公司文档书写规范.doc

附件附件 1 1 公司文档编写规范 公司文档编写规范 方正春元科技发展有限公司 文档编号 当前版本 V1 0 作者 胡小红 文件状态 草稿 正式发布 正在修改 发布日期 2004 6 3 文件状态 草稿 正式发布 正在修改 历历 史史 版版 本本 版本作者参与者发布日期更新内容备注 V1 0胡小红康宁2004 06 03 文文 件件 审审 核核 单单 职务签字日期 运营部负责人 产品开发部负责人 实施部负责人 品质管理部负责人 文文 件件 批批 准准 单单 职务签字日期 总经理 目目 录录 1 文档格式文档格式 1 2 标点符号规范标点符号规范 1 3 语句规范语句规范 3 1 文档格式文档格式 文档的标题 1 采用二号宋体加粗字体 文件的标题 2 采用三号宋体加粗字 体 文档的标题 3 采用小三号宋体加粗字体 以此类推 正文采用小四号 仿宋字体 文档的目录采用五号宋体字体 文档中项目符号的级别定义如下 a 第一级别用符号 标识 b 第二级别用符号 a 标识 左侧缩进 0 74 厘米 c 第三级别用符号 1 标识 左侧缩进 1 48 厘米 d 第四级别用符号 标识 左侧缩进 2 22 厘米 文档的页眉格式 左侧为公司名 右侧为文件名 文档的页脚格式 在正文下方中间显示页码 页码显示为第几页 共几页的 格式 起始页从正文开始 文档的第一部分为概述 必须包括 文档的编写目的 适用范围 预计读者 名词解释 若为流程规范性文档 必须画出整个过程的流程图 流程图采用 Visio 或 Word 绘制 文档若有附件 建议采用超级链接方式 链接到附件 2 标点符号规范标点符号规范 所有的标点符号必须采用中文标点 注意避头避尾字符 所谓避头字符 不允许在行首出现 避尾字符则不允 许在行尾出现 避头字符有 避尾字符有 单个标点符号的规定如下 a 点号 顿号 逗号 分号 句号 问号或者叹号 它们的停顿时间依 上 b 面的次序加长 级别依次升高 冒号也属于点号 c 破折号 使用标准的 不允许使用 或者 或者 d 省略号 中文必须使用标准的六个圆点 不允许使用 或 者 在省略外文或者阿拉伯数字时 用标准的三个圆点 e 连接号 1 一字线 用法举例 连接地名或者方位名词 华东 华北 东北地区 表示递进式发展 古猿 猿人 古人 新人 2 箭头 开始 程序 附件 记事本 3 用作外文连字符 4 范围号 用于表示数字范围 f 间隔号 使用标准的间隔号 不允许使用 g 书名号 和 在套用的时候使用 仅用于套在双 书名号 里面的情形 不允许使用非标准的大于号小于号 或 标点符号混用的时候 规定如下 a 括号同点号的配合 句内括号 括号里的话仅仅是注释句子里的某些词语 推荐全部使用这 种方式 句尾括号 括号里的话注释整个句子 b 破折号前面不允许有顿号 逗号 分号 冒号 句号 感叹号 问号 c 省略号前面的句号 感叹号 问号 如果表示前面是一个完整的句子 则保留这个点号 如果是顿号 逗号 分号 冒号 则一般不予保留 d 省略号后的点号 一律省略 e 带有引号的省略号 这样的形式 尽量少用 后面的点号最 好省略 3 语句规范语句规范 语言的必须简洁明了 避免出现语句冗长