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內部控制制度薪工循環FA-XLD-0401：人力資源規劃 XEPEX ELECTRONICS (LUO-DING) CO., LTD. 銳普電子羅定有限公司-內部控制制度作 業 程 序 及 控 制 重 點依 據 資 料一、作業程式 1.依據公司目標、經營計劃、整體發展，由管理階層訂定公司之人事政策、職掌表與編制。2.對公司內部做工作分析及職務設定，以核定所需人員，並規劃必備之條件。二、控制重點 1.人力資源計劃須經常更新。2.是否有對各工作做分析及職務設定。 1.依據資料：1.1組織圖1.2職掌表及編制2.使用表單：2.1職務說明書FA-XLD-0402：人員增補需求XEPEX ELECTRONICS (LUO-DING) CO., LTD. 銳普電子羅定有限公司-內部控制制度作 業 程 序 及 控 制 重 點依 據 資 料一、作業程式 1.各部門為工作上之需要，須增補新進人員時，應詳填人力需求增補表及呈請權責主管核准後，知會人事單位辦理增補作業。2.用人單位提出增補人員申請時，可建議增補方式，以透過政府機構招工、建教合作、人才交流中心、廣告徵才或內部調職方式處理。3.用人單位對所需增補人員之條件、資格等資料應詳予說明。二、控制重點 1.用人單位提出之人力需求表應對組織架構編製作參考比較，是否有增補需要。2.用人單位是否對需求增補人員之條件、資格等資料詳以說明。 1.依據資料 1.1工作說明與條件資格作業規定 1.2員工招募作業規定 1.3組織圖 1.4職掌表及編製1.5職務授權辦法2.使用表單2.1人力需求增補單FA-XLD-0403：晉升調職 XEPEX ELECTRONICS (LUO-DING) CO., LTD. 銳普電子羅定有限公司-內部控制制度 作 業 程 序 及 控 制 重 點依 據 資 料一、作業程式：1.晉升：凡績效優異，有具體事實確證可勝任高職者，依人員升遷平調規定予以評估。1.1符合上項條件而缺可晉升職務時，將其資料備記，遇缺優先辦理。1.2人員晉升由其主管填寫人事異動單，經權責主管核准及人事單位公告人事通知單後，始得予以生效。2調職：考慮調職是否確為工作需要及個別申請者是否原職務（工作）不合宜。2.1調職分為主動及被動，主動的調職由申請人透過內部招考的方式，爭取調職的機會；當部門主管認為其下屬員工有不合需要者，可依員工的專長與其他部門協調予以調職或辭退。2.2應分析工作要求與員工專長或性向是否相符。2.3調職時應與原部門主管、新部門主管及當事人會商。2.4凡確實需調職者，經考慮前項所列後，由新單位主管填寫人事異動單，經權責主管核准後執行調職作業。2.5員工調職後，依人員升遷平調作業規定應予以試工三個月，由新單位權責主管評核是否適任，若不適任者，可調回原單位或辭退。二、控制重點：1.人員升遷是否經確實評估及程式作業。2.原職位是否有合適人員代替。3.對調任後之工作是否勝任。4.調職後人事單位是否據以變更資料。1.依據資料1.1人員升遷平調規定2.使用表單：2.1升遷評核表2.2人事異動單2.4公告FA-XLD-0404：招募甄選 XEPEX ELECTRONICS (LUO-DING) CO., LTD. 銳普電子羅定有限公司-內部控制制度作 業 程 序 及 控 制 重 點依 據 資 料一、作業程式 1.依據用人單位之權責主管核准後，轉人事單位辦理人才招募、甄選作業。2.依公司人力資源規劃及實際人力需求決定是否對外招募、內部晉升或調動。3.人員招募作業，可經由下列方式進行：3.1政府機構介紹3.2建教合作3.3委託人力交流中心3.4廣告征才3.5內部調職4.人事單位接到應徵人員資料及履歷表，由人事單位對應徵者資料初步評核，查核其條件是否相符，如為相符，由人事單位通知應徵者前來面試。5.人員之甄選，人事單位會同用人單位主管面試後，決定錄取與否。6.用人單位與面試人員面試後附上相關資料呈權責主管核定。7.經權責主管核准錄取後，由人事單位通知錄取及報到說明。8.內部調職應訂定時間性的限制，並按人員升遷規定及內部控制制度薪工循環-晉升調職作業辦理。二、控制重點 1.招募作業是否依循公司有關規章辦理。2.內部調職是否按照規定辦理，申請調職之人員異動是否過於頻繁。1.依據資料1.1員工招募規定1.2員工面試征選作業規定1.3人員升遷作業規定2.使用表單2.1人員需求表2.2銳普電子(羅定)廠人事資料卡FA-XLD-0405：任用XEPEX ELECTRONICS (LUO-DING) CO., LTD. 銳普電子羅定有限公司-內部控制制度作 業 程 序 及 控 制 重 點依 據 資 料一、作業程式 1.人員報到時， 依據新進員工報到作業規定繳交下列資料，進入廠報到時繳齊.或入廠後一天.1.1 身分證複印件。1.2照片。1.3學歷證明。1.4健康證。2.新進人員到職時需填寫羅定廠人事資料卡，並由管理部編列工號後與員工個人之證件複印件一起存檔。3.新進員工報到後，應依據新進員工任用作業規定及新進員工及試用期員工薪資核定作業規定辦理。4.新進員工經試工合格者，管理部應與該員工簽訂勞動合同書，正本繳交主管機關外，應影印一份備查。5.本公司各職務人員之任用，應遵守職務授權辦法作業，待人事單位公佈後，方予以生效。6.集團企業間之調動應依照規定作業辦理。7.有下列情形者，不得任用：7.1虛偽隱匿冒用他人政見或身分者。7.2罹患傳染病或健康欠佳，無法勝任工作者。7.3曾任職於集團企業，而被集團企業免職者。7.4曾任職於集團企業，自離或辭職後，未達可再任用之規定時間。7.5其他：本公司認為不宜任用者。1.依據資料： 1.1新進員工報到作業1.2新進員工任用作業1.3職務授權與代理人辦法 2.使用表單：2.1羅定廠人事資料卡2.2新進人員試用評核表2.3員工數據2.4勞動合同書2.5人事異動單FA-XLD-0404：任用 XEPEX ELECTRONICS (LUO-DING) CO., LTD. 銳普電子羅定有限公司-內部控制制度作 業 程 序 及 控 制 重 點依 據 資 料二、控制重點 1.是否按規定辦妥一切手續並建立基本資料。2.任用人員是否依照職務授權規定辦理。3.是否有雇用不得任用之人員情況發生。4.新進人員任用後，用人單位是否登記其領用工具資料。FA-XLD-0406：訓練 XEPEX ELECTRONICS (LUO-DING) CO., LTD. 銳普電子羅定有限公司-內部控制制度作 業 程 序 及 控 制 重 點依 據 資 料一、作業程式 1.各單位元依實際需要，每年第四季擬定次一年度教育訓練需求計畫，送管理部審核彙整，管理部應於十二月底之前擬定次一年度的教育訓練計畫表。2.教育訓練計畫包括：2.1新進員工訓練2.1.1所有新進人員均應按公司所訂敎育訓練辦法規定參與訓練。2.1.2職前訓練內容包括公司文化、理念介紹、用人制度、管理辦法及工作。2.1.3製造部應對新進員工進行工作技能及工作安全訓練。2.1.4職前訓練內容著重幫助新進人員早日熟悉工作環境，並及早進入狀況。2.2在職訓練2.2.1專業人員及一般員工之教育訓練2.2.2各級幹部之教育訓練2.2.3高階管理人員之教育訓練2.3公司外部訓練：依實際需求辦法辦理之。3.敎育訓練計畫之實施方式3.1內訓：管理部應每年審核及綜合各單位之教育訓練需求計畫，訂定全年之教育訓練計畫表，經權責主管核准後實施。3.2外訓：依實際需要由各單位元填寫教育訓練申請書自行提出，經核准後辦理。4.敎育訓練之評核與追蹤4.1內訓之教育訓練實施後，應對於參與之員工進行測驗，以評估教育訓練之成效，除做為檢討之依據外，應將各員工受訓之成績記錄於員工教育訓練統計表，做為考核依據的一部份。1.依據資料1.1訓練作業程式1.2訓練管理作業程式1.3在職人員培訓作業規定1.4新進人員訓練作業規定1.5講師資格作業規定 2.使用表單2.1教育訓練需求計畫2.2教育訓練計畫表2.3教育訓練申請書2.4教育訓練教材2.5教育訓練簽到簿2.6教育訓練試卷2.7教育訓練統計表2.8講師一覽表FA-XLD-0406：訓練 XEPEX ELECTRONICS (LUO-DING) CO., LTD. 銳普電子羅定有限公司-內部控制制度作 業 程 序 及 控 制 重 點依 據 資 料4.2外訓後參加員工應將教材及資料交由管理部負責歸檔，並由參加人員向相關人員講授課程。二、控制重點 1.新進員工職前訓練是否確實進行。2.對訓練之成效應加以評估，作為檢討改進訓練之依據。3.管理部是否記錄每位元員工教育訓練成績，做為考核的依據之一。4.教育訓練的講師是否具有專業知識。 5.公司外訓結業後，訓練教材及證書等相關記錄由管理部負責歸檔。6.外訓人員是否對向相關人員進行授課講解。FA-XLD-0407：考核、績效評估及奬懲 XEPEX ELECTRONICS (LUO-DING) CO., LTD. 銳普電子羅定有限公司-內部控制制度作 業 程 序 及 控 制 重 點依 據 資 料一、作業程式 1.考核：1.1月績效考核，依績效考核作業規定，由單位主管提出個人績效評比一覽表，經權責主管核准後，交由管理部匯總計算當月薪資。1.2晉升與調薪按人員升遷作業規定辦理，依許可權主管核准後實施。1.3績效考核時，應考慮奬懲、出勤及教育訓練成績等記錄，作為員工晉升及薪資給付等考核績效之參考。2.奬懲：2.1依獎懲標準作業規定，對員工表現予以適當奬懲。2.2員工對於所受到的懲處及指責有所異議時，得於獎懲確定一星期內向部門經理或協理提交申訴報告，由部門經理或協理委託不相干之人員進行調查。2.3奬懲理由及方式應記入人事資料卡，並列入考績，定期公告通知。 3.考勤：3.1員工應按規定時間準時上下班，並親自刷卡。3.2因公不能打卡或忘記打卡者，須由單位主管于簽卡申請書上簽名確認。3.3員工上下班托人頂替刷卡者，代替者及其本人均依獎懲標準規定議處，並視情節輕重另予處分。3.4遲到、早退者依請假作業規定辦理。1.依據資料：1.1績效考核作業規定1.2員工請假作業規定1.3員工出勤作業規定1.4獎懲標準作業規定1.5人員升遷平調作業規定1.6員工申訴作業規定1.7調薪作業規定2.使用表單：2.1績效評估一覽表2.2員工出缺勤明細總表2.3員工請假申請單2.4獎懲單2.5羅定廠人事資料卡2.6簽卡申請書2.7放行條FA-SUP-0407：考核、績效評估及奬懲XEPEX ELECTRONICS (LUO-DING) CO., LTD. 銳普電子羅定有限公司-內部控制制度作 業 程 序 及 控 制 重 點依 據 資 料4.請假：4.1員工因事必須親自處理時，以事先申請事假為原則。4.2因公受傷並須治療或休養時，得申請病假。4.3婚、喪、產假依相關規定天數給假。4.4員工請假應填寫請假單，呈主管核准並送人事部門登錄，作為員工薪資考勤資料之依據。4.5請假後若有需離廠者，需由原單位開放行條，交由管理部經理簽字後，保安始可放行。4.6人事單位應將請假單與員工打卡出缺勤記錄核對，如有差異應查明原因並予更正。二、控制重點 1.考核績效及獎懲的辦法是否事先告知員工。2.績效的衡量是否明確及公正。3.奬懲是否依規定處理。4.奬懲案件是否均具備充份條件及佐證。 5.奬懲有否接受當事人之申訴。6.員工出缺勤是否正常，部門經理是否確實在簽卡申請書上簽名確認。7.管理部是否不定期抽查員工上班的情況與打卡及呈報人數比對。8.員工請假是否按照規定辦理。FA-XLD-0408：薪資 XEPEX ELECTRONICS (LUO-DING) CO., LTD. 銳普電子羅定有限公司-內部控制制度 作 業 程 序 及 控 制 重 點依 據 資 料一、作業程式 1.薪資計算作業：1.1新進人員由公司依照新進員工及適用期滿員工薪資作業規定作業，經部門主管審核後，呈授權主管核示及進行敘薪作業，計件線的員工敘薪方式依據標準工時按件計酬。1.2適用期滿員工由單位主管填寫員工試用評核表及試用期滿員工底薪增加評核表評核員工工作上、配合度及發展潛力，並知會人事單位依據人事資料卡記錄調整評核分數，計算調薪幅度，在經權責主管核准後，管理部需填寫人事異動單通知單位主管及員工本人。1.3本公司員工薪資按調薪作業規定做例行性之調整，有必要時得臨時辦理調整薪資，調整原則依照薪資結構管理辦法及獎懲標準規定實施。2薪資發放作業2.1薪資經人事單位依出勤、加班及月績效等紀錄計算後，由出納人員提款於廠內發放或轉帳至員工帳號。2.2個人薪資明細表及薪資依單位別，由人事單位發放予單位主管簽字代領，各單位主管代領後應於當日即將員工薪資發放，員工領取薪資時亦應於個人薪資明細表上簽名確認，薪資發放完後，單位主管應于當日將員工簽名的薪資明細表資料繳回管理部，未發完工資者不得離開公司。2.3如有溢發或誤發之情況應填寫薪資異常查詢單向管理部反應。2.4未領之薪資，如已發放至單位主管處，單位主管應隨同簽章之薪資明細表歸還管理部；如屬員工應自行領取而未領取者應於當日繳回會計單位，由會計人員存入保險庫。 3.社會保險及各項代扣費用或代扣借款等事項均依各相關法令、公司規定執行辦理。二、控制重點 1.薪資及津貼，是否按規定計算，金額是否計算正確。2.薪資調整的程式是否合理，有無確實將人事記錄卡資料納入考慮。3.社會保險及各項代扣款等事項是否合乎法令規定。4.薪資是否按時發放，薪資領取的手續是否完備。5.未領薪資如何保管，是否及時將款項繳回會計單位並存入保險庫。6.員工借支之款項是否於薪資發放時主動扣除歸還公司。1.依據資料：1.1薪資編制發放作業1.2薪資結構作業規定1.3新進員工及試用期員工薪資核定作業規定1.4調薪作業規定1.5人員升遷與平調規定1.6員工借支辦法1.7所得稅法1.8勞動法等2.使用表單：2.1員工出缺勤明細總表2.2員工試用評核表2.3人事異動單2.4個人薪資明細表2.5薪資異常查詢單2.6繳納稅捐證明2.7借支憑證FA-XLD-0409：人事異動XEPEX ELECTRONICS (LUO-DING) CO., LTD. 銳普電子羅定有限公司-內部控制制度作 業 程 序 及 控 制 重 點依 據 資 料一、作業程式 1.離職：1.1員工離職時，三職等以上(含)以上應於離職前15日填寫離職申請單，二職等應為15天，一職等應為7天，三職等(含)以上需由協理批准。1.2用人單位主管接獲離職申請單後，應就其工作表現及職務特性考慮是否慰留，並同時瞭解離職原因，作為日後改進參考。1.3若無法慰留或准予離職時，用人單位應考慮是否向人事單位提出招募人員申請。1.4用人單位依核決許可權批准離職書後，應著手辦理交接事項，離職人員應於離職前辦理離職各項手續填寫離職辦理清單，二職等上人員應填移交清冊，辦理移交手續，並經權責主管核准始得生效。1.5依正常程序辦理離職者，於離職時結清薪資，未按正常時間和程序辦理離職手續者不予結算薪資。1.6辭職員工的薪資應於辦理完離廠手續後