分类及管理(经典).doc

公司文件分类及管理规范（暂行）1.适用范围本规范适用于内部对各类文件进行规范管理，旨在提高文件管理水平和公司内部运行效率和安全性，请公司全体员工共同遵守，如果出现违反该规定的情况，将视具体情节给予处罚。2.分类原则2.1一级分类：按照各部门所产生的不同性质文件分为九个类别，以各部门的字母来代表。公司各部门的字母代号为：财务：GD 财务部General Accounting Department生产：PD1 生产部Productive Department 销售：SD 销售部Sales Department行政：AD 行政部Admin. Department采购：PD2 采购部Purchasing Department人力：HD 人力资源部HR Department总务：GD 总务部 -General Affairs Department总经理室GM 总经理室Gerneral Manager office or GM office董事会BD 董事会 Board of Directors2.2二级分类：按照文件类型划分：一级类目：公司所有资产证据类（用字母A表示）A1：合同、协议。A2：公司章程、验资报告、账号、授权书、许可证、资产移交等。二级类目：公文类（用字母B表示）B1：令、决定、议案：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，如：各级人民政府的下发的强制性行政措施、本公司董事会决议、股东会会议纪要等B2：公告、通告、通报：适用于宣布或公布重要事项或应当遵守或者周知的事项，如：上级机构下发的法定事项、社会公告、表彰先进、批评错误、规章制度等。B3：请示、批复：适用于向上级机关请示指示、批准，答复下级机关的请示事项。B4：报告、意见：适用于向上级机关汇报工作，对重要问题提出见解和处理办法。B5：通知、函：适用于批转下级的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，不相隶属的单位之间商洽工作、询问和问题，如：任免人员等。B6：会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项三级类目：普通文件类（用字母C表示），其他一般性文件四级类目：非文本载体的文件（用字母D表示），如照片、软盘及其他声像资料等。按照文件受控类型主要分为受控文档与非受控文档，各类资产证据、秘密文件、商业文件、客户类文件原件原则上均属于受控文档，复印件原则上均属于非受控文档，在受控文件的编号前加K表示，不加均默认为非受控证件。2.3三级分类：按照文件年度划分，以年月的数字代号表示，如0310代表2003年10月。2.4四级分类：文件的原件Manuscript、复印件Copy分别以英文的第一个字母代表，如原件用M表示、复印件用C表示。2.5五级分类：最后为文件的顺序号。3.文件管理3.1归口管理公司文件管理工作由公司行政部（AD）统一归口管理，受公司总经理领导。3.2管理要求文件管理必须做到迅速、准确、保密，充分发挥指导工作、交流经验、上通下达的作用。任何人员不得向外泄露公司各项文件的内容，一经查实，将追究泄露人员的责任。3.3文件接收3.3.1凡外来行政公文、重要电文、刊物、传真等文件，除要求公司领导亲启外，一律由公司办公室签收。3.3.2接到联系公务的电话，一律详细记录电话内容，3.3.3文件传阅速度，从送出至收回，一般掌握在24小时以内，至多不得超过两天，如超过上述时间，从第三天起公司办公室有权催办，防止文件积压在个人手中，贻误全盘工作。3.3.4为保证工作落实，遇有任务紧急、时间性强的文件，可越级传阅，即先送与落实文件指定任务的领导和部门然后送其他领导传阅。 3.4发文管理3.4.1 行文规则3.4.1.1 以公司名义向上级机关的行文是上行文，向各部门的行文是下行文。各部门在各自的职权范围内，可根据公司常务工作会议精神、公司领导授权或有关规定，向上、向下行文。3.4.1.2向上级机关行文，不可同时向公司部门发送，向公司内部门行文，可抄报直接上级部门。3.4.2发文处理程序3.4.2.1文件起草由发文部门起草确定待发文稿，文稿要求包括：3.4.2.1.1全面、准确地反映客观实际情况，符合党的路线、方针、政策以及国家的法律、法令。3.4.2.1.2完整、准确地体现领导意图。3.4.2.1.3重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，文字简明通畅，标点符号使用恰当，人名、地名、时间、数字准确，行文规范。文稿一律打印。3.4.2.1.4 所有文件均应标明主题词，主题词由反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组组成，在主题词后注明抄送范围和印刷版记。3.4.2.2文稿签字由发文部门领导确认待发文稿并签署同意意见。3.4.2.3文稿审核由行政部对待发文稿进行审核，审核内容包括：3.4.2.3.1文稿内容审核文稿内容是否达到本制度要求，如不达要求，需明确指出不适之处并退回发文部门修改直至符合要求。3.4.2.32文稿格式正式文件格式主要包括：版头、发文字号、印制顺序号、秘密等级、缓急时限、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印刷版记等，办公室要对以上内容认真审核，确保文稿格式符合要求。对外发送的非正式公文文件，特别是电子版文件，均需以公司固定版式，加上公司的LOGO及VI识别系统，以协助公司品牌营销。3.4.2.4文稿签发文稿审核无误后由发文部门人员通过办