常用公文写作和公文处理基本知识.ppt

湖南联通综合部2005年8月 长沙 常用公文写作和公文处理基本知识 目录 第一篇公文基本常识第二篇公文种类与写作第三篇公文格式第四篇公文办理第五篇存在的问题 第一篇公文基本常识 一 学习目的 了解公文的概念 特点及写作的基本要求 了解行文规则的基本内容 了解文稿书写规范 程序 掌握公文写作的一般方法 了解公文语言运用的一般规律 能正确运用语言 二 什么是公文 公文 是公务文书的简称 是人类在治理社会 管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文 是特殊规范化的文体 公文有广义和狭义之分 广义的公文 是指党政机关 社会团体 企事业单位在行政 业务等管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是实施管理和进行公务活动的重要工具 狭义的公文 是指党政机关处理公务时所使用的公文 三 公文的分类 按制发机关分 党 政 军 司法 企业 事业 社会团体 按行文关系分 可分为上行文 下行文 平行文 按机密程度分 国家秘密 绝密 机密 秘密 企业商业秘密 企业机密 企业秘密 按时限要求分 特急件 急件 平件 按使用范围分 通用公文 专用公文 按公文文种分 决议 决定 通知 按传送介质分 纸 电子 办公网 电子邮件 公文按类别 可分为行政公文 通用公文 商务公文 社交礼仪公文 外事公文 上行文是指下级机关向上级机关报送的公文 如请示 报告等 下行文是指上级机关向所属下级机关的行文 如决定 指示 公告 通知 通知 通报等 平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文 如函等 通知 公文纪要有时也可作为平行文 什么是上行文 下行文 平行文 中国共产党机关公文条例 中办发 1996 14号 列14种 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 国家行政机关公文处理办法 国发 2000 23号 列13种 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 中国联通湖南分公司公文处理暂行办法 中国联通湘综字 2001 18号 列10种 即通用公文10种 决议 决定 通知 通报 报告 请示 批复 意见 函 另专用公文 公告 MSS系统 会议纪要 呈批件 ISO9000质量管理体系文件 含专用审批表 公文文种 四 公文写作基本常识 通用公文 指内容比较重要 格式完整 眉首有套红的发文单位标识的公文 电子介质通用公文的版式 应与纸介质通用公文的版式保持一致 专用公文 是指在一定范围内使用 具有特定文件格式和处理程序的文件 通用公文和专用公文 公文写作基本要求 政治方面的要求 1 观点必须正确 2 内容必须实事求是 3 政策思想要连贯 技术方面的要求 1 结构严谨 层次分明 符合逻辑 2 语句通顺 语言准确 鲜明 生动 3 文字简练 标点符号使用正确 4 引文 数字 人名称 地名 机关单位名称 事物名称准确无误 制作公文标题 1 公文标题基本结构 发文单位 关于 事由 文种 或 关于 事由 文种 2 公文标题间一般不用标点符号 除法规 规章加书名号外 3 不同的文件不要重复使用同一个公文标题 4 回行不要将词组断开 标题式样 直尺 短尺 长短 宝塔 倒宝塔 梭子 腰鼓 等距 五 公文处理目标 实现 三化 规范化 是指公文处理的每项程序 操作都要遵循一定的规程 方式和要求 完成结果要达到一定标准 规格 制度化 是规范化在一定程度上上升为法制化 或是纪律化 在公文处理中建立并执行一整套的处理制度 科学化 是指公文处理的规范 制度应当建立在科学的基础上 符合公文处理运行的规律和实际 其含义的延伸 包括公文处理中运用现代科学技术 如湖南联通的MSS自动办公系统 第二篇公文种类与写作 根据2001年省公司修订后的 中国联通湖南分公司公文处理暂行办法 目前湖南联通发文处理种类可分为如十下类 公文种类 一 决议二 决定三 通知四 通报五 报告六 请示七 批复八 意见九 函十 会议纪要 一 决议 决议 经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项 是党政机关公文的一个重要文种 决策性 决议是针对重大问题和重大事项所做出的决策一经形成 就会在较大范围内对党内的工作和生活造成重大影响 权威性 决议是在党的高级领导机构的会议上研究 讨论后形成的 代表着发文机关的意志 一经发布 其下属党组织和党员必须严格遵守 认真落实 不得违背 具有很强的权威性 严格的程序性 决议必须经会议讨论 并经表决通过之后才能形成 有严格的程序性 决议的特点 二 决定 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 决定是领导机关发出的 带有制约 规范 指导作用的下行文 1 表彰决定 这类知照性决定 就是把决定事项简要地传达给有关单位 极少有要求执行的具体意见 它的内容比较单纯 主要是决定依据和决定事项 即使有号召或者鼓动性的结尾 也很简短 在写法上往往开门见山 直接陈述 篇段合一 语句简练 明快 2 处分决定的写法有所不同 应写受处分人的身份 错误事实 错误性质 根源 本人对错误的态度 处分内容等 决定的写法 3 关于重大行动或重要事项的决定 这类决定用于安排较大范围的重大行动或重要事项 一经发出 震动较大 如 国务院关于全面推进依法行政的决定 国发 1999 23号 等 这类决定大都经过一定的会议讨论通过 它的写法更强调把道理说清楚 讲透彻 以便尽可能地统一认识 增强执行决定的自觉性 决定的写法 国务院关于表彰全国劳动模范和先进工作者的决定1995年召开全国劳动模范和先进工作者表彰大会以来 各行各业 各条战线又涌现出一大批先进模范人物 为表彰他们对国家和人民作出的突出贡献 弘扬他们的先进思想和模范事迹 国务院决定授予1931人全国劳动模范荣誉称号 授予1015人全国先进工作者荣誉称号 国务院号召全国广大工人 农民 知识分子和各级机关工作人员 以全国劳动模范和先进工作者为榜样 学习他们爱岗敬业 勇于创新的工作精神 为把我国建设成为富强 民主 文明的社会主义现代化国家而努力奋斗 二 年四月二十八日 描述决定依据和决定事项 进行号召或者鼓动 决定的写法 表彰决定撰写案例 全国人民代表大会关于成立香港特别行政区的决定1990年4月4日第七届全国人民代表大会第三次会议通过第七届全国人民代表大会第三次会议根据 中华人民共和国宪法 第三十一条和第六十二条第十三项的规定 决定 一 自1997年7月1日起设立香港特别行政区 二 香港特别行政区的区域包括香港岛 九龙半岛 以及所辖的岛屿和附近海域 香港特别行政区的行政区域图由国务院另行公布 会议通过决定依据 描述决定事项 标题 单位 事由 决定 决定的写法 重要事项决定撰写案例 三 通知 通知 是上级机关向下级机关传达指示 批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 布置工作与周知事项时所用的一种下行公文 有时也是告知有关单位需要周知或共同执行的事项的平行文种 通知用得最为广泛 因而使用频率很高 通知具有使用范围的广泛性 文种使用的晓谕性和行文方向的不确定性等特点 1 标题的写法 一般由事由和文种二部分组成 只使用一个介词 关于 再加事由和通知即可 标题应写得简明些 如 关于印发2005年国民经济和社会发展计划要点的通知 另外 还要注意在标题中除引用法律法规和行政规章时可加书名号外 一般不加标点符号 通知的写法 2 印发规章制度通知的写法 规章制度性文件经有关部门制定以后 需要用通知的形式予以发布 这类通知的正文一般包括四个方面的内容 一是文件的由来 二是文件名称 三是希望和要求 四是附件 3 布置工作通知的写法 上级单位向下级单位对某一项工作的布置 要求 意见等往往用通知的形式传达 这种通知带有指令性 必须有根据 有目的 有任务 有要求 符合 六有 要求 4 传达性通知的写法 这种通知带有指示性 规定性 多用于上下级之间 职能部门与有关部门之间 对通知中的有关精神 必须遵照办理 贯彻执行 在写法上 一般是先交代问题的来龙去脉 再讲有关指示 意见 规定等 最后谈希望或要求 通知的写法 通知的写法 5 转发性通知的写法 上级或同级的来文要传达到下属单位贯彻执行 需要用通知的形式 这种通知叫转发型通知 其写法一般有二种 其一是照转照发 其二是除转发文件以外 再根据本地区 本部门的具体情况 提出一些具体要求和希望 6 会议通知的写法 要求以极其简短的文字 写明会议名称 目的及日期 时间 地点 出席对象等内容 7 任免通知的写法 即上级机关对于所任免的人员需要用通知行文任免和聘用 有的行政机关负责人的任免 除向规定范围发通知外 还要向社会公布 关于印发 中国联通湖南分公司车辆及驾驶员管理办法 暂行 的通知各地市分公司 为了加强对全省车辆及驾驶员的管理 有效地发挥机动车辆在公司生产 接待 生活中的服务作用 特制定 中国联通湖南分公司车辆及驾驶员管理办法 暂行 现予印发 请认真组织学习 并遵照执行 附件 中国联通湖南分公司车辆及驾驶员管理办法 暂行 二 五年六月二十一日 通知的写法 印发规章制度通知撰写案例 标题 关于 文件名称 通知 文件由来 文件名称 希望要求 文件附件 关于做好2002年防汛通信保障工作的通知各省 自治区 直辖市分公司 为认真贯彻信息产业部 关于做好2002年防汛通信保障工作的通知 信电函 2002 39号 要求 切实做好2002年防汛通信保障工作 现将有关事项通知如下 一 各省 区 市 分公司领导要高度重视防汛工作 做好迎战较大洪涝灾害的准备工作 抓好 二 要落实防汛通信保障责任制 建立健全防汛组织机构 明确领导 部门及岗位职责 做到任务明确 责任清楚 三 认真做好汛前机线设备的检修及各项准备工作 制定和完善汛情下的应急通信保障预案 二 二年六月十一日 通知的写法 布置工作通知撰写案例 标题 关于 事由 通知 布置工作有根据有目的有任务有要求 应符合 六有 通知的写法 传达性通知撰写案例 关于开展支持东南亚国家抗击海啸灾难短信捐款活动的通知各地市分公司 按照总部 关于为支持东南亚国家抗击海啸灾难开展短信捐款活动的通知 中国联通营字 2005 13号 文件要求 公司将在全省范围内开展短信捐款活动 现将有关事项通知如下 一 活动时间 略 二 活动范围 略 三 活动方式 略 四 工作分工 略 五 业务流程 略 六 新闻宣传工作 略 二 五年一月十三日 先交代问题的来龙去脉 再讲有关指示 意见 规定等 最后谈希望或要求 通知的写法 转发性通知撰写案例 转发总部 关于加强对外捐赠管理严格执行审批权限的通知 的通知各地市分公司 现将总部 关于加强对外捐赠管理严格执行审批权限的通知 中国联通计财字 2004 815号 转发给你们 并结合我省分公司的实际情况 特提出如下要求 请一并贯彻执行 一 总部文件中第二条之捐赠金额规定 是对省级分公司的总额规定 不适应各地市分公司 各地市分公司不得据此直接操作对外捐赠事宜 二 地市分公司发生的对外捐赠 含资产和现金 不论金额大小 一律上报省公司计划财务部 并经公司领导审批同意后方可对外实施捐赠 二 五年一月二十五日 根据实际 提出一些具体要求和希望 标题 转发 文件名称 通知 通知的写法 会议通知撰写案例一 关于召开湖南联通MSS自动化办公系统培训会的通知各地市分公司 省公司各部室 兹定于 月 日召开湖南联通MSS自动化办公系统操作使用培训会 现将会议有关事项通知如下 一 会议时间及地点报到时间 月 下午会议时间 月 日全天会议地点 长城宾馆 长沙市袁家岭八一路41号 二 会议内容 湖南联通MSS自动化办公系统推广运行要求及操作使用培训 三 参加会议人员 四 相关事项要求 五 会议日程安排 内容基本格式 通知的写法 会议通知撰写案例二 会议通知兹定于 月 日 时在 会议室召开 会议 谨请 部 部 部派人准时参加 特此通知 便函型 通知的写法 任免通知撰写案例 关于 等任免职的通知各地市分公司 省公司各部室 经研究决定 聘 任 分公司总经理 聘期三年 任 分公司副总经理 聘期三年 任 部经理 聘期二年 任 部副经理 聘期二年 以上人员原职务自动免除 自发文之日起生效 特此通知 年 月 日 四 通报 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 通报和通知都具有知晓性和指导性 但通知大都要求贯彻执行 具有一定的约束力 而通报只起引导 警戒 启发 教育和沟通情况的作用 通报可分为表扬性通报 批评性通报 情况通报等 1 表彰性通报的写法 用于表彰好人好事和介绍先进典型经验 其正文主要有三方面内容 先进事迹 人物 时间 地点 过程 结果 或经验 单位及所处的客观条件 主要作法 规律性的认识等 评价分析 性质 意义 经验所在及适用的条件情况 经验中的不足及其原因等 决定事项 给有关单位或个人何种称号或其他精神的 经济的奖励 以及提出一些学习先进事迹 借鉴吸收典型经验方面的要求或号召等 希望和要求 既包括对被表彰者的勉励和期望 又包括对广大群众的号召和希望 通报的写法 2 批评性通报的写法 这类通报是通报中使用得最多的 它的内容除在一定范围内公布对某单位 某人 某事的批评处理外 着重是要从被通报的事件中吸取教训 以典型事例对群众进行教育 以防类似事件的发生 其惩戒作用十分突出 这类通报 有的是批评错误 公布处分决定 行文较短 有的除批评错误 宣布处分外 侧重于分析情况 总结教训 指导改进工作 篇幅就要长些 这类通报写法和前一类大同小异 正文包括错误事实 根源和教训 处理决定 希望和要求四部分 通报的写法 通报的写法 3 情况通报的写法 用以报道 传达重要情况和有关精神 其正文有两种组成方式 其中一种只对有关事实作客观叙述 另一种除此外还对情况加以分析说明 有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见 通报的写法 表彰性通报撰写案例 关于表彰计划生育先进集体和先进工作者的通报各县 市 区 人民政府 市属各部门 九五 计划期间 我市各级党委 政府和有关部门高度重视计划生育工作 认真贯彻省计划生育条例 切实加强对计划生育工作的领导 全面完成了省下达的 九五 人口计划和各项计划生育指标任务 二000年度 全市人口出生率降到5 平均生育率为0 87 低于全国 全省水平 这是全市各级干部 计划生育工作者和全市人民共同努力的结果 为了进一步推动我市计划生育工作的深入开展 市人民政府决定授予 县等三十五个单位 全市计划生育先进集体 光荣称号 授予 等四十五位同志 全市计划生育先进工作者 光荣称号 希望受到表彰的单位和个人 要戒骄戒躁 继续努力 为我市计划生育工作向深层次 高质量发展做出新的贡献 2001年 是 十五 计划的第一年 各级政府和广大干部要全面贯彻落实好党的十五届四中全会精神 继续把计划生育工作放在更加重要的地位 坚持不懈地抓下去 为本世纪末实现我市人口控制在四百万以下的目标而努力奋斗 二00一年二月五日 先进经验决定事项提出要求提出希望 通报的写法 批评性通报撰写案例 国务院办公厅关于 省 市 县擅自停课组织中小学生参加迎送活动的通报1999年12月5日 省 市 县举行 高速公路在本县通车仪式 县主要领导擅自决定 让本县部分中 小学校停课参加通车仪式 近千名中小学生在风雪天等候长达二小时 致使部分中小学生生病 学生家长和群众极为愤慨 致信中央要求坚决制止此类现象 中小学校依照国家规定建立有严格的教育教学秩序 这是教育教学质量的保证 任何单位和个人都不能随意破坏 现在一些地方的个别领导利用自己的权力 动辄调用中小学生为各种会议 考察 参观 访问甚至商业性典礼搞迎送或礼仪活动 有些地方还因此发生了严重的安全事故 造成极恶劣的社会影响 县发生的问题 已不只是一般的形式主义 而是官僚主义 严重脱离群众 此类不良风气必须坚决予以制止 各地区 各部门以及各级领导干部 要高度重视这一问题并从中吸取深刻的教训 切实增强群众观念 杜绝此类事件再度发生 中小学生是祖国的未来 他们的学习和活动安排 要有利他们的学习和身心健康 今后各地区 各部门都必须严格执行国家的有关法规和规定 不得擅自停课或随意组织中小学生参加各种迎送或 礼仪 活动 如确有必要组织的 须报经省级教育行政部门批准 一九九九年十二月二十日 错误事实 根源教训 处理决定 希望要求 关于2005年 奋斗杯 二阶段综合业务发展竞赛活动完成情况的通报各地市分公司 截止到5月底 奋斗杯 二阶段的竞赛活动已开展了两个月 各地市分公司在业务发展方面取得了一些进步 但部分指标的完成情况仍存在较大差距 现将有关情况通报如下 一 基本情况 二 存在的问题 三 下一步工作要求 附件 全省 奋斗杯 二阶段各项竞赛指标完成情况表二 五年六月二十二日 通报的写法 情况通报撰写案例 分层描述 五 报告 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 报告种类多种多样 大致可分为工作报告 情况报告 答复报告 报送文件的报告等 报告的写法 1 工作报告的写法 这是用于汇报工作进程 总结工作经验 反映工作问题 提出工作意见的报告 这类报告是报告中应用最为广泛的一种 它的正文 一般包括基本情况 主要成绩 经验体会 存在问题 今后意见等几部分 格式上 每一部分可标出序数分项写 或列出小标题来写 根据需要 工作报告可以写成综合性的 也可以写成专题性的 专题性的工作报告强调专一性 它是就某一项或某一方面的工作向上级机关所作的报告 它可分为总结经验的专题工作报告和研究工作的专题工作报告 前一类就是呈报上级的专题工作总结 它不需要答复 后一类通常是就落实 开展 加强 发展 改进 改革某项工作向上级作的专题报告 它不一定在工作结束后才写 常常是在工作进程中 待工作告一段落时写好 待上级答复 批转 报告的写法 2 情况报告的写法 这是对工作中的重大情况 特殊情况 新情况进行调查了解后 向上级作出的报告 它不需要答复 主要是让上级了解 掌握情况 以便根据情况采取措施 指导工作 向上级提出工作建议的报告 也属这一类 3 答复报告的写法 这是答复上级机关的查询 提问或汇报执行上级机关某项指示 意见的结果的报告 正文包括答复依据 答复事项两部分 写法比较自由 有的先写依据 后答复 有的边写依据 边答复 报告的写法 情况报告撰写案例 关于首钢1991年取得新成绩的报告北京市委 1991年元月初 首钢向市委常委扩大会汇报了改革情况 春节 江泽民等领导同志来首钢给职工拜年 3月初江泽民和李鹏同志又亲自主持会议详细听取了首钢汇报 都充分肯定了首钢的改革 使全体职工受到巨大鼓舞 决心在首钢改革的第13年做出新的更大的成绩 1991年 虽然遇到燃料 电力 运输涨价等诸多外部因素的影响 但经过全体职工团结奋战 全年生铁产量 钢产量 钢材总是全面增产 产钢量跃居全国第二位 实现利润23 6亿元 比上年增长11 实现利税1990年居全国500家大企业之首 1991年又增长11 达到29 26亿元 上交利税费18 15亿元 比上年增长21 1991年 首钢取得的新成绩 主要是由于以下四个方面的工作有新的突破性进展 一是生产科研一体化 加速了科学技术转化为生产力 略 二是深化企业管理体制改革 增强了企业应变能力 略 三是实行国际化经营的发展战略 出口创汇实现历史性飞跃 略 四是充分发挥党委的政治领导作用和党员的先锋模范作用 略 中共首钢公司委员会 报告的写法 建议报告撰写案例 关于加强工商行政管理工作的报告国务院 为深化改革 促进社会主义市场经济持续 稳定 直辖市发展创造良好的条件 根据国务院赋予工商行政管理机关的职能 进一步拓宽监督管理的广度 增加监督管理的深度 强化监督管理的力度 为此 今年全国工商行政管理局长会议进行了专门研究 对下一步工作提出以下意见 一 依法加强对生产资料市场的监督管理 不断提高 二 加强对国有和集体企业的监督管理 积极支持 六 加强廉政建设 提高工商行政管理队伍的素质 以上报告如无不妥 请批转各地区 各部门执行 国家工商行政管理局 报告的写法 答复报告撰写案例 市人民政府关于治理 河水质污染的问题的报告 省人民政府 省政府转来 委员会提出的关于 河水质污染状况的报告 经市委政府研究 对报告中提出的有关问题及解决方案报告如下 一 解决 河水质污染问题的关键是尽快建成 区污水处理厂 略 二 热电厂的粉煤炭也是污染源之一 解决方案 略 三 略 市人民政府二 年 月 日 报告的写法 递送报告撰写案例 关于报送我县2004年村办企业财务检查整顿工作总结的报告 市人民政府 现将我县2004年在全县范围内开展村办企业财务检查整顿工作的总结报上 请审阅 附 县2004年村办企业财务检查整顿工作总结 县人民政府二 五年一月五日 报告的写法 报告与总结的区别与联系 报告在表述方式上大量使用叙述 情况 事实的表述占绝大部分 只是少量使用一些议论文字 总结与一般报告相比更侧重与对规律的揭示 对问题的认识 六 请示 请示 是向上级机关请求指示 批准的上行公文 请示 属请求性公文 凡属本单位无权 无力 无法解决的事项 都需用请示行文 请求上级机关给予指示或批准 主要有请求指示和请求批准两类 请求指示 下级机关在执行政策时遇到困难或出现新的情况 需要变通 或执行政策时尚有不太清楚明了的地方 或对上级机关某个决定有看法 可以向上级机关请求指示 请求批准 下级机关就某项工作 某个问题请求上级机关给予审定 核准 认可 或在人 财 物方面有困难 需要上级给予帮助解决的 都必须请示 比如 机构设置 人事变动 项目安排 经费增拨和设施改善等 都属请求批准的请示 请示的写法 1 标题的写法 请示的标题大致有两种写法 一是由请示事项和文种组成 二是由请示机关 请示事项和文种组成 请示事项即请示的具体内容 一般不使用 申请 请求 一类词语 避免与文种 请示 在语意上重复 文种 请示 不能写成 请示报告 2 遵守请示规则 写请示应当一文一事 一般不越级请示 一般只写一个主送机关 如需同时送其他机关 应当用抄送形式 不得同时抄送下级机关 除领导直接交办的事项外 不得直接送领导者个人 受双重领导的机关 应当主送一个上级机关 抄送另一上级机关 请示的写法 3 正文的写法 正文通常包括以下三部分内容 请示原由 请示 开头要写明原因和理由 不论篇幅长短 都必须把原因说清楚 提出充足的事实依据 请示事项 把需要上级审批的问题 作出具体明确的说明 提出切实可行的意见 如在请示中提出两种不同方案供上级抉择 应说明本机关认为哪一方案较好 否则就是矛盾上交 请求批复 请示的结尾一般用 当否 请批示 或 以上请示 请批复 收束 请求批复要写得谦和得体 不宜用 即请从速批复 请尽快解决 之类的请求语 请示的写法 撰写案例 请求指示 关于湖南联通 接通王 业务资费的请示湖南省通信管理局 为了充分利用现有的系统平台资源 为湖南联通移动用户提供简便 快捷 具有特色化的通信服务 进一步提高服务水平 树立良好的企业形象 我公司拟对联通网内用户开通 接通王 业务 拟定的业务资费标准如下 一 服务功能1 漏话提示服务 略 2 漏话查询服务 略 二 资费标准1 漏话提示 被叫用户成功接收短信后 收主叫用户 元 条 2 漏话查询 查询用户接收系统回复短信 元 条 每条回复短信最多发送3个漏接电话的信息 当否 请批示 二 五年四月十一日 请示的写法 撰写案例 请求批复 关于中国联通综合电信业务支撑系统经营分析三期湖南工程可行性研究报告的请示中国联合通信有限公司 现将 中国联通综合电信业务支撑系统经营分析三期湖南工程可行性研究报告 上报 项目总投资估算 万元人民币 其中含外汇 万美元 本工程资金由贷款筹措 特此请示 请予审批 附件 略 二 五年六月八日 请示与报告的区别行文目的不同 报告 是汇报工作 反映情况 提出建议 答复询问时使用的 其行文的目的是让上级机关了解情况 掌握动态 为部署决策提供依据 报告并不要求上级机关批复 建议报告较为特殊 但也不是请求上级批复本单位 而是要求 批转 其他单位遵照执行 请示 是请求上级机关指示 批准时使用的 其行文目的是要求审核 批准事项 解决困难 答复问题 请求上级机关批复 可见 报告 和 请示 的行文目的是完全不同的 请示的写法 请示与报告的区别 行文时间有别 报告 的行文时间大多在事后 也有在事前或在进行中报告的 所报告内容是已出现的情况 已完成了的某一阶段或某项工作 请示 要求事前行文 请示的是尚未进行和尚待指示的事项 格式写法各异 报告标题文种明确为 报告 正文部分汇报工作 反映情况 提出建议 答复询问 不得夹带请示事项 结尾部分用 以上报告 请审阅 特此报告 专此报告 等收束全文 请示标题文种明确为 请示 不能写成 报告 或 请示报告 正文部分提出请示事项 要求上级机关给予指示 批准 结尾部分用 当否 请指示 以上请示 请批复 等收束全文 请示的写法 请示与报告的区别 七 批复 批复 适用于答复下级机关的请示事项 它是对某项具体工作发表指示 意见 对受文的下级有约束力 特别是关于重要事项或重大问题的批复 往往有明显的法规作用 批复中对答复的问题应态度鲜明 观点明确 不能模棱两可 使人无所适从 批复的正文分为批复根据 批复事项两部分 批复根据 即问题的引起 应极其简要地引述来文的请示事项 或引述来文标题 都是一句话就可以说清楚的 例 你单位 关于 事项的请示 2005 号 收悉 批复事项 要针对请示的内容 给予明确答复或具体指示 即同意或不同意 有些批复 不是简单地就请示事项表明态度 还应根据需要给予具体指示 撰写批复时应注意 第一 批复要紧扣请示明确作答 不要答非所问 复非所求 节外生枝 有时以有关政策 文件精神为依据答复问题时 应写明引据出处 以备执行中查考 第二 批复内容若涉及其他部门 起草批复时应同有关部门会签或商量 但不能互相推倭 造成公文旅行 第三 批复一定要有明确的受文单位 有的在标题中就标明了受文单位 正文结尾可写上 特此批复 此复 也可以不写 批复的写法 批复的写法 撰写案例 关于怀化分公司新建中方县城管道工程投资计划的批复怀化分公司 你司 关于新建中方县城城区管道的请示 中国联通怀建字 2005 7号 收悉 经研究 批复如下 一 原则同意 关于新建中方县城城区管道的请示 内容 工程建设内容包括 中方县城区209国道边新建4公里1大管 城区新建4公里2大管 二 本工程总投资75万元 计列在2005年度省公司2005年度零星固定资产购建投资计划中 成本费用由你司自行负担 三 请你司按照总部及省公司有关规定进行建设 四 本工程截止2005年12月底前完成竣工验收并转增固定资产 二 五年六月二日 批复根据 批复事项 八 意见 意见 主要用于对重要问题提出见解和处理办法 从行文方向看可以是上行文 也可以是下行文 作为上行文 可用于向上级机关报请批转或转发有关事项 作为下行文 可用于领导机关或某些重要问题提出处理的方针 原则和措施 办法 意见一般由引言 正文和结尾三部分组成 引言要写明提出意见的事由 依据和目的 正文部分是意见所提出的具体见解和措施办法 可采用小标题或围绕问题分条列项进行撰写 结尾 对贯彻意见提出具体要求 意见的标题由发文机关 事由和文种组成 九 函 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 函的标题通常有两种结构形式 1 由 事由 文种 构成 2 由 发文机关 事由 文种 构成 依据行文内容 函可分为四种 便函 一般采用书信格式 不拟文件标题 只有上下款和日期 不编文件号 发出时可盖公章 也可签个人姓名 商洽函 主要用于不相隶属机关之间商量洽谈办理某一问题 如联系参观 学习 商洽干部调动 请求帮助支持等 问答函 主要用于向对方询问或答复某一事项 问答函包括询问函和复函两种类型 复函与批复和答复性报告都属答复性公文 但三者又有所区别 复函的对象 一般是不相隶属机关 属平行 批复的对象是下级机关 属下行文 答复性报告的对象是上级机关 属上行文 请批函 用于向有关主管部门请求批准某一事项 请批函与请示都有 请求批准 的意愿 但二者适用对象不同 请示的对象是有隶属关系的直接上级 属上行文 请批函的对象是无隶属关系的主管部门 属平行文 所谓有关主管部门 多是职能部门 指对请批的事项有决定权和批准权的部门 函的写法 撰写函件应注意 1 要写得内容专一 集中 中心突出 一般要一函一事 2 要有分寸 对上应尊重 对下应谦逊 对平行或不相隶属机关 应以礼相待 语气应力求平和 礼貌 要摒弃不必要的客套 无须讲的道理 空洞的套话 3 函是一个文种 与通知等其它文种不同的是其所编字号不是字 而是函 如湘函 湘人函等 按发文机关分为公司函和部门函 公司函 是指以公司名义向外单位的行文 但是不得向上级机关或下级单位行文 部门函 是指本公司部门以主管部门的名义向下属单位发出的平行文 一般不得向外行文 含上级单位 函的写法 中国联通湖南分公司关于考察县域管理模式的函中国联通福建分公司 我分公司将于 年 月 日组团到贵司考察县域管理模式 团队人员共8人 具体由我分公司 副总经理带队 请予以接洽为感 联系人 电话 特此致函 中国联通湖南分公司 年 月 日 函的写法 商洽函撰写案例 函的写法 问答函撰写案例 关于联通网内开放全国统一供电服务电话号码的复函湖南省电力公司 贵司 关于开通全国统一供电服务 95598 专用号码的函 已收悉 经研究 同意贵司申请 我司已于6月9日凌晨0 00正式在全省联通网内开放全国统一供电服务电话号码95598 特此函复 二 五年六月八日 函的写法 征求意见函撰写案例 关于征求 县级分公司发展战略方案 意见的函省公司 部 部 部 我省县域运营模式试点调研工作 通过项目组全体同志的艰苦努力已形成了 县级分公司发展战略方案 征求意见稿 请组织有关同志讨论修改 并将修改意见 月底前告诉我部 附件 县级分公司发展战略方案省公司综合部 年 月 日 函的写法 请批函撰写案例 关于请求批准防雷检测的函省公司运维管理部 近期 市防雷办公室已多次要求对我司进行基站防雷检测 商定检测基站 个 并按相关规定收取 元 站检测费用 共计防雷检测费用 元 当否 请批示 年 月 日 函的写法 部门函 通知类 撰写案例 关于建立部门工作联系单的通知省公司各部室 为了规范公司公文种类 推进MSS系统的应用 有利于各部门之间方便 快捷 高效地开展工作 决定建立 中国联通湖南分公司部门工作联系单 见附件 现将有关事项通知如下 一 本工单适用于省公司各部门之间告知工作情况 办理事项 或答复问题 二 工单处理流程为 拟稿人拟稿 部门负责人签发 送达受理部门 受理部门办理 回复办理结果 三 工单编号即 工单号 的编号规则为 省公司综合部 年 月 日 特点 部门签发编部门号盖部门章 要求 统一核稿统一编发统一归档 通知型部门函一般限单位综合部或办公室使用 函的写法 公司函撰写案例 关于召开三方联席会议的函湖南省电信有限公司 为了进一步研究三方竞合工作 并就出现的新问题达成一致意见 经商约 拟于 年 月 日 时在 会议室召开进一步加强竞合工作的三方联席会议 敬请及时参加为盼 中国联通湖南分公司 年 月 日 十 会议纪要 会议纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 根据会议性质的不同 会议纪要可以分为办公会议纪要和其它专题会议纪要两大类 标题通常有两种结构形式 1 办公会议纪要标题 由 会议名称 纪要 构成 2 专题会议纪要标题 由 事由 会议纪要 构成 办公会议纪要正文可以分为两个部分 第一部分 简要叙述会议组织情况 可以写出会议时间 地点 主持人 出席人员 列席人员 办公会议的列席人员通常写在正文之后 等 若会议只有一个议题 可以写明专题研究讨论的议题名称 如 专题研究了网络维护费用问题等 第二部分 是写会议精神和议定事项 这是纪要的主要部分 办公会议纪要的这部分 可以写对议题的讨论情况 各种意见 建议 会议作出的决议 决定 布置的工作 任务 将要采取的措施和要求等 会议纪要的写法 撰写会议纪要应注意 第一 会议纪要是对所有会议材料的概括 综合和提炼 因此 要定好纪要必须做好处理材料的工作 要广泛搜集会议材料 全面掌握会议情况 要按照会议精神和领导工作意图 对材料进行分类和筛选 要对选用的材料进行分析和综合 围绕中心组织好材料 第二 纪要篇幅不宜过长 语言要简明扼要 纪要常用第三人称进行叙述 如 会议认为 会议强调 会议指出 会议号召 会议决定 之类 第三 会议纪要必须全面准确地反映会议情况和基本精神 其内容必须真实 准确 因此 会议记录人员一定要聚精会神 尽最大努力作好会议记录 会议纪要的写法 会议纪要的写法 撰写案例一 全省MSS系统试运行情况通报电视电话会议纪要2005年5月25日上午9 00时 省公司在新纪元九楼一会议室召开了全省MSS系统试运行情况通报电视电话会议 会议由袁晓梅资深经理主持 省公司参加会议的人员有彭胜军副总经理 袁晓梅资深经理 综合部戴厚明经理 计费信息系统部熊仕平副经理 以及向成玉 娄国华 周智 王宇翔同志 会议通报了当前MSS系统试运行基本情况 对下阶段系统试运行工作进行了安排 彭胜军副总经理对下阶段工作开展提出了具体要求 现将会议主要内容纪要如下 一 会议认为 全省从5月1日开始已正式启动应用了MSS系统 二 会议明确了湖南联通MSS系统的建设目标 会议指出 湖南联通MSS系统是一个 三 会议安排了下阶段MSS系统试运行的工作任务 具体要求如下 会议组织情况叙述式 标题 会议名称 纪要 会议纪要的写法 撰写案例二 县人民政府 会议纪要时间 年 月 日上午八点半至十二点地点 县政府常务会议室主持 县长 出席 副县长 办公室主任 列席 记录 现将会议讨论及决定的主要事项纪要如下 一 会议听取了副县长 关于召开经济工作会议准备的情况汇报 讨论了扩大县属企业自主权的十条规定 会议同意县经济工作会准备情况汇报 并决定于 月 日召开全县经济工作会议 二 会议原则同意县民政局关于民政事业费管理使用办法的修订意见 三 会议同意将县政府办公室提出的转交机关工作作风的规定意见 讨论方案 印发各部门 广泛征求意见 县人民政府办公室 会议组织情况陈列式 标题 事由 会议纪要 第三篇公文格式 公文格式的分类 公文格式可细分为两类 公文写作格式 是指各文种撰写应具备的基本固定格式 公文制发格式 是指文件制发的排版 印制 装订及文件中各要素等的执行标准 一 公文写作格式 基本要求公文写作要求拟稿人具有工作实践的基础 懂得工作中许多微妙的关节 而且在具体起草中要求较好的语言文字工夫 公文语言总的要求是庄重 平实 概括 公文语言功夫的核心是选词 选词一要根据所反映的客观实际需要 二要符合明晰 确切 简练的标准 三要根据具体的语言环境 为避免上下文重复而选择不同的词语 注意文中所涉及对象和阅读对象 多用书面语和文书用语 少用形象和描绘性词语和口语 不用方言土语 十分规范 一是开头用语 用来表示行文目的 依据 原因 伴随情况等 如 为 了 关于 由于 对于 根据 按 遵 依 照 据 查 奉 兹等 二是结尾用语 如 为要 荷 盼 是荷 特此通知 报告 函告 等 三是过渡用语 如为 对 因 据 此 鉴于 总之 综上所述等 四是经办用语 如 经 已经 业经 现经 兹经 办理 责成 试行 执行 贯彻执行 研究执行 切实执行等 五是称谓用语 有第一人称 我 本 第二人称 你 贵 第三人称 该 等等 特定的公文结构用语 1 规范式 即 发文机关 事由 文种 用于重要 庄重的公务 2 灵活式 一是发文机关 文种二是事由 文种三是 转发 始发机关及原通知标题 3 只有文种 常是不大重要的公务 带周知性 公文标题的一般格式 公文正文的一般格式 1 正文原由格式 一是依据 情况 叙述时间 单位 地点 人物和事件等 常用 目前 类时间状语 简介人物及事迹 文件 常用 根据 往往是一句话 意义 议论 常用 是 作用 常用 将使 二是目的 常用 为 原由部分可省略 或只省略依据 目的之一 2 正文事项 一般内容多而重要的列出层义 或用小标题或用句子表达 注意 正文运用序码的一般顺序是一 一 1 1 共四层 二 公文制发格式 执行依据中国联通湖南分公司公文处理暂行办法 中国联通湘综字 2001 18号 一 成文格式 公司公文一般由秘密等级和保密期限 紧急程度 发文单位标识 发文字号 签发人 标题 主送单位 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 主题词 抄送单位 印发单位和印发日期等部分组成 1 国家行政机关发文必须注明秘密等级 但对企业单位行文一般只要注明 内部资料 注意保密 即可 2 紧急公文应当根据紧急程度分别标明 特急 急件 3 发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称 联合发文 主办单位排列在前 4 发文字号包括公司代字 可含部门代字 年份 序号 联合发文 只标明主办单位发文字号 5 上行文 应当在首页注明签发人 会签人姓名 其中 请示 应当在附注处注明联系人的姓名和电话 6 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类 一般应当标明发文单位 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 7 主送单位指公文的主要受理单位 应当使用全称或规范化简称 统称 8 公文如有附件 应当在正文之后 成文日期之前注明附件顺序和名称 9 公文除会议纪要外 应当加盖印章 联合上报的公文 由主办单位加盖印章 联合下发的公文 发文单位都应当加盖印章 加盖印章的公文不再写单位名称 10 成文日期 以负责人签发的日期为准 联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准 11 公文如有附注 需要说明的其他事项 如联系人姓名 电话等 应加括号标注 12 公文应当注明主题词 上行文按照上级机关的要求标注主题词 13 抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位或部门 应当使用全称或规范化简称 排版中将组成公文的各要素划分为眉首 主体 版记三部分 置于公文首页红色反线 宽度同版芯 即156mm 以上的各要素统称训眉首 置于红色反线 不含 以下至主题词 不含 之间的各要素统称主体 置于主题词以下的各要素统称版记 二 排版格式 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加 文件 组成 对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称 发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm 对于上报的公文 发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm 发文机关标识推荐使用小标宋体字 用红色标识 字号由发文机关以醒目美观为原则酌定 但是最大不能等于或大于22mm 15mm 联合行文时应使用主办机关名称在前 文件 二字置于发文机关名称右侧 上下居中排布 如联合行文机关过多 保证公文首页显示正文 发文字号 发文字号由发文机关代字 年份和序号组成 发文机关标识下空2行 用3号仿宋体字 居中排布 年份 序号用阿拉伯数码标识 年份应标全称 用六角括号 括入 序号不编虚位 即1不编为001 不加 第 字 1 眉首 2 主体 公文标题 红色反线下空2行 用2号小标宋体字 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 主送机关 标题下空1行 左侧顶格用3号仿宋体字标识 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时 应将主送机关名称移至版记中的主题词之下 抄送之上 标识方法同抄送 公文正文 主送机关名称下一行 每自然段左空2字 回行顶格 数字 年份不能回行 附件 公文如有附件 在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和名称 附件如有序号使用阿拉伯数码 如 附件 1 附件名称后不加标点符号 附件应与公文正文一起装订 并在附件左上角第1行顶格标识 附件 有序号时标识序号 附件的序号和名称前后标识应一致 如附件与公文正文不能一起装订 就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件 或带序号 成文时间 用汉字将年 月 日标全 零 写为 O 成文时间的标识位置下述印章格式内容 公文生效标识 1 单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称 只标识成文时间 成文时间右空4字 加盖印章应上距正文2mm 4mm 端正 居中下压成文时间 印章用红色 2 联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时 应将成文时间拉开 左右各空7字 主办机关印章在前 两个印章均压成文时间 印章用红色 两印章间互不相交或相切 相距不超过3mm 当联合行文需加盖3个以上印章时 为防止出现空白印章 应将各发文机关名称 可用简称 排在发文时间和正文之间 主办机关印章在前 每排最多3个印章 两端不得超过版心 3 特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 3 版记 主题词 主题词 用3号黑体字 居左顶格标识 后标全角冒号 词目用3号小标宋体字 词目之间空一字 抄送 公文如有抄送 在主题词下1行 左空一字用3号仿宋体字标识 抄送 后标全角冒号 抄送机关间用顿号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关标句号 如主送机关移至主题词之下 标识方法同抄送机关 印发机关和印发时间 位于抄送机关之下 无抄送机关在主题词之下 占1行位置 用3号仿宋体字 印发机关左空1字 印发时间右空1字 印发时间以公文付印的日期为准 用阿拉伯数码标识 版记中的反线 版记中各要素下均加一条反线 宽度同版心 版记的位置 版记应置于公文最后一页 封四 版记的最后一个要素置于最后一行 公文用纸幅面尺寸 公文用纸采用GB T148中规定的A4型纸 其成品幅面尺寸为210mm 297mm 公文页边与版心尺寸 公文用纸天头 上白边 为 37mm 1mm公文用纸订口 左白边 为 28mm 1mm版心尺寸为 156mm 225mm 不含页码 文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色 排版规格 正文用3号仿宋体字 一般每面排22行 每行28个字 制版要求 版面干净无底灰 字迹清楚无断划 尺寸标准 版心不斜 误差不超过1mm 印制要求 双面印刷 页码套正 两面误差不得超过2mm 装订要求 公文应左侧装订 不掉页 4 印制与装订 第四篇公文办理 一 公文处理流程 提高效率操作规范准确简便 目的 一 公司发文流程 二 公司收文流程 收文秘书1 收文 归档 三 公司会议申请流程 公司会议管理员3 处理 7