按损坏的程度，要求其赔偿或给予相应的处罚。 WI/YCY023ZHPM 管理处工作手册 A/0 1/2租 客 须 知 按照深圳市住宅区房屋租赁条例，本着保护业主合法权益，方便租客居住原则，特制定本须知。一、 房屋租赁双方应当遵循自愿、公平、诚实、守信原则；二、 租客入住逸翠园小区前，需到管理处办公室办理入住登记手续。登记时请携带本人身份证或有效证件（如护照、回乡证）、流动人口计划生育证明、1寸相片两张等办理租住户登记卡；三、 租客将登记卡和入住通知单交门岗护卫，门岗护卫收到后即可允许租客入住并搬入家私；四、 租客搬出家私等物品时需到管理处办公室办理以下事项：、 租客搬出全部家私物品时：（1） 需到管理处财务室结清管理费、水电费等各项费用； （2） 租客搬出部分或全部物品前，需持业主放行证明及业主身份证复印件，到管理处办理放行条并登记备案。 （3） 租客将放行条交门岗护卫，门岗护卫见放行条后放行。 五、租客租住时，需于每月15日前到管理处财务室交纳管理费、水电费等各项费用。如逾期一个月仍不交纳，管理处将按规定加收滞纳金；逾期三个月不交纳者，将采取停水停电的措施催交。 WI/YCY023ZHPM 管理处工作手册 A/0 2/2 六、租客如需对业主房屋进行二次装修，需有业主书面同意，并向管理处出具装修施工单位营业执照和施工人员身份证复印件，交纳装修押金，经管理处主管审批后方可装修。装修过程中严格执行管理处有关装修规定。 七、在房屋租赁过程中，如管理处作为中介，则租客在同业主签定房屋租赁合同时，须按规定向管理处交纳半个月租金作为中介费，并向业主交纳一个月房租和两个月租赁保证金。租赁合同期满后，业主如数退还保证金。 八、租客租住期间，应配合管理处工作，并严格遵守本小区各项规章管理制度。 WI/YCY018 ZHPM 管理处工作手册 A/0 /2防台风、防暴雨预案一、 密切关注气象部门发布的气象预报，提前做好预防应急措施。二、 及时向大厦住户发放通知，并张贴在大堂醒目位置，提请住户作好准备，防范灾害，并每隔半小时通过广播系统广播一次，直至灾情结束。三、 认真做好防台风、防暴雨、设备材料的灾前检查，包括检查排水设备是否运转正常，地沟是否畅通，防洪沙备料是否充足。四、 维修工应在之前做好大厦外围灯具及住户阳台悬挂物的拆卸回收工作，并作好招牌等悬挂物的加固；由管理处调派人手协助花工做好花木的加固放倒工作。五、 管理处全体人员应处于待命状态，员工不得外出，服从命令，听从指挥。六、 管理处成立应急分队（分为设备、设施运作保障组，抢险组及善后工作组，人员分工及职责见另页），办公室24小时派人值班，对灾害发生时出现的问题应及时进行处理。 WI/YCY019ZHPM 管理处工作手册 A/0 1/2防台风、防暴雨人员分工及职责一、 总指挥1、人员：管理处主任。 2、职责：负责对防台风、防暴雨工作的人员调配和统一指挥；二、值班员1、人员：办公室人员12人。2、职责：负责对紧急情况的临机处理，必要时请示管理处主任，由主任作出决定。 三、 设备、设施运作保障组1、人员：维修班全体人员。2、职责：保证设备、设施的正常运作，发挥机电设备的防洪、排洪作用。四、 抢险组1、人员：办公室、护卫班、维修班及清洁班部分人员；2、职责：负责灾害发生时的抢险工作，要求服从命令，听从指挥。五、 缮后工作组1、人员：办公室、清洁班及维修班部分人员。、 职责：负责灾害发生时对住户进行人员疏导、秩序维护以及灾后的缮后处理工作。包括扶正倒伏的花木，清扫泥沙，刷洗地面；重新安装灯具，检查小区渗水，业主房屋渗水的检查和补漏等工作,并对造成的损失进行统计上报公司工程部。 WI/YCY030ZHPM 管理处工作手册 A/0 1/1未锁车门、车窗的车辆内物品处理办法（附车内物品登记清单） 为了确实保障车主的车辆及其车内财物的安全，特制定本办法： 一、停车场管理员在交接班及当班期间应当坚守岗位、严格履行职责。注意检查停放车辆的门窗是否锁闭、关严。 二、车管员若发现有未锁闭门窗的车辆，应当立即报告班长（现场应有二人以上）。对其车内的财物及时进行清点（包括物品名称及数量），并在车内物品登记清单中