档案资料论文.doc

摘要：档案信息资源是一种原生的，独有的，不可替代的信息资源。加快挡案信息数字化进程，积极开发档案信息资源，促进档案信息化建设，满足社会对档案信息资源的需求具有十分得要的意义。结合长江科学院科研档案信息化建设的实际，对影响水利科研档案信息化建设进程的因素进行了分析，并提出了一些有关加快水利科研档案信息化建设的建议，以达到档案管理自动化、档案信息数字化、信息存储海量化、信息传递网络化和信息利用共享化的目的。关键词：档案管理；信息化；档案管理理念；水利科研中国分类号：G270.7 文献标识码：A水利科研档案管理属水利科研的基础工作。水利科研档案既是水利科研成果的集中体现，也是设计、施工、监理、基建等活动的重要依据。水利科研档案信息化建设中的重要组成部分。长江科学院（简称“长科院”）作为水利行业公益性科研机构，从20世纪90年代开始，就投入了人力、物力开展档案信息化工作，陆续取得一些成效。然而，水利科研档案信息化建设是一项规模大、涉及面广、技术性强的系统工程。要有序推进档案信息化管理，必须转换档案管理模式及更新档案管理理念、加强档案基础工作，提高档案人员素质。1 水利科研档案信息化建设特点随着社会信息化进程的加快，网络技术的迅速发展，水利科研档案管理模式正在向以计算机管理为手段、以网络传递为环境的数字化管理模式转变，电子档案将成为未来水利科研档案的主体，新时期档案管理模式呈现以下特点。1.1 档案信息载体电子化目前，在水利科研工作中形成的各种文件的文本、表格、图形、图片、声像等都是以电子文档的形式保存下来的，档案介质正在从纸质向电磁介质转变。从存贮介质看，硬盘、软盘、光盘等系列存储设备具有容量大、占用空间小、便于修改等优点，为电子化档案的保存提供了有利存贮条件。现代的存贮设备不仅可以节省库房空间和档案装具，而且可以节约大量的人力、财力和物力，将大大提高档案管理的规范性和工作效率。电子化档案将最终改变档案资料载体形式。1.2 档案信息组织形式网络化传统档案工作的信息组织大多是人工方式进行的，采取的是手工登记、编目、造册的方法，只能按类别、年份进行比较粗的分类。在网络环境下信息组织模式、信息处理技术及信息利用方式都发生根本性的变化，档案现代化管理可以实现归档、编目、查询检索和借阅管理的自动化，便于档案信息的接收、传递和存储，有利于网络环境下档案信息资源开发和利用。1.3 档案信息查询检索自动化档案信息管理的终极目标是把档案中的知识、技术、成果信息及时有效、合理、合法地开发利用，提高档案的利用率。传统管理方式下只能根据归档的分类方式，按类进行简单查询，检索条件简单，查询结果比较单一；实现数据库系统管理后，可以根据主题词、关键字进行全文检索，也可以将多种条件组合在一起进行复合条件的查询，让信息技术所包含的科技含量在水利行业中得到充分体现。1.4 档案信息流通网络化由于传统档案工作的信息组织大多是人工方式进行的，档案实体管理是在单独的档案室进行封闭的静态管理，独立性强。而信息社会的特征就是网络化，计算机网络极大地促进了信息流通与知识的传播。档案信息管理必须融入网络环境，利用网络进行过程管理、借阅管理和信息发布，将使档案信息越来越“大众化”，从而实现水利档案资料的资源共享。2 档案信息化建设影响因素分析2.1 重“藏”轻“用”的管理观念比较突出档案管理的核心工作有两个方面：档案的实体保管；档案信息资源的开发利用。实体档案是建立、扩充高质量数据库的根本，也是信息系统赖以存在的前提和实现功能的基础。在水利行业各单位档案管理部门，目前重“藏”轻“用”的管理理念比较突出，主要表现为：注重档案的实体管理，以及对文件材料的归档工作，强调案卷的数量、案卷装订的美观；注重档案管理硬件设备的投入和库房设备的齐全；忽视档案信息资源的开发利用，将档案的收集、保管情况作为衡量档案工作的主要标准，过分强调档案的归档率，使得档案馆（室）大体上只是个科技文件保管单位，档案资源多表现为一种静态的、封闭的资源，档案工作出现了一种高积累、低附加值产出的现象，档案信息化功能弱化，利用效率不高，从而使科技成果不能快速转化成生产力。2.2 档案实体编号混乱档号是存、取档案的标识符号，是排架和统计卷册的基本依据，反映了本单位档案的体系和物理位置。目前，单位历史较长的单位包括笔者单位在内的档案馆，馆藏内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度长，且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况，主要反映在以下几个方面：（1）档号不规范，编号方案、形式不统一。长科院档案室在不同时期水利科研档案实体的档号编制方案有3种：1987年之前，档案一直按项目号（工程代号）-机构代号（专业代号）-案卷号-册（件）号组成的，没有年代及排架号，整编完的档案按机构排架，容易出现倒架和错排现象；1987之后档号改成按年度-排架流水号组成；1994年后又改成了按机构-年度-项目号（工程代号）-案卷号-册（件）号组成。（2）在文书档案中存在案卷标题不规范、问题标注含混不清、卷内无文件级检索目录、文件标题不全、责任者不明等现象，以致于部分内容未被案卷标题涵盖，有些文件就很难检索到，从而产生漏检，影响档案利用率。（3）组卷规则不规范、不统一，如有按时间组卷的，也有按职能部门管辖权限组卷的。（4）档案整编工作中对“卷”和“件”概念模糊，对一些文件之间没有互相联系的文件，诸如文书档案、质量检测档案、合同档案和基建档案等，均应按文件级管理的却硬是牵强组卷，按案卷级管理，既不方便利用（按“件”检索、借阅、复印等），又不利于档案的信息化处理。2.3 电子文件归档电子文件归档就是将具有完整的背景信息和数据需要继续保存的电子文件，一并移交到档案部门控制的计算机系统中（包括各种存贮设备、网络服务器中）。电子文件归档改变了传统文件的归档过程，由于电子文件具有信息的非人工识读性、系统的依赖性、信息的易变性、信息与载体间可分离性、信息存储的高密度等特性，因此，无论是采用脱机归档还是联机（网络传输）的方式归档，都要保证电子文件的安全性、原始性、真实性、完整性、系统性和可读性。但在水利档案中，对大量的地形图、地质图、遥感图像的信息处理，要保持以上特性是一件比较困难的事情。如何规范电子文件格式的转换、图片文件的处理及数据压缩等都还需要进一步研究和探讨的。2.1 缺乏复合型档案管理人才档案管理工作水平的高低直接影响到档案价值的发挥，而决定档案信息管理水平的关键在于管理人员的业务素质和技术水平。随着计算机技术和网络技术日新月异的发展，档案信息化需要一些既精通档案管理业务，又具备计算机技术、慢吞吞络知识和数据库管理系统知识的年轻人。目前，普遍存在档案管理人员知识结构老化，年龄偏大，信息处理能力不强，不能很快地运用新技术处理档案管理信息等问题。3 加强档案信息化管理的几点建议3.1 加强档案基础管理工作档案的基础性管理工作，是档案信息化建设的前期准备。要对档案实体进行科学有序的管理，首先，要做好档案实体的前期处理工作。笔者认为，档号的编制要规范，要统一档号编制方案和档号形式，档号要能正确反映档案的分类和排列次序，以便于保管和查找。水利科研档案档号宜采用：全宗号-年度号-分类号-案卷号-件（册）号的形式；文件档案宜采用文件级管理，档号形式采用：全宗号-年度号-保管期限-件号。这种形式比较适合水利科研单位档案的保管，也便于利用计算机管理。其次，档案著录要规范。尽量采用最精确的词语涵盖案卷的内容，对于有多个称谓的个人、机关、团体的档案，在著录时应使用同一个称谓、同一题名，以确保检索点的一致性和唯一性；“水利工程名”是检索档案的一个重要途径，但是同一水利工程在不同时期也有不同的名称，如：“南水北调工程”以前统称“引汉灌渠工程”，“葛洲坝工程”在“文革”时期称作“三三0工程”等，长科院在档案数据库建设过程中编制了统一的单位机构名称和水利工程名称表，作为建设数据库的字典库，以保证检索点的准确性。要加强水利档案标引质量的控制，档案的标引包括分类标引和主题标引，首先要确定适合本单位使用的分类法和主题词表以及标引深度，在具体标引时要正确分析档案的主题，规范标识符号，对档案中有检索价值的局部主题、隐含主题、次主题要用多个主题词做更详尽的标引，尽量做到前后标引一致；对于主题内容相同的档案资料或不同档案资料中相同的主题内容，应注意保证标引结果的一致性，以降低档案资料的漏检率，提高查全率、查准率。就长科院的情况而言，还要加大文书档案立卷改革步伐，将合同档案、质量检测档案、基建档案以及会计档案案卷级管理改成文件级管理，对原始文件进行规范化的整编和信息组织，为档案信息化做好数据准备工作，是实现水利档案信息化的根本保障。3.2 加快档案管理文档一体化的进程文档一体化管理是将文件和档案作为统一的系统工程，要加强文件管理的超前控制，就必须要求每一个单位的文件、档案类目划分和设置要准确、文件转换格式要标准和规范，使各类文件管理系统都能和档案管理系统的数据接口紧密衔接起来。档案部门应改变传统档案工作模式，在单位网站的网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，让本单位科研人员利用本单位的局域网站，足不出户就将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，从而大大提高工作效率和管理水平。3.3 加快馆藏水利科研档案数字加工工作目前水利部正在开展“水利文献信息系统建设”项目建设，该项目主要是在水利部系统联合建库，实现水利部系统的水利文献资源共享，长科院也参加了该项目，正在积极开展科研档案的数字化加工工作，计划先集中力量把水利科研成果报告进行扫描后转换成数字文件，再利用清华同方TPI数据库管理系统建设本单位的科研档案数据库。随后，也应扩大到文书档案、基建档案、会计档案和合同档案等不同种类的档案管理工作中，争取用最快的时间实现长科院各类档案的全部数字化，从而达到档案信息资源共享的目的。3.4 利用局域网提供档案信息在线服务传统档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案实体的方式，在信息化时代里必然要发生根本变化。因此，要创新服务理念和服务模式，由过去那种被动的、手工式的档案提供利用方式，尽快转变为主动的、现代化的档案服务方式。长科院档案部门已经实现了在单位局域网上建立档案资料查询网页，向本单位科研人员提供数据库系统查询档案资料信息，并可通过单位局域网的即时通信系统“飞鸽传书”、“腾讯通”、电子信箱等服务方式与档案管理人员联系，进行信息交流，档案管理人员可在线回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，通过改变服务模式，提高服务质量。3.5 加强信息技术人才的培养档案部门应尽快建立一支以管理型人才为基础，复合型人才为重点，高科技专门人才为骨干的档案队伍，以满足档案信息化建设的需要。目前应加强对现有档案工作者信息人意识的培养，提高档案人员处理信息的能力，熟练运用信息资源管理理论和信息技术手段，对档案信息资源实施科学管理与有效开发利用。长科院正在制定切实可行的培养计划，鼓励专、兼职档案人员通过在职培训，学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、网络技术知识、现代水利管理技术知识、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用信息技术的能力，以适应档案信息化的发展。4 结语档案信息化建设是当前和今后一个时期档案部门的一项重点工作。必须加快档案管理现代化基础设施建设，保证电子文件有效安全运行和归档；必须统一档案信息资源管理的规范，使电子文件的归档、保管、利用等工作实现有序化、标准化；必须加强信息技术人才