档案管理信息化的含义与发展趋势.doc

档案管理信息化的含义与发展趋势 摘 要：档案管理信息化是档案行业不断发展的必然趋势，在信息时代下，档案馆引进了先进的信息技术，这提高了档案管理的效率，还提高了档案管理的质量。信息化技术在社会各个行业都有着广泛的应用，结合计算机技术，可以实现信息的共享。通过实践证明，在档案馆中应用信息化管理技术，有效提高了档案资源的利用率，这促进了档案事业的发展。下面笔者对档案管理信息化的发展趋势进行简单的分析，以供档案管理人员参考与借鉴。 关键词：档案;管理;信息化;含义;发展趋势 档案管理是一项非常重要的工作，提高档案管理的水平，可以提高档案资料的利用率。当前社会，对档案信息有着较高的需求量，档案馆的工作人员一定要做好档案的收集与整体工作，要提高档案资源的管理效率，还要保证档案信息存储的安全性。应用信息化技术，可以提高档案管理的工作效率以及水平，信息化技术是科技不断发展的产物，在应用的过程中，档案管理人员也要结合实际，对管理方法进行改进与优化，这样才能满足现代社会对档案管理事业的要求。 1 档案信息化概述 信息技术在社会中多个行业都有着广泛的应用，应用信息化技术，可以提高工作的效率，可以促进社会经济稳定的提升。在档案事业中应用信息化技术，可以提高工作人员的工作效率，可以降低工作失误的出现。信息化技术有着较多的优点，结合计算机技术，可以实现档案信息的自动化管理。档案馆中保存着较多的档案资料，在信息时代下，还保存着电子档案资料，在管理的过程中，一定要保证档案文件的安全性。档案管理是一项重要的工作，提高档案资料的利用率，可以促进企业更好的发展。信息化技术还可以提高档案管理的效率，下面笔者对档案信息化的相关概念进行简单的介绍。 1.1 档案 档案是一种具有较高保存价值的信息资料，在企业与社会发展的过程中，档案管理主要是对发展中形成的资料进行整理与保存。档案是社会发展中形成的具有保存价值的信息资料，档案管理人员需要对信息资料进行控制管理，要对档案进行收集、整理与归档，这有助于提高档案资料的利用率，可以更好的满足档案利用者的要求与需求。 1.2 档案管理信息化 档案管理信息化是指利用信息化技术对档案进行管理，利用信息化技术可以有效的提高档案管理的水平。传统的档案管理方法是利用人工管理手段，这不但降低了管理效率，还容易出现操作失误问题。随着我国档案事业的不断发展，档案管理人员利用的管理技术越来越先进，通过制定管理制度，可以提高档案管理的水平。档案管理是一项系统的工作，在传统人工管理的模式下，档案管理存在着较多的质量缺陷问题，这影响了档案管理事业的发展。利用信息化技术，可以保证档案管理的安全性，也可以保证档案管理的质量。信息化管理技术是利用计算机等先进的设备对档案进行科学的管理，在网络环境下，可以通过网络对信息进行传输，所以信息化管理可以保证信息的实时传输，可以提高档案信息的利用率。 1.3 档案信息化管理的好处 档案管理信息化，是采用现代化的信息管理技术取代传统的管理技术，是档案管理事业发展的必然趋势，可以提高档案管理人员的工作效率，还可以减少出错与失误现象出现的概率。档案信息化管理还可以保证档案资料的安全性，可以实现档案管理事业的信息化、数字化、智能化的发展。档案信息化管理的好处主要体现在： 1.3.1 文档一体化，是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。 1.3.2 归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。 1.3.3 档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路，是深化档案社会化服务的必然要求。它是一项耗资大、要求技术含量高的业务建设。 2 档案信息化应遵循的原则 2.1 规范性原则 制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规。 2.2 安全性原则 随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。 3 档案信息化发展 3.1 趋势分析 信息化对传统档案业务工作的变革影响。信息化条件下，档案工作的载体对象发生了变化，使得传统档案的载体形态开始向数字化形态过渡，档案管理的主要环境开始逐渐向数字环境迁移。因而档案工作的管理方法、管理理念、管理流程等多方面都发生了明显的变化。在信息化环境中，电子文件的出现及其管理给档案工作带来巨大的挑战，以往以载体管理为主线进行的业务活动难于满足管理需求，档案管理工作必须随之变化和调整，由此形成了一些新型的档案业务活动。 3.2 档案信息化将促进档案工作标准规范体系的完善 信息化建设是一项涵盖基础设施、应用系统、信息资源、安全管理、标准规范和人才培养的系统性工程，档案信息化也不例外。大量的经验和教训已经表明，档案信息化需要尤其关注档案业务的标准规范建设，档案信息化工作的开展有赖于档案管理乃至电子文件管理标准体系的建立与完善，这是档案信息化工作的重点内容之一。 结束语 档案管理事业在不断发展的过程中，应用的技术越来越先进，这不但可以保证工作的质量，还可以提高档案管理的效率。在信息时代下，档案管理人员还要利用网络技术，对信息数据进行高效的传输，在档案管理的过程中，要保证档案信息的安全性。传统的档案管理方式采用的是人工管理的措施，而现代化的管理方式采用的是计算机技术，这有效提高了管理的质量。信息化管理技术在档案事业中有着良好的应用前景，信息化技术在应用的过程中也越来越成熟，这可以实现信息化技术在档案管理工作中更好的推广。