工程电子档案接收标准征求意见稿.doc

江苏省城建档案指导性技术文件江苏省建设工程电子档案接收标准江苏省住房与建设厅城建档案办公室江苏省建设档案研究会14前 言为了贯彻落实建设电子文件与电子档案管理规范（CJJ/T117-2007）和江苏省城建档案信息化建设纲要，规范江苏省建设工程电子档案管理工作，特制订本技术性指导文件。编制过程中，编制组进行了较为广泛的调查研究，认真总结了我省各市开展城建档案信息化建设的实践经验，同时，借鉴了国内一些城建档案信息化工作走在前列的省市的先进经验和做法，依据国际、国家、行业相关标准的规定，结合我省城建档案信息化建设的实际情况和我们拟定的工作目标，制定本技术性指导文件，并在此基础上以多种方式广泛征求了全省有关单位的意见，经过反复讨论和修改，并最后经审定定稿。本技术性指导文件共分六章和 个附录。其主要内容有：总则；术语；基本规定；电子文件格式与转化；电子档案的整理；电子档案移交载体与要求；电子档案的验收与移交；附录A等。本文件由江苏省住房与建设厅城建档案办公室负责管理和解释。本文件在执行过程中，如发现需要修改和补充之处，请将意见和建议反馈至江苏省住房与建设厅城建档案办公室（南京市草场门大街88号江苏建设大厦，邮编210036），以便今后修订时参考。主编单位：江苏省建设档案办公室 江苏省建设档案研究会参编单位：南京市城市建设档案馆 镇江市城市建设档案馆泰州市城市建设档案馆徐州市城市建设档案馆主要起草人： 目 次前 言11总则12术语13基本规定34 电子文件格式与转化34.1 归档电子文件格式要求34.2 文件格式转化要求45 电子档案的整理55.1 建设工程电子档案整理原则55.2 电子案卷的整理55.3 电子文件的整理65.4 建设工程电子档案结构76 电子档案移交载体与要求86.1 移交载体86.2 光盘刻录要求96.3 载体包装与标识117 电子档案的验收与移交12附录A 江苏省建设电子档案自检表131总则1.0.1 为了加强全省建设工程档案管理工作，促进建设工程电子档案管理的规范化、标准化，特制定本技术性指导标准。1.0.2 本标准适用于全省建设工程档案形成、保管、移交单位，全省各级各类城建档案馆（室）。1.0.3 开展建设工程电子档案管理工作，除应符合本标准外，还应符合国家现行的有关标准的规定。1.0.4 工程建设单位和参与工程建设和管理的勘察、测绘、施工、监理等单位应采用运用元数据标准的建设工程文件收集归档系统，开展建设工程电子文件的收集、整理、鉴定和归档，以确保在分散与集中管理过程中电子文件的真实性、完整性、有效性，确保电子文件在不同应用系统间的安全传输，并确保向城建档案馆移交的建设工程档案的真实、完整与有效。在没有建设工程文件收集归档系统的情况下，或不能将元数据随建设工程电子档案一并移交的情况下，可采用本文件规定方法进行建设工程电子文件档案的整理和移交。2术语2.0.1 建设工程文件收集归档系统为了满足管理工程建设活动并对所产生的电子文件的形成、收集、管理、整理和交换及其元数据进行管理，能够捕获、保存、提供业务处理过程中产生的有证据价值的文件，确保电子文件的真实性、完整性、有效性而设计的系统。2.0.2 数据量数据量指电子档案数据的数量的多少，用大小、文件数量、文件夹数量表示，大小用MB为单位。2.0.3 光盘近代发展起来不同于磁性载体的光学存储介质，用聚焦的氢离子激光束处理记录介质的方法存储和再生信息，又称激光光盘。2.0.4 CD-ROMCD-ROM是计算机上使用最多的CD光盘。它是于1984年由Philips公司和Sony公司首先推出的；CDROM光盘存储全数字化的文字、声音、图形、动画和全活动视频影像。CDROM标准又叫黄皮书(Yellow Book)标准。2.0.5 CD-RCDR(Recordable)，也称为一次写多次读的CD盘，内部结构类似于CDROM，信息存放格式与CDROM盘相同，区别仅在于CDR可以写入一次，即用户在专用的CDR刻录机上可以向CDR中写入数据。因此，CDROM驱动器完全可以读取写入了信息的CDR盘。2.0.6 DVD+RDVD+R是一种一次性写入并可永久读取的盘片，是目前应用最广泛的DVD刻录盘片标准，定位于消费类电子产品及电脑储存用途。DVD+R/RW是由飞利浦制定的DVD刻录格式，目前已得到以飞利浦、索尼、理光和惠普为代表的DVD联盟（DVD Alliance）的支持。与DVD-R相比，DVD+R具有容量比较大、兼容性比较好、能无损链接而且完全获得微软公司支持等特点，目前绝大多数DVD机都能够读取和播放DVD+R盘。2.0.7 DVD-RDVD-R是一种类似CD-R的一次写入性介质，对于记录存档数据是相当理想的介质；DVD-R盘可以在标准的DVD-ROM驱动器上播放。DVD-R的全称为DVD-Recordable（可记录式DVD），业界为了将其与DVD+R区分，把它定义为Write once DVD（一次写入式DVD）。DVD-R/RW是先锋主推的DVD刻录格式，并得到了东芝、日立、NEC、三星以及DVD论坛（DVD FORUM）的支持。与CD-R不同的是DVD-R目前有两种类型，分别为作家型（Authoring）和通用型（General）。这两者在物理上主要的差异就在于刻录激光的波长，所以需要各自专用的刻录机才可以对其写入。不过只要刻录完成，均可以在传统的DVD播放机上播放。3基本规定3.0.1 建设工程电子档案的形成、保管单位应建立严格的管理制度，采取相应技术措施，确保电子档案的真实性、完整性和有效性。3.0.2 城建档案行政主管部门应当加强对本地区建设工程档案管理工作的监督与指导。3.0.3 对列入城建档案馆（室）接收范围的工程，按规定向当地城建档案馆(室)移交纸质档案的同时移交电子档案。3.0.4 建设单位应督促参建各方收集、整理好各自产生的电子文件，并在工程竣工验收前进行汇总和整理。3.0.5 需向城建档案馆报送的建设工程电子档案由应由建设单位负责牵头进行自检，经有关单位自行验收，认为基本齐全、真实，符合有关规定后，方可报请进行工程档案专项验收，申请工程档案专项验收时应提交建设工程电子档案自检表，样表见附录A。3.0.6 建设工程电子文件的归档内容应符合建设工程文件归档整理规范GB/T 50328的规定，做到与纸质档案一一对应，保证电子文件的真实性、完整性和有效性。3.0.7 城建档案馆应根据建设单位提交的建设工程电子档案自检表的审核意见，对报送的建设工程电子档案进行审查，不合要求的不予接收。3.0.8 移交的电子文件应（宜）采用数字签名等技术措施与方法保障其有效性。数字签名证书等信息应一并移交城建档案馆。4 电子文件格式与转化4.1 归档电子文件格式要求4.1.1 归档的电子文件的存储应采用通用格式。通用格式应符合表4.1的规定。4.1.2 用文字处理技术形成的文本电子文件、表格文件，用施工管理系统产生的施工技术统一用表等电子文件应一律转为PDF格式，用计算机绘图等设备形成的图形电子文件，转换为PDF或者DWG格式直接归档。4.1.3 原文件为纸质文件，通过由扫描仪获得的图像电子文件时，按下列规定数字化：1 采用黑白二值模式，分辨率200dpi，TIFF group 4格式，或直接扫描成PDF格式；2 采用彩色模式，分辨率200dpi，JPEG格式，中等以上压缩，或直接扫描成PDF格式。 4.1.4 对用视频或多媒体设备形成的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。4.1.5 对用音频设备形成的音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。表4.1 各类电子文件的归档格式文件类别常用格式归档格式文本文件XML、DOC、TXT、RTF、WPS、PDF表格文件XLS、ETPDF施工统一用表各种施工、监理等管理系统PDF图像文件JPEG、TIFFJPEG、TIFF、PDF图形文件DWGPDF、DWG影像文件MPEG、AVIMPEG-2、AVI声音文件WAV、MP3WAV、MP34.2 文件格式转化要求4.2.1 一份多页文件制作、转化为一个PDF文件，即每一份文件形成一个电子文件。4.2.2 DWG图转换为PDF格式时，一张图纸对应一个电子文件；一个电子文件对应一张图纸，不允许一个电子文件对应多张图纸。4.2.3 每个电子文件都不应设密码。每个电子文件都应该有完整的标题栏和边框，标题栏内容应签署完整，电子文件与相应纸质文件的内容必须保持一致。 4.2.4 PDF文件尺寸必须与实际图纸的尺寸一致，即全尺寸文件，其有效内容须扩充至设定面积，以保证电子文件及还原后纸质文件的清晰。4.2.5 数字签名等宜签注在转换后、准备归档的文件上。4.2.6 PDF文件必须在“ADOBE Acrobat Reader”环境下可正常打开、打印。5 电子档案的整理5.1 建设工程电子档案整理原则5.0.1 建设工程电子档案整理应遵循建设工程文件的自然形成规律，保持文件的有机联系，便于电子档案的保管、查询和利用。5.0.2 一个建设项目由多个单位工程组成时，电子档案应按单位工程组成保管单位。 5.0.3 建设工程电子档案整理和组成保管单位应充分考虑对应的纸质档案整理的方法与要求，参照建设工程文件归档整理规范（GB/T 50328-2001）、建设电子文件与电子档案管理规范（CJJ/T117-2007）的立卷要求与方法的规定执行。5.2 电子案卷的整理5.2.1 电子案卷的命名按下列规定执行：1 电子案卷的名称由序号+案卷名称组成；2 序号为本电子案卷在该工程电子档案中排列的次序，用4位阿拉伯数字表示，不足位数的序号必须用0补齐，如:0005；3 案卷名称应与纸质案卷名称相一致；5.2.2 每个电子案卷中应有该卷内文件目录，命名规则为“0000文件目录”，格式为XLS，排列在该卷电子文件之前。电子文件目录见表5.2。表5.2 电子文件目录序号文件编号责任者电子文件题名规格张数文件日期备注5.3 电子文件的整理5.3.1 每一个电子文件必须有电子文件名。5.3.2 电子文件的命名采用4位序号+文件名称的命名方法， 1 序号为本电子文件在该电子案卷中排列的次序，用4位阿拉伯数字表示，不足位数的序号必须用0补齐，如:0005；2 文件名称应为文件或图纸的题名或标题进行。例如：“0001南京大学邵逸夫馆工程立项文件”电子案卷中第8份文件为建设工程规划许可证，则该电子文件命名为：“0008南京大学邵逸夫馆建设工程规划许可证”。5.3.3 每份电子文件必须依次登记在本卷的电子文件目录中,其著录按城市建设档案著录规范GB/T 50323执行。如：序号文件编号责任者电子文件题名规格张数文件日期备注1建（2001）1209南京市 规划局0001云锦美地建设工程规划许可证申请表16K12002.04.022建（2001）1209南京市 规划局河西分局0002南京市规划许局建设项目审批书A432002.07.02-2002.08.023CS2001-55南京市公安局交通管理局0003云锦美地建筑物配建停车设施设计意见A412001.06.204（2002）消审字（165）号南京市公安消防局0004关于同意云锦美地（101-110幢）施工设计的消防审核意见A422002.03.115宁防办工字200221号南京市人民防空办公室0005关于结合新建云锦美地小区修建防空地下室的批复A422002.04.166宁栖股字(2002)4号南京栖霞建设股份有限公司0006关于审领建云锦美地一组团桩基工程规划许可证的请示A412002.03.217宁规办文(2002)0317号南京市 规划局0007关于审领建云锦美地一组团桩基工程规划许可证的请示的办文单A412002.03.255.3.3 电子案卷中的每份电子文件按照电子文件目录中的顺序排列。电子文件目录宜与相应的电子文件建立链接。5.4 建设工程电子档案结构5.4.1 建设工程电子档案整理后形成如下结构：建设工程项目名称0001电子案卷0002电子案卷电子文件0000文件目录0001文件0002文件000N文件N电子案卷0000电子案卷目录证书信息5.4.2 每个项目电子档案中应有该项目的电子案卷目录。5.4.3 电子案卷目录命名为“0000电子案卷目录”，格式为XLS，排列在该项目电子案卷之前。 序号编制单位案卷题名卷内文件份数文件日期备注5.4.4 每个项目电子档案中的电子案卷依照电子案卷目录顺序排列。电子案卷目录宜与相应的电子案卷建立链接。5.4.5 该项目中所有电子案卷依次填写。如：南京大学邵逸夫馆工程的案卷目录：0000案卷目录序号编制单位案卷题名卷内文件份数文件日期备注1南京大学0001南京大学邵逸夫馆工程立项文件872009.1.102009.5.122南京大学0002南京大学邵逸夫馆招投标文件1843南京大学0003南京大学邵逸夫馆开工审批及财务文件2054南京大学0004南京大学邵逸夫馆工程监理文件2165.4.6 证书信息文件夹，用于存放数字签名证书等信息。6 电子档案移交载体与要求6.1 移交载体6.1.1 归档电子档案存储载体应采用CD-R、DVD+R或者DVD-R一次写入光盘。6.1.2 在选用电子档案归档用光盘时应选择质量和信誉度都较好的品牌光盘，以光盘的记录层是以酞青(Phthalocyanine)染料为原料，反射层以黄金或白银为原料为佳。6.2 光盘刻录要求6.2.1 光盘的刻录应用配置较高的计算机和兼容性好的知名品牌刻录机进行刻录工作。6.2.2 刻录前要对光盘进行检测，以确保光盘的质量；对被刻录数据文件要事先进行查杀电脑病毒的工作，防止病毒程序通过刻录光盘进行交叉传染；6.2.3 光盘的刻录速度以控制在12X-24X之间为宜：6.2.4 刻录机要在通风良好的环境中工作，且工作时间不宜过长，刻录机内部温度要控制在15-30之间；6.2.5 光盘刻录完成后，要进行刻录质量验证，确保光盘档案的质量和信息的完整性。6.2.6 在每张光盘按如下结构刻录：（光盘内容应建立如下逻辑关系） 0000电子案卷目录根目录电子案卷1电子案卷2电子文件0000文件目录0001文件0002文件000N文件电子案卷N0000电子案卷目录证书信息光盘说明文件建设工程项目名称6.2.7 光盘说明文件用于说明该光盘的整体信息，TXT文件格式，应包括如下信息：1 本工程建设工程档案报送责任书号；2 本工程共有多少个电子案卷，多少个电子文件，数据量多少M；3 工程概况，包括：工程名称，建设、设计、施工、监理单位名称，工程地址，规划许可证号、工程建设许可证号、设计号、工程规模等；4 其他需说明事项。6.2.7 光盘的卷标内容，应刻录建设工程名称。当一个建设工程电子档案有多盘时，增加光盘编号，光盘号由三位阿拉伯数字表示，不足位数的序号必须用0补齐。如：银龙花园四期工程0016.2.8 同一套电子档案提供两套相同的光盘，光盘数据不得加密、压缩。6.3 载体包装与标识6.3.1. 归档只读光盘必须带非纸质的包装盒，包装盒应光盘标签。6.3.2 光盘标签以文字形式标识，具体标识如下内容：1 档号，由城建档案馆填写。 2 套别，城建档案馆填写，著录A、B。3 建设工程档案报送责任书号，如：宁城档责2009第0152号。4 工程项目名称，著录