XX公司财务管理制度.docx

财务管理制度第一章 差旅费用报销制度 为完善公司差旅费的管理，明确差旅费报销标准、出差申请及报销流程，加强财务监督与控制，结合公司实际情况，特制定本规定。本制度适用于公司所有员工。 一、出差申请流程1、出差申请：员工出差首先要填写出差申请表，经过部门经理和总裁批准后，才能借款和预定交通工具。在紧急情况下，可以以电子邮件形式或短信代替表格申请和确认，事后补填出差申请表。要求根据申请表填写申请人、部门、出差时间、地点、行程路线、事由。2、出差借款申请：出差人员如需借款，则填写借款单，并经过部门经理和财务主管、总裁批准。 借支差旅费标准为下列各项合计： 1）往返行程路费 2）预计行程天数X住宿标准 3）预计行程天数X出差补贴标准 4）其他因业务需要由总裁特批的借支3、出差借款：出差人员凭生效的借款单到财务部办理借款手续。4、出差备案：出差人出差前必须将出差申请表交给公司行财中心备案后方可出差。以便于考勤和预定交通工具。二、差旅费报销细则1、出差目的城市和出发城市之间乘坐时间在6个小时以内要优先选择乘坐火车，出差里程超过乘坐火车6小时以上的可乘坐飞机，6小时内需要乘坐飞机的必须在出差申请表中特别注明，总裁批准后方可给予报销机票，否则超出部分费用自理。若飞机费用低于火车费用，员工可以选择乘坐飞机。2、因交通不便或业务需要私车公用，必须由行财部事先同意。私车公用的情况下，根据目的地和出发地距离按1.3元/公里标准报销邮费（含私车公用补贴），过路通行费根据行程实报实销，须填写“私车公用结算表”，由行财中心审核确认。若中途行程有变动，应详细填写行程路线以便核算公里数。3、 “出差餐费补贴”实行定额包干使用。补贴天数计算按旅差起、止日之合计计算。以车票时间点为界限，因公宴请餐数从中餐或晚餐相应扣除。出差餐费补贴可以不用发票，宴请餐费必须附上发票。4、 出差期间产生的业务招待费，要附有总裁已审批的“业务招待费申请表”，注明请客时间、招待对象、人数、金额，必须附有正规发票。（可参照招待费管理制度）5、 总裁层级以下，同性别员工同行出差，应住同一房间，两人的住宿费只能按一个房间的费用标准报销，住宿费用由一人粘贴发票报销即可，报销时再注明同住人员。6、 差旅费报销采取限额内实报实销制，住宿费、市内交通费、出差餐补在规定标准限额以内，超出部门不予报销。级别层级火车汽车飞机住宿（北上广深）住宿（省会）住宿（其他）餐补标准市内交通费报销A级高管一等据实经济舱500450400无实报实销B级部门负责人二等据实经济舱350300250早餐：20元（9:30以前出发）中餐：30元（11:3013:00）晚餐：30元（17:00以后到达）市内交通费（不含机场去市区的大巴费）按票实报实销（打的需有打表的的士票）。但每天不超过100元（北上广深）其他城市60元C级其他二等据实经济舱3002502507、 要求先填写“出差申请表”，要根据情况内容填写详细，经相关领导审批签字方可生效。8、 对报销票据的要求：所取得发票必须是税务局监制的正规发票，发票的抬头必须正确填写公司名称。发票日期、内容、金额、开票人、发票印章必须齐全。并与出差申请表上日期对应，否则不予报销。9、 出差人员由外单位免费提供食宿时，不再报销此期间的住宿费及餐补。10、 若出差期间，员工经批准绕道其他地方办理个人事务，办理个人事务涉及的费用不属于报销范围。11、 出差期间因业务的特殊需要，而产生的租车费或其他特殊费用则必需要先提交申请，待审批同意后方可执行给予报销，否则不予报销。3、 差旅费用报销审批流程1、 员工出差结束一个月内，必须按上述细则填写费用报销单并在报销人处签字后连同出差申请表一起提交部门负责人和财务主管审核，直至总裁批准。2、 出差人员凭审批后的差旅费报销单并需附上出差申请表方可到财务部进行结款，财务部在5个工作日内付款。3、 差旅费报销单格式见附表第2章 业务招待费管理制度 为了加强并规范公司的业务招待费支出管理，以“厉行节约，合理开支，严格控制，超标自负”为原则，结合公司实际情况，制定本制度。1、 业务招待费适用范围 指因业务需要发生的给相关人员的礼金、礼品、赞助费及招待有关人员的就餐费、娱乐费用等。2、 业务招待的使用原则1、 必须在预算内执行。2、 必须坚持先审批后使用的原则。3、必须在审批的范围内使用，超出的一律由当事人自己负担三、业务招待费的申请流程1、填写业务招待费申请表，要求填写接待人、陪同人数及被应酬单位、人数、级别、事由、时间、地点、方式。2、申请流程：填写申请表 由部门负责人审批 总裁审批1）若员工出差外地，将业务招待费申请表填写完整，以邮件方式发送给总裁同时抄送一份给财务部，待总裁审批后方可接待客户，（申请表不许以附件发送，要以正文形式填写）2）若临时特殊情况，需先以短信方式发送给总裁申请（内容：应酬单位、人数、事由、招待方式），待总裁回复后方可接待客户，然后仍要以邮件方式提交申请。事后员工需按流程补签业务招待费申请表。四、业务招待费报销要求1、必须有按业务招待费管理制度申请填写已审批的“业务招待费申请表”，内容详细，手续齐全。2、发票单据必须是以报销公司的抬头的正规发票，凡是抬头不对，日期不符，发票归属地不对或非规范的单据，一律不得报销。3、如果是定额发票，单次报销必须是同一单位提供的发票，同面额发票必须连号。4、如果发票额超出申请金额的，由当事人自行补足差额，出差期间发生招待费用，相应扣除其餐补。5、员工必须按月报销，相关的报销事项超过一个月还未报销的，财务部不再给予报销。第三章 日常费用报销规定一、市内交通费报销 部门经理层级以下员工在常驻城市内外出办事，尽量以公共交通出行，如遇到特殊情况需要打出租车的，必须在报销单后附上情况说明，并详细标注起始地和目的地，经部门主管及总裁审批后方可报销。二、快递费报销1、公司行财部安排收发员统一负责为各部门收寄邮件。2、所有公发信件、邮件由收发员登记后统一寄发。3、货物航空快运，须经部门经理同意，总裁批准后方可邮发。4、快递费用报销统一由行财部月结，填写报销申请表并附上快递登记清单、发票。三、办公用品及其他办公费报销 需要提供领导审批完的采购申请单、发票、物品的采购清单，统一由行财部负责采购并报销。四、通讯费报销 业务人员因工作需要，经相关审批程序后，可以申请每月报销一定额度的通讯费用（此费用由各公司根据业务需要确定）。 根据通讯费用报销标准，所取得发票必须是税务局监制的正规发票。发票抬头必须是正确的公司名称或员工本人名字、电话费定额发票。五、员工必须按月报销，超过一个月还未报销的，财务部不再给予报销。第四章 员工借支备用金管理制度 为了加强公司对备用金的管理，规范借款行为，提高资金利用效率，夯实成本费用预算，减少资金损失，特制定本制度。一、备用金范围 必须是因公借支：差旅费借支，业务招待费用借支，采购员零星采购备用金，部门日常费用借支。 二、备用金借支审批程序 员工需临时借用备用金时，借款人必须按行财中心规定的借款单格式填写“借款单”，（填写内容要正确完整），由“部门负责人审核-财务部审核-总裁审核”流程审批。财务人员根据审批签字完毕后的“借款单”才能办理付款手续。三、备用金归还及销账规定1、预支备用金需先还请前期借款后方可再借。2、备用金应在1个月内报销，2个月内必须全部核销完毕，否则可以暂扣等额的工资。3、因公借支如未能按上述规定还清或清帐，借支期限已超过30天的，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知。四、财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。五、所有备用金必须在年末进行彻底清理，不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销当年借款。第5章 报销单据的填写及发票粘贴要求1、 报销单据上要字迹端正，所有内容要求统一用中文正楷书写，尤其是单据报销人严禁用个性化签名。2、 严禁任何方式的涂改（如：画线涂改和用涂改液涂改）和刀片刮挖。3、 报销单据的部门、姓名、经办人、报销事项、金额和单据张数等项目必须填写齐全，不得空缺。4、 大小写金额必须相符，书写规范。填写在单据上的阿拉伯数字，以元为单位的，一律填写到角分，五角分的，角位和分位可写“00”或“”代替，小写数字合计前须加人民币符号：大写须标准规范。示例：