案例分析 彩色打印服务节约30百分之成本.doc

丨 丨陳列紙架丨案例分析彩色打印服务节约30百分之成本Darby预期通过惠普打印管理服务HPManagedPrintServices在5年内节省约692,000马币约合207,000美元。 “我们的惠普打印管理服务HPManagedPrintServices合同为我们带来了一套先进而强大的成像和打印基础架构，不仅易于监控和跟踪，而且比过去更合理有序。”SimeDarbyBerhad公司人力资源部主管PohChzeYub博士企业目标：马来西亚企业集团SimeDarby需要更换其日益老化、管理起来越来越难而且费用越来越高的多厂商成像和打印设备。除了降低成本，公司还希望能够更高效地监控其打印基础架构、更有效的控制打印，以使SimeDarby得以满足不断增长的打印需求。方法：SimeDarby选择与惠普签署了惠普打印管理服务HPManagedPrintServices合同，采用了惠普多功能打印机MFP。该打印机使用了SecureJetreg;拖放打印解决方案和CapellaTechnologies公司的MegaTrack打印作业跟踪软件。IT改进：#8226;节约30%的彩色打印成本。#8226;通过惠普远程监控功能实现主动故障诊断和耗材的补给。业务优势：#8226;预计5年内可节约692,000马币约合207,000美元的成本。#8226;更有效地控制和监视打印作业，提高安全性。#8226;新的打印环境是进一步改进文档管理、工作流程和合规性的基础。总部位于吉隆坡的SimeDarbyBerhad业务遍及20个国家和地区，在全球范围内共有100,000多名员工，是一家成功的跨国企业集团。公司宗旨是在核心业务领域占据全球领先地位。SimeDarby的核心业务包括种植、房地产、汽车、工业、能源和公共事业，公司在医疗卫生市场上的份额也在不断增加，目前还正在进军中国市场。2007年，公司与GoldenHopePlantationsBerhad及KumpulanGuthrieBerhad合并，成了马来西亚国内市场总值最高的公司之一，同时也是全球最大的已上市的棕榈油生产商。 “总之，该项目帮我们搭建了一套先进的打印和成像基础架构。它不仅运行正常，而且为我们以高度结构化的有效方式尝试新业务搭建了一个平台。”SimeDarbyBerhad公司人力资源部主管PohChzeYub博士为了稳固并进一步扩展其全球业务，SimeDarby非常注重采用最先进的技术和简化的流程。而最近，这一工作的重点是其成像和打印环境无法控制。这一情况始于集团人力资源HR部，这里充斥着大量来自不同厂商的老旧设备，效率低下而且维护费用很高。SimeDarby人力资源部主管PohChzeYub博士表示：“该部门只有40人，却有来自3家不同厂商的15台设备。储物柜里放满了价值数千马币RM的不同类型的耗材。这是一个非常棘手的问题，因为耗材都是通常非标准方式临时购买的。成像和打印设备在不断老化，而且维护费用非常高，而新打印机可以任没有专业操作经验的人随意使用。作为身份的象征，办公室里还有很多个人打印机，我们非常担心会有人通过部门的3台联网打印机打印保密的人力资源文档。” “我们根本没办法控制保密性，而且打印机的使用无法得到监视和跟踪，因此无法制定增长计划。可以说，打印和成像是一门黑色艺术。”SimeDarby向惠普、理光、佳能、东芝和富士施乐招标。3家被淘汰，东芝的产品太贵，而理光的机器无法和SimeDarby正在使用的HID非接触式IC卡兼容。惠普成功地实施了一项为期两个月的试验项目，最终与SimeDarby签署了为期3年的打印管理服务MPS合同。SimeDarby用3台惠普多功能打印机MFP替换了原有的15台老式打印机。然而，这才是整个故事的开始。公司与惠普签署的HPMPS合同非常成功，因此又签署了一份5年期合同，由惠普为拥有1200多名员工、每年打印量超过400万页的SimeDarby集团总部提供全面的打印服务。35台惠普多功能打印机、5台用于特殊应用打印的专用打印机和3台经过改造的惠普打印机取代了84台理光、佳能和老式惠普打印机。后来，公司的5个部门总部也实施了HPMPS项目。在多功能设备的基础上实现标准化，HPMPS合同的核心是具有打印、复印、扫描和传真功能的惠普多功能打印机。这些设备都是从惠普租赁的，每月支付使用费，另外还要按次收费。惠普使用HPWebJetadmin软件来从远程进行设备监控，实现主动故障诊断和耗材补充。SimeDarby采用了JetMobile的SecureJetreg;安全移动打印打印解决方案。打印作业被发送到中央服务器上，然后用户可以从任何联网的打印机上收取打印件，只需使用非接触式IC卡进行身份验证即可。此外，公司还采用了CapellaTechnologies公司的MegaTrack应用，来跟踪所有打印、复印或传真操作。Poh博士说：“由于规模很大，SimeDarby选择使用惠普这样的1级厂商作为服务提供商，厂商的服务承诺非常关键。惠普在招标中脱颖而出的一个重要原因是，惠普马来西亚团队能够提供出色的售后支持服务。”假设打印量每年以10%的速度增长，按净现值NPV为8%的方法计算总体拥有成本TCO，那么今后5年内可以节约692,000马币约合207,000美元的成本。成本中约10%是购买彩色打印耗材的费用，因此SimeDarby对惠普的彩色打印耗材也留下了非常好的印象，因为这些材料平均要比其它同类解决方案低30%。新理念的平台实施阶段的一项重要工作是说服SimeDarby员工同意不再使用个人打印机，转而接受联网打印的理念。首先，惠普项目得到了公司最高管理层的支持，然后举行了多次“亲手实践”会议，让员工有机会查看并了解全新的惠普打印机，然后再将他们的个人打印机撤走。让广大员工普遍接受这一方案的一个关键点是，每个人都不能再使用个人打印机，无一例外。 “我们是马来西亚国内实施这一整套功能的第一家公司;但是现在，人们很容易就能接受这种新解决方案，他们清楚双面打印是强制性的，所有打印作业都受到跟踪而且他们无需担心耗材，”Poh博士说道，“文件夹打印和电子邮件打印尤其令人惊讶，对于发布备忘录等工作尤其有用。以前，需要将它们打印出来，签名，然后以办公邮件的形式发送出去。而现在，可以将它们扫描然后发送给特定邮件组中的收件人。通过惠普数字发送软件HPDigitalSendingSoftware实现这种电子通信方式将成为SimeDarby努力确保可持续发展未来这一使命和愿景的组成部分。”SimeDarby确信，新的HPMPS协议将帮助他们节约成本，减少纸张浪费。然而，由于最近进行了合并，公司到现在为止还无法对使用新老打印环境的情况进行直观现实的对比。Poh博士表示：“由于公司通过合并得到了发展，而且工作重点发生了变化，所以对成本节约情况进行对比的条件不存在了。例如，过去纸张浪费情况非常严重，但我们没有进行跟踪，因为没有合适的基础架构来完成这一工作。现在，合并已完成，情况日趋稳定，我们将能够为未来得出结论创造有利条件。” “总之，该项目帮我们搭建设了一套先进的打印和成像基础架构。它不仅运行正常，而且为我们以高度结构化的有效方式尝试新业务搭建了一个平台。”SimeDarby目前正在探索如何使用该基础架构来支持其法规遵从工作。由于公司正努力将业务扩张到更多国家，这项工作变得越来越重要。更高效的文档管理机制是另一个值得关注的新领域。通过这种新机制可以捕获发来的文件，进行扫描并根据条码在工作流程内进行组织，确保文档严格按照相关标准和流程进行处理。Darby預期通過惠普打印管理服務HPManagedPrintServices在5年內節省約692,000馬幣約合207,000美元。 “我們的惠普打印管理服務HPManagedPrintServices合同為我們帶來瞭一套先進而強大的成像和打印基礎架構，不僅易於監控和跟蹤，而且比過去更合理有序。”SimeDarbyBerhad公司人力資源部主管PohChzeYub博士企業目標：馬來西亞企業集團SimeDarby需要更換其日益老化、管理起來越來越難而且費用越來越高的多廠商成像和打印設備。除瞭降低成本，公司還希望能夠更高效地監控其打印基礎架構、更有效的控制打印，以使SimeDarby得以滿足不斷增長的打印需求。方法：SimeDarby選擇與惠普簽署瞭惠普打印管理服務HPManagedPrintServices合同，采用瞭惠普多功能打印機MFP。該打印機使用瞭SecureJetreg;拖放打印解決方案和CapellaTechnologies公司的MegaTrack打印作業跟蹤軟件。IT改進：#8226;節約30%的彩色打印成本。#8226;通過惠普遠程監控功能實現主動故障診斷和耗材的補給。業務優勢：#8226;預計5年內可節約692,000馬幣約合207,000美元的成本。#8226;更有效地控制和監視打印作業，提高安全性。#8226;新的打印環境是進一步改進文檔管理、工作流程和合規性的基礎。總部位於吉隆坡的SimeDarbyBerhad業務遍及20個國傢和地區，在全球范圍內共有100,000多名員工，是一傢成功的跨國企業集團。公司宗旨是在核心業務領域占據全球領先地位。SimeDarby的核心業務包括種植、房地產、汽車、工業、能源和公共事業，公司在醫療衛生市場上的份額也在不斷增加，目前還正在進軍中國市場。2007年，公司與GoldenHopePlantationsBerhad及KumpulanGuthrieBerhad合並，成瞭馬來西亞國內市場總值最高的公司之一，同時也是全球最大的已上市的棕櫚油生產商。 “總之，該項目幫我們搭建瞭一套先進的打印和成像基礎架構。它不僅運行正常，而且為我們以高度結構化的有效方式嘗試新業務搭建瞭一個平臺。”SimeDarbyBerhad公司人力資源部主管PohChzeYub博士為瞭穩固並進一步擴展其全球業務，SimeDarby非常註重采用最先進的技術和簡化的流程。而最近，這一工作的重點是其成像和打印環境無法控制。這一情況始於集團人力資源HR部，這裡充斥著大量來自不同廠商的老舊設備，效率低下而且維護費用很高。SimeDarby人力資源部主管PohChzeYub博士表示：“該部門隻有40人，卻有來自3傢不同廠商的15臺設備。儲物櫃裡放滿瞭價值數千馬幣RM的不同類型的耗材。這是一個非常棘手的問題，因為耗材都是通常非標準方式臨時購買的。成像和打印設備在不斷老化，而且維護費用非常高，而新打印機可以任沒有專業操作經驗的人隨意使用。作為身份的象征，辦公室裡還有很多個人打印機，我們非常擔心會有人通過部門的3臺聯網打印機打印保密的人力資源文檔。” “我們根本沒辦法控制保密性，而且打印機的使用無法得到監視和跟蹤，因此無法制定增長計劃。可以說，打印和成像是一門黑色藝術。”SimeDarby向惠普、理光、佳能、東芝和富士施樂招標。3傢被淘汰，東芝的產品太貴，而理光的機器無法和SimeDarby正在使用的HID非接觸式IC卡兼容。惠普成功地實施瞭一項為期兩個月的試驗項目，最終與SimeDarby簽署瞭為期3年的打印管理服務MPS合同。SimeDarby用3臺惠普多功能打印機MFP替換瞭原有的15臺老式打印機。然而，這才是整個故事的開始。公司與惠普簽署的HPMPS合同非常成功，因此又簽署瞭一份5年期合同，由惠普為擁有1200多名員工、每年打印量超過400萬頁的SimeDarby集團總部提供全面的打印服務。35臺惠普多功能打印機、5臺用於特殊應用打印的專用打印機和3臺經過改造的惠普打印機取代瞭84臺理光、佳能和老式惠普打印機。後來，公司的5個部門總部也實施瞭HPMPS項目。在多功能設備的基礎上實現標準化，HPMPS合同的核心是具有打印、復印、掃描和傳真功能的惠普多功能打印機。這些設備都是從惠普租賃的，每月支付使用費，另外還要按次收費。惠普使用HPWebJetadmin軟件來從遠程進行設備監控，實現主動故障診斷和耗材補充。SimeDarby采用瞭JetMobile的SecureJetreg;安全移動打印打印解決方案。打印作業被發送到中央服務器上，然後用戶可以從任何聯網的打印機上收取打印件，隻需使用非接觸式IC卡進行身份驗證即可。此外，公司還采用瞭CapellaTechnologies公司的MegaTrack應用，來跟蹤所有打印、復印或傳真操作。Poh博士說：“由於規模很大，SimeDarby選擇使用惠普這樣的1級廠商作為服務提供商，廠商的服務承諾非常關鍵。惠普在招標中脫穎而出的一個重要原因是，惠普馬來西亞團隊能夠提供出色的售後支持服務。”假設打印量每年以10%的速度增長，按凈現值NPV為8%的方法計算總體擁有成本TCO，那麼今後5年內可以節約692,000馬幣約合207,000美元的成本。成本中約10%是購買彩色打印耗材的費用，因此SimeDarby對惠普的彩色打印耗材也留下瞭非常好的印象，因為這些材料平均要比其它同類解決方案低30%。新理念的平臺實施階段的一項重要工作是說服SimeDarby員工同意不再使用個人打印機，轉而接受聯網打印的理念。首先，惠普項目得到瞭公司最高管理層的支持，然後舉行瞭多次“親手實踐”會議，讓員工有機會查看並瞭解全新的惠普打印機，然後再將他們的個人打印機撤走。讓廣大員工普遍接受這一方案的一個關鍵點是，每個人都不能再使用個人打印機，無一例外。 “我們是馬來西亞國內實施這一整套功能的第一傢公司;但是現在，人們很容易就能接受這種新解決方案，他們清楚雙面打印是強制性的，所有打印作業都受到跟蹤