政府型会议办会须知技巧.doc

办会做好“四个到位”会议是党政机关、企事业单位和群众团体传达上级精神、布置工作、商讨问题、交流经验、协调关系、处理事务的重要工作形式。会务工作的好坏直接影响到会议质量和效果，还会影响到机关形象。办会主要抓好四个环节即“四个到位”。一、会议通知到位一般会议提前通知，重要的或大型的会议事先发预备通知，再发正式通知。会议通知的“五要素”要体现，即会议时间、会议地点、会议名称、与会人员、与会要求。重要的会议要提出严格的要求：如不准缺席、不准代会、不迟到早退。上下配合提醒或督促领导与会。会议通知有的用电话通知、有的用文字通知。简单的小型的会议可用电话通知；重要的大型的会议要用文字通知。要设置会议通知登记簿，将会议的名称、发通知的时间和接受通知的单位姓名登记以此明确责任。二、会务准备到位小型的工作会议在本机关会议室召开，会务工作全由自己负责。重要的大型的会议在宾馆、酒店的礼堂或大会议室召开。这就要事先与宾馆、酒店预订，提出配合的要求，要有精干的班子，如会务组、资料组、生活组等责任到人，既分工又配合。还要与新闻媒体，保安、信访、交警、电力等有关部门协商、予以配合。1、会场的准备工作：（1）挂好大会会标（横幅），红底白字。（2）安排好主席台座位，摆好上台领导坐席卡、茶杯、资料、铅笔、手帕或手纸。（3）布置背景、会徽、红旗、绿草、鲜花。（4）检查扩音设备、音量的大小。（5）台下坐位够数、重要会议发票、划区域核对，可备茶水。（6）会场环境卫生，包括厕所卫生搞好、空气清新、温度适宜、安全通道畅通。让与会人员触景生情，产生一种庄重感、严肃感。如果是小型的座谈会、碰头会、协调会、工作会等适度宽松可备茶水；如果是一年一度的茶话会、团拜会、家属会，要有热烈感、真诚感、亲和感，可以上糖果（香烟）或纪念品。2、会议资料的准备工作。资料少可在签到时先签到后发资料；资料多要准备资料袋，按会议议程顺序装好。会期长、活动多，还要印制会议指南或会议须知。（注意主席台上的资料）3、住宿就餐的准备工作。4、安保宣传的准备工作。安保、信访、电视台、记者等落实到人。提前到岗，确保会议顺利如意。三、与会签到到位凡重要的会议，在会场入口设立专门的签到台，摆好会议签到表，一一签到。主动掌握与会人员到会情况。应到多少、实到多少、缺席的多少、代会的多少、迟到的多少，一一写下单位名称，分项统计好后报送给大会主持人，进行与会情况的通报。这样做很必要，一方面体现了我们办会认真负责，是领导的得力助手；更重要的是有力地促进会风的转变，有利于提高会议应有的效果。四、会场秩序维护到位凡大型会议会场周围无噪音；保安（公安）、信访接访人员坚守岗位、防突发事故、防破坏；招呼那些在会场外吸烟、闲谈的与会人员认真听会。不能“上面开大会、下面无所谓”。（衡阳市委书记张文雄对在大会场中打呼噜的六位处级干部当场免职，大正了会风）五、会议坐席卡的摆法（1）大型会议设主席台（有的重大会议设主席团）一是单排摆法。主席台人数少，做一横排摆，不分单双按单数摆。后面是背景97531246810二是双排或多排摆法。主席台人数多时做二横排或多横排摆，按单数摆。后面是背景第二排181614121011131517第一排975312468花草 花草 花草 花草 花草（2）小型会议根据需要排座。因人数少、不设主席台。有三种形式设座：（根据各单位会议室的具体情况而定是面门设座。132547698111012二是依景设座。三是自由择座。一般的群众座谈会、家属座谈会等，显得随和、亲和些，只要人数到得齐、有坐位就行。（3）会见的座次安排。随着经济社会的发展、社会交往越来越多，与外单位的交往，与外宾的交往也频繁。中国是礼仪之邦，传统讲究“坐、请坐、请上坐；茶、上茶、上好茶！”，所以会见的座位安排不能随便。主要有两种形式：一是相对式。宾主双方面对面坐、表示尊重，显得主次分明、公事公办、保持距离、多适应公务性的会客。4213553124主方客方客方门面7531246主方背门6421357面门为上以右为上二是并列式。以示双方平起平坐、地位相当、关系密切。（4）签字仪式会场布置：（5）会谈台形布置。（相对式）4、会后总结及时总结办会的