合同控制管理程序.doc

青岛宝多凯瑞其自动化设备有限公司程序控制文件标准号版本号合同控制管理程序页码1、目的 在本公司向顾客做出提供产品承诺之前，对顾客提出产品的各项要求进行充分识别和评审，确保供需双方对合同规定的内容理解一致，以保证有足够能力履行合同的全部条款。2、范围 适用于本公司与顾客签订的所有销售合同或订单的确定和评审控制。3、职责3.1 业务部负责组织确定和评审顾客对产品的要求以及销售合同的签订、修改和监督实施，保持合同确定、评审、签订的记录；3.2生产部负责参与特殊合同有关内容的确定和评审；3.3总经理负责特殊合同的终审和批准。4、工作程序4.1 对顾客要求的识别4.1.1业务部应对订货信息进行认真识别，属常规合同的由业务员负责识别，属特殊合同的由业务部视需要会同生产部进行识别。4.1.2 识别内容识别内容包括，产品的货号、款式、产品技术质量的特殊要求、价格以及交付和交付后的要求，如包装方式、运输方式等。4.2 合同的形式和类型4.2.1 常规合同 合同内容所涉及产品在本公司的产品样本范围之内，其性能指标或测试方法、价格均在本公司规定之内，且数量和交货期也在本公司综合生产能力之内。4.2.2 特殊合同 a）超出本公司产品样本规定的产品销售合同； b）性能指标或测试方法超出本公司规定的产品销售合同；c）批量大且交货期短（超过本公司综合生产能力）的产品销售合同； d）产品价格低于本公司规定的范围的产品销售合同； e）标书。4.2.3口头合同a）面谈订货;b）电话订货;c）无书面合同购买现货。4.2.4 要货通知（订货单） 事先已签订除供货量和交货期以外内容的合同，然后由用户逐批提出相应型号的供货量和交货期的通知（订单）。4.3 合同内容青岛宝多凯瑞其自动化设备有限公司程序控制文件标准号版本号合同控制管理程序页码4.3.1 合同或订单应具备合同主要条款，如：产品名称、货号、规格、数量、技术标准或要求、价格、结算办法、交货期、运输方式及费用承担，交货地点，并要求顾客确认。4.3.2 争议的预防和处理按解决合同的纠纷方式及其他有关条款处理。4.4 合同评审和签订4.4.1 常规合同的评审和签订 对于书面订单由业务部人员，按4.1.2和4.3条款的内容审核后，由业务部经理（或其授权人）终审、签字即完成合同评审。对于口头或电话订单应做好电话记录，按4.1.2条款的内容进行确认评审，能满足顾客要求的则由业务部（或其授权人）电话记录中签名确认即可,必要时传真给顾客确认。合同一式两份，业务员保留一份供发货用，业务经理一份用于生产安排。4.4.2 特殊合同评审和签订由业务部门根据合同内容，必要时组织生产部进行评审确认。业务部确定为特殊产品时，应组织生产部对其技术要求、产品标准、测试方法等特殊要求进行评审确认，以确保： a）顾客各项要求都有明确规定。 b）与合同或订单不一致的要求已经得到解决。 c）本企业有能力达到下列要求： 能生产满足顾客所需质量的产品； 根据合同要求，能按时交货； 产品价格能使企业获得合理的利润。经评审确认并填好合同评审单报总经理审批后，由业务部经理负责签订合同。4.5.1 合同一经签订，即具法律效力，业务部按合同要求和库存情况转化为生产通知单后转发给生产部实施，以保证合同的执行。4.5.2 履行合同时，业务部负责跟踪合同的执行情况，如发生与合同的规定不一致时，业务部要及时与顾客联系，协商沟通和解决，以使顾客满意。在包装和发 货前，业务部应制定包装清单和装箱清单，指导现场包装和发货。4.6 合同的修订 合同的修订必须符合法律规定或合同约定的变更条件。当需要对合同进行修订或更改时，根据合同性质分别按4.4.1或4.4.2条款重新评审。合同更改结果由业务部口头通知相关部门。4.7 合同