会计信息系统分析设计-chap3.ppt

第3章账务处理系统 学习重点1 会计帐务处理的流程2 会计科目设置与辅助核算的关系3 懂得帐务处理系统所设计的数据库模型4 了解系统输出与数据存储之间的关系5 掌握帐务处理系统与其他子系统的接口 第3章账务处理系统 3 1账务处理的1般程序及业务分析3 2会计科目设置与编码3 3记账凭证管理3 4出纳管理3 5账务处理系统数据库的体系结构3 6账务处理系统的输出 用户外模式 3 1 1手工进行账务处理的1般程序 1 根据原始凭证编制收款凭证 付款凭证和转账凭证 2 根据收款凭证 付款凭证登记现金日记账和银行存款日记账 3 根据收款凭证 付款凭证 转账凭证登记各种明细账 4 根据收款凭证 付款凭证 转账凭证定期编制科目汇总表 5 根据科目汇总表登记总分类账 6 将总账与日记账 明细账核对相符 7 根据总账和明细账编制会计报表 3 1 2账务处理的业务分析 1 编制记账凭证2 账簿3 科目汇总4 出纳管理5 期末业务处理 3 1 3手工进行账务处理的处理流程 图3 1账务处理流程图 进行各种处理的依据是什么 帐务处理的两条主线是什么 3 1 3手工进行账务处理的处理流程 不论是登记明细分类账 日记账 凭证汇总登记总分类账 数据均取自于记账凭证 而进行各种处理的依据都是会计科目 账务处理的两条主线 其1 账务处理的基础数据是记账凭证 其2 账务处理的处理依据是会计科目 系统结构 总账系统是K 3系统的核心系统 与其他业务系统主要通过凭证进行无缝联接 总账与其它系统的关系如下 注 单箭头表示从总账取数或是生成凭证传递到总账 双箭关表示既可以从总账取数又可以传递凭证到总账 总账应用流程 新建账套 步骤一 打开 开始 菜单中的 程序 K 3系统中间层 的 账套管理 初次使用时 用户名 Admin 无密码 直接点 确定 步骤二 点击 新建 按钮 建立新账套 同时要选好数据库的路径 并根据 案例 中参数来设置其基本参数 点击 设置 按钮 并启用 账套备份与恢复 账套批量备份 用户授权 步骤一 双击 K3主控台 以 Administrator 用户登陆 选择 系统设置 然后单击 用户管理 图标 双击明细功能中 用户管理 用户授权 步骤二 点击鼠标右键 弹出快捷菜单 点 新建用户 在新建用户时如果需要密码 可以在 密码认证 处录入 用户授权 步骤三 选中需授权的用户 点击右键中的 权限 弹出 权限管理 对话框 可点击 高级 进行更明细的授权 初始化的业务流程 系统参数是总帐系统的基础 它的设置关系到所有财务流程的处理 用户在设置前要慎重考虑 系统参数包含三个选项卡 系统 选项卡中 各行填入相应的资料即可 第三个选项卡 会计期间 中内容是不得修改的 其启用时间与新建帐套的启用期间相同 故总帐的会计期间是由新建帐套确定的 不能更改 主要是第二个选项卡中又分为基本信息 凭证 预算三个内容 系统参数设置 初始余额的录入分两种情况进行处理 一是账套的启用时间是会计年度的第一个会计期间 只需录入各个会计科目的初始余额 另一种情况是账套的启用时间非会计年度的第一个会计期间 此时需录入截止到账套启用期间的各个会计科目的本年累计借 贷方发生额 损益的实际发生额 各科目的初始余额 根据以上情况 在初始数据录入中要输入全部本位币 外币 数量金额账及辅助账 各核算项目的本年累计发生额及期初余额 凭证的录入和系统的初始化工作可同时进行 用户可根据自己的需要 将已经启用的账套 反结账到初始状态 不过 这种操作 只有系统管理员才有权限 初始化 凭证录入凭证查询凭证过账凭证汇总模式凭证 凭证处理 凭证录入功能就是为用户提供了一个仿真的凭证录入环境 在这里 可以将您制作的记账凭证录入电脑 或者根据原始单据直接在这里制作记账凭证 在凭证录入功能中 系统为您提供许多功能操作以方便您高效快捷地输入记账凭证 凭证录入 凭证查询 凭证过账就是系统将已录入的记账凭证根据其会计科目登记到相关的明细账簿中的过程 经过记账的凭证以后将不再允许修改 只能采取补充凭证或红字冲销凭证的方式进行更正 因此 在过账前应该对记账凭证的内容仔细审核 系统只能检验记账凭证中的数据关系错误 而无法检查业务逻辑关系 凭证过帐 凭证汇总 凭证汇总就是将记账凭证按照指定的范围和条件汇总其一级科目的借贷方发生额 按不同条件对会计凭证进行汇总 可以提供各种所需的会计信息 模式凭证 模式凭证是为方便用户重复录入 系统提供模式凭证功能 可以保存常用凭证后在录入凭证时调用 关键业务点 期末调汇 本功能主要用于对外币核算的账户在期末自动计算汇兑损益 生成汇兑损益转账凭证及期末汇率调整表 系统执行此功能时 是根据在会计科目中的科目属性来进行的 只有在会计科目中设定为期末调汇的科目才会进行期末调汇处理 期末调汇可根据用户的需要分别生成汇兑收益凭证 汇兑损失凭证或汇兑损益凭证 关键业务点 自动转账 自动转账功能用于自动生成可按比例转出指定科目的 发生额 余额 最新发生额 最新余额 等项数值的会计业务 在 转入 转出方 同时都存在许多明细科目的情况时 定义一条转入 或转出 分录后 单击 分录类推 功能 则自动生成其他分录 分录类推功能只类推相同级次的科目 定义生成凭证的机制凭证说明 方便凭证查询 不同选项产生不同结果 在总账参数设置中选择本年利润科目 本年利润科目只能选择一级科目 系统目前允许本年利润科目下挂核算项目也能进行自动结转损益 但要求本年利润下挂的核算项目属于或等于所对应的损益类科目下挂的核算项目 关键业务点 结转损益 使用此功能将所有损益类科目的本期余额全部自动转入本年利润科目 自动生成结转损益记账凭证 在报表系统中 制作损益表时 有一类取数类型为 取损益表发生额 其他的类型不再详细说明 此时这种与损益表取数相关的取数类型 必须在总账中进行了相应的损益结转后才可以取数据 如果是手工进行的损益结转 则无法取数这种取数类型的数据 如果在自动转账设置中 将类型设置为结转损益 在报表取与损益表相关的数据时也可以取数数据来 则结转损益的结果是一样的 只是需要定义 损益结转 的凭证模板 选择该选项 在结转损益时 按损益类科目的余额的相反方向结转 不选该选项 则按损益类科目自身定义的余额方向的反方向进行结转 关键业务点 结转损益 3 2 1会计科目的设置原则 3 2 2会计科目的编码规则 1 统1设置 3 2 2会计科目的编码规则 各规则特点1 统1设置由于建账时定义了编码规则 因此级次之间不需要任何分隔符 系统按照编码规则判别编码的级次 1般而言 应选择核算内容最多的科目为对象进行定义 才能使定义的规则满足所有科目的需要 这种方法强制了编码的规范统1 但不灵活 1旦某个科目在实际应用时需突破编码规则 系统则无法进行正确处理 各规则特点2 弹性设置对于这种编码系统识别的标志是分隔符 点 与各级的位长无关 它无需给后续科目留空位 但可任意扩展某个科目的级次和位长 应用非常方便 系统采用哪种编码方法是由软件开发时决定 使用者是不能选择的 采用第1种编码的软件 进行科目处理时按照用户定义的规则截取字符串进行处理 因此对于1 99之间的编码必须从01开始 仍以22210101为例 应交税费下有十几项税费 所以编码必须从01开始 第2种编码则不需要 因为软件处理会计科目时 以 点 识别级次 3 2 3会计科目设置与辅助核算间的关系 3 2 3会计科目设置与辅助核算间的关系 1 不设辅助核算当企业规模不大 往来业务较少时可将往来单位 个人 部门 项目通过设置明细科目来进行核算管理见表3 2 3 2 3会计科目设置与辅助核算之间的关系 3 设置辅助核算即将明细科目的上级科目设为末级科目并设为辅助核算科目 然后将这些明细科目设为相应的辅助核算目录 1个科目设置了辅助核算后 它所发生的每1笔业务将会登记在总账和辅助明细账上见表3 3 3 2 4会计科目之间的关系 科目必须具有对应关系 才可能使计算机对其进行正确处理 例如生产成本 库存商品 产成品 主营业务收入 销售收入 主营业务成本 销售成本等科目的明细科目都是产品 它们之间的明细科目必须1致 见表3 4所示 3 2 5会计科目表的主要属性 在账务处理过程中 会计科目是各项处理的依据 因此 科目表中的所有属性值 包括了对应科目核算的所有判别条件值 3 3 1记账凭证的数据分析 图3 2记账凭证的1般格式 重复数据项 3 3 2凭证库设计应考虑的问题 1 存储空间的优化问题解决重复数据项和唯1数据项的合理分割问题 避免过多的数据冗余 造成大量存储空间的浪费 2 存储数据的完整性记账凭证是系统惟1的输入数据 后续处理所需的数据都必须包括在凭证中 才能满足后续处理的需要 同时要考虑凭证数据中科目与会计科目表科目编码之间的引用完整性规则 凭证数据与辅助核算相关的数据存储问题 3 3 3凭证设计的第1种方案 1 凭证表结构设计 图3 3凭证表结构 3 3 3凭证设计的第1种方案 2 各种辅助核算项目表结构设计 1 图3 4辅助核算项目管理表结构 3 3 3凭证设计的第1种方案 2 各种辅助核算项目表结构设计 2 图3 4辅助核算项目管理表结构 3 3 3凭证设计的第1种方案 3 数据存储举例凭证实例1企业20X4年12月10日收到销售给红星公司1批A产品 货款58500元 售价50000元 增值税8500元 企业应作如下分录并填制收款凭证 应收账款设为辅助核算 客户核算 借 银行存款 工行58500贷 应收账款 红星公司58500 3 3 3凭证设计的第1种方案 3 数据存储举例凭证实例2企业20X4年12月11日购入用银行存款支付甲材料货款25000元 以及购入材料支付的增值税额为 货已到尚未验收 企业应作如下分录 并填制付款凭证 借 材料采购 甲材料25000应交税费 应交增值税 进项税额 4250贷 银行存款 工行29250 3 3 3凭证设计的第1种方案 3 数据存储举例凭证实例320X4年12月12日 党委办公室秘书李萍报销差旅费 出差前借款3000元 各种费用共计3400元 企业应作如下分录并填制付款凭证 管理费用按部门设辅助核算 其他应收款按职工设个人辅助核算 借 管理费用 差旅费 党办 3400贷 其他应收款 李萍3000现金400在图3 5中 主要为说明表之间的关联问题 省略了表中的1些属性 3 3 3凭证设计的第1种方案 图3 5 3 3 3凭证设计的第1种方案 4 各种辅助核算项目表与凭证表的关系 图3 6凭证表与各种辅助核算项目表的关系 3 3 4凭证设计的第2种方案 1 凭证表结构设计 图3 7凭证表结构 3 3 4凭证设计的第2种方案 2 各种辅助核算项目表结构设计辅助核算项目表包括供应商往来和客户往来 个人往来 部门核算 项目核算 以及部门收支分析和项目统计 各辅助核算项目表结构与图3 4稍有区别 即各辅助核算项目标都通过核算类别表与凭证发生联系 每个核算项目表的主键由核算类别 hslb 和核算对象编码组成 如部门编码表的主键 hslb cdept id 组成 3 3 4凭证设计的第2种方案 3 数据存储举例 图3 8凭证与辅助核算表之间的关系 3 3 4凭证设计的第2种方案 4 两种方案的比较图3 8只给出了与图3 5的不同之处 它们的主要区别体现在凭证从表的表结构 第1方案用Cd c属性描述借 贷方向 用mmoney属性描述借方和贷方金额 用Idept id iperson id ienter id citerm分别描述部门核算 职工个人核算 单位往来核算和项目核算 它的问题在于将辅助核算项目作为凭证从表结构给以固定 而表结构用户是无法扩充的 3 3 4凭证设计的第2种方案 4 两种方案的比较第2方案用hslb取代了Idept id iperson id ienter id citerm 而将具体的辅助核算类别作为1个独立表存储 核算类别变成了表中的纪录 而纪录是可由用户增 删修改的 这样用户可根据需要设置辅助核算 因此 第2方案增加了使用的灵活性 分析如下凭证 会计科目 凭证 凭证条目 核算项目 余额表结构 SELECT FNumberAS凭证号 FVoucherIDAS内码FROMt VoucherWHERE FNumber 18 FVoucherID 22 T ItemDetail 3F1 73 注意 金蝶K3系统t Account中的FDetailID记录了核算项目的编号 该值引用了t ItemDetail中的FDetailID属性值 初设会计科目时 会将相应的核算项目设为 1 而在制作凭证时 提示选择的具体值 如某客户编号 则会作为新的记录增加到t ItemDetail和t ItemDetailV表中去 且分录项表中t VoucherEntry的FDetailID值取新增加的记录ID 而非会计科目所对应的FDetailID 现金管理 出纳管理 现金管理系统能处理企业中的日常出纳业务 包括现金业务 银行业务 票据管理及其相关报表等内容 同时会计人员能在该系统中根据出纳录入的收付款信息生成凭证并传递到总账系统 系统结构 在现金管理系统中 应付票据 通常指商业承兑汇票和银行承兑汇票 与应付款管理系统中应付票据实现完全共享 用户可选择在现金管理或应付款管理系统录入外来票据 同时在另一个系统出现 修改和删除也是如此 与应付款管理系统的集成 在现金管理系统中 应收票据 通常指商业承兑汇票和银行承兑汇票 完全与应收款管理系统中应收票据实现完全共享 用户可选择在现金管理或应收款管理系统录入外来票据 则同时在另一系统出现 修改和删除也如此 与应收款管理系统的集成 现金管理系统的现金日记账和银行存款日记账除了进行手工录入外 我们还提供了从总账中引入的功能 同时会计可以根据出纳人员录入的收付款信息生成总账凭证 与总账系统的集成 系统结构 应用流程 科目的设置 初始化 从总账引入科目 初始化 初始化数据录入 初始化 初始化数据录入 初始化 初始化数据录入 初始化 结束初始化启用科目 关键业务点 日记账的录入 三种方法 关键业务点 从总账引入日记账 复核记账实际上就是出纳人员对总账的现金和银行存款凭证进行复核登账的过程 是将总账的有关现金 银行存款数据引入到现金管理系统的一种方式 关键业务点 复核记账 关键业务点 直接录入 直接点击新增一条一条录入 一次录入多条日记账记录 关键业务点 银行存款处理流程 录入银行日记账 录入或导入银行对账单 银行存款对账 输出余额调节表 关键业务点 银行对账单 手工直接录入直接引入 招行 定义引入方案进行引入 关键业务点 银行存款对账 系统提供自动对账和手工对账 对账前应先进行