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秘书人员在领导决策过程中的作用摘要：随着时代的发展，现代社会对秘书工作已经提出了更严、更高的要求。秘书工作越来越多地参与到了领导决策当中，他们扮演着越来越重要的角色。在此环境下，如何更好、更有效地发挥秘书工作的参谋作用、助手作用和服务作用已成为人们讨论的焦点。 秘书，亦称秘书人员，是指那些直接辅助领导决策、掌握文书、展开业务活动并全面处理日常事务的工作人员；秘书工作，即是秘书人员在日常工作中要完成的具体工作。随着时代的发展，现代社会对秘书工作已经提出了更严、更高的要求。过去的秘书工作往往只局限于传统的秘书工作本身，因而企业招聘秘书一般也只要求“有一定的写作能力”或“良好的文档管理经验”这类的基本技能。他们除了要求秘书工作所应具备的基本技能和基本素质外，还要求秘书有相当的行业背景和经验，有的甚至还要求会一定的财会知识、敏锐的市场洞察力、懂得市场营销与管理、懂得数据库原理、语言技能等等。理由很简单，因为秘书工作越来越多地参与到了领导决策当中，她们扮演着越来越重要的角色，秘书工作的好坏直接影响到一个领导决策的效率甚而是质量。由于秘书工作的重要性日益突出，在此环境下，如何更好、更有效地发挥秘书工作的参谋作用、助手作用和服务作用已成为人们讨论的焦点。本文将从领导决策的各个阶段来阐述秘书工作在领导决策中的地位和作用。之后，本文将阐述秘书人员要做好这些工作所应该具备的基本素质和秘书人员在辅助领导决策中的一些注意事项。一、 领导决策前，做好相关的准备工作凡事预则立，不预则废。做任何事情之前都要做很多的准备工作，领导决策也不例外。准备工作做得充不充分，直接影响到后期领导决策的难度、效率以及质量。在此阶段，秘书的主要工作包括：营造舒适的办公环境、收集和整理对领导决策有用的信息、合理地管理领导时间并适时地提醒上司、为上司排忧解愁等。1. 营造舒适的办公环境实践证明，人在一个舒适的环境中工作，心情会比较舒畅，注意力也比较集中，从而做事的效率会比较高且出错的概率比较低。由于领导的决策直接决定着公司未来一段时间的大致方针、政策，因而，其工作至关重要。2. 收集和整理对领导决策有用的信息由于秘书部门处于领导与职能部门、下级单位之间的枢纽位置，因而其起着下情上达、上情下达、沟通左右、联系内外的桥梁作用。无论内部员工向领导反映情况或请示裁决，还是外单位来宾找领导联系工作上的事务，一般都会先经由秘书部门来安排。而秘书的工作则是在向上级请示之前应该要尽可能地多收集并整理相关有用的信息以供领导决策。举个例子：某公司总裁正在召集各分公司负责人开营销大会时，该公司财务总监给总裁秘书打来电话称：“某证券公司的罗总想要拜访该公司总裁，希望能和总裁一起吃个饭”。散会后，该秘书将财务总监的话转达给了总裁，总裁想了一会后只好反问总裁秘书：“你看我有必要见这个罗总吗？”由于该秘书在此之前根本没有想过这个问题，因而她愣住了。总裁对此也表示出了失望和无助。事实上，该总裁秘书应该知道：该证券公司的罗总是财务总监介绍过来的，因而其领导（即总裁）对这个罗总并不熟悉。进而可以想到，其领导在作“见不见这个罗总”的决策之前必然会缺乏相应的依据。所以，她在汇报之前有必要去收集该证券公司以及该罗总的相关信息，例如，在接财务总监电话时问清该证券公司的背景和来访意图，或上网去找该证券公司的相关有用的资料，然后在向其领导请示时将这些资料提供给该领导。其领导有了这些信息，自然就能及时地做出决策了。3. 合理地管理领导时间并适时地提醒上司现代企业领导人一个最大特点就是“工作忙”。从内部的人事安排到市场、研发、生产等，几乎无所不包，可以说是千头万绪。在这种情况下，领导的工作则更多地强调要抓住重点和提高效率来进行决策。因而，作为领导助手的秘书，就必须为上司管理好他最珍贵的时间，以达到有限资源的最优配置。否则，领导在这么多繁杂的事务中则很可能会出现工作紊乱、顾此失彼、因小失大等不良后果。此外，由于工作繁忙，很多领导可能很容易地就忘了一些具体的时间安排，而使自己的工作比较被动。所以，作为领导助手的秘书，在管理好领导时间的同时，还应当适时地提醒领导做他该做的事。例如，领导与客户约好了中午见面，则秘书就应该在上午以询问的口吻提醒上司说：“今天您要出去吧？” 如果这天有会，则秘书就要提醒下：“今天您要开会吧？”等等。这样即使领导没有忘，被人提醒一下，也可以起到加深印象的作用，从而能够提前做好准备。二、 领导决策时，做好相关的辅助工作领导的时间是宝贵的，作为领导的秘书，应该致力于如何提高领导的工作效率和减少花在某些细节上面的时间。此外，是人都可能会犯错误，领导也不例外。一个好的秘书，应该要有敏锐的洞察力，在发觉领导决策错误时要及时地进行纠正。而在有些时候，秘书并不适宜马上对领导的错误进行纠正，此时，秘书要适时地给领导创造再决策的机会。1. 提高领导效率，多让领导做选择题，少让领导做问答题领导的工作繁忙，工作量巨大。如果秘书能够在辅助领导决策时尽量让领导做选择题，少让领导做问答题，则可以大大地提高领导的决策效率。举个简单的例子：某公司总裁按照日程安排，他今天应该在九点到十点一刻约见公司A的刘总会谈，确定联合开发新产品的一些原则问题；之后，从十点半到十一点半跟公司B的李总见面，解决产品代销过程中的一些问题。到了十点一刻的时候，公司B的李总准时来到公司，此时总裁仍在与公司A的李总会谈。于是，该公司总裁秘书小柔在做了必要的接待安排后，借为客人加水的名义来到老总办公室并向总裁暗示李总已到。可总裁对小柔的暗示一点反应都没有，还是继续与刘总穷侃。到了十点四十分，她见李总等得有点不耐烦了，于是只好又一次来到老总办公室，这次她递给了总裁一张纸条。纸条上写着：“老总，李总已到。他有些不耐烦了。现在该怎么办？”老总看了小柔的字条后皱了一下眉头，之后仍继续与刘总谈笑风生。小柔只好悻悻地退出总裁办公室，对此她很是不解。事实上，上例中，不是老总不愿回答小柔的问题，而是小柔的这个关于“怎么办”的问题确实让老总很为难。老总在谈兴正浓的时候，他很难在小柔的纸条上做什么暗示，也更不方便中断来回答这个问题。如果小柔把字条的内容改成：“还要让李总等多久？5分钟？10分钟？20分钟？30分钟？”则总裁就能够很轻易且简便地进行决策并给小柔暗示。2. 及时地进行纠正领导决策错误，并适时地给领导创造再决策的机会当秘书人员在确知领导做了一个错误的决策时，其有义务委婉地指出领导工作中的错误以免这个错误的决策给企业造成无法挽回的负面影响。如果当前时机不合适立即指出的话，则秘书人员需要努力为其领导创造再决策的机会。下面这个例子深刻说明了这点的重要性：某天，某公司的总经理气冲冲地给了秘书小温一封信，让她马上打印出来并立即传真出去给深圳的一家合作公司的钱总。信的内容大致是这样的：“钱总，你我两家公司打了这么多年的交道了，你怎能做出这种背信弃义的事来呢，我决定断绝我们两家公司的一切往来！”小温看后觉得有些不妥，因为这件事还不至于到要大动干戈的地步。于是，她对老总说：“老板，您这么做是不是意气用事？”没想老总一听更火了：“你怎么知道我是意气用事？我就是意气用事怎么了？”真是狗咬吕洞宾，不识好人心！小温回办公室后就按老总说的把信打印出来并传真了过去。当下班后老总得知该信已经打印并传真出去后，眼里露出了明显的悔意，因为他知道他自己已经做了一个无法挽回的错误决策。上例中的小温在得知领导正做一个错误的决策时能够及时地纠正，这点是正确的，是一种忠诚的表现，只是她用错了说话的口气。如果小温委婉点对老总说：“老板，容我说句话您别生气，我也觉得这件事是某某公司钱总不对，他不应该不过，如果因此而与之断绝一切往来的话，好像就显得我们不够大度了，您要不要再考虑下呢？”一般老总在听到这一席话后，应该会冷静下来想一想后果而很可能会打消这个念头。即便是老总仍坚持要发这封信，小温也没必要急着把这封信发出去。她应该要在快下班的时候再请示下心平气和的老总，看是否真要把这封信发出去。这是一个秘书的职责，因而老总只会看到小温做事比较谨慎，不会怪她在自己不冷静的时候也跟着自己不冷静。3. 为领导过滤掉一些不必要的干扰领导的工作忙之又忙，工作是重之又重。为了让领导集中精力工作，秘书工作应尽可能地为领导工作屏蔽掉一切不必要的干扰。例如，某些来访的客人是领导不想见的（例如一些既非公务的也非老总认识的人来访），亦或某些电话是与领导工作无关的（包括一些广告电话、推销电话）等等，秘书应该尽量地把这些事情自行解决掉而无需向领导汇报4. 为领导决策做好相关的保密工作。社会的竞争是残酷的，很多时候往往会因为某些知情人士的一句话而导致公司机密泄露，其必然会影响本公司的整体部署、工作安排以及未来发展战略，严重的甚而会给企业带来巨大的名誉损失和经济损失。由于秘书直接辅助于领导工作的特性，其必然会听到很多公司相关的机密，包括公司发展的方针政策、公司与其他公司的合作、公司的人事调动，公司的财政状况等等。因而，为领导的决策做好相关的保密工作尤为重要。在很多时候，秘书也没有必要向任何人汇报其上司在哪、做什么、约见一些什么人等问题，除非这个人是她领导的领导。三、 正确地执行领导决策并认真跟进再好的决策制定出来，如果没有正确地去执行，那么也只能是一纸空文。秘书的工作除了要认真辅助领导决策外，还应当保证领导做出的决策到按预定目的正确地执行。1. 执行领导决策前，要弄懂领导的真正意图，以避免错误地执行决策。领导在下达一个决策时，秘书人员要集中注意力，努力弄懂领导的真正意图，这样才能更好、更准地执行领导的决策。否则，领导的决策可能会起不起预想中的结果。我们来看下面这个例子：秘书小蔓的公司是家电子仪器公司。由于当年公司业绩不错，产品卖得特别好，广告策划部在这里面做了很多的贡献，总经理打算请广告策划部的人一起吃顿饭，让小蔓安排一下。在所有的事情都安排好之后，老总让其通知广告部。可当小蔓回到自己办公室时，办公室主任就打来电话，让她尽快把老总在公司年终大会上的讲话稿写出来。小蔓原本想亲自去一趟二楼的广告部，当面通知他们，但一看自己手头还有一大摊子事要做，于是就用电话通知了广告部经理相关的请客安排。快下班的时候，小蔓打电话给销售部经理，让他赶快把年终总结交上来以便汇总，没想到销售部经理说工作都是广告部的人做的，你找他们要吧。原来，小蔓给广告部经理打电话时，销售部经理正在旁边与他商量工作，自然也得知了老总请客的事情。而且更糟的是，下班之前不仅销售部的人知道了，整个公司的人都知道了。对此，老总对小蔓的表现感到非常地失望。事实上，小蔓在这件事中犯一个错误，即她没有认真领会到老总的真正意图。老总请客，犒劳广告部的全体员工，并不是单纯为了一起吃一顿饭，而是营造一种气氛，让大家高兴高兴，从而达到精神鼓励的目的。我们估且不论销售部经理有没听到，单就请客这件事，小蔓用电话通知广告部经理，给人一种公事公办的感觉，因而气氛出不来，老总请客的效果首先就被打了一个折扣。而如果小蔓在接到老总的指示后，能充分体会到老总的真正意图，则她一定会抽时间去一趟广告部，当面告诉大家老总请客的事。而大伙听到老总要请客的消息后，一定会非常高兴，大家说说笑笑，气氛也就出来了。这样，老总的饭还没吃，老总请客的真正意图已然实现。2. 执行领导决策时，事必躬亲日常工作中，领导特别交待的事，通常都是比较重要的。为保万无一失，秘书在工作中就有责任尽可能地亲自去执行。否则，若秘书交待第三方去执行相应的决策，则难保第三方会不会由于误解了该决策相关的动机、不够专业或过于繁忙而忘记了该做好的事等原因而造成的不必要的麻烦。举个例子：早晨，某公司老总的几个当年一起下乡的朋友约好下午两点来公司拜访老总，老总交待秘书小娜去行政部通知相关负责人用上好的龙井茶接待。可是小娜去行政部时那里没有一个人，于是她便在负责接待的人的座位上留了一张纸条。而事实上，该行政部负责人由于某些原因没有看到那张纸条而只给客人喝普通的纸袋茶。会后，小娜因此挨了一顿批。她感到很委屈。上例中，该领导的决策（用龙井茶接待）没有被执行，最根本的原因是小娜没有亲自切实地把相关的信息通知到行政部相关的负责人。实际上，因为小娜没找着相关接待的负责人，小娜应该在客人到来之前亲自准备好接待用的乌龙茶。这样，就可以保证该领导的决策（用龙井茶接待）能够顺利地执行。3. 领导决策执行后，做好跟进工作并适时汇报情况领导决策执行后，需要有人对该决策执行的情况进行必要的观察和跟进，以确保其按着正确的目标健康地进行。如果没有必要的跟进，则很可能会使决策执行偏离甚至背离了初衷。例如：某公司计划用半年的时间300万元的经费来开发一个系统。可是过了四个月后，相关负责人向负责跟进的秘书汇报说进度有很可能不及，需要增派人手才能完成。此时，秘书就要对当前该决策执行的实际情况向上级汇报。领导收到这些消息后，就可以及时地对当前出现的情况进行进一步的决策，要么删除些暂时可以不做的功能，要么增派人手，以保证该项目能够在即定的时期内完工。四、 秘书人员要做好辅助领导决策需要具备的素质1. 要通晓秘书专业知识秘书只有具备了扎实的专业知识，才能在领导决策的过程中做事处事得当、游刃有余。秘书的专业技能包括收集信息、办公管理、接打电话、起草文书、安排日程、会务工作、接待客人、资料管理、出差准备等等。2. 做知识的“杂家”由于秘书工作的过程中每天都要和各种各样的人打交道，所以，秘书除了要通晓秘书专业知识外，还应当具备各种各样的知识，如：公司概况、公司产品知识、公司服务知识、时政知识、经济学知识、风土民俗、餐饮常识、财会知识等等。这些知识不求精深，但求广博。3. 遵纪守法，做合格的公民领导的任何决策都应该建立在遵纪守法的基础之上。作为领导的直接助手的秘书，则更应该要在辅助领导决策时做到守法、守纪。4. 认真负责，实事求是由于秘书工作直接服务于领导的决策，因而秘书的工作要格外认真，实事求是。否则，秘书一不小提供了错误或虚假的信息就很可能让领导做出错误的决策。5. 敏锐的洞察力，能够与上级在工作中达成一种默契的能力领导人在做决策时往往站得高，看得远。但他一般不会在工作中给秘书讲太多他的想法。这就要求秘书人员具备敏锐的洞察力，能够与领导达成一种默契，这样她才能够体会到领导做一个决策的真正意图并正确地执行。6. 唯物的辩证法秘书经常需要给领导决策提供可选择的备选方案，有时甚至还会参与到一些决策当中。 因而，秘书看问题应该像领导一样，着眼全局。唯物的辩证法思想，可以帮助秘书人员更全面、更准确地看待问题。7. 做自信的人一个人只有对自己很自信，别人才有理由信任你。秘书人员也一样需要这种自信。这样，当你证实了你的能力之后，领导才敢把一些重要的决策交由你去执行。五、 秘书工作在辅助领导决策中的注意事项1. 随身带笔纸，做好工作记录秘书工作的内容过于复杂，因而如果不及时做好记录的话，就很容易忘记一些应该做的事情。随身带笔纸，做好工作记录是一个职业秘书最起码的要求。2. 当天的事情当天做，决不拖拖拉拉有时候，一些秘书的工作量并不是很大，因而时间比较宽裕，久而久之很容易让秘书养成拖延的习惯。比如今天应该完成的事，很习惯地就拖到了明天。结果到了第二天，万一突发性事件很多的话，则秘书工作就可能会变得非常被动甚而是因一时紧张而丢三落四。养成当天事当天做是秘书的一个良好的工作习惯。3. 广交朋友，少树敌秘书在辅助领导决策的每一个阶段，都需要和许许多多的人打交道。如果秘书在平时能够广结人缘，则无论她在辅助领导收集信息的过程还是她在执行领导决策的过程，都能得到相关人员的大力支持，起到事半功倍的效果。4. 对领导多一些宽容，少一些批判每个人都有很多优点，也有很多缺点，领导也不例外。作为秘书应该多看到领导的优点，适应领导的某些缺点，才能在工作中与领导达成一种良好的合作关系和信任关系。5. 注意细节，提升工作质量领导决策的信息要求准确到位，领导决策的执行要求精确到位。秘书人员在工作中如果做事马马虎虎，松松垮垮，则不仅会影响到领导的决策质量，而且可能给企业的发展造成间接的危害。一、参谋辅助作用。 办公室人员在领导决策过程中起着无可置疑的参谋辅助作用。当领导选择决策目标时，秘书部门要依据领导打算解决什么问题的意向，通过调研，广泛深入地了解有关的真实情况，发现和分析工作中的问题，提供领导在确定决策目标时参考。当领导酝酿决策方案时，秘书部门要围绕领导已定的决策目标，收集和处理有关的信息，充分调查研究，广泛听取各方面的意见，准确及时地向领导反映，并且协助领导去组织和协调各方面的力量，对各种备选方案反复进行比较、鉴别这一论证，将其结果加以分析综合，并可提出自己的建议，报告领导决策参考。当领导审定决策方案时，秘书部门要为领导集体的决策会议做好会前准备和会中服务工作，以便于领导在民主讨论的基础上实行正确的集中。同时，还要做好有关文件的起草、校核等工作，将领导作出的决策准确地加以表述并及时下达。领导决策下达后，秘书部门要通过收集信息、调研，特别是督促检查等手段，及时了解和反馈决策的贯彻执行情况和接受实践检验的结果，总结经验，找出典型，发现问题，促进决策落实，并可提出进一步实施决策或者补充完善决策的建议。二、沟通协调作用 从中央到地方，任何一个部门或单位，都设有一定数量的、职责分明的机构，它们级别不同，既互相联系又具有一定的独立性，形成一个复杂的网络。领导在这样一个网络中做出的决策要得以贯彻执行，必然离不开处于网络中心位置的办公室，离不开在其间起着沟通协调作用的办公室人员。领导决策过程中，从纵向上，办公室人员要做好承上启下、上传下达工作，将与决策相关的有效信息传达下去，将基层动向反馈上来。各方面、各部门的信息很多，经过办公室人员综合整理，领导看了，就了解了动态；有时领导还做些批示，就指导了工作。从横向上，要做好单位各部门特别是有交叉职能的部门 的协调、平衡工作，避免出现互相推诿、矛盾纠缠等不良现象，使决策得以有效贯彻落实。三、信息枢纽作用办公室是信息沟通的中枢部门，其信息来源主要有两方面，一是来自下面的实际工作情况和动态反映；二是来自上级的指示精神和外地区、外单位的经验。办公室人员除要获取准确、及时、全面的信息外，还要经过认真的综合处理，提取有价值的信息。也就是说，掌握的信息面要广、量要大，但反映给领导的则要少而精，正所谓“由简而繁繁而简，简中俱是精华点”。领导作出决策后，办公室人员还要在贯彻落实决策过程中，将执行的情况、成绩、经验以及存在的问题及时向领导反馈，充当领导的耳目。信息、决策、执行、反馈、再决策是沿着一个循环系统运动和上升的，办公室人员组织和完成这种循环，在领导决策中发挥着信息枢纽作用。二、办公室人员在领导决策过程中发挥作用时存在的主要问题1在发挥参谋辅助作用方面存在的主要问题(1)夸大参谋辅助作用在方位上，办公室人员是在领导近身发挥综合性参谋辅助作用的工作人员；在组织管理中，是领导者的下级执行者和公务服务者，是领导与群众之间和各部门之间的沟通协调者。办公室人员从事参谋辅助和事务辅助就是从这一角色地位出发的。准确把握自身的角色定位，是办公室人员做到尽职不越位的前提。但一些办公室人员往往因对自身角色定位不明等原因，过分夸大其在领导决策过程中的作用，把“参谋辅助”夸大到“参与决策”，“是领导的一部分”，或自比于魏征之谏唐太宗李世民、诸葛亮之扶阿斗，严重脱离了工作实际。(2)缩小参谋辅助作用决策前参谋辅助有三种类型：一是“顺向参谋辅助”，即紧随领导决策的方向所进行的“辅助性参谋”；二是“逆向参谋辅助”，即领导的决策意图不符合实际情况时所进行的“劝阻性参谋”；三是“侧向参谋辅助”，即领导集中主要精力考虑某方面工作时，为避免领导顾此失彼而进行的“提示性参谋”。决策后，办公室人员要通过调查研究了解和掌握决策意见的执行情况，协助领导搞好跟踪和反馈工作，保证决策顺利地贯彻和落实，或根据客观变化了的形势对先前的决策及时进行调整。但有的办公室人员往往只会“顺向性参谋辅助”，而没有“逆向、侧向参谋辅助”和决策后反馈，大大缩小了参谋辅助作用。(3)否定参谋辅助作用 更有甚者，竟然否定办公室人员的参谋助手作用，从不用心去领会领导的决策意图，失去领导对其的信任。(4)错发参谋辅助作用 “错发”就是“错误发挥”的意思。与夸大不同，错误发挥参谋辅助作用主要是指办公室人员在发挥参谋辅助作用时，提醒劝谏不当，从而影响或阻碍领导决策。比如对领导在决策时出现的缺失、不足或偏差进行规劝时，因为时机不适或语言态度不当，与领导发生矛盾，顶撞领导甚至干涉领导行使职权。2在发挥沟通协调作用方面存在的主要问题(1)沟通不全 完整的沟通是“承上启下”、“上传下达”。办公室人员在工作时，不时会出现有“承上”无“启下”、有“上传”却无“下达”等等沟通不全的问题。比如领导决策后，向相关职能部门传达了决策，只有“向下沟通”，却不再跟踪检查、督促、反馈，没有“向上沟通”，从而在客观形势发生变化时，不利于领导及时调整决策。(2)协调不当 在领导决策过程中，左右协调是十分关键和必要的，比如当下级对上级的某一决定、指示不理解或不完全理解时，要以认真负责的精神去做解释说服工作；当下级对上级的指示、决定、命令有不同意见时，要及时、准确地予以反映，使下情得以上达，以利于上下沟通，步调一致。然而一些办公室人员，常因协调不当，造成决策悬浮，甚至引起矛盾和对抗。比如部门与部门之间有交叉职能、职责不明，办公室人员在协调时没有与双方深入沟通、交流，想当然地把职责“划分”给某部门。再比如几位领导人分别从自己的职能角度，对同一项工作作出不同指示时，办公室人员不去找主要领导出面协调、裁决，却自以为是执行其中一位领导的指示。3在发挥信息枢纽作用方面存在的主要问题 秘书作为领导的“耳目”，为领导者及时、准确、全面地提供信息是其重要的职责。办公室人员在发挥其信息枢纽作用方面存在着以下问题：(1) 信息观念淡薄 当今时代早已步入信息化时代，但一些办公室人员信息观念淡薄，许多反映重大的、具有全局性的信息常常被错过，从而不能为领导决策前提供广泛的信息参考。(2)信息渠道稀少 当前，互联网络迅猛发展，信息早已实现资源共享。上网搜索，各类信息便如雪片般飞来。可是有的办公室人员(尤其是年龄偏大的)还停留在使用传统的狭窄渠道，比如仅从报刊或者聊天方面来获取信息。(3)信息提供不全 办公室人员多在领导决策前提供大量信息，但决策后没有了解和反映领导决策贯彻落实中出现的新情况、新问题以及解决问题的新思路，以致影响领导修正决策。(4)信息质量不高办公室人员提供的较多信息质量不高，还有待在时效性、真实性和适用性上下功夫。三、办公室人员如何提升素质，充分发挥在领导决策过程中的重要作用当前，在社会主义市场经济又好又快发展，领导决策逐渐科学化、民主化的形势下，办公室人员要积极提高自身综合素质，充分发挥在领导决策过程中的重要作用。1提高自身素养和专业能力，保证胜任工作随着社会的不断发展，一些过时的办公室工作内容和形式逐步淘汰，新的形势要求办公室人员必须经过专业训练并具备相应的素养和技能。“万金油”的时代已经被抛弃，不懂业务的“漂亮宝贝”也将被行业拒绝。办公室工作不仅要求办公室人员是“杂家”，更要求是“专家”，要求其知识技能专业化。因此，办公室人员应当树立正确而高尚的世界观、人生观、价值观，树立法制、政策观念，提高职业道德修养和作风修养，培养良好的心理素质，努力通过学习来构建良好的知识和能力结构，掌握现代办公设备和常用办公软件使用以及网络办公的技能。只有自觉提高自身素养和专业能力，才能与时俱进，胜任现代化的办公室工作。2熟悉领导个性，领会领导意图，取得领导信任尽管领导决策都朝着科学化、民主化的共同方向发展，但“一千个领导，就有一千种个性和风格”，比如领导文稿写作，从思维方式看，有的喜欢气势恢宏分析问题，有的喜欢实实在在分析问题，有的喜欢突出一两个重点，有的喜欢面面俱到；从语言表达看，有的喜欢引用领袖讲话、古诗词、谚语，有的喜欢引用案例分析，有的喜欢长句，有的喜欢短句，有的欢排比，有的喜欢语言生动优美，有的喜欢语言朴实无华。个性风格不同，领导意图的表现形式就各异，领会的方法则多样，领会的程度就不一， 收到的效果会有别，当然会影响到领导对其的信任。因此，办公室人员要充分发挥在领导决策中的作用，最基本的就是要熟悉领导个性和风格，善于领会领导意图，取得领导的信任。3善于沟通上下和协调左右，畅通交流渠道 办公室人员要在领导决策中充分发挥沟通协调的作用，必须全面履行其沟通协调职责，着力做好沟通上下、协调左右的工作，畅通交流渠道。当上级的决定、决议、指示、命令形成后要尽快向下传达，使之得以认真贯彻执行，以保证政令畅通，上令下行；当下级对上级的某一决定、指示不理解或不完全理解时，要以认真负责的精神去做解释说服工作；当下级对上级的指示、决定、命令有不同意见时，要及时、准确地予以反映，使下情得以上达，以利于上下沟通，步调一致；当下级某一单位某项工作领先时，应积极组织力量去调研，认真总结经验。及时予以推广以点带面；当下级某一单位某项工作处于落后状态时，要积极主动地协助领导进行重点帮助，以面促点、以面带点，使之尽快迎头赶上；业务部门的一些部门性文件、规定，一般均须先报送办公室修改、审阅，进行协调，以免对同一事项的规定不尽吻合，使下级难以适从；业务部门的一些重要工作安排，如召开请领导参加的会议、开展由领导同志“挂帅”的突击性、临时性工作任务等，一般也须经办公室统一协调，以避免部门之间“撞车”和领导“超负荷”现象的发生；当各业务部门、各单位因认识和处理问题的角度不同引起矛盾时，办公室人员更应充分发挥其协调职责，对过去已有明文规定的事项，要维护政策的严肃性，督促有关方面或协助领导督促有关方面加以认真贯彻落实；对过去尚无明文规定的，要在认真听取各方意见的基础上，处理好各有关政策精神的衔接，并向领导提出解决的意见和建议，协助领导作出裁决，把各方的意见统一到总政策上来。4收集重要信息，认真分析研究，提供多种方案 在经济趋向全球化的今天，随着现代社会信息事业的发展，各部门、各单位、各行业对信息的需