会议服务课件 (2).ppt

会议服务 第一节会议服务概述 一 会议服务的含义1 会议服务的概念2 当前会议服务的发展情况 第一节会议服务概述 一 会议服务的含义会议服务的概念当前会议服务的发展情况 会议服务的分类 按提供服务的时间划分 按会议服务的内容划分 三 会议服务的特性 1 制定计划原则2 自知准备原则3 人性化服务原则4 遵守利益礼貌原则5 保证安全的原则 会议服务的原则 第二节会议服务 工作任务1会议服务方案的制定工作流程 了解会议服务需求 确定会议酒店 确定旅游承包商 签订会议服务合同 制定服务方案 工作步骤 与会议服务需求方商谈了解会议需求 选择会议酒店及旅游承办商 制定会议主要项目报价表 与需求房签订正式会议服务合同 与会议酒店及旅游承办商签订合同 1 宾馆酒店基本知识2 确定会议地点的方式1 由会议需求方制定会议地点2 由会议服务方根据会议需求方的要求来选择会议地点 专业知识 工作任务2会议前期准备 工作流程 成立会务组 服务人员岗前培训 发放会议通知 汇总代表名册 会场布置 组织报名 工作步骤 成立会务组 明确分工 确定各环节责任人 进行岗前培训 协助起草下发会议通知 邀请函 组织报名并汇总参会代表名册及其他资料 1 会议通知的种类按照会议通知的性质 预备性通知正式通知按照会议通知的名称 会议通知邀请信 函 书 请柬海报公告 专业知识 2 电话礼仪模拟 3 会场布置形式1 会场布置的内容会场座位格局设计和安排座区划分与作为排列会场装饰主席台布置座位标示 2 会议座位格局形式a 上下相对式 礼堂型 而字型 b 全围式c 半围式d 分散式 工作任务3会议文件 证件制作及会议相关物品的准备 工作流程 选择证件 文件及物品样式 征求会议代表意见 制作和印刷 编制费用预算 工作步骤 选择会议证件 事务性文件及会议物品 编制会议证件 文件及会议物品预算 会议证件 文件 物品的印刷和制作 1 各类会议证件种类和功能代表证 出席证 列席证 嘉宾证 签到证 工作证 记者证 通行证 车证2 会议用品设计制作及物品的租赁准备工作中应注意的事项 专业知识 3 印刷品4 会议文件的类型主旨文书 议案文书 事务文书 决议文书 信息文书5 会议日程表 练习题召开一个500人左右的某协会的年会前应做好哪些工作 应准备哪些文件和证件 第三节会中服务 工作任务1会议报到接待服务 工作流程 与酒店各部门召开协调会 接站服务 设立接站台 安排接站车辆 报到服务 签到注册 发放资料 安排住宿 返程票预定 工作步骤1 与酒店各部门召开协调会议2 接站3 会议报到注册 1 与酒店各部门召开协调会议1 销售部工作2 客房部工作3 餐饮部工作4 财务部工作5 保安部工作6 娱乐部工作 2 接站工作1 确定迎接规格2 设立接站台3 掌握会议代表抵达会议地详情4 开设专用通道与休息室5 迎接交通工作安排 3 会议报到注册1 会议报到2 签到3 收取会议费用4 安排食宿5 发放会议资料6 票务服务7 其它工作 1 住宿服务事项2 登记预定返程票3 设立参观旅游咨询台 专业知识 工作任务2会场服务 工作流程 服务人员到位 为代表合影 工作步骤 会场检查 设备安装与调试 礼仪服务人员的到位与准备 做好会议记录与会议简报 会议代表合影 1 会议记录1 会议概括2 会议内容3 会场情况4 记录签署2 书面会议记录的格式3 图像记录4 声音记录 专业知识 2 会议简报1 会议简报的内容反映会议的主要活动和主要事件反映与会者反响强烈的问题反映代表性的较为广泛的意见反映与会者的新观点 新建议 3 会议服务礼仪1 会议服务人员的语言 举止要求2 礼仪着装礼仪要求3 交往礼仪要求a 握手礼b 交谈礼节 4 会议服务人员应具备的思想素质1 爱岗敬业2 服从第一3 严格遵守规章制度 5 会议服务人员心理素质培养1 掌握心理服务2 了解会议服务对象的心理需求3 掌握会议服务心里策略a 提供 人情味 的服务b 提供以尊重为本的服务c 提供超常 超前服务 工作任务3后勤配套服务 工作流程 工作步骤 餐饮安排 活动安排 安全保卫与医疗保障安排 会议代表返程服务安排 1 就餐安排要求2 会议菜单设计原则3 就餐形式 专业知识 第四节会议后期服务工作任务1 撤离会场 资料整理 会后总结 退房 送站 结账 整理物品 文字资料 资料汇编 影音资料 工作步骤 安排会议代表退房 送站服务 整理会议资料及物品 费用结算 会后总结 退房时注意事项 结账主要内容 会议服务总结 专业知识 工作任务2 建立旅游服务组 确定旅游项目 登记旅游情况 与旅行社接洽 进行旅游参观 工作步骤 组建会议旅游服务组 与旅游合作单位接洽 登记会议旅游情况 安全旅游参观 做好安全保障工作 专业知识 1 会议旅游服务对象1 与会者2 与会者的陪同人员3 与会者家属4 与会其他参与者2 会议旅游考察的特点1 组团规模大2 停留时间长3 消费水平高4 文化主题突出 专业性强