集团公司低值易耗品管理办法.doc

低值易耗品节约使用管理办法一、目的合理使用低值易耗品，规范管理，力求节约。根据资源消耗控制程序制定本办法。二、范围（一）日常办公类用品、后勤类用品、接待类用品及低值办公家具等低值易耗品的采购、发放及储存的全过程。（二）低值易耗品分类1、办公类用品：用于日常办公需要的用品，包括但不限于复印纸、办公设备耗材、签字笔、文件夹等。2、后勤类用品：用于日常生活需要的用品，包括但不限于卫生纸、清洗剂、钥匙等。3、接待类用品：用于接待来访客人的日常用品，包括但不限于茶叶、咖啡、饮料等。4、低值办公家具：不属于固定资产范畴的办公家具。三、职责（一）分管领导负责批准年度人均办公费用额度、年度低值易耗品综合计划、低值易耗品明细清单及采购渠道。（二）综合管理部1、综合管理部总经理负责审核年度人均办公费用额度、年度分季低值易耗品综合计划、低值易耗品明细清单及采购渠道管理表，批准季度分月低值易耗品使用计划。2、综合管理部副总经理负责初审年度人均办公费用额度、年度分季低值易耗品综合计划表、季度分月低值易耗品综合计划表、低值易耗品明细清单及采购渠道管理表，审核季度分月低值易耗品综合计划。3、综合管理部计划员、行政员、管理员（1）计划员负责提出年度人均办公费用额度、制订年度分季低值易耗品综合计划表、低值易耗品明细清单等草案，负责制订季度低值易耗品综合计划；（2）行政员负责低值易耗品的验收、复核低值易耗品领用登记表及报账；（3）管理员负责低值易耗品的采购、验收、保管和发放。（三）财务部1、总经理负责审核年度人均办公费用额度、年度及季度低值易耗品综合计划及采购渠道管理表。2、会计负责复核、记帐、费用分摊。（四）各部门1、部门总经理根据本部门业务发展、年度预算、人均办公费用额度，负责制定本部门年度、季度使用计划，批准部门低值易耗品领用登记表。2、部门总务员负责本部门年度及季度低值易耗品计划的制订，负责填写本部门低值易耗品领用登记表及低值易耗品的领用、保管和发放。四、计划管理（一）年度办公用品使用计划的确定1、每年11月15日前，综合管理部计划员根据下一年度业务拓展计划及年度费用预算指标，提出年度人均办公用品费用额初步建议，经与财务部门协商后，11月25日前报部门副总经理初审、部门总经理审核、分管领导确定。同时根据业务发展计划、当年实际情况，综合管理部计划员提出下一年度低值易耗品清单，经部门副总经理审核、财务部门会签意见后，由部门总经理核准。每年6月份可根据需要调整一次低值易耗品清单。12月1日前，计划员以电子邮件通知方式，将确定后的年度人均办公费用额度、低值易耗品明细清单及编制年度计划要求等，发各部门领导和部门总务员。2、12月5前，各部门总务员根据年度人均办公费用额度、低值易耗品明细清单，负责提出本部门年度及季度低值易耗品计划草案，经部门领导批准后，将各部门年度分季低值易耗品计划表报送综合管理部计划员。3、计划员根据各部门提出的低值易耗品申请计划，经初步汇总平衡后，制订年度分季低值易耗品使用计划表，交部门副总经理初审、部门总经理审核，呈分管领导批准。4、12月10日前，综合管理部以电子邮件方式下达各部门。（二）季度低值易耗品使用计划的确定1、每季度末月5日前，各部门总务员根据年度计划及截至本季度部门实际领用情况，负责提出本部门下季度计划草案，经部门领导批准后，将各部门季度分月低值易耗品计划表报送综合管理部计划员。2、每季度末月15日前，计划员根据各部门提出的申请计划，经初步汇总平衡后，制订季度分月低值易耗品综合计划表，交部门副总经理审核、部门总经理批准。3、每季度末月20日前，计划员以电子邮件方式将季度低值易耗品综合计划表下达各部门。五、采购渠道及供应商管理主渠道有以下两种选择：（一）总部行政管理部综合管理部通过OA系统提出申请，直接到总部行政管理部库房领取。（二）市场选择结合内部实际需求，由管理员和行政员于每年11月份，共同对市场上的低值易耗品进行调查，整理出供应商资料。供应商的选择应考虑以下因素，综合评估后推荐：1、商品特性2、满足能力：如交货时间、质量、售后服务,优先考虑已获得ISO9001质量认证的供应商3、价格优势、付款方式4、历史及荣誉12月1日，由管理员和行政员一同提供三家可供选择的供应商，由行政员填写采购渠道管理表，经副总经理初审，征求财务等部门意见，报部门总经理审核，12月10前呈分管领导批准，确定1到2家供应商，并于12月15日前与其签订年度供货协议。为提高采购效率，节约成本，管理员和行政员须建立合格供应商名录。日常工作中应加强对供应商的管理。当指定供应商所提供的物品出现较大质量问题时，综合管理部应重新对该供应商进行评价，必要时需要重新按规定程序更换供应商。六、采购管理采购工作按季度计划分月实施。每月25日28日，由管理员按季度分月计划购置下月需求物品。采购前由管理员填写月度采购申请表，交行政员复核、部门副总审核，报部门总经理批准。然后由行政员办理费用支出支付资金申请表（需分管领导核准）手续交管理员，由管理员将采购清单发往指定供应商送货。到货后，由行政员与管理员一同验收，核对数量，检查合格后填写低值易耗品验收登记表，交部门副总复核、部门总经理核准。验收不合格时，由管理员办理退换、索赔、拒付等事宜。验收后二个工作日内，由管理员记入台账并入库。特殊情况急需或超出低值易耗品明细清单范围并无库存时，需求部门总务员应填写零星物品采购审批表，办理逐级审批手续。七、经费报销管理员应在付款前通知供货方提供发票。低值易耗品验收登记表履行审核手续后，由行政员持购货清单和发票到财务部门办理报销手续。管理员和行政员须在采购发票背面签名并加日期。财务部应核对月度采购申请表、低值易耗品领用登记表、低值易耗品验收登记表与费用支出支付资金申请表金额相符后方可支付采购款或核销相关费用。八、发放与领用（一）严格物品出库手续。各部门总务员按计划领用物品时，需填写低值易耗品领用登记表，经本部门总经理批准后交行政员复核，一式三联办妥后交管理员办理出库手续，其中一联交财务部。管理员应根据低值易耗品领用登记表将出库物品数量、金额等相关信息及时记入低值易耗品领用流水台账。各部门总务员领取后，应建立本部门台账，登记并入部门分库。员工领用时，应经部门领导批准，并在专用登记本上签名记录。（二）各部门总务员领用物品时间为每周五13：0017：30。特殊情况急需时除外。综合管理部不对员工个人发放。（三）新员工报到分配岗位后，按照新员工办公用品标准配备表的规定领取所需固定资产和办公用品。相关费用计入员工所在部门。九、库存管理管理员应将入库物品妥善保管，物品在专用柜中整齐摆放。（一）物品核查及调配对已经使用的物品，管理员应定期核查及追踪，合理调配现有资源，避免财产流失和浪费。（二）出库盘查每月底管理员根据出库情况和低值易耗品领用流水台账记载，整理制作当月各部门低值易耗品月度领用数量统计表交部门领导。每月初由行政员协助管理员盘库清点，进行清理和核对，减少损耗。管理员应将盘库结果记入盘库表，一式三份，分别交财务部和行政员各一份。十、统计与考核（一）统计分析每月初由行政员根据实际价格和数量，汇总、制作上月各部门低值易耗品领用费用统计表报部门总经理审核。计划员据此做出比较曲线图或饼图等，做出初步分析，并逐月将各部门费用支出数据传递给各部门领导和总务员。各部门可据此复核，并做为控制以后各月费用申请的依据。（二）费用分摊每月底财务部根据各部门领用统计数据，将费用计入部门办公费用，并逐月与综合管理部提供的各部门月度低值易耗品领用费用统计表复核无误。（三）超预算处理办法各部门严格将费用控制在标准额度之内，实施本部门和综合管理部双向控制的办法。自超出预算月度起，停止对该部门发放各类物品。特殊需要时应履行追加预算额度审批手续。节约预算费用时，按经济责任制书规定给予考核。十、附则各部门应加强管理，强化员工节约意识。（一）员工应充分利用现代办公手段，通过电子媒介修改文稿。初稿阶段宜用废纸反面打印。（二）日常消耗品（如笔芯）的领取，遵循“以旧换新”原则，交旧领新，力求节约资源。（三）接待用品原则上由综合管理部直接管理，不另发放。（四）本办法由综合管理部和财务部负责解释。附表：1、低值易耗品明细清单2、采购渠道管理表3、年度分季低值易耗品计划表4、季度分月低值易耗品计划表5、各部门年度分季低值易耗品计划表6、各部门季度分月低值易耗品计划表7、月度采购申请表8、零星物品采购审批表9、低值易耗品验收登记表10、低值易耗品领用登记表11、低值易耗品领用流水台账12、低值易耗品盘库表13、各部门低值易耗品月度领用数量统计表14、各部门月度低值易耗品领用费用统计表15、新员工办公用品标准配备表申请采购流程：发送用品清单低值易耗品明细清单 综合管理部计划员 依据员工需求提出申请 各部门总务员各部门季度分月低值易耗品计划表部门申请计划各部门总经理批准汇总各部门申请依据采购渠道月度采购申请表