物质采购管理制度.doc

物质采购管理制度为规范物资采购，降低采购成本，确保采购过程高效、透明，采购物资优质、价廉，按照科学有效、监督制约的原则特制定本制度。一、采购范围指生产用原辅材料、备品备件、维修用原材料、固定资产（技改设备设施、易损设备）、劳保用品、办公用品、低值易耗品及临时需用物资的采购。二、采购程序控制物资采购从人员职责、采购时间、物料质量、物品价格四方面进行控制，具体为：1、物流中心负责严格按照计划进行采购，未经审核批准一律不得采购，因采购部门原因致使货物未按时到位、质量未达标准、同质量规格型号物品高于市场价，由此造成的损失归物流中心负责，视情节轻重给予负责人与经办人警告、免职、一定数额的经济处罚。 2、生产部门负责原辅材料、备品备件、维修材料、固定资产（技改设备设施、易损设备）申购计划的提出，原则上应依据生产进度、库存情况核定采购数量，编制月份采购计划，计划应根据历年来使用情况确定品牌厂商、技术要求、规格型号和所需时间等（对于非标外协机件应留足充分采购时间），因采购计划错误致使物料、物品不合格 影响生产造成损失者，由生产部门负责，视情节轻重给予负责人与经办人警告、免职、一定数额的经济处罚。 3、办公室负责办公用品、生活用品申购计划的提出，其他零星物资、低值易耗品的采购由使用部门负责提出。劳保用品由物流中心负责提出，其采购计划必须标明品牌。4、所有采购计划均须提出人、部门主管、总经理签字后传递到物流中心。三、采购原则 1、对长期订货和大款项的进货，须签订合同。2、执行询价原则：根据采购物资的品种、规格、数量、质量和时间要求，精选三家以上的供应商进行询价，参考市场行情综合分析优中选优确定供应商，按照“同质同价”“就地就近”的原则采购。 3、物流中心根据采购物资的缓急程度，必要时同请购部门共同确定价格、数量及到货时间。4、实现物资采购信息化，采购人员应建立供应商信息档案库，通过网络、电话、市场调查等手段进行寻价。 5、建立合同管理台帐,掌握库存情况，避免造成物资积压或供应脱节。6、采购方式一般采用招标采购、固定厂商、长期供应商报价采购的方式 。四、验收入库1、采购货物到达后，仓库管理员应立即根据采购申请单进行认真核对， 与申购部门专业人员共同验收并签字，合格后，方可填写入库单，如出现与采购单不符应拒绝入库， 做出相应记录并及时与采购员联系解决。质次价高，假冒伪劣产品严禁入库，如发生质差产品入库，入库人员负全责。 2、仓库管理员应当场与相关人员交接和验收，并记录相应的验收记录。五、付款1、采购人负责采购物品的付款申请，必须附上经过核准并已收货签收的采购计划、采购合同、招标资料、比价资料、增值税专用发票、入库单等到财务管理部结算付款。 2、付款方式一般采用：、预付部分款项，、货到凭发票报销付款，、货到后分期付款，、货到延期付款、货到预留滞纳金付款，所有付款需经财务部门同意，财务部门付款要严格审查采购合同，凭验收合格证明、总经理批示才能够付款，款项结算尽量采用票据的结算方式，尽量避免现金交易。 3、长期合作的供应商，应与其建立良好的信用关系，款项结算可以按次、按季度、半年分次进行。 4、临时供应商的款项结算按照合同的约定执行。 六、管理职责：1、采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高工作能力。做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利，保证及时、保质、保量地做好物资采购工作。2、对于利用职权徇私舞弊、假公济私、中饱私囊、贪污受贿、吃回扣的责任人，一律给予开除处分，