行档案管理工作指引.doc

办 公 档 案 管 理 工 作 指 引 简 介编 制 本 手 册 主 要 目 的 是 给 予 物 业 管 理 公 司 各 级 员 工 工 作 中 参 考 ， 尤 其 是 指 导 物 业 管 理 公 司 办 公 文 件 及 档 案 管 理 。 本 手 册 内 容 基 于 物 业 管 理 公 司 环 境 条 件 不 同 ， 故 实 际 施 行 细 节 可 允 许 作 部 分 变 动 ， 但 由 公 司 指 示 而 定 。 本 手 册 内 容 主 要 分 四 大 部 分 ： 一 . 物 业 管 理 公 司 档 案 管 理 制 度 二 . 物 业 管 理 公 司 档 案 保 管 三 . 物 业 管 理 公 司 日 常 规 范 文 本 四 . 物 业 管 理 公 司 发 函 及 通 告 规 定 物 业 管 理 公 司 档 案 管 理 制 度 一、 物 业 管 理 公 司 档 案 管 理 规 定 ： 1. 公 司 各 物 业 项 目 的 档 案 资 料 规 定 由 物 业 管 理 公 司 主 管 (包 括 代 理 主 管 )负 责 监 督 保 管 ， 由 文 员 专 职 文 件 存 档 、 注 记 工 作 。 2. 有 关 物 业 管 理 公 司 验 收 档 案 、 图 则 、 业 主 及 住 户 资 料 、 管 理 制 度 、 合 约 及 附 件 设 备 设 施 档 案 及 保 养 制 度 、 财 务 报 告 、 员 工 人 事 资 料 等 档 案 要 求 集 中 存 档 ， 文 件 柜 要 求 上 锁 ， 未 经 主 管 许 可 ， 他 人 不 得 动 用 。 3. 物 业 管 理 公 司 档 案 资 料 必 须 按 公 司 规 定 要 求 存 档 ， 做 到 图 有 袋 、 文 有 夹 ， 报 告 类 文 件 编 目 录 索 引 ， 档 案 类 文 件 有 存 档 文 件 清 单 及 编 号 目 录 。 4. 物 业 管 理 公 司档 案 目 录 及 存 档 文 件 清 单 每 季 度 上 报 公 司 备 案 。 5. 物 业 管 理 公 司 档 案 在 历 任 主 管 调 职 、 离 任 时 应 向 公 司 或 接 任 者 办 理 移 交 手 续 ， 经 确 认后 方 可 离 任 。 6. 物 业 管 理 公 司 档 案 日 常 需 经 常 使 用 部 分 应 复 印 备 份 ， 原 件 存 放 在 档 案 中 不 得 随 意 使 用 。 7. 因 工 作 需 要 借 阅 、 复 印 专 管 部 分 档 案 资 料 的 ， 需 经 主 管 书 面 确 认 ，如 有 违 反 的 作 泄 密 处 理 。 8. 公 司 将 定 期 巡 查 上 述 规 定 所 提 及 之 要 求 落 实 情 况 ， 对 不 符 合 要 求 的 保 管 责 任 人 将 作 适 当 处 分 。 9. 公司档 案 资 料 因 保 管 不 当 而 导 致 遗 失 、 泄 密 的 ， 对 公 司 管 理 有 重 大 影 响 及 损 害 公 司 利 益 的 ， 公 司 将 视 情 节 轻 重 追 究 当 事 人 责 任 ， 并 保 留 追 究 其 法 律 责 任 的 权 利 。 二 . 物 业 管 理 公 司 管 理 保 密 规 定 ： 1. 在 工 作 范 围 获 有 关 的 公 司 内 部 资 料 ， 业 主 、 用 户 单 元 和 物 业 管 理 处 员 工 个 人 资 料 及 其 内 所 载 有 的 通 讯 地 址 、 联 系 电 话 、 购 /租 合 约 及 金 额 、 特 别 条 款 、 公 司 及 公 司 内 部 情 况 、 业 主 及 用 户 个 人 情 况 等 均 属 工 作 保 密 范围 。 2. 业 主 、用 户 及 员 工 资 料 统 一 存 放 在 办 公 室 文 件 柜 中， 由 专 人 负 责 注 记 及 存 档 等 工 作 ， 由 公 司 主 管 每 周 审 核 ， 其 他 工 作 人 员 未 经 许 可 禁 止 查 阅 。 3. 公 司 物 业 管 理 处 文 件 柜 备 用 钥 匙 由 主 管 保 管 ， 主 管 及 秘 书 因 需 告 假 时 ，经 指 定 的 授 权 人 士 ， 方 可 代 为 执 行 以 上 事 务 。 4. 因 工 作 所 需 而 放 置 于 办 公 室 、 监 控 中 心 、 大 堂 接 待 处 的 业 主 及 业 户 联 系 电 话 、 员 工 个 人 联 系 电 话 、 地 址 等 ， 必 须 隐 蔽 放 置 ， 不 得 张 贴 于 显 眼 处 ， 不 得 外 泄 。 5. 公 司 制 定 的 各 类 规 章 制 度 及 工 作 指 引 ，由 公司统 一 保 管， 高 级 管 理 员 以 上 级 别 人 员 可 借 阅 ( 须 办 理 借 阅 手 续 )，每 次 限 时 一 周 。实 行 借 阅 目 的 为 指 引 员 工 工 作 及 员 工 培 训 ， 严 禁 任 何 形 式 的 抄 袭 及 复 印 。 6. 发 布 的 各 类 通 知 通 告 ， 应 限 定 时 效 ， 过 时 收 回 。 7. 员 工 应 具 有 维 护 他 人 阴 私 权 利 的 法 律 意 识 ， 主 动 为 公 司 及 业 户 保 守 秘 密 ， 对 于 任 何 人 士 不 正 常 的 打 探 行 为 ， 应 坚 决 拒 绝 并 向 公 司 报 告 。 8. 员 工 因 执 行 保 密 规 定 不 当 ， 致 使 公 司 、 业 主 、 业 户 或 管 理 员 工 利 益 受 不 良 侵 害 的，公 司 将 按 员 工 守 则 有 关 规 定 从 重 处 罚， 并 由 当 事 人 个 人 承 担 导 致 的 全 部 法 律 责 任 。 物 业 管 理 公 司 档 案 管 理 一 . 公 司 档 案 资 料： 1、 公 司 验 收 档 案 ： 1) 大 楼 土 建 、 设 备 安 装 竣 工 资 料 (图 纸 、 设 备 资 料 ) ； 2) 大 楼 设 施 设 备 之 质 检 、 消 防 、 劳 动 局 、 技术质量监督局、公 安 及 音 像 管 理 等 部 门 验 收 合 格 文 件 ； 3) 大 楼 机 电 设 备 保 养 合 约 ； 4) 大 楼 公 共 区 域 设 施 设 备 验 收 记 录 (管 理 公 司) ； 5) 大 楼 公 共 区 域 设 施 设 备 移 交 记 录 (发 展 商 、 承 包 商 与 管 理 公 司 ) ； 6) 单 元 验 收 及 移 交 记 录 (承 包 商 、 业 主 与 管 理 公 司 ) ； 2、 公 司二 次 装 修 档 案： 1) 用 户 单 元 二 次 装 修 图 则 及 审 批 手 续 ； 2) 二 次 装 修 期 间 管 理 处 监 督 检 查 资 料 ； 3、 业 户 资 料 ： 1) 大 楼 入 伙 情 况 记 录 ； 2) 大 楼 业 主 ( 租 户 )情 况 登 记 (包 括 名 称 、 单 元 号 、 联 系 人 、 建 筑 面 积 、 交 接 单 、 入 伙 时 间 或 租 用 期 限 等 ) ； 4、 公 司 管 理 文 本 汇 编 ： 1) 管 理 合 同 、 管 理 公 约 、 用 户 手 册 等 统 一 装 订 成 册 ； 2) 公 司 各 类 管 理 规 章 制 度 及 装 修 规 定 等 ； 3) 公 司 各 项 管 理 分 包 合 约 ； 5、 公 司 设 备 维 修 保 养 类 ： 1) 各 类 设 施 设 备 要 有 专 门 的 维 修 保 养 制 度 及 应 急 措 施 ； 2) 各 类 设 施 设 备 有 独 立 的 维 修 档 案 ，及 日 常 巡 检 维 修 记 录； 3) 主 要 部 位 如 变 配 电 间 、 监 控 中 心 、 电 梯 机 房 等 应 有 工 作 日 记 、 交 接 班 记 录 、 巡 视 记 录 及 人 员 进 出 记 录 ； 4) 物 业 管 理 处 有 用 户 维 修 报 修 单 ， 维 修 后 应 有 回 访 记 录 ； 6、 公 司 设 施 设 备 检 测 类 ： 1) 变 配 电 间 要 有 供 电 部 门 定 期 电 气 测 试 报 告 记 录 ； 2) 电 梯 要 有 技 术 质 量 测 检 局 合 格 证 书 及 年 检 报 告 ； 3) 生 活 水 箱 要 定 期 清 洗 消 毒 并 存 记 录 ， 清 洗 后 要 有 卫 生 部 门 水 质 检 测 报 告 ， 清 洗 工 作 应 有 有 效 体 检 证 明 ； 4) 避 雷 系 统 应 有 定 期 检 测 报 告 ； 5) 应 有 定 期 沉 降 检 测 报 告 ； 6) 消 防 泵 、 管 道 应 有 定 期 试 机 及 换 水 记 录 ， 烟 感 及 温 感 探 头 应 有 定 期 测 试 工 作 记 录 ； 7) 其 它 设 施 设 备 检 测 记 录 资 料 ； 7、 公 司 下 属 物 业 管 理 处 运 作 类 ： 1) 公 司 物 业 管 理 处 正 式 文 件 应 用 电 脑 打 印 操 作 ， 并 有 规 定 的 电 脑 档 号 及 存 档 目 录 记 录 ； 2) 公 司 管 理 费 收 缴 情 况 ； 3) 公 司 管 理 费 财 务 报 告 ； 4) 公 司 物 业 管 理 处 运 作 报 告 ； 公 司 物 业 管 理 处 会 议 记 录 (包 括 内 部 会 议 及 与 发 展 商 或 业 主 委 员 会 的 会 议)* 公 司 物 业 管 理 处 值 班 记 录 * 保 安 值 班 记 录 * 设 备 值 班 与 巡 检 记 录 * 管 理 工 作 计 划 与 报 告 * 工 程 设 备 管 理 计 划 与 报 告* 公 司 物 业 管 理 处 往 来 信 函 * 用 户 报 修 与 投 诉 处 理 记 录 * 承 包 商 维 修 或 保 养 工 作 情 况 记 录 二 . 物 业 管 理 公 司 档 案 存 档 要 求 资 料 内 容 文 档 名 称 存 档 要 求 目 录 索 引 1. 土建设备安装竣工资 料 物业管理公司竣工图则资料 图纸档案盒(蓝色)数量：按类建立每张图纸名称索引 2. 大楼设施设备质检、 消防等部门验收文件 物业管理公司审验文件 易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中一本 按设施设备单项设索引3. 机电设备保养合约 物业管理公司设备保养合约 易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中一本 按设施设备单项设索引 4. 公共区域设备设备验收记录 物业管理公司公共区域验收记录 图纸档案盒数量：按量而定 按区域、设备名称设索引 5.公共区域设备移交记录 物业管理公司公共区域移交记录 图纸档案盒数量：按量而定 按区域、设备名称设索引 6.单元验收及移交记录 物业管理公司单元验收移交记录 图纸档案盒数量：按量而定 按单元设目录索引 7.用户单元二次装修图 则及审批手续 物业管理公司二次装修审批记录 图纸档案盒数量：按量而定按单元设目录索引 8.二次装修监督检查资料 物业管理公司二次装修监督记录 图纸档案盒数量：按量而定 按单元设目录索引 9.入伙情况记录 物业管理公司入伙情况记录 易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中一本按月作报表不作索引 10.大楼业主、住户及租 户情况记录 物业管理公司业主、用户情况记录 易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中一本 按顺序存档不作索引 11.管理合约、用户手册 汇编 物业管理公司管理文本汇编 易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中一本 按文本分类索引 12.管理规章制度及装修 规定 物业管理公司规章制 度汇编 易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中一本按文本分类索引 13.管理分包合约 物业管理公司管理分包合约 易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中一本 同上 14.设施设备维修保养制 度及应急措施 物业管理公司维修保养制度 易事快A4文件夹(黑色3寸) 数量：集中一本 同上 15.设施设备维修档案 物业管理公司设备维修档案