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公文写作培训 专于职秉于公融于家 2016年9月19日 行政管理总部左佐 目录 一 公文的基本常识二 公文的格式三 企业公文常见的问题四 公文的撰写方法五 公文写作技巧 为什么要学公文 行政部门的重要职能 为什么要学公文 公文标准化 企业的形象和声誉 一门技艺 是一种本事 前言 公文写作 文学创作 艺术天赋无中生有 技术学习事实求是 公文不一定要好文章 可是必须写的一清二楚 十分明确 句稳词妥 通体通顺 让人家不折不扣地了解你说的是什么 叶圣陶 前言 公文的概念 一 什么是公文 公文是一个组织的领导班子在管理组织 处理各种公务时使用的书面文字工具 在企业 公文是公司领导班子在管理企业方面 表达意志 传递政令的文字工具和手段 简单地说 公文就是公务活动中使用和形成的一切文字材料 公文的种类 二 公文的种类 一 党和国家行政机关公文 命令 决议 决定 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 会议纪要等15类 二 企业常用的公文 请示 通知 批复 报告 通报 决议 定 函 会议纪要等8类 注 2012年7月1日颁布的 党政机关公文处理工作条例 中规定的 作用 一是指导规范作用 通知二是沟通协调作用 函三是宣传教育作用 通知 通报四是凭证记录作用 纪要 公文的作用 三 公文的作用 一 请示 就是请上级指示和批准的文书 二 批复 主要是答复请示的事项 三 报告 就是向上级机关汇报工作 反映情况的文书 四 通知 适用于发布规章 传达要求下级单位 部门 处理和有关需要告知或共同执行的事项 批转下级单位 部门 的公文 转发上级单位 部门 和不相隶属单位的公文 人事任免和聘用 企业常用的公文 四 企业常用的公文种类 五 通报 主要是表扬好人好事 批评错误 传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项 六 决定 决议 是对某些问题或者重大行动做出安排而起草的文书 七 函 就是平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作 向有关主管部门请示批准等询问和答复问题 八 会议纪要 主要用于记载 传达会议情况和议定事项 下发后 以要求有关单位共同遵守执行 跟企业有关的公文种类 目录 一 公文的基本常识二 公文的格式三 企业公文常见的问题四 公文的撰写方法五 公文写作技巧 公文的格式 一 公文格式定义公文格式 即公文规格样式 是指公文中各个组成部分的构成方式 它和文种是公文外在形式的两个重要方面 直接关系到公文效用的发挥 包括公文组成 用纸和装订要求等 公文的格式 1 排版规格正文用3号仿宋 GB2312 一般每面排22行 每行排28个字 段落设置30磅 2 装订要求公文应左侧装订 不掉页 无坏钉 漏钉 重钉 上下订在1 4处 二 公文版面及装订要求 公文的格式 采用国际准A4型纸 尺寸为210mm 297mm公文用纸天头 上白边 37mm 1mm公文用纸订口 左白边 28mm 1mm版心尺寸 156mm 225mm 三 公文用纸及版面尺寸 公文的格式 结构 眉首 主体 版记 要素 发文机关标志 发文字号 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 主题词 抄送机关 印发机关和印发日期 页码等14个要素组成 四 公文结构和要素 公文的眉首 又称版头 包括发文机关标志 发文代字 年份 文号等内容 一般约占A4型公文纸的1 3或2 5面积 发文机关标志用华文中宋红字 醒目 美观 庄重 眉首部分 文件 九集 2015 1号 公文的格式 公文代字 九集董 九集党发 九集党函 九集发 九集人 九集函 1 九集董 涉及到集团董事会重大决策 高层任免等事项 2 九集党发 集团党委用于党务及相关联活动 包括共青团 工会 妇联 计生 公益 协会工作等 3 九集党函 集团党委重要活动安排 通知 通报 与地方党政机关 协会 社团组织等联系工作时行文 公文的格式 集团公文代字 4 九集发 涉及集团重大业务经营活动与企业管理活动 包括 企业战略决策 经营目标 发展规划 文化主题活动 提升项目 物流管理 投资基建管理 信息技术研发 财务资金信用管理 法务监察审计活动 人力资源管理 除组织机构设置 调整 人事任免 重要行政事务等行文 5 九集人 涉及集团组织机构设置 调整 人事任免等的行文 6 九集函 涉及集团公司对内重要通知 通报 意见 简讯 会议纪要 情况报告等 以及对外政务 商务 请示 报告 业务协调处理等函件 和不适合以文件形式制发的其它文件 发文程序 联合行文时应使主办机关名称在前 文件 二字置于发文机关名称右侧 上下居中排布 如联合行文机关过多 必须保证公文首页显示正文 公文的格式 公文的主体 是公文最主要的部分 包括标题 主送机关 正文 附件 发文机关 印章 成文日期和附注等要素 红线下空2行为标题位置 用2号小标宋体字 主送机关在标题下空1行 左侧顶格 用3号楷体 正文用3号仿宋 GB2312体字 每面22行 28字 主体部分 文件 2014 1号 报告 小标宋 总部 楷体 一 执行力 黑体 仿宋 空一行 空一行 公文的格式 空一行 公文的标题可以省略发文机关 构成 事由 文种 的形式 关于XX等人职务任免的通知 1 公文标题是指标明某一公文主要内容的概括性名称 公文标题要准确 简要地概括公文的主要内容 完整的公文标题由发文机关名称 事由和公文文种三部分构成 公文的格式 公文的格式 撰写公文标题应注意的事项 所有公文标题均不可省略文种 除简单的周知性公文外一般也不省略事由 公文标题中一般不使用标点符号 公文标题多行排列有多种形式 可以参照以下形式 公文标题多行排列形式 公文的格式 公文的格式 2 主送机关即公文的主要受文机关 是负责承办或答复该文内容的机关 也叫做 上款 抬头 确定主送机关要根据各级行政机关的行文关系 各自的隶属关系和职权范围来确定 确立主送机关的注意事项 主送机关要标明主送机关的全称 规范化简称或同类型机关的统称 如果是统称的 应按编制的先后顺序排列 主送机关标注在标题下空1行 左侧顶格的位置 回行时仍需顶格 并在最后一个主送机关名称后标冒号 如果主送机关名称过多 使得公文首页不能显示正文 就要将主送机关名称移至版记中的主题词之下 抄送之上 公文不得越级主送 如因特殊情况 必需越级行文时 应抄送被越过的上级机关 公文的格式 3 公文正文是公文的核心部分 用来表述公文的具体内容 除了个别的简短的公文外 正文内容一般分开头 主体 结尾三部分 正文的开头可以概括为 凭 既凭什么行文 就是制发该文的依据或理由 主体部分可以概括为 事 即什么事情或什么事项 结尾部分可以概括为 断 就是正文的论断部分 通常为要求 措施 办法等 公文的格式 第一层 一 黑体 作为小标题时句尾无标点 第二层 一 楷体 作为小标题 换行分段时不用句号 第三层 1 仿宋 注 1后面的标点符号是 而不是 无论是否作为小标题 要有标点 第四层 1 仿宋 必须有标点 第五层 第六层 A B C 注 自动编号容易引起混乱 不方便修改与调整 公文的格式 层次序数 4 公文附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注 公文正文中有一些内容 如图表 名单 规章制度等 如穿插在公文正文中 往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便 这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述 公文的格式 撰写公文附件应注意的事项 附件是正文内容的组成部分 与公文正文一样具有同等效力 公文如有附件 在正文下空1行左空2字标识 附件 后标冒号和附件名称 附件如有序号 使用阿拉伯数码 附件名称后不加标点符号 附件应当与主件装订在一起 因故不能与主件装订在一起 要在附件的首页左上角注明公文的发文字号 与文件同时发送 附件 1 2 二 一四年五月二十日 九州通集团股份有限公司公司 公文的格式 附件应当另面编排 附件 二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行 附件标题居中编排在版心第三行 5 成文日期是公文生效的时间 成文日期以负责人签发的日期为准 联合行文的以最后签发机关负责人签发日期为准 成文日期要用汉字书写 不能用阿拉伯数字或阿拉伯数字与汉字混用 同时年 月 日要齐全 成文日期一般右空四字编排 其中 二 一六年 中的 不能写为 0 公文的格式 6 印章是公文效力的表现形式 是权威的凭证 对于公文来讲 除了会议纪要以外 都必须加盖印章 单一机关行文时 在成文日期之上 以成文日期为准居中编排发文机关署名 7 如有附注 居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行 一般用于向下普发的公文 对印发 传达范围作说明 公文的格式 加盖公文印章应注意的事项 发文机关署名和成文日期居印章心偏中下位置 印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行 单位署名与正文要空二行 公文的格式 版记部分 包括主题词 抄送机关 印发机关 印发日期和页码等内容的规定 公文的格式 主题词 用3号黑体字 居左顶格 后标全角冒号 词目用3号宋体字 词目之间空1字 一般不超过五个 公文的格式 1 文件应有主题词 便于立卷归档检索用 2 主题词不是简单地切分标题 主题词是对正文的高度提炼 包括 范围 类别词 内容 类属词 文种 附件 参见主题词库 最多不超过5个 主题词要求 抄送机关左空1字 后标全角冒号 抄送机关间用逗号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 印发机关左空1字 印发日期右空1字 印发日期以公文付印的日期为准 用阿拉伯数码标识 公文的格式 页码用4号半角白体 Tahoma 阿拉伯数码标识 数码左右各放一条4号 一 字线 页码居右空1字 目录 一 公文的基本常识二 公文的格式三 企业公文常见的问题四 公文的撰写方法五 公文写作技巧 一 发文字号中的常见错误1 年号不全如 将 2015 省略为 15 2 括弧不对发文年份应用六角括弧 括入 经常错用成圆括弧 方括弧 方头括弧 3 位置不当将发文年度提前到了机关代字前面 如 九集发 2015 9号错为 2008 9号九集发4 序号累赘发文顺序号中多加了 0 变成 09 号 企业公文常见的问题 二 公文标题中的常见错误1 文种不明 关于接待 区领导一行来访的事 汇报公文标准化工作 2 生造文种 关于 的请示报告 3 用发文字号代替文件名称 关于九集发 2015 9号文的批复 企业公文常见的问题 4 公文标题中出现 关于对 字样因为 关于 和 对 词性相同 词义相近 在行文中就不必重叠使用 5 标点符号使用不当公文标题中除法规 规章名称可以加书名号外 一般不使用任何标点符号 6 断句不合理 排版不美观词意完整 避免歧义 排列对称 间距恰当 企业公文常见的问题 三 主送机关中的常见错误1 缺主送机关除公布性文件外 一般文件都必须标明主送机关 2 主送机关表述不规范对内行文的主送单位要全面 不能掉单位 各公司要有事业部 XX公司应为各部门 对外的文件一定要用全称 如 武汉市汉阳经济开发区管委会 不能是 开发区管委会 3 主送个人或内设机构公文不得主送领导者个人 也不能主送该主送机关的内设机构 如 将主送机关写为 XX税务局XX科 就是不对的 主送机关只能是 XX税务局 4 越级主送公文一般不得越级请示 特殊情况下必须越级请示时 应当抄送被越过的机关 企业公文常见的问题 四 正文中常见错误1 数字和数值范围规范表述的问题 1 百分数与分数应用阿拉伯数字表述20 3 4 2 数值范围表述3 8 5万 10万 3 表示世纪 时代 年 月 日 一律用阿拉伯数字表述21世纪 20世纪90年代 2008年9月5日 4 年 月 日数字的区间连接 过渡 不使用连接符 号 而使用中文 至 字 如 应写成2014年9月6日至2015年9月10日 5 定型的词 词组 成语 惯用语 缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字 必须使用汉字 如 党的十八大 就不能写成 党的18大 十一黄金周 第三产业 省委八届五次全会 改革开放三十周年等等 都应使用汉字表示数字 企业公文常见的问题 2 规范用字用词的问题 1 易混用的近义词 截止与截至 强调 止 和事态制订与制定 创制拟定和确定急待与亟待 亟待 指 急迫等待 决不与绝不 决心不和绝对不权利与权力 享受的利益和支配力量佳与嘉 佳是美 佳节 嘉是善 嘉言 嘉宾 企业公文常见的问题 2 区别词义的大小和轻重由重到轻 优异 优秀 优良 良好由大到小 楷模 模范 标兵 榜样 3 注意词语的语气特征不得抒情 煽情或发表感慨 随意畅想等 严禁使用感叹号 强制性和规定性的文件 必须 一定 决不允许 严格执行 指示性 指导性的文件 应该 要 请遵照执行 立即执行的紧迫性文件 突出一个 快 字 报请性 函告性文件 恳切 委婉 礼貌 企业公文常见的问题 3 成文日期标识中的常见错误 1 将拟稿日期作为成文日期 或者将打印日期作为成文日期 这些都是不对的 2 除会议决议以通过的日期为准外 一般应以负责人签发的日期为准 企业公文常见的问题 二零一六年元月二十二日 二 一六年一月二十二日 五 特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务必使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 企业公文常见的问题 练习题 1 汇报工作 反映情况 提出建议 供领导机关制定决策或指导工作参考 不要求批复 可用 A 报告B 请求C 通告D 通知 A 2 发文字号中年份的正确写法是 A 16 B 16 C 2016 D 2016年 C 一 选择题 3 发文字号应该包括 A 括号 序号B 机关代字 序号C 机关代字 年份 序号D 年份 序号 C 4 标题中除法规 规章名称可加 号外 一般不用标点符号 A 括号B 中括号C 小括号D 书名号 5 下列成文日期 表述错误的是 A 成文日期以负责人签发日期为准B 成文日期以印发日期为准C 联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准D 电报以发出日期为准 B D 练习题 二 判断题 1 印章必须与正文同处一面 文字过多时 印章可以压正文 2 公文中红色反线作用是把眉首部分和主体部分分开 党务公文的红色反线中间要印一颗五星 3 向下一级公司或者本系统的重要行文 一般不需要抄送上级领导机关 4 公文中的数字均应用阿拉伯数字表示 5 向无隶属关系的有关主管部门请求批准 应当用函 目录 一 公文的基本常识二 公文的格式三 企业公文常见的问题四 公文的撰写方法五 发文流程 请示 怎样撰写请示 请示大体上有五种 即审批事项请示 解决问题请示 建议性请示 请求性请示 答复性请示 请示 指下级单位在工作中发生的不能自行决定的重大问题 或不属于本单位权限审批范围的事项 需要上级解决 批准或指示时使用的文种 请示 标题 要准确点出请示事项主送机关 坚持 主送一个机关 的原则正文 落款 请示缘由请示事项结束语 公函 怎样撰写公函 公函 正式的或官方的对外书信 上 下 平级机关之间联系 询问 答复工作时使用 公函根据内容和性质 可以分为很多种类 1 商洽函 指主要用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作 联系有关事宜的函 如商调干部函 联系租赁函 洽谈业务函等 2 询问答复函 指主要用于不相隶属机关之间互相询问答复处理有关问题的函 3 申请函 请批 批准函 主要指向不相隶属的业务主管部门制发的请批函 以及业务主管部门向不相隶属的机关单位制发的批准函 但在实际工作中 这类函常常误用为请示 报告 批复 4 告知函 平级或不相隶属单位之间相互通知事项的函 函的特点 1 适用范围广泛 使用灵活方便 既可用于相互商洽工作 询问答复问题 又可用于向主管部门请求批准事项及主管部门审批或答复事项 2 行文方向 主要是平行文 3 表述清晰准确 分项表达 语言准确 态度明确 4 短小精悍 函一般较短小 内容单一 语言简洁明了 有的函只有三言两语 函有公文 轻骑兵 的称誉 公函 公函 公函 首部 标题 发文单位 事由 文种 主送单位 全称或规范简称正文 落款 开头 交代发函的目的 根据 原因等内容 然后用 先将有关问题说明如下 或现将有关事项函复如下 等过渡语转入下文 主体 这是函的核心内容部分 主要说明致函事项 函的事项部分内容单一 一函一事 行文要直陈其事 结尾 一般用礼貌性语言向对方提出希望 或请对方协助解决某一问题 或请对方及时复函 或请对方提出意见或请主管部门批准等 结语 特此函询 请即复函 特此函告 特此复函等 公函的写法 公文写作的基本套路 一 公文写作基本套路三段式1 是什么2 为什么3 怎么办既 提出问题 分析问题 解决问题 参照 关于开展员工工牌检查的通知 二 公文写作的五要素 1 主题 是五要素中的灵魂和统领 建筑设计 功能与外观 2 材料 事实与依据 材料选型 决定建筑的整体质量 3 结构 文种规范 结构设计 决定建筑的安全 4 表达 逻辑和语法 智能化与机电设计 决定建筑的死活 5 语言 遣词用字 园林景观及内装修 决定建筑的品味 基本套路 三 公文开头的几种写法 公文开头要开门见山 起句立意 简洁精炼 富于概括力 1 根据式 根据公司的发展需要 经公司领导研究 拟 2 原因式 因台风将至 为做好充分的防范准备工作 特决定 3 目的式 为加强质量管理 提高企业管理水平 增强集团公司品牌竞争力和社会影响力 经集团研究决定 4