供应商及采购管理制度-修改.doc

供应商及采购管理制度一、 本制度包含供应商管理制度及采购制度。二、 供应商管理制度（一） 供应商定义供应商分为长期供应商及短期供应商。合作时间超过一年以上的供应商为长期供应商，合作时间为一年以内的为短期供应商。（见附件一）（二） 供应商管理1、新增供应商：行政部/工程运营部/电脑部/市场中心采购经办人必须填写并提交增加/注销供应商申请表（见附件二）后附：1.营业执照（复印件盖公章）2.税务登记证（复印件盖公章）3.组织机构代码证（复印件盖公章）4.银行信息（盖公章）5.施工资质证明（复印件盖公章）（建筑装潢类）6.授权代理证（复印件盖公章）（如有）等至财务中心备案。供应商需具备以下条件：（1）中国国内注册、具有独立法人资格、能提供招标产品及相关服务的制造商或授权代理商。（2）非正在接受国家有关部门审查、被其他企业兼并（收购）或因重大经济纠纷在法院打官司的企业。（3）装修供应商：必须具备三级及以上施工资质证明。（4）媒体广告供应商：发行量、媒体的阅读群情况介绍、代理公司情况介绍、网络IP流量、全球全国的网络排名。财务经理/会计经理审查资格同意后，会计部给予供应商财务编号，在财务系统建立供应商档案。如无供应商财务编号，财务部拒绝支付应付账款。同时行政部/工程运营部/电脑部/市场中心将该供应商纳入本部门的供应商名录（见附件三），作为其采购物品的首选依据。2、供应商注销：（1）每年12月1日会计部提供1年以上未异动的供应商清单包括：1.财务编号2.供应商名称等信息给采购单位，采购单位于12月30日前确认有效供应商，对于无效供应商由各相关部门填写新增/注销供应商申请表列明注销原因等，由部门经理、总监确认后，交由财务经理/会计经理审核。会计部对于无效供应商在次年1月财务系统将不继续保留该供应商信息及财务编号，给予注销。如以后公司因业务需求，向已注销的供应商订货，则按照新增供应商条款处理。否则无法支付应付账款。（2）当出现下列情况时：1）提供商品或服务不符合公司要求2）出现严重质量问题3）市场上出现其他更符合公司要求的商品或服务4）供应商价格上调不合理5）综合表现差的供应商公司决定不再使用该供应商，则采购部门应当填写新增/注销供应商申请表列明注销原因等，提交至财务中心，会计部应当收到该表后的第二个工作日完成注销工作。3、对于长期供应商，采购部根据每次营业部提交的验收反馈表记分，反馈表内容包含货物数量是否短缺，货物质量是否符合合同的要求，或提供服务的数量及质量是否符合合同要求等。根据这些信息按月登记供应商评估明细表（见附件四）由部门经理、总监审核。每年1至3月应对其进行年度评估，根据1-12月份供应商评估明细表编制供应商综合考评汇总表（见附件五）。年度评估部门为采购部门、总经理室、营业部门、财务部门（内控部）等。4、行政部/工程运营部/电脑部/市场中心指定人员每季度对其采购经办人录入的供应商信息的准确性、完整性进行审核（主要审核内容包括供应商名录、价格变动表、新增/注销供应商申请表等信息是否一致）并签字确认，如不一致，由各部门查明原因并修改供应商名录信息。每季度行政部/工程运营部/电脑部/市场中心负责将更新审核后的供应商名录以邮件形式发送至各部门总监级以上人员，以供参考。（三） 供应商询价原则1、单项价格500元以下且总金额5000元以下的采购询价供应商为2家；单项价格大于500元且总金额大于5000元的采购询价供应商应不低于3家供应商。（其中2家询价供应商需在供应商名录中选取，非名录中的供应商需另填写新增/注销供应商申请表并后附：1.营业执照（复印件盖公章）2.税务登记证（复印件盖公章）3.组织机构代码证（复印件盖公章）4.银行信息（盖公章）5.施工资质证明（复印件盖公章）（建筑装潢类）6. 授权代理证（复印件盖公章）（如有）等）。2、如果单笔采购金额或全年同一项目采购金额超过50,000元,必须采用竞标方式, 即两家以上供应商分别提供密封的标书, 由财务中心内控部拆标, 内控部经理将中标情况书面呈报采购部门及总经理和董事长, 由总经理和董事长决定中标结果。关于所选择的两家以上供应商，其资格分别为至少一家是长期供应商，其他为新供应商。如果采购金额超过100,000元,采购部必须提供三家以上供应商竞标，其中至少一家是长期供应商，其他为新供应商。3、对于日常消耗品行政部经理/工程运营部经理/电脑部经理/市场中心总监每6个月需派指定人员到市场询价，并记录询价结果及填写询价记录表（见附件六），由部门经理、总监、总经理审核签字，对供应商物品价格进行确认、调整。价格需要调整时，将变动结果报总经理秘书处，由总经理秘书更新供应商名录中价格，并将经过审批的询价记录表归档。总经理助理每月审核总经理秘书录入供应商名录及询价记录表中的信息是否准确，并签字确认，如不一致，查明原因并修改。4、对于长期供应商，如维修、办公用品、广告、电脑等签订年度合同。当物品价格发生变动时，如：原材料、CPI等外界环境影响导致价格上下浮动，由采购经办人做市场询价并填写价格变动表（见附件七）（若为供应商提出上调物品价格，则其另需提供加盖公章的涨价通知单），经部门经理、总监确认同意后，提交总经理审核，各部门采购经办人将审核确认后的价格更新至供应商名录，由行政部/工程运营部/电脑部/市场中心指定人员核对供应商名录与价格变动表的信息是否一致，在价格变动表上签字确认，如不一致，由相关人员查明原因并修改。5、供应商付款期：非内部公司国内供应商: =30 天内部公司供应商: 30 天三、 采购制度1、采购行为分为费用类采购和资产类采购。2、费用类采购是指采购价值低于1,000元的单项物资, 如购买网络端口、平面广告、印刷品等；资产类采购是指购买价值高于1,000元且使用时间超过1年单项资产,如办公家具、办公设备、空调设备、电脑设备、电话/通讯设备、车辆等，或者对于分行租赁房产的装修所发生的支出，包含装修工程、电话及网络工程、灯箱工程、消防工程等。3、费用类采购和单项资产类采购, 使用部门必须先填写申请报告，如新开分行或分行重新翻修则必须先填写分行装修/物资申请表（详细参照固定资产流程），按照审批权限得到总经理、董事长、总部批准。4、资产类采购必须正式签署采购合同。5、采购流程：（1）费用类采购：需求部门提出申请，根据金额，采购部门决定是否采用竞标方式向供应商询价。采购部门负责人根据询价原则挑选2-3家较有优势的供应商提供的采购询价单（见附件八）填写采购确认单（见附件九），如果为新供应商还需提供1.新增/注销供应商申请表2.营业执照（复印件盖公章）3.税务登记证（复印件盖公章）4.组织机构代码证（复印件盖公章）5.银行信息（公章）6.授权代理证（复印件盖公章）（如有）等提交给内控部一天内审核，审核通过后，按照审批权限提交财务总监、总经理、董事长决定合作供应商。采购经办人依采购确认单上已确定的合作供应商根据询价内容制定采购合同/广告类合同并附合同审阅流程表经相关部门负责人审核签字后加盖公司印章。市场中心签署的框架合同需经副总、财务总监、总经理、董事长、集团CFO、集团副总裁审批签字。无需签订采购合同的小额费用，则以采购确认单为准。（2）资产类采购：需求部门提出申请，根据金额，采购部门决定是否采用竞标方式向供应商询价。采购部门负责人根据询价原则挑选2-3家较有优势的供应商提供的采购询价单填写采购确认单，如果为新供应商还需提供：1.新增/注销供应商申请表2.营业执照（复印件盖公章）3.税务登记证（复印件盖公章）4.组织机构代码证（复印件盖公章）5.银行信息（公章）6.施工资质证明（复印件盖公章）（建筑装潢类）7.授权代理证（复印件盖公章）（如有）等提交给内控部一天内审核。内控部负责确认相关的供应商及采购数量价格等信息是否真实一致，审核通过后，按照审批权限提交财务总监