合同评审控制程序.doc

合同评审控制程序 合同评审控制程序 1、合同评审的目的为了维护公司利益，规避法律及资金风险，保证合同的质量和签订效率，根据中华人民共和国合同法及公司实际情况，制定本程序文件。 2、合同评审的范围公司与其他法人或自然人订立的合作协议、合同金额在人民币1万元（含）以上的各种经济合同均需通过评审方能对外签订。 包括常规销售合同、常规采购合同、特殊合同、其他合同等各种合同。 年度采购合同和年度销售合同一年评审一次，通过评审后形成标准合同，授权采购部门和销售部门按标准合同模式签订合同，遇到重大市场波动或需要修订相关条款时，由授权部门发起评审程序重新评审修订。 3、合同的签订与保存发起部门经办人必须凭走完评审流程的合同评审表至经理部合同专用章保管人处加盖合同专用章。 加盖合同专用章时，经理部合同专用章保管人必须严格审核合同评审表的有效性。 任何合同公司至少持有两份，财务部保管一份，经理部保管一份，重大合同发起部门可以持有一份。 公司经理部存档保管公司所有经济合同原件及对应的合同评审表，不定期稽核监督合同的履行情况。 4、合同发起部门的职责4.1合同的市场调研发起部门经办人员在设计和签订合同之前，依据业务要求，涉及销售类合同的，需要对竞争对手及市场供求进行全面的调研，涉及采购类合同的，需要对供应商及市场供求进行全面的调研，并形成详尽的市场调研报告，报告内容涉及竞争对手（供应商）的名称、价格、质量、技术、供货期、市场影响力、服务客户程序文件文件编号文件版次合同评审控制程序文件页码生效日期-1-等相关信息的对比资料。 4.2合同的起草及修订发起部门经办人员负责合同具体条款的拟定及根据合同评审意见对合同进行修改。 合同中必须对合同的主体、形式、内容、标的、数量、质量、价款或报酬（含定金、质保金、付款次数及比例、税金、发票等）、履行期限、履行地点和方式、合同担保、合同解释、保密责任、重大经济合同联系制度、违约责任、争议解决方式、合同的变更和解除等予以明确。 4.3合同的履行当合同开始履行以后，合同发起部门应跟踪合同的履行过程，保证合同的完整履行。 框架合同特别是年度销售及采购的框架合同履行过程中，发起部门的经办人员应定期对帐，确认双方债权债务。 在履行合同过程中，发起部门的经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报部门负责人。 4.2.1经营状况严重恶化；4.2.2转移财产，抽逃资金，以逃避债务；4.2.3丧失商业信誉；4.2.4有丧失或者可能丧失履行债务能力的情形；4.2.5不能严格履行合同或协议条款的情形。 5、合同评审责任人及主要职责5.1发起部门负责人发起部门负责人对经办人起草的合同条款进行全面审核，并对合同的跟踪及执行情况承担全部责任。 5.2分管副总对合同内容、标的物的质量、价格、数量、交付期限及方式、价款及信用期限、验收标准等重要合同条款进行审核、批准。 5.3成本控制工作组（财务负责人）对合同标的物价格、付款方式、信用期限、发票交付、定金条款、违约金条款等涉及公司财务政策和成本控制政策的条款进行审核、批准。 5.4总经理对超过分管副总权限的重大合同进行审核、批准。 5.5各相关部门负责人技术质量部负责对订单销售合同产品的技术质量的实现进行确认，负责对采购合同产品技术质量的要求进行确认和控制，负责提供有关技术质量标准的合同附件。 安全生产部负责对产品的交付实现、产品的成本控制实现、产品的质量控制实现进行确认和控制。 设备动力部负责对产品交付的设备动力支持实现进行确认和控制，负责在设备动力的采购及工程安装等方面的技术质量要求的实现进行确认和控制，负责提供有关设备、工程的技术质量标准的合同附件。 其他相关部门依据合同的类别、性质和涉及到的领域，发起部门可以通知其他相关部门参加并对责任范围承担相应责任，并负责提供本部门相关的合同附件。 6、合同评审程序6.1专题会议评审程序6.1.1由发起人针对合同进行背景说明和市场调研说明，并就合同的关键内容和条款逐一通读，并作相关解释说明。 6.1.2依据合同内容顺序，涉及到相关的部门发表意见和建议，经过研讨后，形成决议，并作会议纪要，填制合同评审表，与会人员在相应栏目签字确认。 6.1.3发起部门经办人依据合同会审意见，对合同进行相应的修订和补充，形成合同定稿，会同市场调研说明文件及合同评审表，提交成本控制工作组审核。 6.1.4成本控制工作组依据提交的资料进行审核，具体审核涉及比对历史数据、网络查询电话复核、进一步进行辅助性的市场调研，确保性价比在合理范围之内。 6.1.5通过成本控制工作组审核后，特殊合同和其他合同，提交总经理审批，由经理部加盖合同专用章，合同返还至发起部门，进入合同监控执行。 常规合同，由分管副总审批后，由经理部加盖合同专用章，合同返还至发起部门，进入合同监控执行。 6.2部门流转签批评审程序6.2.1发起部门向各个相关部门提交合同书、相关背景说明和市场调研说明文件、相关部门需要支持的合同附件和合同评审表。 6.2.2各个相关部门依据发起部门提交的资料，就本部门负责的责权范围，提交相关合同附件资料，并在合同评审表上注明评审意见，评审不能通过的须要出具修订意见。 6.2.3发起部门经办人依据合同会审意见，对合同进行相应的修订和补充，形成合同定稿，会同市场调研说明文件及合同评审表，提交成本控制工作组审核。 6.2.4成本控制工作组依据提交的资料进行审核，具体审核涉及比对历史数据、网络查询电话复核、进一步进行辅助性的市场调研，确保性价比在合理范围之内。 6.2.5通过成本控制工作组审核后，特殊合同和其他合同，提交总经理审批，由经理部加盖合同专用章，合同返还至发起部门，进入合同监控执行。 常规合同，由分管副总审批后，由经理部加盖合同专用章，合同返还至发起部门，进入合同监控执行。 7、附件7.1合同评审流程图7.2合同评审表本程序文件由公司总经理签发即日起生效，相关历史文件同期失效。 签发日期合同评审流程图123456789101112开始市场调查拟定合同常规销售合同常规采购合同特殊合同其它合同生产部、质量部会审相关部门会审市场调查其它合同特殊合同合同执行合同备案结束总经理发起部门分管副总成本控制工作组相关部门C DB AE审批审批成本控制审核流程执行主体职责表执行主体职责明细说明总经理1.负责随机抽查稽核合同评审程序的执行细节工作是否合规。 2.负责特殊合同、其它合同的决策性审核批准。 分管付总1.对合同文本的规范性、合理性进行审核。 2.确认合同属公司运营需要、否决不必要的合同。 3.销售类合同审核竞争力和合同的整体效益。 4.采购类合同审核价格和性价比的经济性。 5.负责责权范围内的决策性审核批准。 合同发起部门（采购部）（销售部）（其它部门）1.制作本部门统一的可行的合同格式文本。 2.收集市场信息，定期填写市场信息调查表。 3.制订合同背景资料和市场调查说明。 4.组织发起合同评审工作程序，判定是否为常规合同或特殊合同，并完成合同会审表或特殊合同会审表的填写。 5.依据会审意见修订合同并与客户协商条款并达成一致。 6.合同执行期内价格及其它发生变化时，补签修正合同。 7.负责合同的执行控制，完成相关的财务结算和欠款催收工作。 安全生产部1.审核合同的交付能力，确认是否能够及时交货。 2.针对与生产相关的设施设备工程类合同，提供意见说明和建议要求。 技术质量部1.审核合同的技术规范及执行标准。 2.为合同提供相关技术质量附件资料。 3.针对技术质量难点提供支持配套方案。 其他相关部门1.为合同提供与本部门相关的支持性资料和文件。 2.审核由本部门负责的合同相关的审核项。 成本控制工作组1.收集市场同行及供应商价格信息，建立性价信息数据库。 2.审核合同的价格、付款方式、税负的合理性。 3.对合同的价格成本控制负责。 经理部1.负责管理合同专用章，依据合同会审表，审阅会审资料并盖章。 2.负责合同的档案管理。 合同评审流程节点说明节点编号节点名称节点操作说明时长节点节点编号节点名称节点操作说明时长节点B2/D2市场调查1.发起部门和成本控制工作组收集市场信息，针对需要组织会审的合同，准备背景资料和市场调研说明资料。 2.销售公司、采购部每半月填写一次市场信息调查表交分管副总处。 3.成本控制工作组每月填写一次市场信息调查表交总经理处。 计划B3拟定合同1.常规合同按照既定的规范合同模板填写相关信息，特殊合同重新设计合同草案。 2.组织相关部门完成合同附件资料的配置，主要涉及技术质量部。 3.拟定的合同草稿必须是已经与客户或者供应商协商达成一致的合同。 4.针对合同，确定是否为特殊合同和其他合同，是否需要组织评审会议。 5.特殊合同5.1针对销售合同为年度合同、本公司尚未批量生产的产品或尚未开发的产品、单笔合同1000吨以上、交货期要求短、价格低于本公司规定等合同；5.2针对采购合同为年度原材料采购合同、单笔采购金额大于50000元的合同、新供应商、新材料、新设备等合同。 6.其它合同委外加工合同、基建合同、劳务合同、法律服务合同或其它相关协议。 计划B4/B5/B6/B7合同类型1.合同涉及常规销售合同、常规采购合同、特殊合同、其它合同。 2.发起部门确定合同是否为特殊合同和其它合同。 无C6/C7合同会审1.特殊合同由发起部门组织组织生产安全部、质量技术部会审。 2.其它合同由发起部门组织相关部门会审。 3.年度合同一年评审一次，遇到合同条款发生变化时也要进行即时会审。 一天D8成本控制小组审核1.根据市场信息调查表，对合同的价格及付款方式进行审核。 2.对已经签订的年度合同，根据市场信息调查表建议发起部门对合同进行补充调整。 2.结合企业财务现状，协助完成合同流程。 一天A9分管副总审批1.分管副总对合同文本的规范性、合法性进行审核，必要时可咨询法律顾问。 2.确认该合同是企业运营需要，监督部门经办人完成合同履约。 3.特殊合同和其它合同请总经理审批。 一天A9总经理审批合同1.总经理只负责其他合同和特殊合同的审批，对关键性实质条款可提出意见，必要时修改合同内容。 2.总经理审批后，发起部门追踪完成合同履约。 一天B10合同执行1.发起部门负责合同审核流程的跟踪，收集各会审部门的意见并适时修改合同内容。 2.合同内容如有变更，及时修正或补充合同。 3.确保合同按照规划的进度审核和履约。 4.常规销售、采购合同，不需总经理审批即可执行合同履约。 合同约定期限B11合同备案1.发起部门责任人将已签署的合同递交经理部存档，其余部门需要时复印。 2.成本控制工作组，针对合同内容做备案处理，以便下次参考