文件与档案管理制度.doc

文件与档案管理制度 一、目的为了结合公司标准化体系要求，规范公司安全、职业健康安全档案的管理，保证档案的真实性、完整性、安全性和可追塑性，特制定本制度。 二、适用范围适用于公司安全、职业健康过程中各类安全、职业健康环保档案的管理。 三、术语与定义3.1安全、职业健康档案是指公司在安全、职业健康管理活动中直接形成的对国家、社会及公司安全、职业健康管理具体有保存与利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 3.2五同时在计划、布置、检查、总结、评比生产工作的同时，计划、布置、检查、总结、评比安全工作。 四、管理职责4.1本制度由公司安全科负责编制与解释；4.2公司办公室负责公司日常运行安全、职业健康档案的管理、归档；负责公司层面的安全环保档案的收集、保管、鉴定、统计工作；4.3安全科负责安全、职业健康执行文件、管理体系文件的存档；负责公司外来安全环保、职业健康执行文件的归档、管理；生产、安全、职业健康防护设备、设施等设计档案的归档保存； 五、管理内容和方法5.1需要归档的文件资料5.1.1安全管理组织方面5.1.1.1主要负责人的安全、职业健康资格证书；5.1.1.2安全管理人员的安全培训证书；5.1.1.3分管安全工作负责人的任命文件及其资格证书；5.1.1.4安全管理机构及其负责人任命文件；5.1.1.5安全管理网络体系；5.1.1.6其他与安全组织方面有关的内容；5.1.1.7安全管理制度及相关文件、计划、报告、总结等方面；5.1.1.8安全标准化体系文件；5.1.1.9安全管理体系文件各类安全责任制、安全管理制度及操作规程实施、修订及作废止的文件记录；5.1.1.10上级部门有关安全、职业健康方面的文件、通知及执行情况汇报、记录；5.1.1.11上报的各种安全、职业健康方面的计划、报表、报告、总结等材料；5.1.1.12公司签订的各类安全、职业健康责任书；5.1.1.13其他与安全相关的安全管理制度。 5.1.2当地安全、职业健康监督管理部门执法检查方面5.1.2.1政府及行业主管部门到公司开展安全、职业健康监督检查的相关记录材料；5.1.2.2公司应针对检查出发现的问题制定相应的整改措施，将整改结果及反馈到相关部门，并进行记录。 5.1.3安全检查方面的内容5.1.3.1日常检查记录及处理情况记录；5.1.3.2各类安全检查的计划、执行情况以及检查结果；5.1.3.3安全检查存在的问题、隐患整改通知、整改落实情况及验收情况；5.1.3.4各项检查的总结、汇报材料；5.1.3.5其它与安全检查相关的材料。 5.1.4安全教育培训方面；5.1.4.1安全培训计划；5.1.4.2最高管理者、安全管理者代表、专兼职安全员的安全培训记录；5.1.4.3员工“三级”安全教育记录；5.1.4.4特殊作业人员和特种设备作业人员资格证书及教育培训记录；5.1.4.5调换工作安全教育培训记录；5.1.4.6日常安全、宣传、教育培训记录及总结；5.1.4.7应急救援预案、演练记录及总结。 5.1.5安全投入方面；5.1.5.1全年安全投入的计划及专项安全投入计划；5.1.5.2安全投入实施的情况记录；5.1.5.3安全、职业健康专项费用提取记录；5.1.5.4安全防护设备、设施方面的投入记录；5.1.5.5安全评价、职业安全健康管理体系建设、安全代理方面的投入；5.1.5.6其他与安全、职业健康有关的投入。 5.1.6工伤保险方面5.1.6.1参加工伤保险员工的名单；5.1.6.2为员工缴纳保险费的凭证或单据；5.1.6.3发生工伤的员工获得工伤保险理赔的凭证或单据；5.1.6.4其他与工伤保险相关的文件、凭证或单据。 5.1.7职业病防治方面5.1.7.1企业内产生职业病危害的岗位情况及可能产生的职业病场所记录；5.1.7.2产生职业病危害的岗位的预防措施情况；5.1.7.3产生职业病危害的岗位定期检查检验报告；5.1.7.4接触产生职业病危害的岗位的员工及其身体检查记录；5.1.7.5企业内确认为职业病的员工情况及其身体检查、治疗记录；5.1.7.6其他与职业病防治相关的文件、材料；5.1.7.7员工职业病健康档案。 5.1.8劳动保护用品方面5.1.8.1劳动防护服务器管理制度及其落实执行情况的记录；5.1.8.2各类劳动防护用品发放记录；5.1.8.3员工使用和佩戴劳动保护用品的记录；5.1.8.4其他与劳动保护用品有关的文件、材料。 5.1.8.5“三同时”管理方面；5.1.8.6有关安全设施和职业健康方面的“三同时”项目的文件、材料；5.1.8.7“三同时”项目的设计图级及资料；5.1.8.8“三同时”项目的竣工验收报告及相关资料；5.1.8.9其他与“三同时”项目相关的文件、资料。 5.1.9安全防护设施方面5.1.9.1各类安全防护设备的类别、型号、规格等基本情况资料；5.1.9.2各类安全防护设备及运行情况记录5.1.9.3各类安全防护设备运行维护保养情况记录；5.1.9.4应急救援设备的类别、数量和型号及管理现状等记录。 5.2收集与移交的基本要求；5.2.1归档材料必须是单位在生产过程中形成的与安全、职业健康有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料；5.2.2归档标准应确保完整、准确真实、系统规范，反映企业安全、职业健康各项活动的真实内容和历史过程；5.2.3归档材料应按照上级有关部门的规定、标准和要求，进行、编目造册；5.2.4用纸、用笔标志（不得用铅笔、圆珠笔），字迹清晰；5.2.5具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档；5.2.6基础建设、物料购置与处理、产品生产等活动中形成的与安全相关联材料，在项目结束后归档；5.2.7在安全管理过程中形成的材料可以按每月、每季或年归档，也可按项目或活动内容归档；5.2.8安全、职业健康档案人员负责有关归档材料的审核；5.2.9安全、职业健康档案管理人员应对各单位送交的各类安全、职业健康档案认真检查。 5.3档案管理5.3.1公司、各单位安全、职业健康档案应根据单位实际情况设立类目；安全、职业健康档案类目设置要层次分明、概念明确，案卷排列应反映本单位安全、职业健康档案的管理分类，使用科学管理与利用；5.3.2安全、职业健康档案按档案的范围设置以下类别安全组织、安全规章制度、监督执法检查、安全检查、教育培训、安全投入、工伤保险、职业病防治、劳动保护用品、“三同时”管理、安全防护设备管理、事故管理；5.3.3特殊载体安全、职业健康档案（录像带、照片、磁盘）可按载体形式、所反映问题或形成时间进行分类编目；5.3.4特殊载体安全、职业健康档案要遵照有关照片、声像、电子档案的标准，按其载体形式分别保存，并注明与相关纸质档案的互见号；5.3.5安全、职业健康档案保管期限分为永久、长期（30年）、中长期（5年）短期（1年以下）四种主要保存期限；5.3.6建立安全、职业健康档案统计工作制度，并按规定向上级有关部门报送公司安全、职业健康档案工作基本情况；5.3.7安全、职业健康档案工作人员调动工作时，必须办理安全、职业健康档案移交手续后方可离岗；5.3.8安全环保档案管理人员应当忠于职守，遵纪守法。 档案人员应定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符。 对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。 库藏档案因移交、作废、遗失等注销台账时，要查明原因，保存依据；5.3.9公司各职能部门负责各自职能范围内所管辖安全工作档案的归档。 5.4档案利用:5.4.1建立健全安全、职业健康档案的借阅制度。 借阅、复制有密级的安全、职业健康档案，必须按照国家有关保密的法律和规定办理；5.4.2安全、职业健康档案利用中，要处理好安全、职业健康档案保密和利用的关系，既要保护企业的知识产权和商业秘密，保障公司的合法权益不受损害，又要充分发挥安全、职业健康档案的指导、借鉴等积极