采购部流程及职责.doc

采购流程第一章 采购工作的任务范围一、目的明确采购范围，合理分配采购职责二、适用范围采购部所有人员三、内容凡用公司经费购买，用于公司经营管理的物资购进一律纳入物资采购系统实施采购，具体范围是：（一）公司行政及生产管理各环节所需的办公用品、印刷品等；（二）生产、储备等环节所用的小型工器具；（三）企业宣传、市场开拓所用的广告品；（四）生产加工清洁所用的燃料、洗涤等低值易耗品；（五）生产所需的原材料及辅料等；（六）所有塑料、纸类等包装物品；（七）设备设施维修保养所用的五金配件、电动工具、润滑密封等物品；（八）零星维修建材、劳保及卫生清洁用品。第二章职责一、目的明确职责划分，提高工作效率二、适用范围采购部所有人员三、内容物资采购经理职责：（一）对公司总经理负责，落实总经理交办的各项供应保障工作；（二）根据资金限额制定实施采购计划，保证及时、足量、优质、廉价供应到位；（三）根据择商标准选择合格供应商，提出供应商关系维护政策、建立供应商档案，做好供应商控制和进行适期综合评定；（四）会同相关部门做好重要物资的对比工作，认真保管、履行供货合同；（五）严格执行事业部物资采购管理规定，对本采购部人员进行管理、考核、培训、指导、奖惩，做到工作日清日结；（六）及时了解市场信息，掌握价格动向，向上级和相关部门提出合理化建议；（七）严格执行财务制度，指导监督采购程序及票据传递，及时准确的报账、结账，确保帐物日清日结；（八）做好费用控制，签字确认采购费用开支及相关票据；（九）与生产、技术、销售、库房等各相关部门协调、协作，确保供应链的畅通；（十）对使用中有问题的物资，及时处理，做好供应物资的跟踪服务。第三章 物资材料采购管理一、目的确保物质材料采购管理工作做到规范管理二、适用范围生产系统三、内容（一）采购工作的指导思想以最优惠的价格，采购到最优质的产品，及时足量做好物资保障供应。（二）采购原则1、质优价廉，在能满足生产需要的前提下，最大限度地降低成本。2、采购到源头，服务到终端。（三）采购工作的基本策略1、坚持招标采购，货比三家享受最大优惠；2、坚持资本运作，以先销后购、先用后支、试用等方法，最大限度的减少流动资金使用量；3、坚持计划采购，凡采购一切货物均纳入计划管理。（四）有计划合理采购：1、严格审查需求计划，拒收签字手续不齐全的需求单。2、严格按照需求单采购，杜绝无计划或非合理计划采购。3、对于应急性、严重影响正常生产的物资，可实行先购买后补计划的方式，以保证生产的正常进行。（五）合理控制价格：1、采购人员要勤于学习，了解或熟悉所购物资的性能，做到有的放矢，减少盲目采购。2、健全物资供应网络，在保证供应的同时有效地降低价格。3、采购人员必须及时了解和掌握所采购物资或与之相关的物资政策、信息、行情的变化，以便制定合理的采购价格，同时准确地掌握预期价格。4、准确地预测行情及价格变化，做到低储高减，以有效地降低价格，减少成本。5、时时做到“同种价格比质量，同种质量比价格，同质同价比服务”。6、坚持物资多家选优的采购办法。（六）严格保证质量：1、与供应商家提前商定或约定完善的质量保证协议，实行质保金抵押或制定保修期、质保期的办法，以保证采购物资质量，以及能够及时更换，避免损失。2、实行责任到人、质量到人的质量跟踪追究制度，对出现质量问题的供应商和采购人员进行处罚，以加强质量意识。（七）建立应急备件储备制度： 积极和生产部门结合，主动做好购买计划，储备一些易损配件，做到未雨绸缪，减少应急性，减少对生产的影响。（八）责任追究制度：1、采购工作实行谁采购谁负责的原则，凡因采购员责任心不强或不负责任造成的经济损失全部由采购人员承担。2、凡因库管及使用单位发现质次价高的物品，采购人员应无条件退换，否则，对采购员严肃处理，由此而造成的损失由责任人承担。3、不吃请，不请吃，不索贿，不受贿。凡采购人员吃请受贿，或与客户沟通坑蒙公司，从严从重处罚，并予以辞退；情节严重者，追究法律责任。（九）采购种类A、原辅材料B、包装材料C、化学品类D、设备五金建材类E、动力能源类F、日用品及劳保品类G、其他类第四章 物资材料采购标准一、目的规范物质材料采购标准，采购工作做到规范管理二、适用范围生产系统三、内容必须是正规厂家的，具有生产许可证、营业执照等相关资质证明；必须有产品检验报告或产品合格证；符合申购方的使用要求；结合使用单位检验验收。第五章 物资材料交接管理一、目的控制采购物资的质量，规范物资采购检验程序，确保企业利益。二、适用范围 生产系统三、职责 品原辅材料、包装材料、化学品类由使用单位检验；设备五金建材类、动力能源类、日用品及劳保品类、其他类物资以使用单位检验为主，双方共同签字、确认。库管员要做好采购物品的数量核准及保管工作。采购员要做好采购物品进厂检验过程中的各种协调工作。四、检验规程 （一）采购物品到货后，通知库管员、使用单位。（二）使用单位检验人员应严格按照填写质量检验报告单一式四联，第一联留存、第二联交采购部、第三联交仓库、第四联交财务中心。（三）库管员根据检验报告处理意见，对合格品入库、标识并填写入库单；对不合格品拒收并反馈采购部门及时处理。对当场无法出检验结果的物品，由采购员与客户协商，可先行卸车暂存库房，库管员打暂收条，并由库管员作好“已检待判”标识，出来检验结果后再行办理相关手续。（四）财务中心根据质检报告及入库单，据实结算。（五）让步接收处理程序1、定义：不符合验收标准但可以降级利用。2、处理程序：（1）不合格品原则上拒收，对有让步接收意义的物品，由采购部提出让步接收申请，并填写采购物资让步接收处置单。（2）由采购部联合使用单位做出处理意见及折扣办法，并签字确认，由使用部门签字、审核。仓库保管员进行物品状态标识。投入使用时，使用单位、库房按照技术品控部的处理意见使用。（3）物品进入公司后，相关人员故意拖延时间，影响检验正常进行的，对责任人给予1050元处罚。附样表：质量检验报告单年 月 日物品名称数量规格生产厂家第一联：存根第二联：采购部第三联：仓库第四联：财务部生产日期送检时间检验结果处理意见检验员： 使用单位： 审核：北到货检验通知单 ：以下物品已到货： 到厂时间：生产厂家物品名称数量规格（型号）备注请及时验收。检验员（签字）： 接收时间： 采购员（签字）：使用单位（签字）： 接收时间：采购物资让步接收处置单编号： 年 月 日 物品名称数量供应商规格检验结果： 检验员签字：处理意见： 使用单位负责人：总经理意见：第六章 物资材料仓库管理一、目的加强物料管理，监督物料运作二、适用范围 本公司所有进出物料三、内容（一）库管人员的职责负责办理物料的入库手续，协助物料需求部门人员检验物料的质量、数量，对不合格的物料，负责同经办采购人员协调退货、换货。负责仓库物料的整理，要求物料摆放合理、整洁、室内卫生干净。月终积极协助财务部门盘库物料，对于盈亏的物料，负责找出原因，划清责任。（二）请购1、物料库于接获物料需求部门填写的物资需求单时，首先查明该购材料是否有库存或代用品或已达到请购点。其次，看物料的名称是否规范，手续是否齐全，需求时间是否清楚。2、以上情况注明于物资需求单，并在上面签认后，由统计（内勤）送往采购部门。（三）收料1、属于供货商送货的，应将货物送到仓库，按要求码放整齐。2、对于直接送于现场的物料，采购人员需协调物料管理人员到现场验收。3、须过磅的物料，卸货时即过磅，并以磅单作为收货的依据。4、所有供货商送货时必须有送货单单据，上面必须注明送货单位、物料名称、规格及等级、数量、单价及金额。5、对于物殊原因，所购物料没有相关单据和价格时，采购人员应在三日内办理入库，否则不予补办入库手续。6、库管人员接获送货单或磅单后，认真核对所收物料是否与单据相符，并以实收数量开据物料入库单。7、物料送到仓库后，物资采购人员有义务协助库管人员办理入库手续。凡是物料送到仓库后，因该经办人不协助而导致单据不全等因素而无法及时完整填写物料入库单的，所产生后果由该经办人负责。（四）验收1、物料送到库房后，采购人员应及时通知物料需求部门人员到仓库或现场验收，且出具检验报告。2、对于检验合格的材料，及时验收入库，准予需求部门领用。3、对于检验不合格的材料，检验报告上应注明“退回”“选用”“让步接受”等字样，并及时通知经办的采购人员。4、对于需要“退货、换货”的材料，仓库不得办理任何收发作业，应妥善保管，等待采购人员通知供货商前来处理，并完成“退货”“换货”“降价处理”工作。5、验收工作完成后，库管人员依据物料的特性、体积、重量等状况，归入适当存放区，纳入物料管理。（五）物料发放1、库管人员接获物料需求部门所填写的领料单后，经审核无误，即开始执行发料作业。2、完整的领料单应将品名、规格、单位、数量、领料人等项目内容写清楚，并由主管领导、部门领导签字认可（因急用可由现场领导代签，以后补签），非完整者，库管人员应拒绝发料。3、领料单已经填写，不得任意涂改，若须更改，须经原核签领导在更改处签名确认。4、库管发放应遵循“先进先出”的原则，同种物料先发第一批进料，然后第二批，并按发出物料的准确进价填写领料单。5、领料人员或其他人员未经库管人员同意，不得进入库房。进入仓库的领料人员应在库管人员的陪同下，提取物料，未经同意，不得任意翻找物料。不得从事与领料无关之事。仓库内严禁吸烟、明火、乱翻乱放。6、物料需求部门应于正常上班时间内领料。若于正常上班之外遇紧急情况需领料时，依平时的规定办理。7、因特殊原因，库管开的领料单没有单价的，应在三日内按该批物料的进价补齐，或者在“备注栏”注明所领物料的具体进料时间、批次，把单据上交财务中心。（六）物料的出借1、仓库及各部门领导无权出借任何物料，出借物料须经公司总经理批准及履行财务手续。 2、对于公司客户因急需而领用的物料，一般以出售为主，若须借用，先经总经理批准后再到财务预交一定数额的押金，然后给予办理，逾期未归还的，将视为出售处理。第七章 物资材料领用管理一、目的加强物料领用管理，规范物料的领用程序。二、适用范围各直接参与生产劳动，需领用物料的部门及车间。三、内容包装材料及一般直接用于生产物料的领用：（一）单位领用物料时，须严格执行填写物料领用单制度。（二）各单位根据实际需要，对本单位所需的物资材料，由单位统计（内勤）填写领用单，且在用途栏写明用途。（三）单位领用包装材料，要根据当天生产量，计划出当天所需各种包装物材料等需求量。（四）物料领用单书写要规范，内容要清晰俱全，特别是领用部门、领用数量、经手人，要有部门主要负责人和主管副总签字，领用单方可生效。（五）物料库管员在收到有效的领用单后，严格按照领用单上签署的内容和物资领用程序进行发放，发现一次没有领料单或手续不全直接发放物资的，对保管人员处罚50元。（六）各单位负责人对所签字的物资领料单负直接责任，对于本单位不需要或不按实际需要多领的，一经核实查出，视其价值多少，对该单位负责人按所领取物资材料价值金额加倍进行处罚并通报，严重者予以降级降职直至予以辞退。（七）物资材料的领用发放严禁一切弄虚作假行为，违者给予50500元处罚，严重者予以辞退或追究法律责任。（八）特殊用品（包括工器具如刀具等、劳保用品）的领用除遵守以上规定外，还要遵守以下规定：1、特殊物料用品的领用原则为交旧领新。2、严格按照规定的领用部门、使用期限、领用数量领用。3、使用部门对领用的物品作好登记记录，切实作好本部门特殊用品的管理。4、特殊用品的领用，库房要建立详细的特殊用品管理档案卡，分部门进行存档管理，特别是价值较高、使用期限较长的物品。档案内容包括：部门、岗位、姓名、性别、领用时间、使用期限、物品编号等。5、任何部门和个人严禁虚假、乱报、多领特殊用品，违者将从重处理。6、每位员工要爱惜节约发放的劳保用品，坚决杜绝一切破坏、浪费现象，违者从重处理。7、特殊用品在使用期限内如有丢失，照价赔偿。第八章 采购规范第一节 计划、采购流程图 计划、采购流程图：使用部门需求计划单 负责人签字确认 总经理审批 库管调整签字 物资采购部初审签字接收 采购经理分派任务 采购员填写任务单 调查市场 确定供应商 确认采购项目内容（品名、规格、单位、数量、质量要求、价格、到货地点、送货时间、结付方式等 ） 供应商按计划备货（采购员跟踪催货 ） 供应商配送检验质量 开具合格报告 （不合格的退回） 结付货款 库管检斤计量 开具入库单 采购员报账 正规发票 挂账（定期结付）第二节 采购计划管理一、目的规范采购计划，确保采购物资及时到位。二、适用范围物资需求部门三、内容（一）所有采购物资必有采购计划，无采购计划的项目不得采购，所有采购计划必须以事业部物资需求单（见附表4）的形式申报。（二）采购计划编制依据1、根据各部门物资需求编制；2、超资金限额（如成本、费用额度）的计划不得编报和采购；3、有资金保障，但不需用、不适用的计划项目不得编报和采购；4、不影响正常生产经营，带有提高管理条件的计划严格控制；5、特殊或紧急需要的应急采购，可随机进行，但事后必须补报计划手续；6、要根据生产实际需要、库存情况和完成采购所用时间提前编制；（三）计划编报与审定程序：1、根据相关文件规定需事业部总经理审批的采购项目，有事业部总经理签字批示方可报物资采购部，纳入采购计划； 2、所有物资的申购须使用部门详细填写物资需求单，本部门主任签字确认，库管员确认库房无法调整后，经项目总经理批准后方可报物资采购部纳入采购计划；第三节 采购实施一、目的及时收集市场信息，控制采购成本。 二、适用范围采购人员三、内容（一）坚持市场调查深入进行市场调查，熟练掌握市场行情，是做好采购工作的必备条件，同时采购人员还要能够对有关物资行情做出预测，以便更好的驾御市场，高效优质的完成采购任务。（二）坚持招标竞价采购“货比三家、价比三家”是实施采购的基本方法，对于一次性采购标的大于5万元或长期使用的大宗物资，均应组织相关部门进行公开、公平的招标；对于一次性采购标的小于5万元的物资，应遵循“多家比质、比价”的原则，选择最佳供应商。（三）对于现金采购的物资，应有两人以上的人员共同实施。（四）坚持源头采购源头采购，减少中间商，是降低采购成本、保证采购质量的最有效措施。1、对于需求量大的长期用物资如：原料、辅料、香精等，要直接从生产厂家或基地采购；2、机器、设备，批量配件等，坚持从厂家直接购进，并建立相应的保修及抵押制度；3、其它凡需从经销商、批发商处采购的物品，坚持从总代理商或一级批发商购买。（五）坚持集中统一采购规模采购、批量采购是降低采购价格的有效途径。1、对于通用、常用的物资，要实行集中统一对比，就近送货的方法；2、各个车间、部门之间通用的物品要采用集中、统一的采购方法。（六）原料肉、辅料的采购对于大宗的辅料及原料肉，因受季节性影响，其价格波动较频繁，因此要掌握好季节行情变化，及时做出预测。（七）纸箱、彩印塑料及肠衣包装的采购采用，阶段性定价，根据生产量随机而确定购进量的购进方法。（八）香辛料、添加剂的采购因其价格较稳定，采用统一定价，分批量购进。（九）低值易耗品的采购生产中需要的煤炭等采用多方比质，分阶段定价，分批购进的方法。 （十）五金配件的采购对于长期使用的易耗配件，采用多方比质、比价，批量购进的方法；对于特异型的配件，需从固定的经销商购进或从加工费低、服务好的加工厂定做。（十一）设备的采购对于小型配套设备，严格根据采购计划，邀请专业人员及使用部门共同参加采购，防止出现“质量差，购非所用”的问题。1、设备采购的基本要求（1）坚持“货比三家，从厂家直接采购”的原则，执行“少花钱，多办事，办好事”的原则，确保采购设备物美价廉；（2）设备采购前先了解所购设备的性能、工作原理及注意事项，防止所购设备“非我所需”；（3）采购人员随时掌握设备的更新换代信息，避免采购过时设备；（4）采购人员应掌握使用单位有关信息（生产量、场所、各种设施等），避免出现所购设备不能满足要求或造成浪费；（5）与设备供货商签订售后服务合同。能解决所购设备在使用中出现的问题设备的验收规定：（1）设备的质量、规格与拟购设备或样品相符；（2）设备的外表无碰撞、损坏等；（3）随机附件、备件、专用工具齐全；（4）所有技术资料、图纸齐全；（5）所有设备必须有生产许可证（复印件）与产品合格证。（十二）工器具的采购对于大批量的工器具采购，采用集中招标定价；少量的工器具，采用多方比价，随行就市的定价方式采购。（十三）应急物品的采购对于突发维修等应急性的物资采购，要按照保障第一，服务生产的原则，特事特办，就近优先快速购买，保证正常的生产经营不受影响，然后使用部门要补报计划。（十四）购买合同的签订对于所有大批量的或长期购进的物资，均要与供应商签订合同，对其价格、质量、售后服务等做明确的规定。（十五）物品的运送1、能够送货上门的均要求其直接送到需求单位，以减少运输费用。2、供应商无法送货的，由我方组织车提货。3、运输工具要求：所有运输工具均要求清洁卫生、无毒、无污染，符合食品卫生要求。4、运输及装卸过程中，要确保物品不损坏。（十六）采购时限采购物品必需按用货单位要求，及时将物品运送到位，超过规定时限影响到正常经营的，要追究采购部的责任。（十七）物品验收入库入库程序为：物资到位后通知使用部门主管领导验质，开具合格证库管检斤计量办理入库手续； 所有采购物品以物品保管员验收情况为标准，每个验收人的职责如下：1、采购员或供货商负责提供物品的品种、数量及价格清单。2、使用部门负责检验物品的质量，必要时进行生化、理化检验，并出具合格报告。3、库管员负责核对物品的品种、数量及价格。经确认无误后，由库管员开具入库单，并且由库管、采购员、送货人签字确认。4、使用部门主管领导不在的可先将货物卸到库房，库管点清数量，待使用部门主管领导检验完毕后再办理入库手续，如质量不合格采购人员负责退换该货物。（十八）退货或换货采购物品经过验收，发现有以下问题的，可做退货处理：1、物品质量不合格（如超过保质期、“三无”产品、损坏、变质等）；2、物品数量、重量不符（如缺斤少两、多送或少送）；3、物品品种规格不符（如未按计划品种、规格采购）；4、物品价格不符（价格波动太大、比市场价高、影响成本核算的、不能做出合理解释的。）如发生退货情况，所造成的一切损失由责任单位负责。（供应商责任的，由采购部负责处理）（十九）票据报销流程1、经办业务员签字(现金采购的票据要写明供应商的联系方式)；2、物资采购部长签字；3、主管物资采购副总签字；4、财务中心主任签字；5、总经理签字；6、财务会计审核编制单据；7、财务出纳付款。（二十）办公用品、器具采购领用说明1、公司所需办公用品、器具均由采购部主持购进；2、各部门当月办公用品由财务部核入各部门当月费用；3、急购件和现场使用件按物料管理规定执行；4、燃煤、钢材、冷冻机油等大宗物品入库按物料管理规定执行；5、票据报销时必须附使用部门签字的验质单和库管员签字的入库单；6、其余事项按相关制度及规定执行。第四节 货款结算一、目的规范报帐程序，保证帐目清楚。二、适用范围各类别物资（劳保日杂、五金建材、工器具、低值易耗、包装物等）三、内容（一）现金结算凡用现款交易的采购活动，凭正规发票（正规税票、最好是增值税票）与入库单，当日结算入账，做到日清日结。（二）定期结算：凡供货商按计划供货的采购活动，凭供货商制式发票（正规税票、最好是增值税票）和入库单，定期结算挂帐，并按供货合同进行货款支付。供货商结算货款，必须经采购员申请、采购部经理审批认可。第九章 供