第24章__在Outlook_2007中管理个人信息.ppt

第24章在Outlook2007中管理个人信息 MicrosoftOutlook2007不但可以发送和接收电子邮件 还可以处理所有的日常事务 通过提供的 联系人 日历 任务 等功能 可以方便地记录联系人相关信息 制定约会或会议要求 安排任务或任务要求等 大大地提高了工作效率 教学重点与难点 管理联系人使用日历安排任务使用便笺使用RSS 24 1管理联系人 Outlook2007提供的 联系人 功能可以方便地记录亲人 朋友和同事的个人信息 方便了电话簿的管理及向其发送邮件等操作 添加联系人查找和显示联系人修改联系人的数据 使用联系人功能之前 首先需要添加联系人 24 1 1添加联系人 在Outlook2007中 可以使用多种方法来方便地查找并显示联系人的信息 24 1 2查找和显示联系人 创建联系人后 如果其信息发生了改变 还可以进行修改 24 1 3修改联系人的数据 24 2设置日历 使用Outlook2007提供的 日历 功能 可以用来安排约会 会议以及全天事件的时间 跟踪假日 特殊时机和其他重要日期 日历 窗口创建约会安排会议事件和定期约会 在导航窗格中 单击 日历 按钮 或选择 前往 日历 命令 都可以打开 日历 窗口 默认视图为 天 周 月 视图 如图24 15所示 在 日历 窗口的右侧 显示时间间隔以及每个工作日的工作时间 24 2 1 日历 窗口 创建约会是指在日历中提醒自己在某一时间做某件事情 每个约会都显示了该约会是不是联机会议 是安排了一次还是重复召开 该会议是否是私有的 以及是否为会议设置提前提醒项目等 建立约会更改约会取障消约会设置提醒 24 2 2创建约会 在Outlook中安排会议与平常的安排会议不同 平常的安排会议需要用电话 信函或其他的方法通知与会者 也不管与会者是不是有时间参加 而在Outlook中安排会议可以根据会议组织者的要求邀请与会者 更方便的是它可以根据与会者的日程安排 自动选取大家都空闲的时间自动安排会议 给安排会议者带来了极大的方便 24 2 3安排会议 安排 事件 和 定期约会 也是Outlook 日历 中的一种功能 所谓事件 其实就是一个约会 Outlook将所有持续时间达24小时或超过24小时的约会都作为一个事件 定期约会也是一种约会 只不过这个约会是定期的而已 比如建立在每个月的5日或每年的一月一日这样的约会就是定期约会 全天事件定期周期活动 24 2 4事件和定期约会 24 3使用任务 使用Outlook2007提供的 任务 功能 可以对自己的工作任务进行安排 通过 任务要求 将任务分配给其他人 并处理跟踪任务 创建任务分配任务跟踪已分配的任务 创建一个新 任务 与创建 联系人 约会 等一样 创建任务时会打开一个任务对话框 然后根据需要进行选择或设置即可 24 3 1创建任务 创建完任务后 可以根据实际情况 分配给其他工作人员 24 3 2分配任务 创建任务并分配给其他人后 还需要对已分配的任务进行跟踪 在Outlook2007中可以使用以下方法来跟踪已分配的任务 24 3 3跟踪已分配的任务 24 4使用便笺 在Outlook中 可以将 便笺 转换为 任务 日历 等 使其能够发挥更充分的作用 创建便笺设置便笺与便笺的视图使用 便笺 创建 约会 就像用户常用的便笺一样 在便笺上记录着一些简单的 作为提醒用的一些信息 例如 明天去公园玩 下午召开公司会议 等 24 4 1创建便笺 在Outlook中 使用 便笺选项 可以改变默认便笺的颜色 大小 字体 字体样式等选项 使用 便笺 中的不同视图方式 可以方便地对便笺进行分组和排序 以便于管理和使用 设置便笺组织便笺文件夹 24 4 2设置便笺与便笺的视图 便笺 的一个最主要的特性是它的记录可以被指定到Outlook的其他部分中去 甚至可以被存放在计算机的其他文件中 确切地讲 这项特性可以应用与Outlook地任何项目 包括 任务 联系人 日记等任何别的项目 24 4 3使用 便笺 创建 约会 24 5我的RSS Outlook2007提供了RSS RealSimpleSyndication 真正简单的联合发布系统 功能 订阅者只需要将新闻 博客一类的网站添加到RSS后 它就可以自动收集这些网站的更新文章 用户可以很方便地进行浏览 添加RSS源查看我的RSS 在Outlook中可以使用直接输入Internet地址的方法来添加RSS源 选择 工具 账户设置 命令 打开 账户设置 对话框 选择 RSS源 选项卡 如图24 43所示 单击 新建 按钮 打开 新建RSS源 对话框 在 输入要添加到Outlook的RSS源的位置 文本框中输入网站地址 如图24