致优CRM快速入门.doc

致优CRM入门手册目 录入门11.1 如何安装11.2 登录系统21.3 开设新帐户31.4 录入基础数据51.5操作、数据、字段权限8客户102.1 创建客户102.2 查找客户102.3 更改客户112.4 删除客户112.5 客户分配122.6 客户共享122.7 客户合并122.8 创建自定义视图132.9 客户关联信息132.10导入客户132.11导出客户13联系人143.1 创建联系人143.2 查找联系人143.3 联系人生日提醒153.4 创建自定义视图153.5 导入联系人153.6 导出联系人15活动174.1 创建活动174.2 查找活动174.3 活动提醒174.4 创建自定义视图184.5 导出活动18市场195.1 营销活动195.2 邮件群发195.3 短信群发205.4 网络传真21销售226.1 销售机会226.2 销售漏斗226.3 报价单236.4 合同订单256.5 发货单266.6 应收款276.7 收款单27入门1.1 如何安装在致优CRM官方网站（）下载安装程序，双击安装程序，按照安装向导提示点击“下一步”即可。安装注意事项：1 安装过程中会提示您输入数据库密码，此密码由您自己任意设置（牢记该密码）2 安装过程中会弹出黑色命令行窗口，请不要手动关闭该窗口3 假如您在安装本软件之前安装过其他网络版管理软件，可能会存在端口冲突的情况，您可在安装过程到达下图时检查端口3307和82是否已经被占用，如被占用，换成其他端口，如3308和83检查端口占用的方法：点击 开始 附件 命令提示符，输入 netstat an已经占用的端口 1.2 登录系统如果您在安装时，把82端口改成其他端口，例如83，下面的步骤，出现82的地方也应替换成83。1）本机登录在IE浏览器地址栏中输入“http:/localhost:82/clovercrm”或“:82/clovercrm” 或右键操作系统右下角图标“登录CloverCRM”默认用户名：admin 密码：admin登录后请点击右上角“账号”，修改默认密码2）局域网登录在IE浏览器地址栏中输入“http:/ip:82/clovercrm” 登录系统，其中ip为安装CloverCRM的电脑ip，可按如下说明查看：查看ip：点击 开始 附件 命令提示符，输入 ipconfig 其中显示ip为8，则在IE浏览器地址栏中输入“http:/ 8:82/clovercrm” 登录系统2）广域网访问配置在安装致优CRM的电脑上，按照下面步骤配置，配置后无论局域网或广域网，只需要在IE输入域名即能访问致优CRM第一步：下载花生壳并安装，然后注册好花生壳账号，假设你注册的域名是第二步：进入路由器，配置花生壳的端口映射，虚拟服务器名称可任意填写，内网ip地址填安装致优CRM那台电脑的ip地址，端口填82第三步：用计事本打开C:WindowsSystem32driversetchosts增加下面一行 最后，用浏览器打开:82/clovercrm 即可登录1.3 开设新帐户首先点击右上角“设置”，打开“系统设置”界面点击“部门”，录入您企业的部门架构。点击“用户管理”，打开用户列表界面，点击“新增”按钮，录入员工姓名、登录名、密码、部门，并指定员工角色 员工具备哪些操作权限，由其所属角色决定，点击“角色”，打开角色列表页面，在列表页面点击“查看”，进入角色详细页面，可对角色具体的操作权限重新定义 1.4 录入基础数据在开始使用系统前，请按以下步骤录入基本的数据资料l 编辑产品类别l 录入产品信息l 编辑产品价格l 库存初始化(标准版请跳过该步骤)l 导入客户、联系人1）编辑产品类别点击“系统”-“系统设置”-“产品类别”，在“产品类别”窗口中录入产品类别2）录入产品信息点击菜单栏选项“更多”-“产品”-“产品”，录入产品资料或导入产品资料3）编辑产品价格点击“更多”-“产品”-“价格手册”，点击“查看”进入价格手册详细页面，点击产品区域的“添加”按钮4）库存初始化点击“更多”-“库存”-“仓库”，点击“查看”进入仓库详细页面，点击库存初始化区域的“添加”按钮5）录入客户、联系人您可以通过下面的方式创建客户，联系人的操作方式与客户一致：l 手工创建客户点击“客户”选项卡或“更多”-“客户”-“客户” 在客户列表浏览页面中，点击“新增”按钮输入客户信息，点击“保存”按钮l 或一次导入所有客户数据准备好Excel格式客户资料，点击Excel软件的“文件”-“另存为”，保存为CSV格式，在客户列表视图上，点击“导入”按钮l1.选择导入的CSV文件，点击“下一步”l2.对数据列进行关联，点击“下一步”l3.显示结果摘要1.5操作、数据、字段权限1）操作权限l 用户（员工）的操作权限由其角色决定l 角色的操作权限包括：查看、编辑、新增、删除、导入、导出、打印等操作l 系统管理员能够对角色的操作权限进行控制l 可在角色的详细信息页面，编辑操作权限2）数据权限点击“角色”-“查看”，假如角色详细页面，点击“编辑”，您能够设置的角色的数据权限。l 私人：属于该角色的用户仅能看到自己负责的数据l 部门：属于该角色的用户（经理）能够看到本部门和下级部门的数据l 组织：属于该角色的用户（总经理）能够看到所有数据例如: 角色：销售经理（操作客户和费用模块，数据权限是“部门”）、销售员（操作客户，数据权限是“私人”）销售部有员工A、B、C，其中A、B为销售员，C为销售经理那么A、B所属角色的数据权限为私人，A、B只能看到自己的数据而C所属角色的数据权限为部门，C能够看到本部门和下级部门的数据如果数据权限为“组织”，则代表能够看到所有部门的数据客户：致优软件负责人：小李用户组：从左图可看到：该客户的用户组为空，那么该客户资料只有小李和他的上级用户能够看到客户：致优软件负责人：小李用户组：销售小组从左图可看到：该客户的用户组为销售小组，那么该客户资料除了小李和他的上级用户能够看到，小陈也能够看到2）字段权限致优的权限控制能够具体到字段级别，您能够针对具体角色，控制其所能使用的字段。客户客户可以是一个组织，例如一个公司或者公司里的一个部门，也可以是一个自然人，他们是您的组织准备发展或者正在和他们发生业务关系的对象。在客户记录中，您可以存储客户信息，包括地址，员工数量，收入，费用，及其他详细信息。在销售完成之前，您可以将一个客户与联系人、联系记录、销售机会建立关联，您的组织在售后给客户提供售后服务的时候，您也可以把客户和特定案例关联。2.1 创建客户您可以通过下面的方式创建客户：l 创建客户点击“客户”选项卡或“更多”-“客户”-“客户” 在客户列表浏览页面中，点击“新增”按钮输入客户信息，点击“保存”按钮l 复制客户在客户列表浏览页面中，点击目标客户的“查看”链接，进入客户详细页面在客户详细页面中，点击“复制”按钮，进入客户编辑页面修改客户信息，点击保存2.2 查找客户您可以通过下面的方式查找客户：l 拼音查询在菜单栏，输入客户名称拼音字头，点击“查询”按钮例如：查询客户“致优软件”，输入“zyrj”即可查到客户信息l 快速查询在客户列表浏览页面中，点击“查询”按钮，打开查询对话框选择查询字段，输入查询内容，点击对话框中的查询按钮l 高级查询在客户列表浏览页面中，点击“查询”按钮，打开查询对话框在查询对话框中，点击“高级”按钮，打开高级查询对话框选择要查询的字段和查询条件，输入查询内容，点击查询按钮2.3 更改客户您可以通过下面的方式修改客户信息：l 更改单个客户信息在客户列表浏览页面中，点击目标客户的“编辑”链接输入更改信息，点击保存l 批量修改客户信息在客户列表浏览页面中，选择要更改的客户点击“批量修改”按钮，打开批量修改对话框输入更改信息，点击保存2.4 删除客户当删除客户的时候，如果客户已经存在相关的活动，订单等，在删除相关联记录之前，您将无法删除该客户资料。删除的客户临时保存在回收站中。如果你想要恢复删除的客户即可恢复。但是如果你从回收站中删除了它，那么你就再也不能恢复这些删除的客户了。 l 单个删除客户点击“更多”-“客户”-“客户”在客户列表页面中，选择要删除的客户 点击删除按钮l 批量删除客户点击“更多”-“客户”-“客户”在客户列表页面中，批量选择要删除的客户点击删除按钮2.5 客户分配在致优CRM中，每个客户信息都有所属的负责人，通过更改客户的负责人，能够把客户指派给其他人负责。l 单个分配客户点击“更多”-“客户”-“客户”在客户列表页面中，选择要分配的客户 点击“批量修改”按钮，选择新的负责人，点击保存l 批量分配客户点击“更多”-“客户”-“客户”在客户列表页面中，批量选择要分配的客户点击“批量修改”按钮，选择新的负责人，点击保存2.6 客户共享在致优CRM中，每个客户信息都有所属的用户组信息，通过更改客户的所属用户组，能够把客户共享给指定的用户组。点击“更多”-“客户”-“客户”在客户列表页面中，选择要共享的客户点击“批量修改”按钮，选择新的用户组，点击保存如果选择了“所有用户”，代表共享给所有人。2.7 客户合并不同的用户可能会同时输入相同的客户信息，因此在客户模块中就会出现重复的客户记录。这个时候您可以将这些重复的客户合并成一条客户记录进行更好的管理。点击“更多”-“客户”-“客户”在客户列表页面中，点击“查询”按钮，搜索重复的记录选择需要合并的记录，点击“合并客户”按钮在合并客户页面中，选择要更新到的主记录点击合并按钮，合并后主记录客户以外的客户都将被删除，被删除的客户不可恢复(其信息已经合并到主记录中)2.8 创建自定义视图通过自定义视图功能，您能够定制个性化的客户信息查看方式，如最近修改的客户、最近新增的客户、销售额超过某一数字的客户，您还能够把自定义视图置于桌面，以便更好地关注与分析客户信息。在客户列表页面中，点击“我的视图”的“新增”链接，打开自定义视图对话框输入自定义视图的主题通过选择“是否默认”复选框，你可以设置自定义视图作为默认的列表视图选择在视图中要显示的列在详细条件部分，指定过滤条件点击保存，自定义视图就会在“我的视图”下拉列表中显示2.9 客户关联信息在致优CRM中，您能够在一个页面查看客户的所有关联信息：联系人、活动、合同订单等，同时您还能够把最关注的关联信息置于页面顶部。在客户列表页面中，点击记录的“查看”链接，进入客户详细页面点击“关联信息”，通过上下拖动关联信息，您能够调整关联信息的位置2.10导入客户准备好Excel格式客户资料，点击Excel软件的“文件”-“另存为”，保存为CSV格式在列表视图上，点击“导入”按钮l选择导入的CSV文件，如文件带有标题栏，则选择“有标题”选项，点击“下一步”l对数据列进行关联，点击“下一步”l显示结果摘要2.11导出客户点击列表视图上方工具栏的“导出”按钮导出数据，导出的数据为表格的所有字段，并且会按照“-我的视图-”定义的过滤条件进行过滤联系人联系人是您所获得的客户的重要信息。您可以存储联系人姓名、电话、手机、邮件，地址，及其他详细信息。联系人信息可以关联到客户或供应商。3.1 创建联系人您可以通过下面的方式创建联系人：l 创建联系人点击“联系人”选项卡或“更多”-“客户”-“联系人” 在联系人列表浏览页面中，点击“新增”按钮输入联系人信息，点击“保存”按钮l 复制联系人在联系人列表浏览页面中，点击目标联系人的“查看”链接，进入联系人详细页面在联系人详细页面中，点击“复制”按钮，进入联系人编辑页面修改联系人信息，点击保存3.2 查找联系人您可以通过下面的方式查找联系人：l 拼音查询在菜单栏，输入联系人名称拼音字头，点击“查询”按钮例如：查询联系人“张飞”，输入“zf”即可查到联系人信息l 快速查询在联系人列表浏览页面中，点击“查询”按钮，打开查询对话框选择查询字段，输入查询内容，点击对话框中的查询按钮l 高级查询在联系人列表浏览页面中，点击“查询”按钮，打开查询对话框在查询对话框中，点击“高级”按钮，打开高级查询对话框选择要查询的字段和查询条件，输入查询内容，点击查询按钮3.3 联系人生日提醒您可以通过下面的方式查找即将生日的联系人，或自动发送生日祝福短信给联系人：l 查看即将生日联系人在列表页面，点击“即将过生日”下拉框，可快速查看7天、15天、30天等不同时间段即将过生日的联系人l 生日短信使用生日短信前须先开通短信发送账号在联系人列表浏览页面中，点击“查询”按钮，打开查询对话框选择查询字段，输入查询内容，点击对话框中的查询按钮3.4 创建自定义视图通过自定义视图功能，您能够定制个性化的联系人信息查看方式，如最近修改的联系人、最近新增的联系人，您还能够把自定义视图置于桌面，以便更好地关注与分析联系人信息。在联系人列表页面中，点击“我的视图”的“新增”链接，打开自定义视图对话框输入自定义视图的主题通过选择“是否默认”复选框，你可以设置自定义视图作为默认的列表视图选择在视图中要显示的列在详细条件部分，指定过滤条件点击保存，自定义视图就会在“我的视图”下拉列表中显示3.5 导入联系人准备好Excel格式联系人资料，点击Excel软件的“文件”-“另存为”，保存为CSV格式。在列表视图上，点击“导入”按钮l选择导入的CSV文件，如文件带有标题栏，则选择“有标题”选项，点击“下一步”l对数据列进行关联，点击“下一步”l显示结果摘要3.6 导出联系人点击列表视图上方工具栏的“导出”按钮导出数据，导出的数据为表格的所有字段，并且会按照“-我的视图-”定义的过滤条件进行过滤活动活动是日历中安排的活动，例如任务、会议、专题讨论、约会、电话、传真、报告等。您可以将活动和模块相关联，例如客户、联系人、销售机会、合同、营销活动等等。4.1 创建活动您可以通过下面的方式创建活动：l 创建活动点击“活动”选项卡或“更多”-“工作台”-“活动” 在活动列表浏览页面中，点击“新增”按钮输入活动信息，点击“保存”按钮l 复制活动在活动列表浏览页面中，点击目标活动的“查看”链接，进入活动详细页面在活动详细页面中，点击“复制”按钮，进入活动编辑页面修改活动信息，点击保存4.2 查找活动您可以通过下面的方式查找活动：l 快速查询在活动列表浏览页面中，点击“查询”按钮，打开查询对话框选择查询字段，输入查询内容，点击对话框中的查询按钮l 高级查询在活动列表浏览页面中，点击“查询”按钮，打开查询对话框在查询对话框中，点击“高级”按钮，打开高级查询对话框选择要查询的字段和查询条件，输入查询内容，点击查询按钮4.3 活动提醒您可以设定活动自动提醒，有短信提醒、邮件提醒、桌面提醒3种方式：l 短信提醒在活动详细页面中，设置提醒时间，该时间基于活动开始时间，例如：设置提前30分钟，选中“短信提醒”复选框，那么您能够在活动开始时间前30分钟收到短信提醒l 邮件提醒在活动详细页面中，设置提醒时间，该时间基于活动开始时间，例如：设置提前30分钟，选中“邮件提醒”复选框，那么您能够在活动开始时间前30分钟收到邮件提醒l 桌面提醒通过自定义视图功能，定义提醒视图，例如：“当天待办任务”、“明天待办任务”等，在桌面点击“添加组件”图标，选择您定义的视图。4.4 创建自定义视图通过自定义视图功能，您能够定制个性化的活动信息查看方式，如最近修改的活动、最近新增的活动，您还能够把自定义视图置于桌面，以便更好地关注与分析活动信息。在活动列表页面中，点击“我的视图”的“新增”链接，打开自定义视图对话框输入自定义视图的主题通过选择“是否默认”复选框，你可以设置自定义视图作为默认的列表视图选择在视图中要显示的列在详细条件部分，指定过滤条件点击保存，自定义视图就会在“我的视图”下拉列表中显示4.5 导出活动点击列表视图上方工具栏的“导出”按钮导出数据，导出的数据为表格的所有字段，并且会按照“-我的视图-”定义的过滤条件进行过滤市场市场活动管理包括：营销活动分析、邮件群发、短信群发和群发传真等功能。5.1 营销活动营销活动模块允许您管理您的全部市场活动，比如市场活动的计划，产品，分布，分析。这包括市场计划市场活动，准备邮件列表，执行市场活动，然后分析结果。l 创建营销活动点击“营销活动”选项卡或“更多”-“市场”-“营销活动” 在营销活动列表浏览页面中，点击“新增”按钮输入营销活动信息，点击“保存”按钮l 营销活动分析在营销活动列表页面中，点击“查看报表”，进入营销活动报表页面，默认系统配置了如下报表及统计：1) 营销活动年份分析2) 营销活动月份分析3) 产品营销活动分析4) 营销活动类型分析5) 营销活动状态分析根据企业不同的业务需求，您可以通过自定义报表功能，创建新的报表和统计图5.2 邮件群发邮件群发功能支持针对细分的客户或联系人批量发送邮件，协助企业市场营销活动。l 邮件服务器配置发送邮件前必须先配置好邮件发送服务器点击“个人设置”，再点击“编辑”，进入个人信息页面假如您的邮件是 ,姓名是张飞,163服务器的发送端口是25需要填写的项目有：电子邮件： 发件人：张飞发送服务器：发送端口：25邮箱用户名：zhangfei邮箱密码：填写您的邮件密码l 群发邮件点击“市场”-“邮件群发”，打开发送界面，您能够选择邮件模板并与客户、联系人信息进行合并l 邮件模板管理为了快速发送常用的邮件，系统提供邮件模板功能，具体由系统管理员进行定义点击“系统”-“系统设置”-“邮件模板”-“新增”，进行模板创建5.3 短信群发短信群发能够让您在无须手机设备的情况下批量发送短信，前提是必须开通短信群发账号，把购买的序列号和密码填入致优CRM中l 短信服务器配置发送短信前必须先配置好短信发送服务器点击“系统”“系统设置”“短信设置”，进入短信设置页面输入您的短信卡“序列号”和“密码”点击“序列号注册”l 群发短信点击“市场”-“短信群发”，打开发送界面，您能够设置短信群发时的签名信息，如果您要立即发送短信，保留发送时间为空即可l 短信发送历史在短信群发页面，点击“发送历史”，您能够查看每次发送的时间和结果状态5.4 网络传真网络传真能够让您在无须电话机、传真机的情况下发送传真，前提是必须开通网络传真账号，把购买的账号和密码填入致优CRM中l 传真服务器配置发送传真前必须先配置好传真发送服务器点击“系统”“系统设置”“传真设置”，进入传真设置页面输入您的短信卡“账号”和“密码”点击“保存”l 发送传真点击“市场”-“网络传真”，打开发送界面，上传传真文件，可以是word或txt格式l 传真发送历史在网络传真页面，点击“发送历史”，您能够查看每次发送的时间和结果状态销售销售管理包括：销售机会、销售漏斗、报价单、合同订单、发货单、应收款、收款单等模块。6.1 销售机会所有的销售都要经历这样一个完整的周期，这个周期开始于商家辨别到成功合作或者合作失败而结束。这种在两者之间的销售活动，即为销售机会。在销售机会模块中，您能记录机会主题、客户、阶段、预期收益等信息。其中包含自动计算公式(你可以通过自定义公式功能，改变或创建新的计算公式)：预期收益=预期金额*可能性销售机会的常用操作有：l 创建销售机会点击“销售机会”选项卡或“更多”-“销售”-“销售机会” 在销售机会列表浏览页面中，点击“新增”按钮输入销售机会信息，点击“保存”按钮l 快速查询在销售机会列表浏览页面中，点击“查询”按钮，打开查询对话框选择查询字段，输入查询内容，点击对话框中的查询按钮l 高级查询在销售机会列表浏览页面中，点击“查询”按钮，打开查询对话框在查询对话框中，点击“高级”按钮，打开高级查询对话框选择要查询的字段和查询条件，输入查询内容，点击查询按钮6.2 销售漏斗销售漏斗能够直观地显示销售机会各个阶段的数据分布情况，是销售人员直销，代理商分销时普遍采用的一个销售工具。漏斗的各个阶段分别对应销售机会跟踪过程中的客户，漏斗的顶部是处于初期沟通的销售机会，漏斗底部是处于合同签约的销售机会。为了有效地管理自己的销售人员或代理商，就要将所有销售机会按照下图定义的各个阶段进行分类管理。点击“销售”-“销售漏斗”，查看销售机会的分析图 通过点击“销售阶段”，您能够打开某阶段的数据统计来源 例如：当从销售漏斗中看到类似以下数字排列时：l 初期沟通60l 立项评估29l 需求分析 25l 方案制定22l 招投标/竞争16l 商务谈判4l 合同签约3可以看到，从初期沟通到合同签约的过程是客户流失比较大的过程，可能从60个销售机会中最终落实3个成交客户。分析这个过程会对提高成单率有很帮助。 对于销售人员自身来说，销售漏斗还有一个重要的功能：防止产生销售空洞。比如在某个状态下，出现了这样的数据：l 初期沟通9l 立项评估6l 需求分析 8l 方案制定7l 招投标/竞争4l 商务谈判3l 合同签约6从这个数据上看，处于合同签约的客户较多，当前阶段的业绩也会较好。但是初期沟通和立项评估两个环节积累的客户数量太少，对其下一个阶段的销售工作会有很大的影响，这就是销售空洞。销售人员和管理人员可以从销售漏斗上发现问题并做出对应的解决方案6.3 报价单在致优CRM中，您能够为报价单自定义新的字段、调整报价单布局、制作打印模板，在客户下单时，还能够直接从报价单创建合同订单，有效减少操作工作量报价单的常用操作有：l 创建报价单点击“报价单”选项卡或“更多”-“销售”-“报价单” 在报价单列表浏览页面中，点击“新增”按钮输入报价单信息，点击“保存”按钮l 从报价单创建合同订单在报价单的详细页面，点击“关联信息”，在合同订单区域点击“新增”按钮，系统将转移到合同订单新增页面，并复制报价单的内容l 自定义字段点击 “更多”-“系统”-“系统设置”-“自定义模块” 点击“报价单”的“字段”链接，进入报价单自定义字段页面点击“创建新字段”l 调整页面布局在报价单的自定义字段页面，点击上下箭头可调整字段顺序点击“属性”可调整字段所属的字段组l 自定义打印模板点击 “更多”-“系统”-“系统设置”-“打印模板” 点击“新增”按钮，选择“报价单”模块通过系统自带可视化工具制止模板（也可使用FrontPage等工具创建后导入）例如制作好的模板如下：客户：产品明细：填写通配符（具体查看自定义打印报表页面下方）客户：$!产品明细：$!ducts打印时，系统会把通配符自动替换成具体客户名称以上仅为说明自定义打印模板的步骤，您能够定义丰富多彩的打印模板6.4 合同订单在致优CRM中，您能够为合同订单自定义新的字段、调整合同订单布局、制作打印模板，从合同订单创建发货单和应收款单。合同订单的常用操作有：l 创建合同订单点击“合同订单”选项卡或“更多”-“销售”-“合同订单” 在合同订单列表浏览页面中，点击“新增”按钮输入合同订单信息，点击“保存”按钮l 从合同订单创建发货单在合同订单的详细页面，点击“关联信息”，在发货单区域点击“新增”按钮，系统将转移到发货单新增页面，并复制发货单的内容l 从合同订单创建应收款在合同订单的详细页面，点击“关联信息”，在应收款区域点击“新增”按钮，系统将转移到应收款新增页面l 自定义字段点击 “更多”-“系统”-“系统设置”-“自定义模块” 点击“合同订单”的“字段”链接，进入合