江西建工财务初始化实施方案(第二版).doc

江西省建工集团公司综合项目管理系统财务实施工作方案江西建工项目组2011.01120目 录一、财务管理实施计划1二、集团财务管理实施要点52.1 实施集团财务管理的步骤52.2集团财务实施路线图62.3集团财务集团级管理的效果图72.4 统一会计制度与基础数据72.4.1 科目体系72.4.2 会计期72.4.3 会计科目设置用辅助核算替代科目明细核算82.4.4 会计科目设置辅助项核算实现集团公司并账管理的要求82.4.5 记账本位币92.4.6 财务初始余额92.4.7 系统上线后基础数据的维护流程92.4.7.1员工维护102.4.7.2客户供应商维护102.4.7.3 会计科目维护142.4.7.4权限设置15三、集团财务管理应用手册163.1系统帮助163.1.1帮助163.2账务初始163.2.1基础设置说明163.2.1.1往来单位的增加163.2.1.1.1客户维护163.2.1.1.2引入系统已有客户183.2.1.1.3新增客户（模式选择可以参照2.4.6.2客户供应商维护）193.2.1.2辅助项设置213.2.1.2.1辅助项类型设置213.2.1.2.2辅助项设置233.2.2总账初始273.2.2.1初始前的准备工作303.2.2.1.1接收科目303.2.2.1.2科目设置313.2.2.1.3基础设置353.2.2.2总帐科目余额初始383.2.3客户中心初始493.2.4供应商中心初始513.3总账业务523.3.1凭证处理543.3.1.1凭证录入543.3.1.2凭证打印563.3.1.3凭证修改603.3.1.4凭证加工603.3.1.5凭证查询603.3.1.6凭证审核613.3.2自动转账凭证613.3.3期末处理623.3.4账簿管理633.3.5其它账务管理查询643.3.5.1部门账查询653.3.5.2个人账管理663.3.5.3辅助项账管理663.4客户中心673.4.1客户卡片673.4.2客户卡片清理：683.4.3应收账表查询693.4.4账龄分析与坏账准备计提713.5供应商中心753.6现金中心753.6.1日常对账管理753.6.2实现配置783.7账务相关基础信息823.7.1新增员工823.7.2客户供应商信息引入823.7.2.1客户引入823.7.2.2供应商引入833.8报表中心843.8.1报表计算843.8.2报表的复制853.8.3报表打印853.9合并报表的应用883.9.1简单操作流程883.9.1.1基础数据/内部单位设置893.9.1.2报表组别类型设置903.9.1.3定义统一的合并项目903.9.1.4定义总做底稿、合并报表格式和取数公式913.9.1.5接收分公司报表953.9.1.6录入抵消分录963.9.1.7工作底稿计算生成963.9.1.8合并报表计算生成973.9.2完整操作流程973.9.2.1 核算科目设置983.9.2.2 内部往来设置983.9.2.3 合并报表项目设置993.9.2.4 科目项目对应关系设置993.9.2.5 固定项目对应关系设置1003.9.2.6 合并报表初始1023.9.2.7 合并数据计算及传输1053.9.2.8 对账、自动生成抵销分录1083.9.2.9 抵销分录补输及处理1103.9.2.10 工作底稿设置及生成1113.9.2.11 生成合并报表114一、财务管理实施计划本次财务信息化将采用统一规划，分步实施，突出重点的原则进行。财务实施计划布置如下：实施范围：集团本部、各实体公司、直管企业以及各总承包公司及其下属分公司、项目部初始会计期：统一以2010年12月底余额作为初始数，即以2011年1月为初始会计期实施计划： 第一阶段：2010年12月 基础数据准备、财务系统平台搭建并进行集中培训。第二阶段：2011年1月并逐步对各单位进行初始化、进入试运行阶段（与原系统同步并行,以原系统为主），2011年2月底将对试运行情况进行总结；第三阶段：2011年2月-3月整体全面运行阶段（与原系统并行，逐步转变为以新系统为主），并于4月初通过系统正式出具报表（季报），2011年4月底将对运行情况进行总结。附：财务实施组织表、实施计划表财务实施组织表：江西建工集团财务组织列表帐套代码帐套，名称级次所属单位帐套负责人A010000江西省建工集团公司1江西省建工集团公司虚拟组织A010001 集团公司本部2集团公司本部 A010002 集团公司机关3集团公司本部徐卓献、黄健、邱叔荣 A010003内部银行3集团公司本部邹跃英 B010001实业公司3实业公司邱叔荣、徐卓献 B020001 海外工程公司3海外工程公司吴悠B030001 江西省装潢公司2装潢公司徐佩恩B040001 江西省建筑工程建设监理公司2监理公司叶琳B050001 江西省建设机械租赁公司2租赁公司叶琳B060001 江西省建筑工程物资供应公司2物资公司叶琳B070001 江西省建工房地产开发有限公司2房地产公司叶琳B080001 砼公司2砼公司叶琳B090001江西建工第一建筑责任有限公司2B100001江西建工第二建筑责任有限公司2B110001江西建工第三建筑责任有限公司2B120001江西建工第四建筑责任有限公司2 C010001 第一总承包工程公司3第一总承包黄健 C020001 第二总承包工程公司3第二总承包黄芳 C030001 第三总承包工程公司3第三总承包颜运斌 C040001 第四总承包工程公司3第四总承包黄美琴、胡训菊、黄美琴 C050001 第五总承包工程公司3第五总承包徐文清 C060001 第六总承包工程公司3第六总承包谭蓉 C070001 南方总承包工程公司3南方总承包魏琴娇 C080001 北方总承包工程公司3北方总承包胡训菊、刘云飞 C090001 江西省建工集团路桥工程公司3路桥公司黄健 C100001 集团本部直属工程处3集团公司本部黄健 C110001 赣州分公司3赣州分公司张绍平 C120001 新一总包3第一总承包黄健 C130001 第三自建项目部本部3第三自建项目部徐文清、黄健、颜运斌、喻小成 C140001第四工程部本部3第四自建项目部张绍平 C150001 第七自建项目部本部3第七自建项目部颜运斌 C160001原总承包本部3原总承包本部胡训菊、黄美琴、黄健、颜运斌、徐文清、谭蓉实施计划详细安排如下：江西建工集团财务管理实施计划表序号里程碑子任务执行截止时间新中大建工1基础准备1.1硬件准备2010-9-151.2网络准备2010-9-301.3软件准备2010-10-302基础资料准备2.1会计政策的整理2011-1-052.2标准会计科目2011-1-052.3部门、地区、往来单位（客户、供应商、业主、分包商等）、员工、项目数据整理2011-1-052.4资产分类的整理2011-1-052.5财务报表样表上交2011-1-153实施阶段3.1用户权限设置完成2011-1-10前3.2账务系统设置完成2011-1-05前3.3财务管理系统试运行账务、报表、固定资产培训2010-12-54初始化数据补录4.1财务初始数据录入2010-1-15前4.2财务数据初始化工作确认完成2010-1-15前5系统交付试运行5.1财务管理信息系统交付试运行2010-1-205.2报表格式、公式编辑2010-1-25前5.3报表编制、集团合并报表编制2011-1-315.4试运行总结分析及系统调整2011-2-256系统交付总结6.1季度报表编制、集团合并报表编制2011-4-156.2财务系统全面交付总结2011-4-25二、集团财务管理实施要点2.1 实施集团财务管理的步骤实施集团财务管理的步骤：1、集团公司：确定财务组织关系，根据管理需要构建本集团独立建账组织和职能部门，搭建财务组织架构图；2、集团公司：确定本集团会计政策和会计制度，确定不同行业板块的科目体系和辅助核算要求；3、集团公司：统一组织编码方案、员工号编码、往来单位编码、会计科目编码、辅助核算编码，完成基础数据的初始化设置和科目体系下发；4、分支机构（含总部）：在基础数据标准化以后，各独立建账组织及时核对本组织相关基础数据，导入本组织科目体系，根据本组织核算需要增加明细科目或者增加辅助核算项目；5、分支机构（含总部）：根据标准化基础数据转换新旧帐，准备总帐、往来账、项目帐、部门或个人帐初始化数据；6、分支机构（含总部）：各总帐、往来账、项目帐初始化，并开始补录日常帐务数据；7、集团公司：制定凭证、账簿打印格式，编制集团公司统一报表；8、集团公司：配置集团管理元素（相当于集团科目），编制合并报表，进行资金管理基础配置；9、分支机构（含总部）：资金计划申报、审核；10、集团公司：资金拨付控制；11、各组织完成本组织账务数据，集团公司进行集团管理数据分析。2.2集团财务实施路线图集团财务实施路线图：2.3集团财务集团级管理的效果图实现集团财务的集团级管理的效果图：【说明】在集团财务集团管理下可以穿透式查询某科目多个组织余额，同时审计追踪到该科目某个组织的明细账、原始凭证2.4 统一会计制度与基础数据2.4.1 科目体系在系统中全面采用江西省建工集团公司会计科目规范（2010版-适用新会计准则），一级科目由集团制定并统一，部分科目需要统一到二级。整个集团公司共用一套科目体系。会计科目编码规则设置，根据不同科目体系而不同，如集团科目体系4-3-3-3-3-3，共6级19位，内部银行科目体系4-3-2-2-2-2-2-2，共8级19位。2.4.2 会计期新中大i6P系统支持总共达14个会计期，企业根据核算的需要设置会计期，本方案建议采用公历年份，即每个会计年度自1月1日到12月31日，会计年度划分为：每个会计年度划分为四季，每季有三个会计期。2.4.3 会计科目设置用辅助核算替代科目明细核算本项事务是对系统中科目结构设置情况的描述，初始情况由实施组配合江西建工设置完成，以后的维护由财务系统维护岗位负责。新中大软件会计科目结构的设置通过灵活定义会计特征，每个科目特征可以分别记录往来单位、部门、员工、项目、合同、票据、会计科目代号等与财务管理相关的信息，改变了以往仅能通过增加明细科目反映附加信息的状况，无需为增加某一信息而必须在自然科目增加下级科目，从而使整个会计科目结构更加精简和清晰。2.4.4 会计科目设置辅助项核算实现集团公司并账管理的要求根据集团公司集团财务处的要求，各级单位的项目部不再单独设立财务组织（即：财务帐套），各级单位与其项目部统一设置一个财务组织。 新中大软件可以通过设置科目辅助项核算的方式，在同一个组织里面将每个项目部所发生的收入、成本、费用等相关财务信息直接归属到具体项目部的账上，并可以出具各个项目的相关报表。如下图：2.4.5 记账本位币江西建工现在记账本位币为人民币，虽然有外币（美元和欧元），但基本上是通过外币再转换成人民币结算，对于建工海外公司需要按当地的会计准则或国际会计准则要求出具外币帐套，可增设本位币为外币的帐套。2.4.6 财务初始余额本项事务是对系统中科目结构设置情况的描述，初始情况由江西建工设置完成，以后的维护由系统维护岗位负责。 新中大国际财务软件中科目特征有现金银行、数量类、客户类、供应商类、个人类、一般，同时科目又可以进行相关的辅助核算如：部门、辅助项、外币等核算方式。由于科目性质的不同在余额初始时就有不同的要求。2.4.7 系统上线后基础数据的维护流程基础数据编码简要规则如下：编码项规范说明账套编码0000ZZZZ，四位流水组织编码参照HR系统编码部门编码参照HR系统编码人员编码参照HR系统编码科目编码4-3-3-3-3-3固定资产编码主类别代码+4位流水分类标准参照国家标准：GBT 14885-94 材料编码2-2-2-3参照江西建工集团基础数据编码规则辅助核算项目编码根据企业情况和财务核算需要统一辅助核算 其中现金流量项目编码软件系统内定 往来单位客户：U+6位流水供应商：S+6位流水分包商：S+6位流水分包商放到供应商中客户类型2-2-2-2-2-2-2-2供应商类型2-2-2-2-2-2-2-2含分包商财务类型2-2-2-2-2-2-2-22.4.7.1员工维护员工由各单位人力资源部门维护，各单位人力资源部门应先向总部申请，并备案。2.4.7.2客户供应商维护目前针对江西建工的现状，客户供应商的信息维护可以采用以下两种模式，现简要介绍如下：第一种模式：客户/供应商信息维护权限放在集团本部，应指定专人维护，至于放到什么部门由江西建工根据管理需要确定。客户/供应商信息的增加、修改、删除、引入等日常维护工作统一在“A010000江西建工集团”组织里维护。下属各板块分支机构没有客户供应商新增、删除和引入的权限，仅仅保留对所分配的客户/供应商修改部分信息和查询的权限。见下图： 【流程说明】例如“一包公司”发生一笔业务，但是在“一包公司”这个组织里没有该客户，现在“一包公司”相关负责人就要向集团总部打“增加客户信息申请单”，最好有纸质文档以备信息归档备案。同时将该客户的全称、税号、联系地址、联系方式、开户行及银行账号相关信息提交集团本部对应负责人审批（视建工集团管理需要确定是否审批和审批方式），审批同意后，交由客户信息维护员做该客户的信息维护工作。维护好之后登录申请单位的组织将其引入。供应商信息维护方法和步骤同上，流程图见下图： 第二种模式： 客户/供应商信息维护权限放在集团本部，分别由指定专人负责。客户/供应商信息的增加、修改、删除等日常维护工作统一在“建工集团”组织里维护。下属各板块各分支机构没有客户供应商新增、删除权限，但拥有从集团组织“建工集团”引入客户和修改部分信息的权限。如下图： 【流程说明】还是以“一包公司”为例，假如“一包公司”发生一笔业务，但是在“一包公司”这个组织里没有该客户，现在“一包公司”相关负责人就要向集团总部打“增加客户信息申请单”，最好有纸质文档以备信息归档备案。同时将该客户的全称、联系地址、联系方式、开户行及银行账号相关信息提交集团本部相关负责人审批（视建工集团管理需要确定是否审批和审批方式），审批同意后，交由客户信息维护员做该客户的信息维护工作。客户信息维护员需要做的操作是：进入“A010000江西建工集团”这个组织将该客户录入系统。然后通知“一包公司”相关人员自行进入“一包公司”的组织，进入客户设置，将新增加的这个客户引入到其组织中即可。供应商信息维护方法和步骤同上，流程图见下图：两种模式的区别：两种方法不同点是，下属公司有没有客户、供应商的引入权限，以及由此带来的集团对应扎口部门客户、供应商信息维护员的工作范围的变化。 分包商信息维护同供应商。【名词解释】【引入】是指软件中对于已经维护进系统的客户或者供应商信息，其他单位如果也和其发生关系，没有必要再重新输入，只需将需要的客户或供应商信息从别的组织引入进来即可。2.4.7.3 会计科目维护会计科目维护流程参考如下图：2.4.7.4权限设置在系统中，权限授予涉及到三个角色：administrator、财务主管、普通操作员。1、Administrator的职责是赋予财务主管的权限（能给操作赋业务操作权限的权限）和操作员能够登录的组织。也就是所有操作员的登录组织都要administrator首先给予。2、财务主管可以给已经具有某些组织登录权限（administrator赋予）的操作员赋具体模块的业务操作权限。现在需要确定的是，所有操作员的所有权限都放到集团财务处来维护,还是集团财务处只给操作员赋予登录组织的权限以及下面单位的财务主管可以给别人赋权的权限，然后下面单位的会计人员的权限由各自的财务主管赋予。三、集团财务管理应用手册3.1系统帮助3.1.1帮助说明：在系统中的每一个界面都有帮助文件，一般常规操作都会在帮助文件中体现，请经常查阅。见下图：3.2账务初始在正式账务系统之前需要完成系统的初始工作，账务系统初始的正确性和合理性直接关系到以后账务处理工作的准确性和适用性，所以在进行账务初始时务必做到完全正确。本节主要介绍新中大软件集团财务系统的账务初始步骤以及注意事项。在本阶段需要初始的模块是总账中心、客户中心、供应商中心。3.2.1基础设置说明3.2.1.1往来单位的增加3.2.1.1.1客户维护（供应商类似，将不作累述）导航面板：集团财务基础数据单位维护客户：出现客户过滤窗口，可以选择过滤条件来缩小查询范围：特别注意查询窗口展示条数限制：这里，可以对客户进行新增、修改、删除、导入等操作：特别说明：所有组织的基础数据是唯一的、共享的，包括客户、供应商、员工、职能机构、物料等等，因此在新增基础数据时，一定要从全集团公司层面考虑他的唯一性，考虑是否已经存在，因此重名检索相当重要！ 当然，各个组织又有其独立性，即别的组织用过的基础数据并不都是我需要的，因此，各个组织都可根据需要，将全集团公司层面上共享的数据部分引用到本组织中。譬如：集团公司跟A客户发生过往来，如今海外工程公司也要跟A客户发生往来，如果海外工程公司再新增A客户则系统会提示重名，因此就不能再新增A客户，但是在海外工程公司这个组织内又没有A客户，所以海外工程公司可以通过导入的方式将A客户引入到海外工程公司组织内供自己使用。3.2.1.1.2引入系统已有客户通过导入引入往来单位作为客户：出现窗口：将需要用到的单位从左边选择移至右边：点击确定即可3.2.1.1.3新增客户（模式选择可以参照2.4.6.2客户供应商维护）在客户卡片列表界面，点击新增按钮，弹出新增客户卡片界面，如下图：红色为必输项通过重名检索，检索出类似名称的单位，来判断是否重复.信息录入完毕后，单击保存即可。3.2.1.2辅助项设置3.2.1.2.1辅助项类型设置辅助项类型是对辅助项的分类，可以据此制定辅助项报表，如现金流量表、一包公司所管辖项目部。可以通过其他按钮设置科目辅助项对应关系、和辅助项类型控制方式:设置科目辅助项对应关系:定义此类型的项目会被哪些科目应用到：辅助项类型控制方式：定义如果凭证上出现该科目，辅助项核算没有选择该类型所含项目时系统采取的控制方式，有忽略、提示、禁止三种3.2.1.2.2辅助项设置辅助项的新增： 在此处新增本组织所涉及到的项目部名称，并与相关科目关联，完成此操作后便能在做账时将每笔金额都录入具体的项目上。填入附注项代码、名称以及类型和相关科目：相关科目：即需要应用该项目做辅助核算的科目。共享组织：该项目是否允许被别的组织引用。辅助项的导入：可以导入别的组织共享的辅助项作为自己组织的辅助项或者导入综合项目管理系统的工程项目的分部分项作为辅助项。其他设置：同步设置下级辅助项对应科目：可以将上级辅助项的相关科目等属性信息同步给下级辅助项，而不需要一一设置。辅助项初始数据清零：每当年初都会需要将一些辅助项的年初余额清零，如现金银行类科目、损益类科目等，此处提供此功能，方便快捷。3.2.2总账初始打开登陆界面，见下图：在上图所示界面中，通过高级选择“0001江西省建工集团公司”账套，默认为上次登陆的帐套，输入用户名、密码，点击登陆即可。注意：此处以培训&测试帐套为例进入系统后，会看到这样的界面。注意：此处以培训&测试帐套为例，并以第一总承包公司财务初始化为案例。3.2.2.1初始前的准备工作3.2.2.1.1接收科目点击集团财务总账基础设置基础设置科目导入设置，接收集团本部下发的科目体系：第一次接收选择“所有信息增量接收”，见下图：注：若本组织核算科目只需要部分集团下发的科目体系，则可以采取指定增量接收的方式选择所需要的科目。科目体系接收后，提示科目接收完成！3.2.2.1.2科目设置科目体系接收后，根据自己单位账务核算需要，进集团财务总账基础设置基础设置科目设置进行设置：在集团账务核算规定的范围内，自行维护本单位的科目体系， 科目设置主要在此科目设置界面里完成：“新增”、“修改”、“删除”可以实现对本单位科目体系的日常维护工作，点击“新增”按钮，可以进行选择新增科目的类型（一般科目、现金银行科目），弹出科目新增界面：一般科目维护界面：现金银行科目维护界面： 在上图中科目维护界面分为：科目代码及名称、科目属性、科目的辅助核算三项。在上图界面中输入相关信息点确认即可添加一个科目。需要注意的是：在“科目特征”一项包括：现金银行、数量、客户、供应商、个人、一般五项。各自的意思是：现金银行：如果该科目是现金或银行类科目，如库存现金、银行存款等科目的科目特征皆为现金银行。数量：科目特征为数量的科目说明该科目属于数量核算，在录入凭证时需要录入数量为多少。如周转材料科目。客户：科目特征为客户的科目，表示涉及到应收业务的核算科目，在录入时需要选择对方单位。如果集团公司以前科目体系是设下级明细科目的方式来解决客户核算业务的，那样做的结果就是科目体系随着客户信息的增多而日益冗繁，信息的挖掘能力不足，现在统一将客户设为往来核算项就很好的解决了这个问题。供应商：科目特征为供应商的科目表示涉及到应付业务核算的科目。个人：科目特征为个人的科目，表示该科目的核算需要精确到人头上，在录入凭证时需要输入该笔业务所涉及到的个人。如个人借款科目。一般：除上述科目特征以外的科目。在相关核算一栏中，主要是该科目所涉及到的辅助核算内容，在需要用的辅助核算后打勾即可。说明：部门核算是指该笔业务需要核算到部门上，如办公费用等科目。辅助项核算是指该笔业务涉及到辅助项目核算，如现金流量科目、工程项目部等。内部合并科目是指该科目需要在编制合并报表时抵消的科目，如内部往来科目。合同核算是指该科目需要和合同挂钩。其中：现金银行类科目也可以通过现金中心基础设置银行卡片设置，界面中设置现金银行类科目，见下图：3.2.2.1.3基础设置基础选项设置：左边导航面板：集团财务总账基础设置基础设置基本选项设置：设置启用会计期、账簿显示风格等信息：确定无误后，点“确认”保存。基础设置初始化：点数据初始基础设置初始化完成，见下图：或回到导航面板：集团财务总账基础设置基础设置基本选项设置，如下图：在弹出界面中，确认初始设置信息，确认无误后，点“确认”即可。注意：在点“确认”前请仔细检查初始设置是否正确，特别是启用会计期和科目级数设置信息，一旦点“确认”，即表示初始设置完毕，不可再更改！科目余额初始“科目余额初始”是对启用本系统建立电子账薄之前发生的金额进行初始。首先要在基础设置初始化完成时指定初始方式是列表还是凭证式，并指定自动转账凭证类型和自动转账凭证的科目，凭证类型一般选择没有限制条件的类型,只是过渡用，科目选择一般选择为科目体系外的科目，仅为临时过渡使用，初始化结束后，转账科目系统将自动冻结不允许业务发生。3.2.2.2总帐科目余额初始科目余额初始操作步骤如下：进入数据初始列表式初始，选择单科目初始还是多科目初始都可以，见下图：按照初始化时的设置选择初始方式或回到导航面板：集团财务总账基础设置数据初始列表式初始，如下图：所谓列表初始是指在系统初始时只将将期初数，发生额录入相关科目，而凭证初始则需要录入以往会计期的凭证信息，系统根据所补录的凭证信息生成期初数和各会计期的发生数并得到当前余额。系统列表初始时根据设置的凭证类型和科目自动生成凭证，不要用户干预。凭证初始方式时，也可借助这个临时科目快速录入初始凭证。单击“数据初始列表式初始（凭证式初始）”子菜单，弹出“科目年初余额初始”窗口，系统有单科目和多科目两种余额初始方式。如下图所示：在下图科目余额初始中：在科目初始余额列表中，年初余额指第一会计期期初余额，借方累计和贷方累计分别指的是第一会计期到建账日这一期间的借方累计发生额和贷方累计发生额。年初余额与借方累计额和贷方累计额差额之和所得余额即是建账日期之前的当前余额。选中要初始的科目，点击“当前科目初始”，会弹出如下界面，点击新增会出现该科目的余额和发生数的录入窗口，输入最明细的信息后，保存即可。客户核算的需要选择具体的客户（同理，供应商核算的要选择具体的供应商）需要注意的是应根据该科目的核算方式，在余额初始时也要填入相关信息。客户核算的要选择相应的客户、供应商核算的要选择相应的供应商、部门或个人核算的要选择相应的部门或个人、数量核算的要填录年初结存数量。如果某科目属于辅助项核算，择上方的辅助项余额初始就会由原来的灰色状态变成可用状态。点击“辅助项余额初始”，弹出辅助项余额初始录入的界面，选择辅助项，输入余额和累计数，点“确认”保存即可。外币科目年初余额初始、数量科目年初余额初始、部门年初余额初始和个人年初余额初始用户可参照科目年初余额初始来完成，但它们的余额初始还涉及到外币。每个科目根据核算外币的多少分别初始。注意：1、外币余额初始包括外币金额初始和对应的本币金额初始两部分。在外币余额初始中如果该科目是单一外币核算，则它的本币余额会自动从本币余额表中取数，且不得修改。如果该科目是多币种核算，则它的本币金额要用户自己录入，该科目所有外币的本币余额合计可以不等于该科目在科目余额表中的金额，其差额默认为该科目用本币核算时的初始额。2、数量科目初始是对数量核算科目的数量值进行初始，主要包括年初结存数量、累计收数量、累计发数量几项，当前结存数量系统会自动计算。同科目余额初始，累计收数量和累计发数量是指年初到建账日这期间发生的数量额。如果在科目余额表中已经定义了初始值，原则上在数量结存表也应当有数量与之对应，如果不对应，在结束初始化之前会有提示，但不影响初始化进程。3、部门余额初始是对部门核算的科目进行余额初始，用户要分别对某部门某科目某个人某币种的本币和外币余额进行初始。同样，在个人余额初始中用户要分别对某科目某个人某币种的本币和外币余额进行初始。部门余额初始和个人余额初始中，同一科目的金额合计应当等于该科目在本币余额初始中的金额，同一科目同一外币的外币金额合计也应当等于该科目在外币余额初始中的金额，否则初始化检测不能通过。4、部门数量初始是对部门核算的数量科目进行数量初始，用户要分别对某部门某科目年初数量、累计收数量、累计发数量进行初始。同一科目的所有部门数量合计应该跟该科目在数量科目初始中的数量相同，否则初始化检测不能通过。如果某科目有数量没有金额，则初始化检测时会提出警告。系统对于有金额没数量的部门数量科目不提示警告。若初始时有数量及金额，则还需要在部门余额初始及科目余额初始中对相应科目设置金额。5、初始方式选择“列表式初始时”，在录入科目余额时不能出现两个人同时初始同一个科目，否则容易出现数据丢失的情况。“凭证式初始”不会出现这种情况。6、多科目初始时，可以导入所有科目的初始余额，如要修改某个科目时在初始的界面击右键选择单个科目初始。辅助项余额初始辅助项设置好后还应初始参与该辅助项核算的科目及某项目某科目的各项初始数据。单击“数据初始列表式初始”子菜单，右键选择辅助项核算的科目，弹出如图所示的“数据初始”窗口：在“数据初始窗口”对属于某辅助项核算的各个科目数据进行初始工作，包括年初余额、本年借贷方累计、上年借贷方累计等。多科目初始：导入所有科目的初始余额找到按要求制作好的TXT文件，打开即可导入。（注意：辅助项余额在此是不能导入的，如果辅助项余额需要导入，可以在此处科目余额导入完成后，再切换到单科目初始进行辅助项余额导入）辅助项余额导入方法：找到按要求制作好的TXT文件，打开即可导入。确认即可保存。在所有科目余额初始完成后，请仔细核对借贷双方是否相等，如果发现不相等的情况请及时查找并改正。特别是带有辅助核算的科目需要特别仔细的检查。当科目余额确认无误后，点击“数据初始化完成”在弹出窗口点击“数据初始确认”按钮完成数据的初始化工作。在这个界面将根据录入的初始数据生成初始凭证。数据初始化完成后，点击“初始完成确认”，在弹出窗口中点“确认”完成初始化。3.2.3客户中心初始总帐初始化完成后，需要进行客户中心的初始化工作，将总帐初始中涉及到客户中心相关数据牵引到客户中心中。保证总帐数据和客户中心数据的统一。初始前的准备进入客户中心，点击客户中心初始与设置基本设置基本选项设置，如下图：在弹出界面设定启用会计期，这里的启用会计期和总帐启用会计期保持一致，见下图：应收余额初始点击数据初始应收余额初始，弹出如下界面：点击上方的“导入”窗口，导入总帐初始的客户相关数据，即可。导入之后点击“检测”，执行总帐、往来账和项目帐之间的数据检查。最后点击“数据初始完成初始化”，弹出下图界面，点“结束初始化”即可完成初始化。3.2.4供应商中心初始供应商中心初始和客户中心初始步骤和方法类似，也是将初始时总帐中录入的有关供应商和分包商的账务信息牵引到供应商中心。初始前准备进入供应商中心，点击初始与设置基本设置基本选项设置，设定供应商中心启用会计期，见下图：点击“导入”，导入总帐初始时录入的供应商相关的数据。然后点击“检测”，系统检测成功以后执行执行下一步；点击“数据初始-完成初始化”，数据检测通过即可完成供应商中心的初始化工作。3.3总账业务辅助核算项目设置进入总帐基础设置辅助项设置辅助项类型设置，见下图：首先设置辅助项类型，这里的辅助项类型可以理解成辅助核算项目的分类，比如在建工程项目、现金流量项目等。设置界面见下图：输入类型代码、类型名称点确认即可。辅助项类型设置完成后，进入“辅助项设置”设置明细项目： 输入辅助项代码、辅助项名称、选择所属的辅助项类型，并将需要此辅助项目核算的科目选到右边的已选入科目框内。 在这之前需要的前提是在科目设置的时候，将需要辅助项核算的科目的辅助项核算的勾选。如下图： 3.3.1凭证处理3.3.1.1凭证录入日常账务处理统一在总账系统中进行，点击进入总账系统，点击“凭证处理”，第一次进入系统会有如下提示：点击“确定”，进入凭证设置，如下图所示，对“1.打印格式设置、3.凭证公用设置、4.凭证个性设置”进行设置，具体设置视个人习惯和工作需要而定。设置完成之后，退出重新进入凭证处理，这是凭证录入、凭证修改等按钮就由原来的灰色变为可用状态。注：每个操作员第一次进入系统都需要进行上述凭证的个性设置和打印设置。点击进入凭证录入界面，如下图所示：凭证录入时，选择需要录入的凭证类型、凭证日期，其中凭证号由系统自动生成，扩展分类是普通分类，凭证的附件数请在右上角的附件数填列。在凭证录入界面上方有一些按钮，现着重介绍“其他”和“草稿”，两项功能的应用。1. 草稿功能草稿功能实现的是，当录入凭证时因临时有事需要外出，但是凭证尚未输完无法保存，这时可以将已录入的凭证信息暂时保存为草稿，待事情处理完后提取保存的草稿继续工作。 点击“草稿/生成草稿”将已录入的凭证信息存入草稿，点击“草稿/凭证草稿”调用已存入的草稿信息。2.其他在“其他”按钮下有一些子条目，如下图所示：“科目列表”、“凭证类型列表”主要是调用科目和凭证类型。“摘要维护”按钮，可以将经常用到的摘要保存起来，下次在录入相同摘要时直接调用即可，无须再次填写。凭证模板和生成凭证模板功能主要是将每月经常录入的相同的凭证信息保存生成凭证模板，下次再录入相同的凭证信息只要调用凭证模板，填上相应的其他信息即可。如下图，录入凭证时点“生成凭证”，在需要保留的信息前打勾，输入凭证模板名称后点确认即可。下次录入时直接点“其他/凭证模板”调用需要的模板。3.3.1.2凭证打印凭证打印首先需要设置凭证的打印格式如上图，进入总账凭证处理凭证设置打印格式设置，出现如下窗口：统一格式选择“选用格式二”在“杂项”tab页中，打印格式选择“采用自定义格式”，纸张方向选择“纵向”。点“确认”后，退出。重新进入总账凭证处理凭证设置打印格式设置，在弹出界面，选择“采用自定义格式”tab页，在老套打选中“凭证打印”，如下图：打印凭证时，进入总账凭证处理凭证处理凭证查询，如下图所示：图中有不同的筛选条件，选中相应的条件，点击“连续打印”，系统即可按照筛选条件打印相应的凭证。如需打印单张凭证，同样也需要按筛选条件找到需要打印的凭证，如下图所示：直接点击“打印”按钮即可完成打印。注意：凭证打印的模板的设置是按照凭证纸的大小设置的（2300mm1397mm），在打印之前用户需要设置打印机的纸张大小和纸张信息。如果一台打印机既用作打凭证又用做打报表或文档，打印机的默认纸张就要选择凭证纸，否则机器重启后再打印凭证是纸张又变回了打印机默认的纸张了。在“凭证设置”菜单下，有“打印格式设置”、“凭证公用设置”、“凭证个性设置”三个菜单项，点击进去可以看到很多功能选项，有些比较适用的功能在此都有体现。用户可以查看根据需要设置。比如，在凭证打印时有可能需要打印所有级数科目名称，系统默认的是只打印末级科目名称，这时就需要在“凭证个性设置/自定义设置”，在“科目名称的风格显示”一栏选“所有各级科目名称”，这样打印的凭证就是显示的所有级数的科目名称了。3.3.1.3凭证修改凭证修改按钮主要是对于发现录入错误还未审核的凭证进行修改操作，进入修改界面，界面和录入时相同，通过“选张”按钮筛选需要修改的凭证，如下图所示：3.3.1.4凭证加工凭证加工此按钮主要是对由业务模块生成的凭证信息做简单的修改，对于总账里生成的凭证的修改在凭证修改中进行，不需在凭证加工中进行。3.3.1.5凭证查询凭证查询提供各种查询条件，用户可以根据需要进行选择。其中，凭证的连续打印也在凭证查询中进行。选中相应的查询条件点击“连续打印”，系统会按照设定的查询条件自动打印。3.3.1.6凭证审核进入凭证审核界面，选中一条凭证记录点“签字”，即可完成该凭证的审核，也可以点“全部签字”按钮审核全部凭证信息。但是，本人录入的凭证不能由本人审核。如需要取消审核，可点“取消签字”或“全部取消”取消一条或全部已审核记录。注：黄颜色的为已经审核过的。3.3.2自动转账凭证在每个会计期间都有一些重复的转账业务，特别是期末调整和期末结转业务，如费用分摊业务、费用待摊或预提业务、收入与成本费用结转业务等，编制的转账凭证的对应科目关系固定、数据来源或计算方法相同，用户可以通过会计分录模板设置，进行系统自动转账，不仅提高工作效率、降低手工录入工作量，还减少了数据录入的错误。操作方法：1. 点击“总账”“凭证处理”“自动凭证生成”“自动转账凭证”菜单项，弹出“自动转账凭证列表”窗口，点击“增加”按钮，弹出“选择分录设置方式”窗口，选择 “直接选择结转科目”；2. 弹出“定义自动转账凭证会计分录（方式一）”窗口，输入相关信息，如下图：3. “存入”后返回，在“自动转账凭证列表”窗口选择分录，点击“生成凭证”按钮，系统提示生成自动结转凭证。3.3.3期末处理月末进行期末处理时，请进入总账/期末处理/期末处理/期末处理，进入如下界面：在左下角显示的是当前要做期末处理的会计期，点“确认”可完成当前会计期的期末处理，遇到特殊情况可以通过“反结帐”按钮取消期末处理。3.3.4账簿管理账簿管理中提供各种报表，方面查询。以在各种报表中平常财务工作经常的用到的是科目余额表为示例：，对账簿查询做一讲解。在本系统种科目余额表提供两种格式。点击总账账簿管理科目余额表，弹出如下图筛选条件：选择要查询的会计期和科目（在软件中支持“shift”片选择）点“确认”即可进入科目余额表界面：在科目余额中，黄色的记录或者是有下级科目或者有辅助核算项，选中该记录右键点击，弹出按不同方式展开的菜单。下图就是按照应收账款往来单位分解完成的界面：3.3.5其它账务管理查询部门账管理、个人账管理、项目账管理提供针对部门核算、个人核算、项目核算的报表。3.3.5.1部门账查询部门账是对部门核算科目的数据汇总报表，主要用来查询考核各部门业务的发生情况。部门账提供部门普通明细账、部门日报表、部门流水账、部门总分类账。部门余额表等。以部门普通明细账查询为示例：进入总账部门账管理明细账普通明细账，弹出如下查询条件，选择需要的查询条件，点“确认”在随后弹出的“科目及部门选择”窗口中，选择统计方式：“按科目统计”（科目只能选择一个，部门可以多选）、“按部门统计”（部门只能选一个，科目可以多选）、“多科目多部门统计”（科目部门都可以多选）。在软件中支持“shift”片选择。选择好查询方式后，点击“确认”，即弹出符合条件的报表：说明：“账本格式”可以控制是否显示对方科目和怎样显示。选中一条明细记录，点上方的“凭证”可以追踪到相应的凭证。点击“打印”可执行打印。部门账其余报表查询和普通明细账的查询相类似，操作方法同上。3.3.5.2个人账管理个人账是对个人核算科目的数据汇总报表，主要用来查询考核个人业务发生情况。个人账分普通明细账、日报表、自定义多栏账、总分类账和余额表五种。个人账的查询方法和部门账查询类似。在此不再详述。3.3.5.3辅助项账管理企业的辅助项如现金流量表、在建工程运用会计科目进行核算就可以实时体现该辅助项的成本费用和收入情况。辅助项账就是为用户提供了这样一个查询的窗口。辅助项账管理主要有普通明细账、多栏明细账、辅助项余额表、辅助项科目统计表几种格式。选择需要的科目和辅助项目及部门筛选条件，账簿格式有数量式、金额式和数量金额式，点“确认”，弹出查询结果。当然在软件的其他功能点也能实现，查询某一个辅助项的往来单位的余额情