论秘书信息工作 论文.doc

武汉冶金管理干部学院毕业论文题目：论秘书信息工作的途径与方法作者：谢阳学号：09111012系部：文法教研部班级：09级中英文秘老师：孙晓斌 论秘书信息工作的途径与方法摘要 新的形势对信息工作提出了新的更高的要求。我们正处在一个信息社会，要充分地利用信息，必须了解信息的特点。秘书部门是信息集散中心，是领导决策的参谋；因此对于秘书工作来讲，信息具有十分重要的意义。20世纪90年代以来，以互联网为代表的信息网络技术得到了高速发展和广泛应用。网络的应用影响了现代社会生活的方方面面，其中对秘书信息工作也带来了积极和消极的影响。网络为秘书信息工作提供了新的手段、载体和渠道，扩大了信息工作的领域与阵地。同时网络带来的消极方面也使秘书工作面临一系列亟待解决的新问题。信息是现代社会的宝贵资源，随着社会的发展进步，信息的价值将不断飚升。正如世界著名未来学家阿尔温托夫勒预言：谁掌握了信息，控制了网络，谁就掌握了整个世界。信息时代的到来，给我国秘书工作既带来难得的发展机遇，又遇到严峻的挑战，迫切要求现代秘书必须努力提高信息素养，学会利用信息技术开展秘书工作，以提高为领导工作服务的效率和质量。关键词：秘书，信息工作，网络科技目 录一、培养信息意识2二、准确把握信息的核心3三、及时对信息进行处理，加强信息开发 3四、提高信息的质量4五、注意信息的广泛性5六、分类汇总辅助领导科学决策5结束语5参考文献6一、培养信息意识所谓信息意识,就是信息工作人员对事物的敏感度、洞察力和分析、判断、决断的思维过程,是信息工作人员政治素质、业务素质、政策水平、学识水平和分析能力、思维能力、理解能力、反应能力、决断能力等各能力的综合反映。信息工作人员若要从原始的、粗浅的、简单的、动态的信息资源中找出蕴含事物本质及其发展规律的东西来,写出高质量的信息,就必须具备良好的信息意识,具有敏锐犀利的眼光和洞察力。信息科技的发展使我们生活在一个充满信息的时代，面对错综复杂、扑朔迷离的各种现象,只能细心的观察,透过现象看本质,拨开迷雾抓要害,通过敏锐的观察力来捕捉各种能为领导决策提供依据和参考的信息。要真正做到,不为繁杂的信号所困扰,不为万变的现象所迷惑,才能够抓住那些对领导决策有用的东西, 比如，对待信息技术和信息工具的观念。秘书人员如何看待信息技术，如何认识信息网络的功能，这就是衡量信息观念先进与否的一个具体标准。据了解，大多数秘书人员认为，互联网和各种局域网既是一种新的认识工具，又是一种新的交流工具，还是一种新的生产力，秘书工作只有同网络结合起来，才能产生新的生机和活力。但也有部分秘书人员对信息技术有一种神秘感，对信息网络不感兴趣，甚至老死不想网来。这就是信息观念上的巨大差异。目前，国际互联网已遍布我国城乡，上网人数已突破6000万，仍在以前所未有的速度迅速增长；我国大多数党政机关的信息网络已联通至县（区），大中型企业也建立了自己的信息网络，网上的秘书工作信息已达海量规模，多种媒体构成的信息资源均可以作为开展秘书工作的参考资料。如果秘书人员具备先进的信息观念，积极地了解网络，熟悉和使用网络，就可能主动地去利用，从而减少许多不必要的重复工作；反之，就会因为远离网络而对做好秘书工作一筹莫展。现代秘书良好的信息观念，本质上是在尊重知识、崇尚科学、终身学习、勇于创新的基础上，树立起来的信息就是资源、信息就是财富、信息是领导决策的基础和依据的信息价值观。二、准确把握信息的核心。准确是信息的生命，是信息的全部意义所在。秘书收集到的原始信息要可靠、真实，处理信息要坚持主观倾向性与客观真实性相统一。在当今这个信息爆炸的时代，太多虚假信息充斥着我们的生活。这也对我们秘书的信息工作提出了新的要求。怎样准确把握信息的核心成了我们需要攻克的难题。例如，2011年甬温铁路事件，针对当时的死亡人数，网络上各种报道杂乱，怎样把握信息的核心很重要。美国闻名治理学者杜拉克，1944年受聘于美国的通用汽车公司任治理政策顾问。第一天上班时，该公司总经理斯隆找他谈话：“我不知道，我们要找你研究什么，要你写什么，也不知道该得什么结果。这些都是你的任务。我唯一的要求，只是希望你将你认为正确的东西写下来，你不必顾虑我们的反应，也不必怕我们不同意，尤其重要的是，你不必为了使你的建议易为我们接受而想到调和折衷。在我们的公司里，人人都会搞调和折衷，不必劳你的驾。”被西方治理学界誉为“现代化组织天才”的斯隆的一席话，是值得我们回味的。这番话，实质是叫杜拉克独立地去调查、分析、研究，为领导者决策提供科学依据。三、及时对信息进行处理，加强信息开发社会主义市场经济对秘书工作的时效性提出了更高的要求，不仅传递要快，而且收集、加工、检索、输出都要高速度。信息处理不及时，就会失去信息的价值，甚至造成严重的损失。 秘书做信息工作，信息内容是多种多样的，信息工作形式也是多种多样的。打个电话，可以收集到一条信息，也可以发布一条信息；从网络上查找到需要的资料，也是收集到一条信息。我们甚至会发现，秘书的一切工作，都是围绕着信息开展的。所以，秘书掌握正确的信息工作处理程序相当重要。 1信息收集对信息收集、汇总和初步整理的阶段。这一阶段的基本要求就是收集面要广。但是以有限的工作范围和工作时间，面对无限的信息世界，“广”就是一个相对概念。这就要求提高分辨力。只要判断准确，广泛收集的信息中“含金量”就大大提高。2加工分析这是对信息进行分辨、分析和筛选，确定信息的价值，明确或决定信息的存储形式，并使其及时参与其他信息综合利用的阶段。对秘书在这一阶段的工作要求是分析要准，对信息的价值评判要准，综合处理要快。3载体转换这是信息利用的准备阶段，也是选择信息存储形式、手段的过程。信息利用的效率水平，在某种意义上，也取决于信息载体的选择。比如在人烟稀少之处发生的地震，有关地震台网在仪器仪表上马上就能知道震中和裂度。可是，地震造成的伤亡损失却要十天半月后才能知道。两种信息我们都需要，但是因为载体不同，信息的效率就不同，当然我们利用信息或处理信息的情况也因此会有所不同。所以，这一阶段对秘书的要求一是选准载体，努力利用先进的运载手段，使信息效率提高；二是注意保密。信息的非消耗性是一面双刃剑，它既可以使秘书获得信息，也会使秘书失去机会。准确地把握信息扩散范围，使信息成为自己组织的成功胜券，保密工作非常重要。比如水浒传中“宋江三打祝家庄”，前两次均因对情况掌握不准而告失败，第三次让军师吴用化装进入祝家庄侦察敌情和地形，了解和掌握了该庄的防御设施，确定了科学的进攻路线，因而取得了最后胜利。四、提高信息的质量。1、挖掘潜在信息小周工作的单位主要以内销的模式面向市场，在中国已加入WTO的环境下，对外交往关系的不断密切，对外开拓业务是具有很好的发展前景的。小周向经理反映了这个想法，经理肯定了他这个想法，并准备成立外贸部，专门完善落实其对外开展业务的工作。通过中国加入WTO的大环境，小周挖掘其中潜在的适合自己公司发展的有效信息服务公司发展。有效的提高了自己的工作水平和质量。2、提高信息的价值广汽本田在全国有400家4S店与总部平台是连通的。在总部的大屏幕上能看到实时的交易信息。在这个屏幕上，能清楚看见上个月的数据，去年同期的数据，以及相比之下，有什么变化。总部会把由信息反映出的变化告诉每个店。广汽本田设置了TD=T2（统计该数据的系统时间）-TR（特约店DCS数据传送系统最后一次连接广本的时间）这样的函数，而且会把TD排名最差的5名以邮件方式，提醒相应的5个店负责人。譬如，最后一名的TD为1423分钟，那么“最差邮件”会自动发送：“贵店已经连续1423分钟没有与广本交互数据。”不用批评和处罚，只要把这个准确的信息客观而及时地传递到相应的4S店，就能得到事实上的改善，4S店的效率马上提升。而且整个销售链条上的信息更透明，效率更高。张京生表示，“其实，我们做的很简单，就是持续、准确、定义、传递事实，却达到了很好地改善企业运营，甚至转化为生产力的效果。”总部的信息分享给各4S店，没有批评与责备，让他们自己分析信息后，自己努力，提高销售业绩。有效的提高了总部信息工作的价值，也让员工时刻了解公司信息。更好的服务公司。3、将信息服务工作比如：某县召开第三次党代会。党代会前，此县工作主题是“推进新跨越，构筑新城区”，经过几年的发展和建设，我县已基本建成了新的城区。所以，在这次党代会上提出一个适应形势、鼓舞人心又切实可行的工作主题，也就是明确今后发展的大方向，就显得尤为重要了。为此，县委办的秘书全体出动，精心组织了发展思路的专题调研活动，通过召开座谈会、发函征求意见等形式，收集了方方面面的意见，在深入调研的基础上，我们向县委主要领导提出了“打造工业强区，构建和谐县城”这个工作主题的建议，并在县委常委会上陈述了三点理由，第一，本县是一个工业大县，基础在工业，潜力在工业，希望在工业，工作主题要是不突出工业，就脱离了本县的实际；第二，本县目前还是一个工业大县，还不是一个工业强县，要从工业大县向工业强县转变，还有一段路要走，这也是我们今后努力的方向，同时也符合上级和形势发展的要求；第三，打造工业强县，并不是一味地狭义指发展工业，而是通过发展工业，来带动生产性服务业的发展，并运用抓工业的理念来谋划农业。最后，这个工作主题得到了县委领导的高度肯定并在常委会上获得一致通过，也得到了各界代表和人士的广泛好评。大家都反映，这个工作主题抓住了重点，明确了目标，也很鼓舞人心，是一个很好的发展指南针。五、注意信息的广泛性即信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各个方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，择善而从，作出正确的判断和决策。绍兴是有名的轻纺城，生产的布料质量优良，受到南方的欢迎，可那时并不受到北方人的欢迎。于是秘书部门通过市场调查才发现，流行于南方的颜色可并不受到北方人的喜欢。于是企业领导立即改变对北方的经营策略，给企业带来了很大的经济利益。这都是值得秘书人员借鉴的。所以随着社会市场经济的不断完善，秘书为领导提供新、实、准的全方位信息，并辅助领导进行管理已成为必要。为更好的做到信息的收集和利用，更准确的把握信息，我们可以建立完善的信息工作系统，做到“四化”。一、是科学化，要求信息反馈的内容紧紧围绕当前的工作要求，达到多、新、快、实，特别是要求确保真实性与准确性； 二、是专业化，要逐步建立立起一支专门从事信息反馈工作的队伍； 三、是制度化，要坚持大事日报逐级反映信息的制度； 四、是现代化，除了使用常规的电话、传真等手段设备外，还要学会使用计算机网络、光纤通信等现代化传输手段，以便更准确更迅速地开发各种信息资源。六、分类汇总辅助领导科学决策。要根据不同领导机关和领导者的不同要求提供信息。除一些需要共同重视的信息以外，本级领导机关所需要的信息，并不一定都是上级或下级领导所需要的信息；别的部门所需要的信息，不一定为本部门领导者所需要。一条有价值的信息对于不同层次不同部门的领导者，其参考价值并不相同。秘书人员必须注意研究不同层次的领导者和服务对象的不同要求，在信息的投向上有针对性，区别对待，注意适用对路。结束语随着现代科学技术的飞速发展，人类已进入了信息社会和知识时代，新的形势也对文秘提出了数字化、国际化、全球化的要求，秘书的工作重点由比较单一的事务服务转变为事务与参谋并重，工作方式由被动服务转变为主动服务。在现代企业管理中，领导者必须实行科学决策，要求秘书工作者不仅要办文办事，还必须出谋献策。传统的工作观念、工作方式已经适应不了新形势的发展。所以新