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excel教学07 1 之入门基础 本课重点 3 第一部分Excel2003概述 Office家族成员之一 电子报表软件 4 一 Excel2003简介 Excel工作表 数据的编辑 修改 保存 使用计算与分析表格公式与函数的应用 Excel图表 创建各式图表分析与修饰图表 数据管理 对数据统计 分析和数值预测添加图形 图像数据排序和筛选分类汇总数据透视表 5 二 Excel2003的启动 一 从 开始 菜单启动 单击任务栏上的 开始 按钮 将鼠标指针移动到 程序 选项 将 程序 子菜单打开 单击 Excel 选项 6 二 文档驱动 在资源管理器窗口中双击工作薄文件 扩展名 XLS 的图标 启动Excel2003中文版 并将工作薄文件打开 三 从桌面启动 常用 将鼠标指针指向桌面上的Excel快捷图标 双击鼠标左键 即可启动 如桌面没有Excel快捷图标 可以自己创建该图标 7 公式编辑栏 行号 当前单元格 工作表标签 工具按钮 此处会显示单元格地址 三 Excel2003窗口 工作表 列标 名称框 8 工作簿 Workbook 工作簿是处理和存储数据的文件 也就是通常意义上的Excel文件 xls 每一个工作簿最多可由255张工作表组成 在默认的情况下由3个工作表组成 工作簿 行号 从上至下按数字编码 依次为1 2 3 65536 共65536行列标 从左至右按字母编码 依次为A B AA IV 共256列 工作表 工作表 Worksheet 它是工作簿的一页 它由单元格组成 单元格是由行和列组成的矩形块 用来存储数据信息 9 四 Excel2003的退出 二 从 文件 菜单中 选择 退出 命令 一 单击Excel标题栏右上角的 关闭 按纽 四 按Alt F4键 三 双击标题栏左上角的控制菜单图标 10 一 工作簿的新建和打开 第二部分Excel基本操作 一 新建工作薄1 在启动Excel后 将自动建立一个新的工作簿Book12 单击 文件 新建 通过 新建 对话框来创建3 单击 常用工具栏 上 新建 钮 直接新建空白工作簿 二 打开工作薄1 单击 文件 打开 在 打开 对话框中选择要打开的工作薄文件 再单击 打开 按钮2 单击 常用工具栏 的 打开 钮 在 打开 对话框中选择要打开的工作薄文件 再单击 打开 按钮 11 二 工作簿的保存和关闭 二 关闭工作簿1 单击 文件 退出 命令2 单击工作薄窗口右上角的 关闭 按钮3 双击窗口左上角的 控制菜单 图标4 快捷键 Alt F4 一 保存工作簿1 单击 文件 保存 2 单击 常用工具栏 上的 保存 钮3 单击 文件 另存为 确定好要保存的文件名和保存位置后 按 保存 按钮4 快捷键 Ctrl S 12 三 工作表的操作 一 工作表的选取1 选定单个工作表 单击工作表标签2 选定多个工作表 按住Shift键 可以选择连续的多个工作表按住Ctrl键 可以选择不连续的多个工作表3 选定全部的工作表 右击工作表标签 全部工作表 右击标签 二 工作表的更名1 双击工作表标签 输入新名 回车2 右击工作表标签 重命名 输入新名 回车 13 1 插入工作表 插入 菜单 工作表 命令2 右击工作表标签 插入 菜单 工作表 命令3 删除工作表 选定工作表标签 编辑 删除工作表4 右击工作表标签 删除 三 工作表的插入和删除 四 工作表的移动和复制 1 到同一工作簿 选定工作表 拖到目的位置 即改变其位置 2 到另一个工作簿 选定工作表 编辑 移动或复制工作表 选取目标 工作簿名 1 同一工作簿 选定工作表 Ctrl 拖 2 到另一个工作簿 选定工作表 编辑 移动或复制工作表 选取 工作簿名 选 建立副本 项 2 复制工作表 1 移动工作表 14 四 数据输入 2 输入原始数据 中英文字符 数字 和公式 步骤1 明确输入数据的单元格 当前活动单元格 步骤2 输入数据 注意观察编辑栏 确认操作 Enter Tab 取消操作 Esc 1 数据类型 数字 文本 日期和时间 一 三种类型数据的输入 15 输入文本选定单元格 输入文字 回车 输入日期 时间输入日期 要按 年 月 日 的格式输入时间 要按 时 分 的格式Ctrl 输入当前日期Ctrl Shift 输入当前时间 输入数字 选定单元格 输入数字 回车输入字符型数字 在数字前加单引号 3 单元格中可以输入 数字 文字 日期 时间 图形 公式 16 l输入数值时可以用逗号 分节如 7 357 542 l输入纯小数值 以 开头 数值前自动补 0 l正号省略 负数前面输入负号 1 输入方法 选定单元格 输入数值 按回车键2 数据宽度 数值超过11位 自动以科学计数法输入 例 输入 123456789012 系统显示 1 23457E 113 其他 1 输入数值 17 1 输入方法 选定单元格 输入文字 按回车键2 注 数字作为字符串输入时 字符串前面加单引号例 输入电话号码时 02364095528 2 输入文本 注意 输入以0开头的数字时 系统会自动截掉首部的0解决办法 先输入单引号 再输入数字 18 1 输入方法 选定单元格 输入日期 时间 按回车键 2 日期格式 l年 月 日 年 月 日 如 2005 12 15 2005 12 15 3 输入日期 时间 3 时间格式 l时 分am pm 时间与字母之间加空格 如 10 23aml时 分 秒am pm 如 1 34 16pml时 分 如 20 15l时 分 秒 如 15 13 24 注 可同时输入日期和时间 日期和时间用空格分隔Ctrl 可输入当前日期 Ctrl Shift 可输入当前时间 19 1 同时在多个单元格中输入数据选定要输入的单元格区域输入数据按住Ctrl键同时回车 2 同时在多个工作表中输入数据按住Ctrl键 单击选定多个不连续的工作表 或按Shift键 选多个连续的单元格 在其中一个工作表中选定某个单元格 输入数据 4 一些特殊的输入 20 1 填充相同的数值序列填充柄 实现数据的自动填充 1 使用鼠标填充 选定单元格 光标至填充柄处成 拖到序列末单元格 2 使用菜单填充 选定范围 编辑 填充 确定填充方向 3 快捷方式 选定范围 输入数据 按住Ctrl 并回车 二 数据的自动输入 2 填充不同的数值序列 1 使用鼠标填充 选定单元格 光标至填充柄处成 Ctrl 拖 到序列末单元格 2 使用菜单填充 选定范围 编辑 填充 序列 确定 类型 和 步长值 21 第三部分工作表编辑及格式化 一 工作表的编辑 1 选取单个单元格 1 单击所需的单元格 2 在 名字框 中输入单元格名字 2 选取多个单元格 1 选取一行 单击行标 2 选取一列 单击列标 3 选取整个工作表 单击行号 列标的交叉处 4 选取矩形区域 单击首单元格 Shift 最后一个单元格 也可用 拖 的方法 5 选定多个不连续的单元格 单击首单元格 Ctrl 单击其他单元格 6 多个不连续矩形区域 选取第一个区域 Ctrl 单击其他区域 一 选取单元格及单元格区域 22 1 拖动 二 数据的移动 复制 2 剪切 复制 粘贴 1 编辑 剪切 复制 编辑 粘贴 2 常用工具栏 剪切 复制 钮 粘贴 钮 3 右击 剪切 复制 粘贴 4 快捷键 Ctrl X C Ctrl V 注 如果单元格中含有公式 则公式内容不会发生变化 但其中的相对地址会自动调整 23 清除是删除单元格中的数据 而保留单元格的位置 1 选定单元格或区域 按Delete键 2 选定单元格或区域 鼠标右击在快捷菜单中选择 清除内容 命令3 选定单元格或区域 单击 编辑 清除 命令 三 数据的清除 删除是将单元格中数据连同单元格一并删除1 选定单元格或区域 单击 编辑 删除 命令 在 删除 对话框中选择一项进行删除 2 选定单元格或区域 右击出现快捷菜单 选择 删除 命令 四 数据的删除 24 二 工作表 一 调整行高方法一 用 格式 菜单命令调整行高 1 选定调整行高的区域 格式 行 命令 行高 屏幕出现行高对话框 2 在 行高 对话框中 输入要设定的高度 确定 方法二 用鼠标调整行高 将鼠标指针移到行号的下方边界 当光标变成带上下箭头的 型时 按住鼠标左键不放 拖动鼠标 调到适宜的高度时 松开鼠标左键 25 二 调整列宽方法一 用 格式 菜单命令调整列宽 1 选定调整列宽的区域 格式 列 命令 列宽 屏幕出现列宽对话框 2 在 列宽 对话框中 输入要设定的宽度 确定 方法二 用鼠标调整行高 将鼠标指针移到列标的右侧边界 当光标变成带左右箭头的 型时 按住鼠标左键不放 拖动鼠标 调到适宜的宽度时 松开鼠标左键 26 三 设置工作表的颜色方法一 使用工具栏选定要设置颜色的单元格区域 单击工具栏上的 填充颜色 下拉按钮 在 填充颜色 下拉窗口中选择要使用的颜色 方法二 用菜单方式选定要设置颜色的单元格区域 选择 格式 单元格 选择 图案 选项卡 选择填充颜色和图案 27 四 设置表格框线 方法一 用菜单方式选定要加上框线的单元格 选择 格式 单元格 单击 边框 选项卡 选择 线条 颜色 选择 预置 或 边框 项下的各个按钮 确定 方法三 用 格式 工具栏选定要加上框线的单元格区域 选择 格式 工具栏上的 边框 右边下拉列表 单击下拉边框列项 方法二 用右选择键选定要加框线的单元格 点击鼠标右键 选择 设置单元格格式 28 三 设置字符的格式 一 设置字体和大小方法一 使用菜单中的 格式 命令选定要设置字体的所有单元格 单击 格式 单元格 命令 在 字体 选项列表中 选择字体 在 字号 列表中 选择所需字体的大小 确定 方法二 点击鼠标右键选定要设置字体的单元格 右击鼠标 选择 设置单元格格式 选择 字体 命令进行修改 方法三 使用格式工具栏中的 字体 命令 选定要设置字体的所有单元格 在格式工具栏的 字体列表中选择字体 在格式工具栏的 字号 列表中选择字号大小 29 二 设置字符的颜色 1 常用对齐Excel2003默认将文本左对齐 数字右对齐方式 但可以自行改变数据的对齐方式 1 先选定单元格 单击 格式 单元格 命令 选择 对齐 选项卡 在 文本对齐 组合框中 从 水平对齐 和 垂直对齐 下拉式列表框中选择对齐的方式 选定要设置字符颜色的所有单元格 单击工具栏上 字体颜色按钮 在调色板上单击要使用的颜色 三 单元格数据的对齐方式 2 Excel在常用工具栏中还提供了四个对齐按钮 它们依次是 左对齐 居中对齐 右对齐和合并居中 操作与Word基本一样 30 2 标题合并及居中对齐 表格的标题一般要居中 可使用 合并和居中 钮进行设置 选定标题范围 合并和居中 钮 31 四 设置数字的格式 不同的应用场合需要使用不同的数字格式 因此 要根据需要设置单元格中的数字格式 Excel2003提供的数字格式有 常规 数值 货币 会计专用 百分比 分数 科学记数 文本 特殊以及自定义等数字格式 可以利用命令或格式工具栏 将单元格加以格式化 其操作步骤如下 一 设置单元格数字格式方法一 利用菜单选定单元格或区域 选择 格式 单元格 命令 选定 数字 选项卡 在 分类 列表中 选择 数值 在右边选择数字格式 确定 32 点击鼠标右键 选择 设置单元格格式 选项 选择 数字 选项进行设置 方法二 鼠标右击选项栏 二 自定义数字格式 Excel2003提供了许多预设的数字格式 但是有时还需要一些特殊的格式 这就需要自定义数字格式 操作步骤如下 选定单元格或区域 选择 格式 单元格 命令 单击 数字 选项卡 在 分类 列表框中选择 自定义 选项 在 类型 列表框中选择需要的类型 确定 三 格式刷和样式的使用与Word一样 在Excel2003中同样可以使用格式刷和样式来快速对选定单元格进行格式化 33 四 自动套用格式对于一些常见的表格 可以利用Excel2003的 自动套用格式 功能 它是系统已预先定义好的表格格式 这些格式中组合了数字 字体 对齐方式 边界 模式 列宽和行高等属性 只要单击一些按钮 就能完成工作表的格式化 从而大大简化格式化的设置过程 其操作步骤如下 选定要套用的区域 单击 格式 自动套用格式 命令 在 自动套用格式 对话框中 选择表格样式 确定 34 五 条件格式Excel2003的工作表中可以利用 条件格式 根据一定的条件来突出显示某些单元格 其操作步骤如下 选定要设置条件格式的单元格区域 执行 格式 条件格式 命令 在 条件格式 对话框中输入设置的条件 并可确定数据显示的格式 确定 35 第四部分公式与函数的使用 1 公式 由连续的一组数字和运算符组成的序列 该序列必须由等号开头 公式是对数据进行分析与计算的等式 它可以对工作表中的数值进行从简单的四则混合运算直到复杂的财务计算 统计分析 选定单元格 在编辑栏 或单元格 中 输入等号 输入公式 回车 2 输入公式并计算 演示 一 使用公式 一 输入公式 36 二 公式的复制 演示 计算过程中为了同时使用其它单元格的类似公式 可以通过移动或复制公式达到这一目的 当移动公式时 公式中的单元格地址不会改变 但在复制公式时 单元格地址会自动调整 复制公式的方法是 先单击已有公式的单元格 然后拖填充柄至最后一个单元格 37 1 自动计算求和 选取求和区域 状态栏显示和2 其他计算 右击状态栏 选择计算式 显示结果 注 自动计算结果显示在状态栏 自动求和结果显示在单元格中 三 快速运算 2 自动求和 行求和 选取求和行 常用 工具栏 求和钮 列求和 选取求和列 常用 工具栏 求和钮 38 函数是Excel已定义好的具有特定功能的内置公式 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 B9 B10 9 Average B2 B10 例 求平均 二 使用函数 为了适应各种计算要求 Excel2003提供了常用函数 财务函数 日期和时间函数 数学和三角函数 统计函数 查找和引用函数 数据库函数 文本函数 逻辑函数 信息函数等10类函数 每一类有若干个不同的函数 一共有几百个之多 基本能够满足各种领域内绝大多数人的使用要求 39 Excel的任何函数都有一样的标准结构 即 都是由函数名和参数两部分组成 参数可以是数字 数组 文本 逻辑值或单元格引用 参数也可以是常量 公式或其他函数 将函数作为另一个函数的参数也称为嵌套函数 在公式里 任何函数都直接跟在 或者其它运算符号后面 首先是函数名称 然后是括号 括号表示其中括住的内容是此函数必需的参数 如果函数对应的参数不只一个时 就必须按照规定的顺序依次排列各参数 并且用逗号把它们隔离开来 不同类型的函数要求给定不同类型的参数 函数引用 函数名 参数1 参数2 代表函数功能 一 函数语法 40 函数区域的表示法 独立地址 各地址用 隔开 例如 SUM A1 A8 表示A1和A8两单元格的和 连续地址 首尾地址用 连接 例如 SUM A1 A8 冒号表示计算范围从A1到A8单元格之间区域 混合地址 例如 SUM A1 A6 A8 表示计算A1到A6再加A8的和 2 引用运算符 冒号 连续单元格区域 如C2 H2逗号 不连续单元格区域 如A5 B10 F8 1 公式中引用单元格的方法 l直接使用键盘输入 用鼠标单击单元格 41 1 手工输入 选定单元格 输入函数 确定 2 粘贴函数 1 插入 函数 选择类别 选择函数 输入参数 确定2 单击 插入函数 钮 选择类别 选择函数 输入参数 确定 输入函数一般可以采取手工输入和 函数向导 两种方法 42 四 部分常用函数1 SUM 求和函数 格式 SUM 参数1 参数2 功能 求各参数的和2 AVERAGE 求算术平均值函数 格式 AVERAGE 参数1 参数2 功能 求各参数的平均值3 MAX 求最大值函数 格式 MAX 参数1 参数2 功能 求各参数中的最大值4 MIN 求最小值函数 格式 MIN 参数1 参数2 功能 求各参数中的最小值 43 5 条件判断函数 IF 格式 IF 条件式 值1 值2 功能 若满足条件 则结果取值1 否则 取值2 IF 条件式 值1 值2 条件式 条件为假时 结果值 条件为真时 判断条件是否满足 满足则返回值1 不满足则返回值2 44 RANK 排名次函数 演示成绩表 格式 RANK 参数 数据区域 升降序 功能 计算某数值在数据区域内相对其它数值的大小排位 45 三 单元格引用 引用的作用是标识工作表上单元格或单元格区域 并指明公式所用的数据的位置 通过引用 可以在公式中使用工作表不同单元格中的数据 或同一工作簿的不同工作表的单元格 对单元格的引用有三种方法 相对引用 绝对引用和混合引用 相对地址引用 例如 A3 B4 C5相对引用的特点 当公式移动 复制到一个新位置时 公式中的相对地址会随之发生变化 绝对地址引用 例如 B2的绝对地址为 B 2绝对引用的特点 当公式移动 复制到一个新位置时 公式中的绝对地址不会发生变化 混合地址引用 例如 B2的混合地址为 B2或B 2在单元格中既有相对地址引用 也有绝对地址引用4 三维地址引用 例如 Sheetn B2三维地址引用的特点 引用不同工作表中的单元格 46 三维地址引用 47 第五部分数据的图表化 数据图表就是将单元格中数据以各种统计图表的形式显示 使得数据更加直观 当工作表中数据发生变化时 图表中对应项的数据也自动变化 Excel2003的图表有两种 一种是嵌入式图表 它和创建图表的数据源放置在同一张工作表中 打印的时候同时打印 另一种是独立式图表 它是一张独立的图表工作表 打印时候将与数据表分开打印 数据表格 48 常用图表 1 柱形图2 条形图3 折线图4 饼形图5 XY散点图 49 创建步骤 选取数据插入图表嵌入式图表独立式图表编辑图表修饰图表 一 建立图表 1 菜单法建立 插入 图表 进入 图表向导 2 工具栏按钮 单击 工具栏 图表向导 按钮 50 建立图表 在图表向导中 选择图表类型选取数据源指定图表元素图表标题X轴 类型 标题Y轴 数值 标题图表标记数据标签图例刻度线 确定图表位置 选 作为新工作表插入 则为独立式图表 51 图表相关名词术语 图例 数据标记 类型轴 X 刻度线 数值轴 Y 52 一 改变图表类型l选定图表 图表 图表类型 选 子图表类型 选 图表样式 确定 二 图表的编辑 二 修改图表中的数据在工作表中将数据修改并确认后 嵌入图表会随之发生相应变化 三 移动嵌入图表并改变其大小移动 按住鼠标左键拖动到目标位置改变大小 先将鼠标移到边框的小黑方块处 当指针变成双箭头时按住左键拖动 53 三 格式化图表 图表格式的设置主要包括对标题 图例等重新进行字体 字形 字号 图案 对齐方式等设置以及对坐标轴的格式重新设置等 双击图表中的标题 图例 分类轴 网格线或数据系列等部分 打开相应的对话框 在该对话框中进行图表格式设置 54 第六部分数据清单的管理 选定范围 数据 排序 确定排序关键字和顺序 排序 是数据组织的一种手段 通过排序管理操作可将数据清单中的数据按字母顺序 数值大小以及时间顺序进行排序 设置两个以上的排序约束条件 一 数据排序 55 二 数据筛选 大表 明晰的小表 一 自动筛选 数据 筛选 自动筛选 设定条件 筛选 实现在数据清单中提出满足筛选条件的数据 不满足条件的数据暂时被隐藏起来 56 二 自定义筛选 自动筛选 的 自定义 选项提供了对同一字段进行筛选的两个条件 并且这两个条件可以是 与 或 或 的关系 同时 该对话框还提供 等于 大于 起始于 等许多条件选项 57 三 高级筛选 1 确定筛选条件 并创建条件区 注意 要与数据清单用空行隔开 2 数据 筛选 高级筛选 命令 58 四 分类汇总 先分类 排序 数据 分类汇总 按类汇总 指定分类字段 汇总方式等 对已排序的数据 进行求和 计数 求平均值及最大 最小值等 59 分级显示数据 分级显示可以具有至多八个级别的细节数据 其中每个内部级别为前面的外部级别提供细节数据 你可以单击分级显示符号来显示 隐藏细节行 60 由于嵌套汇总可创建两层分类汇总 因此要对文档 嵌套分类汇总 xls 查看每分公司的人工费用支出情况和查看每一部门中最高薪水额 我们应使用 嵌套分类汇总 命令 嵌套汇总命令的使用前提 数据已按两个以上关键字排序 这里要对 分公司 和 部门 进行排序 嵌套分类汇总步骤 1 首先针对两列或多列数据进行排序 这例中要对 分公司 列和 部门 列排序 2 在要分类汇总的数据清单中 单击任一单元格 选定该数据清单 使用 数据 分类汇总 命令 3 在 分类字段 框中 选择需要用来分类汇总的数据列 这一列应该是对数据排序时的 主要关键字 即 分公司 数据列 汇总方式 框中 选择 最大值 但在 选定汇总项 框中 选定 薪水 4 显示出对第一列的自动分类汇总后 对下一列 部门 重复步骤2和步骤3 在 分类字段 框中 选 部门 汇总方式 框中 选 最大值 在 选定汇总项 框中 选 薪水 清除 替换当前分类汇总 复选框 接着单击 确定 按钮 嵌套分类汇总 61 嵌套分类汇总的前提是数据已按两个以上关键字排序分类 例 查看每分公司 每一部门中的最高薪水 62 数据透视表是一种特殊的工作表 它从工作表中抽取需要的信息 经处理后再汇总成新的交叉表 它广泛应用于数据分析 如 我们不仅要查看每部门 各分公司的薪水总额 那么我们可以使用 数据透视表 或 数据透视图 步骤如下 1 在要进行数据透视的工作表中 单击任一单元格 使用 数据 数据透视表和数据透视图 命令 2 选择生成数据透视表还是数据透视图 3 确定数据源区域 选择数据透视表显示的位置 4 将所要字段拖到数据透视表中适当位置 五 数据透视表和数据数据透视图报表 63 例 在 职工登记表 中建立数据透视表来查询各部门各职称的平均年龄 即指定布局以 所属部门 为行字段 以 职称 为列字段 以 年龄 为平均值项 5 双击数据区域内的数据项 年龄 选择 平均值 1 数据 数据透视表和数据透视图 命令 选择 生成数据透视表 2 在 数据透视表和数据透视图向导 对话框中 单击 选定区域 右侧的按钮 在 数据源 工作表中选定数据区域 3 单击右侧的按钮 按 下一步 钮 进行布局4 单击 布局 钮 将所要字段拖到数据透视表中适当位