／SMP／0102职位说明书编制及管理制度.doc

SMP0102职位说明书编制及管理制度 *有限公司管理制度职位说明书编制及管理制度职位说明书编制及管理制度起草部门人力资源部起草人审核人批准人起草日期审核日期批准日期执行日期文件编码*/SMP/01-02文件版本/修订编码A/00文件页码1/7【编制目的】为了规范公司职位说明书的编制与管理，确保标准类文件的系统性、一致性、完整性、及时性、有效性，使文件管理程序化、规范化、标准化，明确公司各部门、各岗位职责，特制定本制度。 【适用范围】本制度适用于公司各部门工作职责与各岗位职位说明书的制定、修订、颁发、执行、废止、销毁等全过程的管理。 【执行部门】公司各部室、各生产车间。 【管理职责】1.人力资源部管理职责【管理职责】1.人力资源部管理职责1.1.按本制度标准化要求管理公司工作职责与职位说明书。 1.2.提出部门工作职责与岗位职位说明书编制及修订全过程的工作流程及管理规定，制定具体的实施办法，并组织实施。 1.3.对部门工作职责与岗位职位说明书体系中存在的管理漏洞、缺陷、重叠、相互矛盾等问题，提出文件增加、合并、补充、修改等意见。 1.4.负责对各部门起草的工作职责与职位说明书进行形式及制定程序审核。 1.5.负责职位说明书的编码、发放、登记、归档、收回、销毁，并检查培训效果。 1.6.监督、检查各部门职位说明书制定，对违反文件规定的责任人提出考核意见。 1.7.按本制度标准化要求编制与管理本部门工作职责与各岗位职位说明书。 2.公司各职能部门、生产车间管理职责2.1.按本制度标准化要求编制与管理本部门工作职责与各岗位职位说明书。 2.2.组织本部门工作职责与各岗位职位说明书执行前的培训。 2.3.监督、检查本部门工作职责与各岗位职位说明书落实情况，对违反文件规定的责任人提出考核意见。 【术语定义】1.工作职责也称岗位职责，指一个岗位在工作中所负责的业务范围和所承担的相应责任，包括完成效果。 2.职位说明书也称职务说明书或岗位说明书，是通过职位描述将直接的实践经验归纳总结上升为理论形式，使之成为指导性的管理文件。 3.标准化为在一定的范围内获得最佳秩序，对实际的或潜在的问题制定共同的和重复使用的规则的活动，称为标准化。 它包括制定、发布及实施标准的过程。 【管理规程】本文件要求执行部门严格履行如下管理规程1.职位说明书编制要求1.1.阐明本职岗位工作范围，职责具体、明晰，便于理解与执行。 1.2.各岗位职责设计合理，条理清楚，逻辑严谨，无重复，无遗漏，无缺项。 1.3.语言准确，文字简练，无一词多解、模棱两可、含义不清、不规范之词。 1.4.数据资料准确可靠,计量标准化。 名词、术语、符号、代号统一，必须使用国家规定的计量单位。 2.职位说明书的构成2.1.职位说明书通用内容文件名称、文件编码、版本/修订编码、执行日期、办公地点、起草人、起草日期、审核人、审核日期、批准人、批准日期、起草部门、执行日期、版本/修订编码、任职资质、组织结构、财务权限、岗位职责等。 2.2.任职资质描述2.2.1.学历要求为本岗位所要求的最低学历。 2.2.2.专业要求为本岗位所要求的专业资质。 2.2.3.技术职称为本岗位所要求的专业技术职称或任职资格证书。 2.2.4.任职资历为本岗位所要求的最低工作经验年限。 2.2.5.计算机水平为本岗位所必须的操作及编程技能。 2.2.6.外语水平为本岗位所必须的外语口译或笔译技能。 2.3.组织结构描述2.3.1.直接上级为本岗位垂直上级领导。 2.3.2.本职岗位本岗位名称。 2.3.3.直接下级为本岗位垂直下级部属。 2.4.财务权限描述2.4.1.审核权限为本岗位职权范围内财务收支审查核对权限。 2.4.2.审批权限为本岗位职权范围内财务收支审查批准权限。 2.5.岗位职责描述2.5.1.明确本岗位主要工作内容、工作任务、工作要求。 2.5.2.明确本岗位主要工作目标、工作标准。 2.5.3.明确本岗位主要过失责任。 2.5.4.明确本岗位工作职责的督察部门。 2.5.5.明确本岗位工作职责的验证资料。 2.6.文件内容中如涉及到引用其它文件时，要写明所引用文件的完整名称及编码。 3.职位说明书文件编码3.1.职位说明书正文编码形式JSSP/ZWSM/-职位说明书流水号自01顺序排列岗位类别编码自01开始,用2位数字表示标准类别:职位说明字母缩写公司名称:河北佳上食品有限公司简称“佳上食品”拼音字母缩写例1:*/ZWSM/1401表示:*有限公司职位说明公司财务部第1个职位说明书文件。 例2:*/ZWSM/1103表示:*有限公司职位说明公司办公室第3个职位说明书文件。 3.2.公司职位说明书分类编码表与管理文件分发序号表相一致。 3.3.职位说明书版本/修订编码形式版本用大写英文字母A、表示。 英文字母A表示本文件为第1版本；英文字母表示本文件为第2版本。 修订编码用位数字表示，“00”表示原始职位说明书，“01”表示第1次修订；“02”表示第2次修订，以此类推。 例1:A/00表示:本文件为第1版本原始文件例2:A/01表示:本文件为第1版本第1次修订例3:B/00表示:本文件为第2版本原始文件例4:B/03表示:本文件为第2版本第3次修订4.职位说明书文件格式4.1.公司内部采用一致的文件格式。 4.2.职位说明书采用A4复印纸、单面印制，活页，纵向左侧装订。 5.职位说明书的修订遇有下列情况时，要修订相应的文件5.1.组织机构及职能发生变化。 5.2.文件编制系统进行修改。 5.3.执行过程中发现重要问题。 5.4.文件复审要求修订。 6.职位说明书的审核6.1.职位说明书文件起草后，由本部门负责人或主管领导审核。 6.2.会审可采用下发会审单或集中讨论的形式进行。 6.2.1.如果以会审单形式会审，则由职位说明书文件起草部门将文件草稿复印件和标准类文件审核（会审）单提交给会审人员，由会审人员在通知的期限内，将审核意见及文稿交回文件起草部门。 6.2.2.如集中讨论会审，则由职位说明书文件起草部门召集会审人员讨论，并将讨论结果填写在会审单上，由参加会审人员签字。 6.3.职位说明书文件形式和制定程序审核及编码发放6.3.1.职位说明书文件经审核或会审后，交文件管理部门对职位说明书文件形式及制定程序审核进行审核与修改。 6.3.2.职位说明书文件形式及制定程序经文件管理部门审核修改后，发放编码定稿。 7.职位说明书的审批7.1.职位说明书文件审核定稿后，公司中层以上职位说明书报公司主管领导或公司总经理审批，必要时报总经理办公会审批。 7.2.公司中层以下职位说明书报部门经理或公司主管领导审批。 8.职位说明书的印制与保管8.1.职位说明书批准后，由起草部门将签字后的审批原件及电子文本交文件管理部门存档，并确定分发部门及岗位，由文件管理部门统一印制。 8.2.职位说明书印制过程中残损页张由文件管理部门印制人当场销毁。 8.3.复制职位说明书（包括复印、打印、复制电子版文件等各种形式）需填写标准类文件复制审批单，由文件管理部门复制，任何个人或部门不得自行复制。 8.4.为防止职位说明书电子文本遗失，文件管理部门必须将所有电子文本另存移动硬盘一份，做电子版备份。 9.职位说明书的发放、收回、销毁和存档9.1.职位说明书文件管理部门所发放的每份文件首页右上角要加印分发序号，号码从01开始排序。 9.2.发放新职位说明书文件时要收回旧文件并销毁，同时填写标准类文件发放、收回及销毁记录。 职位说明书销毁必须由销毁人和监销人签字。 9.3.职位说明书补发或因破损严重需更换时，分发序号可重复，但废旧文件必须收回并按程序销毁。 9.4.职位说明书文件由公司办公室统一发放、存档、收回和销毁。 9.5.职位说明书文件存档材料包括历次发放文件的批准原件（旧文件要加注“废止”字样）、标准类文件审核（会审）单、标准类文件复制审批单、标准类文件发放、收回及销毁记录、标准类文件培训记录、标准类文件复审记录、标准类文件修订申请表、标准类文件废除申请表等。 9.6.存档文件一律不准外借，防止文件丢失或损坏。 10.职位说明书的培训10.1.文件在执行前由起草人、审核人或批准人对执行人进行专题培训。 10.2.文件实施过程中，要视执行情况进行随机专题培训，由起草人、审核人或批准人讲解，确保执行者正确理解，准确实施文件内容。 10.3.制订执行日期时，要在文件批准时间后，留有7天以上的培训时间。 10.4.起草人、审核人或批准人对执行人进行专题培训后，填写标准类文件培训记录，交由文件管理部门存档。 10.5.文件管理部门监督、检查培训效果，提出考核意见。 11.职位说明书有效性保证11.1.文件管理部门必须定期检查职位说明书是否为现行的有效版本。 11.2.文件管理部门每半年向各部门提供一次全公司现行职位说明书目录，避免使用过时旧文件。 内容包括文件名称、文件编码、版本/修订编码、文件批准日期、文件执行日期等。 11.3.职位说明书每两年由起草部门复审一次，以保证文件的有效性、适用性和可操作性，文件复审时填写标准类文件复审记录。 12.职位说明书修订、更新、废除12.1.职位说明书的修订指文件名称不变，只修订文件内容。 文件一旦制定，未经批准不得随意修订，如需修订由文件起草部门填写标准类文件修订申请表，经主管领导批准后修订。 12.2.职位说明书更新文件经10次修订或需要进行2/3以上修改时，可更新版本。 12.3.职位说明书修订、更新版本后，原文件自新文件执行之日起作废。 12.4.职位说明书的废除由起草部门填写标准类文件废除申请表，经批准后由文件管理部门收回、销毁文本并删除文件电子文本。 【相关文件清单】1.文件标准化管理制度（*/SMP/01-01）【相关记录清单】1.标准化文件审核（会审）单2.标准化文件复制审批单3.标准化文件发放、收回及销毁记录4.标准化文件培训记录5.标准化文件复审记录6.标准化文件修订申请表7.标准化文件废除申请表8.常用计量单位表【职业健