公司合同管理办法.docx

公司合同管理办法Company Contract Management Method文件编号Doc. No: P-Q3 -001版本 Version：A0生效日期/Effective date：2017.7.20Page：5/5公司合同管理办法Company Contract Management Method项目Item签名Signature日期Date拟制Originator审核Co-approved By批准Approved By修改记录Revision records版本Version修订日期Revision date修订页次（条款）Page Revised (Item)修订内容说明Description of Revision修订人Revised by审批Approved byA02017.7.20/首版发布Original release1 目的 Purpose为规范公司合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，根据中华人民共和国合同法和有关政府部门规定，结合公司的实际情况，制定本制度。2 范围 Scope本制度适用于公司以及各部门对外签订的各类合同、协议等，包括销售合同、采购合同、质量合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、服务合同等。3 定义 Definition无4 职责与权限Responsibility and Authority4.1 各部门：负责部门职责内需签订合同、协议（以下统称合同）等的制作、审批进度的跟踪，以及相关合同协议的审核。4.2 法务部：负责我司制定合同的审核。4.3 财务部：负责合同的审批，并作最终的归档，保管等。4.4 总经理：负责公司各合同的最终审批。5 流程说明Process Description5.1 合同的制作5.1.1 各部门制定合同及其有关的书面材料，应当语言规范，字迹(符号)清晰，条款完整，内容具体，用语准确、无歧义。5.1.2订立合同，必须完备合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所，标的，数量和质量，价款和报酬，履行的期限、地点和方式，违约责任及解决争议的方法等。5.2 合同的审批5.2.1我司各部门制定的合同，应先交由法务部审批后，方可与相关方进行签订。5.2.2对于外来的合同，各责任部门接收后，填写合同评审表，按照条款涉及部门，如研发、销售、品质、计划、采购、生产、人事、财务等部门负责人进行审核，并交由法务部进行审核。如审核中有异议，责任部门负责汇总收集后，统一与外来方进行协商，达成一致。1）涉及到供应商管理及物料交期的，需由采购部门负责人审核；2）涉及到物料、产品质量的，需由质量部门负责人审核；3）涉及到产品交期的，需由计划部门负责人审核；4）涉及到金额的，需由财务部门负责人审核；5）涉及到技术的，需由研发部门负责人审核；6）涉及到销售和客户服务的，需由销售部门负责人审核；7）涉及到人事、行政管理的，需由人事行政部门负责人审核；8）涉及到IT技术和信息安全的，需由IT部门负责人审核；9）合同内容涉及到其他相关部门的，需视具体内容交由相关部门负责人审核。5.2.3总经理负责对合同的最终审批。5.3 合同的签订5.3.1签订合同前必须严格审查对方当事人的主体资格。1）对法人必须审查原件或者盖有工商行政管理局复印专用章的营业执照或营业执照的副本复印件(必须有最近年检章)。2）对非法人经济组织，应当审查其是否按法律规定登记并领取营业执照。对分支机构或是事业单位和社会团体设立的经营单位，除审查其经营范围外，还应同时审查其所从属的法人主体资格。3）对外方当事人的资格审查，应调查清楚其地位和性质、公司或组织是否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及公司或组织注册地。4）签订合同，必须认真审查对方当事人的履约能力。5）签订合同，应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料，必要时应到签发部门进行验证或进行实地考察，以防对方当事人伪造或变造证明材料。对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一致。5.3.2 签订合同，应当加盖单位的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。5.4 合同资料管理5.4.1档案资料内容下列资料可以作为合同档案：1）对方当事人的营业执照或营业执照的副本复印件；2）对方当事人履约能力证明资料复印件，如资质证书、资格证书等；3）双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料；4）合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议；5）交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。5.4.2合同资料归档、统计与管理1）公司所有合同都必须统一编号，由财务部建立合同清单，妥善保管，清单需包含合同编号、合同标题、合同签订方、主要内容、签订日期、有效期、到期日等。2）对于销售部、采购部相关的合同，或者其他部门需要保存合同的，由各部门指定负责人保存合同副本或复印件。5.5 合同的履行1）凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究相关负责人和责任人的经济和行政责任。2）财务部应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料