Access2010应用教程(第二章).ppt

主讲 第二章表的基本操作学习目标 了解表的概念和作用熟练掌握使用设计视图 数据表视图方式创建表掌握根据需要设置字段的属性熟练掌握数据表的编辑操作掌握创建数据表的关系 2 1表概述表是Access数据库的基础 是存储和管理数据的对象 也是数据库其他对象的数据来源 例如 查询 窗体 报表等都是在表的基础上建立和使用的 数据库中只有建立了表 才能输入数据 才能进行查询 窗体和报表等操作 2 1 1表的结构Access以二维表的形式来定义数据库表的数据结构 数据库表是由表名 表包含的字段名及其属性 表的记录等几部分组成 数据表视图 员工基本信息表的结构视图Access2010中字段可用的数据类型有文本 备注 数字 日期 时间 货币 自动编号 是 否 OLE对象 超链接 附件 计算 查阅向导 表的建立包括两部分 一部分是表的结构建立 另一部分是表的数据输入 在建立表之前首先要从以下几个方面来考虑如何设计表 建立表的目的是什么 确定好表的名称 确定表中字段及字段的名称 确定每个字段的数据类型 确定每个字段的属性 确定表中能够唯一标识记录的主关键字段 即主键 2 1 2表的字段和数据类型1 字段字段名称的命名规则长度为 64个字符 可以包括字母 汉字 数字 空格和其他字符 但不能以空格开头 不能包含句号 惊叹号 方括号 单引号 不能使用ASCII码为0 32的ASCII字符 2 数据类型Access2010提供了12种数据类型 包括文本 备注 数字 日期 时间 货币 自动编号 是 否 OLE对象 超链接 附件 计算和查阅向导 1 文本文本型字段最多可存储255个字符例如姓名和地址等文本数据 不需要计算的数字 如电话号码 邮政编码等都可以定义为文本型 2 备注最多可存储65535个字符 3 数字 表2 1数字型的类型及取值范围 4 日期 时间字段长度固定为8个字节可以存储从100年到9999年之间的任意日期和时间 5 货币 货币 字段的计算可精确到小数点前1位及小数点后4位 占有8个字节 6 自动编号自动插入一个唯一的递增顺序号字段长度为4个字节 7 是 否例如Yes No True False On Off等数据 在Access中 使用 1 表示 是 值 使用 0 表示 否 值 长度为1个字节 8 OLE对象OLE对象类型用于存储链接或嵌入的对象最大容量为1GB 9 超链接 10 附件对于压缩的附件 附件类型字段最大容量为2GB对于非压缩的附件 该类型最大容量大约为700KB 11 计算8个字节例如 工资表 中的 实发工资 字段 12 查阅向导查阅另外表中的数据 或查阅从一个列表中选择的数据或者称为参考某一列表的数据建立本字段的信息 例2 1 设计一个 奖惩表 的表结构 表2 2 奖惩表 的表结构 2 2建立表这里的建立表主要是建立表的结构 主要包括定义字段名称 数据类型 设置字段的属性等 建立表的方法有两种 使用数据表视图或使用设计视图 2 2 1使用 数据表视图 建立表 例2 2 在 人事管理系统 数据库中建立 人事调动信息表 表 其结构如表2 3所示 2 2 2使用 设计视图 建立表1 设计视图的作用设计视图是Access中设计表的主要工具 利用设计视图不仅可以创建表 也可以修改现有表的结构 2 利用 设计视图 建立新表 例2 3 在 人事管理系统 数据库中建立 员工基本信息表 其结构如表2 4所示 2 3表的编辑与操作2 3 1向表中输入数据 行选定器 几种不同的符号含义如下 实心黄色填充 表示当前行 星号 表示表的末端 输入新记录 铅笔形 表示该行正在输入或修改数据 2 2 3设置字段的属性主要属性包括字段大小 格式 输入掩码 标题 默认值 有效性规则 有效性文本 必需 索引和主键字段等 1 字段大小 属性此属性适用于文本型 数字型和自动编号类型的数据 例2 4 将 员工基本信息表 中 员工编号 字段的 字段大小 设置为8 姓名 字段的 字段大小 设置为4 参加工作时间 字段的 字段大小 设置为 整型 2 格式 属性 格式 属性用于自定义文本 数字 日期 时间和是 否类型字段的输出 显示或打印 格式 例2 5 改变 员工基本信息表 中 手机 字段的显示格式 例如示成137 7991 2562 3 输入掩码 属性有相对固定的书写格式省却固定部分输入的时间 只需输入变化的值即可 电话号码书写为 010 12345678 例2 6 为 员工基本信息表 中的 出生日期 字段设置 短日期 掩码 例2 7 定义 员工基本信息表 中 聘用时间 的输入掩码 使其输入格式为XXXX XX XX 4 标题 属性5 默认值 属性 例2 8 设置 员工基本信息表 中 性别 字段的 默认值 属性为 女 6 有效性规则 和 有效性文本 属性 有效性规则 的设置 表达式生成器 有效性条件小于小于等于 等于 不等于In A1 A2 An 检查输入数据是否为括号内中的某一值 BetweenA1AndAn要求输入值必须介于两值之间 Like检查一个文本或备注字段的值是否匹配一个模式字符串 其通配符如下 指代任何单一字符 指代零个或多个字符 用来定义标题 结尾 指代单个数字 表2 10常见的有效性规则实例表 例2 9 规定 员工基本信息表 中 基本工资 字段的取值范围在1500 15000 7 必需 属性 例2 10 将 员工基本信息表 中 员工编号 字段的 必需 属性设置为 是 8 索引 属性索引可以加速对索引字段的查询 还能加速排序及分组操作 例2 11 将 员工基本信息表 中 姓名 字段的 索引 属性设置为 有 有重复 9 主键主键是唯一标识表中每一条记录的一个字段或多个字段的组合 有两种类型的主键 单字段构成主键多个字段共同构成主键 复合主键 例2 12 将 员工基本信息表 中的 员工编号 定义为主键 2 3 3编辑表中记录1 定位记录使用记录号定位使用快捷键定位 例2 13 将指针定位到 员工基本信息表 中第10条记录上 2 3 3编辑表中记录2 选择数据使用鼠标选择数据范围使用鼠标选择记录范围 选择行 使用键盘选择数据范围 2 3 3编辑表中记录3 添加记录4 删除记录5 修改记录6 复制记录 2 3 4查找和替换记录1 查找数据使用通配符查找 例2 14 查找 员工基本信息表 中 职务 为 部门经理 的记录 例2 15 在 员工基本信息表 中查找 黄七公 的记录 例2 16 查找 员工基本信息表 中 职称 字段为空值的记录 2 替换数据 例2 17 查找 员工基本信息表 中 民族 为 藏族 的记录 并替换为 蒙古族 2 3 5排序记录1 排序规则英文按字母顺序排序 大 小写视为相同 升序时按从A到Z排序 降序时按从Z到A排序 中文按拼音字母的顺序排序 数字按数字的大小排序 日期和时间字段 按日期的先后顺序排序 2 按一个字段排序 例2 18 在 员工基本信息表 中按 基本工资 字段升序排列 3 按多个字段排序按多个字段排序记录有两种方法 一种是使用 升序 或 降序 按钮对相邻的多个列进行排序 另一种是使用 高级筛选 排序 命令 例2 19 在 员工基本信息表 中按 性别 和 出生日期 字段升序排列 4 高级排序对多个不相邻的字段采用不同方式排序 筛选 窗口 例2 20 在 员工基本信息表 中按 性别 字段升序排列 然后按照 出生日期 字段降序排列 2 3 6记录的筛选1 按选定内容筛选 例2 21 在 员工基本信息表 中筛选出女职员的记录 2 使用筛选器筛选 例2 22 在 员工基本信息表 中筛选出职称是 高级电气工程师 的记录 3 按窗体筛选 例2 23 在 员工基本信息表 中筛选 职务 是 部门经理 并且职称是 注册会计师 的记录 4 清除筛选 5 高级筛选 例2 24 筛选出基本工资在3000元到8000元之间的男职工 并按照职称字段降序排列 2 3 7调整表的外观1 改变字体显示 例2 25 将 员工基本信息表 中的字体设置为 隶书 字号为 10 号 颜色为 蓝色 字形为 粗体 2 调整行高 3 调整列宽4 隐藏列 例2 26 将 员工基本信息表 中的 出生日期 字段列隐藏 5 显示隐藏的列 例2 27 将 员工基本信息表 中的 出生日期 隐藏字段列显示出来 6 改变字段显示次序 例2 28 将 员工基本信息表 中 出生日期 和 身份证号 字段位置互换 7 冻结列和取消对所有列的冻结 例2 29 冻结 员工基本信息表 中的 员工编号 和 姓名 列 8 设置数据表格式 例2 30 进一步设置 员工基本信息表 数据表格式 将 单元格效果 设置为 突起 背景色 设置为 浅绿 替代背景色 设置为 黄色 网格线颜色 设置为 褐紫红色 边框和线条样式 设置为 双实线 2 4创建表的关系2 4 1建立表间关系1 表间关系的概念表与表之间的关系分为一对一 一对多和多对多3种 2 参照完整性如果a是关系A的主关键字 同时是关系B的外关键字 那么在关系B中 a的值必须满足下面两种情况之一 1 为空值 Null 2 等于关系A中的某个元组的主关键字的取值 例如 假设有两个关系表 表中包含的字段如下 员工基本信息表 员工编号 姓名 性别 出生日期等 奖惩表 奖惩编号 员工编号 奖惩原因 奖惩日期 奖惩金额 发放标记 3 建立表间关系 例2 31 分析 人事管理系统 数据库的表间关系 并创建表间关系 实施参照完整性 级联更新相关字段 级联删除相关记录 2 4 2表间关系的编辑与打印1 编辑表间关系 例2 31 分析 人事管理系统 数据库的表间关系 并创建表间关系 2 查看子数据表 例2 32 打开 员工基本信息表 主表 查看 奖惩表 子表的信息 并将 员工基本信息表 的子数据表修改为 工资表 3 打印关系 2 5表的管理与维护2 5 1复制表 例2 33 将 员工基本信息表 复制成 员工基本信息表表份 表 2 5 2删除表 例2 34 删除 人事管理系统 数据库中的 员工基本信息表备份 表 2 5 3重命名表2 5 4设置表属性1 表对象属性2 表定义属性 2 5 5修改表结构1 增加字段2 修改字段3 删除字段4 移动字段5 复制字段 2 5 6导入数据1 什么是导入2 使用 导入 建立表 例2 35 将名为 员工基本信息表 xlsx 的Excel工作簿文件中的 员工基本信息表 导入到 人事管理系统 数据库 并将表命名为 员工基本信息 2 5 7导出数据 例2 36 将 员工基本信息表 的数据导出到Excel工作表中 本章小结本章介绍了各种数据表的创建方法 包括数据输入 字段设置 介绍了定位记录 选择记录 添加记录 删除记录 修改记录 复制记录等编辑记录的方法 介绍了调整表的外观的方法 介绍了在表中查找数据 替换数据 排序数据 筛选数据等表中记录操作的方法 介绍了插入字段 移动字段 复制字段 删除字段修改表结构的方法 介绍了建立表之间关系的方法 插入子数据表操作方法 以及数据表的复制 删除 更名和导出等操作方法 通过本章的学习 用户应该可以熟练地对表中记录 结构及表间关系进行操作 习题一 选择题1 邮政编码是由6位数字组成的字符串 为邮政编码设置输入掩码 正确的是 A 000000B 999999C CCCCCCD LLLLLL2 如果字段内容为声音文件 则该字段的数据类型应定义为 A 文本B 备注C 超级链接D OLE对象3 能够使用 输入掩码向导 创建输入掩码的数据类型是 A 文本和货币B 数字和文本C 文本和日期 时间D 数字和日期 时间 4 有关空值 以下叙述正确的是 A 空值等同于空字符串B 空值表示字段还没有确定值C 空值等同于数值D Access不支持空值5 要求主表中没有相关记录时就不能将记录添加到相关表中 则应该在表关系中设置 A 参照完整性B 有效性规则C 输入掩码D 级联更新相关字段6 Access中提供的数据类型 不包括 A 文字B 备注C 货币D 日期 时间 7 不可以设置为索引的字段是 A 备注B 超链接C 主关键字D OLE对象8 下列关于表的格式的说法中 错误的是 A 字段在数据表中的显示顺序是由用户输入的先后顺序决定的B 用户可以同时改变一列或同时改变多列字段的位置C 在数据表中 可以为某个或多个指定字段的数据设置字体格式D 在Access中 只可以冻结列 不能冻结行 9 下列关于数据编辑的说法中 正确的是 A 表中的数据有两种排列方式 一种是升序排序 另一种是降序排序B 可以单击 升序排列 或 降序排列 按钮 为两个不相邻的字段分别设置升序和降序排列C 取消筛选 就是删除筛选窗口中所作的筛选条件D 将Access表导出到Excel数据表时 Excel将自动应用源