时间管理技巧讲义(PDF 48页).pdf

时间管理技巧时间管理技巧 莎逊投资管理 上海 有限公司 管理咨询事业部 2012年8月 2012 SASSON 1 目录目录 认识时间管理认识时间管理 了解你的时间管理现状了解你的时间管理现状 时间管理陷阱时间管理陷阱 实践 实践 时间管理热身运动时间管理热身运动 认识时间管理认识时间管理 2012 SASSON 3 时间管理的价值时间管理的价值 管理人员的的成功在很大程度上取决于他们对时管理人员的的成功在很大程度上取决于他们对时 间的管理 间的管理 时间管理关键在于你如何利用时间 而非用了多时间管理关键在于你如何利用时间 而非用了多 少时间 少时间 改进时间管理是提升生产力的最佳策略 它不需改进时间管理是提升生产力的最佳策略 它不需 要任何新的知识与技能 要任何新的知识与技能 2012 SASSON 有效管理时间的意义有效管理时间的意义 提升生产力 协助他人提升生产力 成效得以被认可 提高对企业的贡献 得以腾出更多的时间与家人相处 享受嗜好与消闲 减低压力改善健康 4 2012 SASSON 时间管理的正确观念时间管理的正确观念 主动的管理时间 而非被动的为时间所压迫 时间管理是为了使自己更从容 充实及快乐 而不是匆忙 紧张而有压 力 时间管理是为了使时间用得有价值 有意义 而非为了日理万机 生活 紧凑 时间管理是为了使自己的生活均衡 面面俱到 而非成为工作狂 时间管理没有年龄的限制 随时开始 永不嫌迟 并非仅是年轻人 的专利 5 2012 SASSON 6 时间的特性时间的特性 供给毫无弹性 无法积蓄 无法替代 无法失而复得 我们无法不让它流逝 但我们可以管理时间的用我们无法不让它流逝 但我们可以管理时间的用 法 有选择的运用我们的时间 法 有选择的运用我们的时间 2012 SASSON 如何管理时间 如何管理时间 最根本的要素是 事件 时间管理 就是 事件管理 管理好每天发生的事情 就是管理好时间 7 如果你不去控制生活中的事件 如果你不去控制生活中的事件 你的时间将被你的时间将被 这些事件所控制 这些事件所控制 2012 SASSON 问题讨论问题讨论 8 什么事件是能控制的 什么什么事件是能控制的 什么 事件不能控制 事件不能控制 了解你的时间管理现状了解你的时间管理现状 2012 SASSON 10 冥思苦想冥思苦想 美国著名时间管理专家尤金 葛里 斯曼曾对数百人提出过 要是你今天就去世 你最后悔的是什么 2012 SASSON 你的答案 你的答案 没有在有限的时间里做应该做的事情 我后悔没多读点书 没有多尝试新鲜事物 没有花更多的时间与家人相处 11 2012 SASSON 案例讨论 陈磊的时间管理案例讨论 陈磊的时间管理 陈磊担任销售部主管3年了 由于公司的销售目标压力很大 工作非常繁忙 有一天 早上起床来不及 吃早点 就直奔公司 刚进办公室 经理来告诉他下个月要出差 有一个重要的会议让他代为出席发 言 陈磊非常高兴 这是一次在上级面前展现自我的好机会 还有一个月的时间 我一定要好好准 备一下 之后 他每天还是非常非常繁忙 早上 没有时间送女儿上学 晚上还经常陪客户吃饭到深夜 出差 应酬不断 朋友聚会也不好推辞 直到有一天 他突然意识到明天就要开会了 心里不免着急 不过 毕竟还有一天时间 明天一定什么也不管了 全心全意准备会议资料 第二天一大早 女儿突然发烧 他心中非常焦急 但是 分身乏术 只好带着歉意让太太送女儿去医 院 自己来上班 刚到公司心情还没平静下来 总经理秘书来找他 说总经理找他谈话 他怀着忐忑 不安的心情去见总经理 原来 总经理接到了一封顾客投诉信 让他马上调查清楚 下午答复 他当 然不敢怠慢 于是花了一个上午的时间终于把事情处理好 当他正想一边吃饭 一边构思发言稿 突 然 他的一位客户 也是他的好朋友出现在门口 说是顺便路过 想一起吃饭 他当然无法拒绝对方 的美意 于是 心不在焉地吃了午饭 回到办公室已经快下午2点了 看到桌上有几份紧急文件 就想 先处理完 认为这并不会花太多的时间 他在处理文件的过程中 有几个电话打进来 又有两个下属 找他谈话 处理好这一切之后已经是快6点了 这时 他心中着实惦记女儿 实在不想再加班了 于是 下班回家 路上正好是交通高峰 塞车很厉害 到家已经快7点了 他想吃了饭再写 吃完饭 洗完澡 已经是8 点了 刚巧电视转播四年一次的世界杯足球赛 虽有些不安 但还是忍不住坐下来 安慰自己说 看一会儿 松弛一下 做事会事半功倍 球赛转播完毕 他已经在沙发上睡着了 第二天早上4点钟 他设臵的闹钟响了 5点钟 他终于爬起来 想写发言稿 但是头晕眼花的 一点 思路都没有 最后 终于写了个开头 但是由于资料不全 没办法写下去了 他提前回到办公室 匆 匆忙忙写了个大概 就只好去开会了 会上的效果可想而知 12 2012 SASSON 案例讨论 陈磊的时间管理出了什么问题 案例讨论 陈磊的时间管理出了什么问题 13 现象现象 问题问题 不吃早餐 生活不规律 还有一个月 还有一天 工作没有计划性 女儿生病没空送去医院 工作和生活之间没有安排好 亲自处理顾客投诉信的事件 不会授权 事必躬亲 朋友聚会不推辞 分不清轻重缓急 塞车等了一个小时 不善于利用时间 为看世界杯而耽误写发言稿 缺乏自律 2012 SASSON 案例讨论 陈磊的时间管理出了什么问题 案例讨论 陈磊的时间管理出了什么问题 他有没有做计划 他有没有做计划 他在一个月前想还有一个月 可以做会议发言稿的准备 他在前一天想还有一 天 这一天什么都不干 就写会议发言稿 他的计划的可执行性强不强 他的计划的可执行性强不强 一点都不强 一个月在繁忙的日常工作中 眨眼就过去了 而最后的一天 又 被各种突发事件打断 他自己又不善于推辞或分派一些事情 整天疲于奔命 没有按计划好好的准备 重要的发言稿 丧失了一个极好的表现自己的机会 陈磊的问题不是没有时间 而是在控制事件 支配时间上出了问题 陈磊的问题不是没有时间 而是在控制事件 支配时间上出了问题 14 时间管理陷阱时间管理陷阱 2012 SASSON 16 时间管理时间管理的七大的七大陷阱陷阱 文件堆满文件堆满 桌桌 不速之客不速之客 会议病会议病 时间时间管理管理 陷阱陷阱 缺少规划缺少规划 事必躬亲事必躬亲 不会拒绝不会拒绝 拖延拖延 没时间做计划 根本没必要做计划 计划常常被打断 不喜欢被计划束缚 接受比拒绝更容易 拒绝会触怒请托人 从而导致报复 我想做一个广受爱戴 的人 我不懂如何拒绝别人 帕金森定律 工作 会自动的膨胀占满所 有可用的时间 如果你给自己安排了 充裕的时间从事一项 活动 你会放慢你的 节奏以使用掉所有分 配的时间 安全感 犹豫的个性 半途而废的工作习惯 个人的喜好 担心下属犯错 安全感 不愿意放弃得心应手 的工作 找不到可以授权的下 属 基于合群的愿望而聚 会倾谈 为符合传统 为推卸责任 无效的会议不断重复 没有预约的客 无端 的申诉 往往会使你 难以专心地工作 2012 SASSON 17 如何跨越时间陷阱如何跨越时间陷阱 明确目标明确目标 去除不必要去除不必要 和不合适的和不合适的 事务事务 及时行动及时行动 剔除剔除 行动行动障碍障碍 制定计划制定计划 如何跨越时间陷阱如何跨越时间陷阱 1 2 3 4 5 2012 SASSON 18 明确目标明确目标 正确目标的价值正确目标的价值 有正确目标才会有有正确目标才会有结果结果 目标刺激我们奋勇前进目标刺激我们奋勇前进 目标引导我们发挥潜能目标引导我们发挥潜能 1 2012 SASSON 制定目标的 制定目标的 SMART 原则原则 SPECIFIC 具体的可实施的行动计划 MEASURABLE 可度量的 数量 质量 ACHIEVABLE 可达到的 RELEVANT 与个人价值观吻合的 TIMING 有时间限制的 19 2012 SASSON 20 目标金字塔目标金字塔 终极目标终极目标 长期目标长期目标 中短期目标中短期目标 每天目标每天目标 2012 SASSON 去除去除不必要和不合适的事务不必要和不合适的事务 以始为终 要事第一时间 管理矩阵图 和 八二法则 减少冗长的会议 学会说 不 对付不速之客 有效委派 21 2 2012 SASSON 要事第一要事第一 时间管理矩阵图时间管理矩阵图 22 危机 紧急的问题 有期限的任务和会议 准备事项 预防工作 计划 干扰 不速之客 许多凑热闹的活 一些信件 琐碎忙碌的事情 看太多的电视 消费时间的活动 紧紧 急急 不不 紧紧 急急 重重 要要 不 重 要 不 重 要 2012 SASSON 练习 判断下列分别属于哪些任务 练习 判断下列分别属于哪些任务 整理文件 接紧急电话 准备会议 和朋友一起喝午茶 向上司汇报工作情况 给家人打个电话 会见一个重要客户 阅读专业期刊 下属请示 同事请求协助 23 2012 SASSON 将时间投资于第二象限将时间投资于第二象限 24 偏重第二类事务的结果偏重第二类事务的结果 有远见 平衡 纪律 少有危机 这 部分应占大部分工作时间 偏重第一类事务的结果 有压力 危机处理 你应该尝试每天完成紧急 而有难度的事务 偏重第三类事务的结果 短视近利 轻视目标与计划 缺乏自制力 偏重第四类事务的结果 无责任感 工作不保 依赖他人或社会结构 2012 SASSON 要事要事第一 八二法则 第一 八二法则 帕累托帕累托 Pareto 意大利经济学家意大利经济学家 经济学上有这样一个原理 80 的销售额来自20 的顾客 80 的财富掌握在20 的人手中 80 的问题来自20 的员工 日常生活中20 最关键的事给你带来80 的效果 集中精力在能获得最大回馈的事情上 别花费时间在与成功无益的事情 上 25 2012 SASSON 学会说 不 学会说 不 耐心倾听 显示慎重 表情应当和颜悦色 态度坚决 指出拒绝的理由 拒绝的是请托而不是他 如果可能 为他提供其他可行方案 26 2012 SASSON 如何对付 不速之客 如何对付 不速之客 不要采取无条件的 门户开放政策 授权秘书甄别并拦截来客 规定接见部属的时间 移樽就教 站立会客 限时面谈 27 2012 SASSON 有效授权有效授权 和委派和委派 28 做过类似工 作的人 备忘录 传 真 电子邮 件 必要时 委派给谁 如何指示 跟进工作 新手 个别会晤 每天 2012 SASSON 有效委派的要点有效委派的要点 委派做出决定的权利 而非实施任务的权力 灵活处理时间 要求对方复述你的指示 提供成功完成任务所必需的必要资料 全面责任由你来负担 对他人表现提出建设性的反馈 慷慨奖励 适度批评 29 2012 SASSON 30 制定你的计划制定你的计划 长期计划长期计划 3 长期计划 活动计划表长期计划 活动计划表 目标 在目标 在1212月月3131日前出版日前出版 工作手册工作手册 工作步骤工作步骤 估计时间估计时间 目标日期目标日期 责任人责任人 1 书写草稿 40天 9月15日 自己 2 打印草稿 10天 10月25日 秘书 3 校对 5天 11月5日 自己与秘书 4 设计 15天 11月20日 图表制作者 5 发行 12月20日 打印厂 2012 SASSON 31 制定你的计划制定你的计划 每周工作计划每周工作计划 周计划工作计划周计划工作计划 目标目标 第第 周周 优先级别优先级别 估计时间估计时间 日期安排日期安排 2012 SASSON 32 制定你的计划制定你的计划 每日工作每日工作计划计划 每日工作计划表每日工作计划表 日期日期 需完成的任务需完成的任务 优先级别优先级别 已完成已完成 时间安排时间安排 需拨打的电话需拨打的电话 优先级别优先级别 已完成已完成 时间安排时间安排 需约见的人员需约见的人员 优先级别优先级别 已完成已完成 时间安排时间安排 2012 SASSON 剔除行动障碍剔除行动障碍 克服拖延克服拖延 不要把难事往后拖 工作细分 不要把不喜欢的事往后拖延 自律 不要把喜欢的事做过了头 防患于未然 33 4 2012 SASSON 剔除行动障碍剔除行动障碍 避免混乱避免混乱 办公桌上的5S运动 整理 整顿 清扫 清洁 素养 整理 经济秩序把办公桌上的报表 文件等加以整理 整顿 把文件 信息 报表一一分类以备用 清扫 扔掉不要的东西 清洁 同时保证日常干净 修养 关键是养成上述的习惯和修养 才能长期维持 34 2012 SASSON 剔除行动障碍剔除行动障碍 避免混乱避免混乱 处理信息洪流 35 报纸和杂志报纸和杂志 备忘录备忘录 外部邮件和外部邮件和 传真传真 电子邮件电子邮件 和内联网和内联网 委委 派派 填入阅读填入阅读 文件夹文件夹 速速 读读 细细 读读 复印和传阅复印和传阅 留出时间留出时间 细读细读 采取措施采取措施 归档 委派或归档 委派或 传阅传阅 丢丢 弃弃 2012 SASSON 剔除行动障碍剔除行动障碍 告别完美告别完美 清楚你所从事的工作对质量的要求 不要为自己预留充裕的时间 80分标准 感受缺陷 36 2012 SASSON 及时行动及时行动 37 5 发挥发挥时间管理的时间管理的技巧技巧 使用有效的辅助工具使用有效的辅助工具 只有行动才能靠近只有行动才能靠近目标 目标 2012 SASSON 小技巧 如何处理干扰电话小技巧 如何处理干扰电话 若自己正为某事忙着 请同事代为接听找你的电话 定出一段你不接听电话 除紧急事情外 与回电的时限 一边说话一边以手击桌面 让对方以为你有访客要接见而乘机要他挂电 直截了当地告诉那些喋喋不休者 我现在需要了解的是 将他拉回 正题 若对方仍纠缠不清 告诉他 在我挂电话之前 让我重复刚才所谈得 把要点重述之后即可挂电 如果那些出名的 长气袋 留言要你回电 最好趁他们不在时留话 38 2012 SASSON 小技巧 如何应付不约而来的访客小技巧 如何应付不约而来的访客 在办公室外面接见他们 若无必要面晤 尽量利用电话或书面通知 若同事有 串门子 习惯 请他们在与你会面前先准备要谈的项目 为了能更好控制时间 主动提议你到同事的办公室去议事 若有人出其不意的造访你 告诉他你正忙着 仅能抽出一些时间与他谈 话 若对方认为太过匆促 那再另约时间好了 如果不约而来的访客有事谈商 却明显的缺乏准备 另约一个时间再谈 若你正面对完成期限的时间压力 不妨对访客坦言相告 39 2012 SASSON 小技巧 怎样主持有效的非正式会议小技巧 怎样主持有效的非正式会议 有事洽商时 致电对方是否方便会面 这也是尊重对方的表示简短的介 绍会议的目的与议程 同时征求与会者的意见 当你与上司会面讨论事情时 也献上你的建议 不要在会议进行时接听电话 浪费大家的时间 当有人提出开会的建议时 询问对方会议目的 紧要性重要性 若有人到你的办公室要求一个非正式的会议 如果你还没充分准备 建 议另一个会面时间 在结束会议前 把已决定的事项 各人该做的事与期限再说一 次 以策 肯定 40 2012 SASSON 小技巧 怎样主持有效的正式会议小技巧 怎样主持有效的正式会议 让每个与会者同意会议召开的时间 自己以身作则 迟到者务必要解释迟到的原因 每次会议皆委派主席以控制会议的顺利进行 尽量减少不必要的干扰 电话不接听 让每个与会者在会议前都得到议程 会议召开前15 30分钟之前提醒与会 者出席会议确定出席 以免无谓的等待 会议进行时通过发问与澄清来肯定与会者皆了解议项以避免误解 安排会议在午餐前或下班前结束 41 2012 SASSON 42 时间管理小工具时间管理小工具 报事贴报事贴 手机手机 PDA Outlook软件软件 闹钟闹钟 实践实践 时间时间管理的热身运动管理的热身运动 2012 SASSON 热身运用 一 时间日记热身运用 一 时间日记 44 时间时间 工作项目工作项目 重要程度重要程度 自我检讨自我检讨 时间日记大约要连续写上两个星期 每用一笔时间就记录一下 免得忘 记 至于 重要程度 的衡量 可用 3 2 1 之数字代表 3代表 最重要 应尽量将时间用在重要的事情上 藉此练习 可了解自己 有否浪费时间 并可思