合同管理制度03改1.doc

杰视电子科技有限公司版本：1.0页序: 5/5最近修订日期 ：编号:JS-XZZD-003生效日期: 2009年3月16日合同管理制度管理体系针睡合同管理制度修改日期：日期/版本批 准（受控标识）初次发行：2009年03月16日版本：1.0第一次修订：审 核第二次修订：第三次修订：编 写第四次修订： 1、目的：为规范合同管理，做到合同管理工作有章可循、有据可依，维护公司的合法权益。 2、适用范围：公司所有合同。3、各部门职责3.1、公司总经理职责3.1.1负责企业合同管理的领导工作；3.1.2负责重大合同签订的洽谈与审批。3.1.3决定重大合同争议的处理办法；3.1.4负责公司所有付款类合同的审批。3.2、业务副总经理职责3.2.1定期听取合同管理情况汇报，适时研究解决合同订立、履行中存在的问题；3.2.2负责组织制定、实施合同管理制度；3.2.3负责公司所有合同内容的审核。3.3各相关部门主管3.3.1各部门根据部门性质签定相关业务合同。3.3.2各部门负责人直接对合同业务内容负责。3.3.3按制度规定权限，负责对签订的各种合同进行审核；3.3.4对各种合同的签订、履行进行监督检查，及时反映和处理相关问题。3.4行政人事负责人主要职责3.4.1负责合同专用章的管理。3.4.2审查合同填写内容，防止出现不完善合同。3.4.3按公司的合同审批程序规定应当由相关部门审查的是否已获审查批准。3.5.行政助理的主要职责3.5.1负责建立合同档案数据库。3.5.2负责公司所有合同的登记、归档。3.5.3负责合同纠纷的处理或仲裁、诉讼工作。4 、程序4.1合同的草拟和核实4.1.1部门负责人负责本部门各项合同标准格式草拟。合同经办人负责核实合同内容及对方资信、履约能力等情况。4.1.2各部门在签订合同时应首先使用公司统一的格式合同，如果需要修改也应该以公司格式合同为基础。4.1.3合同内容应包括以下条款：4.1.3.1公司名称、住所及当事人姓名和住所；标题；数量；价款或者报酬；履行期限、地点和付款时间、方式；违约责任；解决争议的方法。4.2、合同的审查和签章4.2.1合同内容审查4.2.1.1合同正式签订之前，部门主管对合同内容进行初步审查，审查的主要内容：4.2.1.1.1合同主体、合同标题、对方的资信情况、经营状况等评估情况；4.2.1.1.2合同经办人员是否超越权限；4.2.1.1.3对方当事人是否具备签约资格和签约能力；4.2.1.1.4合同主要条款是否具齐全、合法，合同内容是否完备，文字表达是否准确，手续是否完善；4.2.1.1.5合同是否符合经办人的责权范围，是否有违公司章程及相关管理条款；4.2.1.1.6合同若有担保或抵押，应审查担保人是否合格、具有担保能力或抵押手续是否完备、合法。4.2.1.1.7属个体行为者，需提供个体经营许可证和本人身份证原件及复印件。4.2.2合同程序审查4.2.2.1、3万元以下（金额3万元）合同及技术方案须经部门开会讨论通过，并必须经部门主管签字认可，销售人员方可予以签署。4.2.2.2、5万元以下（3万元金额5万元）合同及技术方案须经部门部经理协同业务副总经理签字认可，销售人员方可予以签署。4.2.2.3、5万元以上（5万元金额）合同及技术方案须经部门部经理、业务副总及总经理签字认可，销售人员方可予以签署.4.2.2.4、审核未通过的合同，各审核人必须于审验旁注明未通过之缘由，销售人员与客户再次协商修改合同内容，直至审核通过。4.2.2.5所有销售合同公司规定为质保为1年，质保超过1年的需与部门经理申报、经业务副总审批后方可执行。4.2.2.6未按以上条款执行，与相关执行部门发生争执的给予乐捐50-200/次不等。4.2.3合同的签章4.2.3.1通过合同的草拟和核实、审查和签章程序后，审批表交行政部助理处待催复。4.3、合同的履行4.3.1合同签订后，各相关部门应严格检查合同履行情况，发现问题应立即采取措施，研究解决。4.3.2合同履行时，如遇没有约定或约定不明确的条款，应及时与对方当事人协议补充。4.3.3我方有确切证据证明对方有下列情形之一的，可中止履行合同。4.3.3.1经营状况严重恶化。4.3.3.2转移财产、抽逃资金，以逃避债务。4.3.3.3丧失商业信誉。4.3.3.4有丧失或者可以丧失履行债务能力的其他情形。4.3.3中止履行合同，应及时通知对方。对方提供适时担保时，应恢复履行。中止履行后，对方在合理期限内未恢复履行能力并且未提供适时担保的，可以解除合同。4.4、合同的变更、解除4.4.1 如将原合同作废，重新拟定合同，则由合同经办人将原合同回收后交公司会计处作废。4.4.2 变更或解除合同，应经双方协商一致，签订书面协议。4.4.3 有下列情形之一的，可以依法解除合同。4.4.3.1因不可抗力致使不能实现合同目的。4.4.3.2在履行期限届满之前，对方明确表示或者以其行为表明不履行主要债务。 4.4.3.3对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行。4.4.3.4对方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的。4.4.3.5法律规定的其他情形。4.4.3.6对方主张解除合同，合同经办人需向该部门负责人汇报，并交直接主管领导审批后进行。4.5、合同争议的处理4.5.1 有款项争议时，该部门应以联络单形式及时报直接主管领导，由直接主管领导汇同公司法律顾问研究解决。4.5.2如遇合同重大争议问题，则该部门负责人会同直接主管领导向总经理报告，并研究解决。4.6、合同的催复4.6.1 经公司签章后的合同由经办人送往客户签章，并于送达客户签章后三个工作日内将签章完毕的合同交客服专员。4.6.2三个工作日内合同未返回的，行政人事部根据合同审批表跟催合同经办人并向其了解合同未返回原因。4.6.2.1一周内合同未返回的，行政人事部应在部门会议上通报合同未返人员名单及情况，并处以乐捐50-100元/次。4.6.2.2每周五下午行政人事部与会计核对正式合同签署情况，查漏补缺，行政人事部将核查后的报告报总经理办公会处理。5、合同签订后流程5.5.1经办人按照合同签署要求签定回来后，第一时间按照公司合同交接表要求对所有内容进行整理，合同交接表内容包括：（出货清单、工程工期及人员建议、工程范围、施工工具、工艺要求、技术及质量要求、施工注意事项及难点、交通运输及材料费、住宿伙食、工程完工验收结算方式、及客户培训与服务要求等）。合同交接表一式三份，按照以下流程执行。5.5.2经办人将一式三份的合同一份交客户，二份交客服专员接到合同及合同交接表时第一时间给财务一份及交一份合同交接表给工程部，另一份进行（客户信息登记；后续服务工作跟进）；5.5.3客服专员对客户资料进行登记时将合同交接表，登记后第一时间将合同传于行政助理，行政助理。便于工程资料完善及归档查询。合同经办人（一式三份）客服专员客 户财 务合同、交接表工 程交 接 表行政助理合同、交接表施工条例、竣工报告输出6、合同档案管理6.1行政助理应对签署回来的合同进行编号登记，归档，并跟踪竣工报告的回收。6.2合同中止后，凡与合同有关的文件都应在合同卷内归档。按会计档案规定的保管期限保管。合同文本的原件由行政人事部统一保管，保存期为三年。6、合同专用章的管理6.1合同专用章应按国家有关规定刻制，并报有关监督机关备案。6.2合同专用章由财务部保管并代表公司使用。6.3签订合同时使用合同专用章，如需使用公司公章的协议，需经业务副总审核后方可加盖公司公章。6.4特殊情况下，根据业务副总经理及总经理书面授权，合同专用章可由合同承办人部门主管人员使用，使用后及时归还,按照公章管理制度操作。7、其它7.1在各类合同的“解决纠纷的方式”条款中，应明确：“本合同签订地为重庆市XX区”、“如果在合同履行过程中发生纠纷应向重庆市仲裁委员会申请仲裁”或“向合同签订地法院或有管辖权的法院提起诉讼”。7.2对于金额较大的采用招投标的合同，合同的洽谈由公司根据项目要求组织相关人员成立招投标委员会，招投标委员会的职责为负责组织和监管各项招投标（议标）事宜，招投标委员会将根据每次招投标项目的情况，决定招投标的方式，并委派专人组成招投标小组负责实施招投标事宜。招投标小组向招投标委员会汇报工作，并接受招投标委员会的监管。8、处罚8.1对于有下列情形之一的，行政人事部将根据损失大小、工作是否失误、主观是否故意等对经办人及其直接领导进行相应的行政、经济处罚：、警告一次乐捐100元、记过200元、降级、待岗、劝退、开除。如情节特别严重或构成犯罪的，公司将移交司法机关处理。8.1.1 签订合同前对对方法事人履约能力（资格、资信等）没有认真调查清楚，盲目签订合同，引起合同争议，或被对方以合同诈骗的。8.1.2合同主要条款不全，或应签订书面合同而未签订，引起合同争议的。8.1.3 越