公文---公文類別與寫作方法.ppt

第八章公文類別與寫作方法 令 呈 咨 函 公告 書函 表格化公文 簽稿之寫作方法 壹 公文類別 一 類別 令 呈 咨 函 公告 其他公文二 其他公文 書函 開會通知單 公務電話記錄 其他定型化公文三 其他得視公務性質使用之公文 手諭 簽 報告 箋函或便箋 聘書 證明書 證書或執照 契約書 提案 紀錄 節略 綱要 說帖等 貳 各類公文使用時機與對象 一 令 公布法律 發布法規命令及人事命令時使用 二 呈 對總統有所呈請或報告時使用 三 咨 總統與立法院監察院公文往復時 四 公告 各機關就主管業務 向公眾或特定之對象宣布週知時用之 五 函 各機關處理公務有下列情形之一時用之 一 下行函 上級機關對所屬下級機關有所指示 交辦 批復時 二 上行函 下級機關對上級機關有所請求或報告時 三 平行函 同級機關或不相隸屬機關間行文 四 申請函 民眾與機關間申請及答復 六 書函1 用於公務未決階段需要磋商 徵詢意見或通報時 2 代替過去之便函 備忘錄 簡便行文表 其適用範圍較函廣泛 舉凡答復簡單案情 寄送普通文件 書刊或為一般聯繫 查詢等事項行文時用之 其性質不如函之正式性 參 公文之分類 一 依行文系統分類 上行文 平行文 下行文二 依發文動機分類 主動公文 創稿被動公文 復文或轉文三 依文書機密性分類 絕對機密 極機密 機密 密 四 依處理時限分類 最速件 一日速件 三日普通件 六日限期公文 專案管制公文 五 依電子交換機制分類 一 第一類電子公文 經由第三者 電子交換中心 集中處理 具有電子認證 收方自動回復 加密等功能 並提供交換記錄儲存 正副本分送及怠慢處理等加值服務 二 第二類電子公文 屬點對點直接電子交換 具有電子認證 收方自動回復 加密等功能 三 第三類電子公文 屬發文方登載於電子公布欄 並得輔以電子郵遞告之 不另復文者 六 依公文性質及適用範圍分類 稿本 正本 副本 抄本 影本 譯本 肆 公文的結構 本體結構一 內容結構主旨 引據 起說明 申述 承辦法 歸結 轉合二 形式結構 一 令 不分段 二 函 主旨 說明 辦法三段式 三 簽 主旨 說明 擬辦三段式 大簽 正式簽 條列式 簡簽 四 開會通知單 開會事由 時間 地點 主持人 出席者 列席者 伍 令之寫作方法 一 發布令 一 可不分段 敘述時動詞一律在前 二 多種規章同時發布 可併入同一令內 三 以公文分行或登載於政府公報 由各機關自訂 二 人事令 一 分任免 遷調 獎懲 二 由機關自訂表格 陸 呈之寫作方法 一 對總統有所呈請或報告時用之 二 活用三段式 柒 咨之寫作方法 一 總統與國民大會 立法院 監察院公文往復時用之 屬於平行文 二 使用情形 一 徵求性 提名人選徵求同意 二 答復性 行使同意權結果答復總統 三 洽請性 總統請立法院召集會議 四 移送性 通過之法律案送請總統公布三 活用三段式 捌 函之寫作方法 一 製作要領 一般原則 一 文字敘述簡 淺 明 確 二 正確使用標點符號 三 來文只摘述要點 避免層層套用來文 四 避免艱深 無意義或模稜兩可之詞句 五 語氣肯定 用詞堅定 互相尊重 二 分段要領 一 活用三段式 案情簡單可用主旨一段完成者 勿硬性分割成二段或三段 二 主旨 說明行文目的與期望 應具體扼要 為全文精要 三 說明 案情必須就事實 來源或理由作詳細之敘述而無法於主旨容納時 可改為經過 原因等名稱 四 辦法 向受文者提出具體要求無法在主旨內簡述時 可因公文內容改用建議 請求 擬辦或核示事項等名稱 三 各段規格 一 每段均標明段名 段名之上不冠數字 段名之下加 二 主旨一段不分項 文字緊接冒號之下 三 說明 辦法如無項次 文字緊接段名冒號下書寫 如分項條列 應另行低一格書寫 四 分項條列如內容過於複雜 應編列為附件 四 撰擬函稿應注意事項 主旨 一 不分段 二 行文目的要表達清楚 三 不要拖泥帶水 四 文字要簡潔 內容太長時 部分內容改列為說明 五 行文主體不要弄錯 六 上行文平行文下行文的目的語不可亂用 七 語意要適當 正確 八 主詞在前 且儘量以受文者之尊稱開頭 說明 一 引據文號 法令條文要正確 完整 二 敘述要完全 正確 三 條理清晰易懂 合乎邏輯 四 數序排列要按規定使用 五 陳復或准駁的理由要明白表達 六 必要之說明不可省略辦法 一 周全可行 二 不要解決一個問題 衍生其他問題 三 沒把握地事情不濫作承諾 四 除特殊情形外 要有法令依據 玖 書函之寫法 一 用於公務未決階段需要磋商 徵詢意見或通報時 二 舉凡答復簡單案情 或為一般聯繫 查詢或寄送書刊等事項時用之 性質不如函之正式性 三 用語比照函之規定 四 首行應標明受文者 五 採條列式或活用三段式 拾 書函與函的區別 一 使用時機不同 公務已達成熟階段時用 函公務上在磋商 試探階段時用 書函二 受文對象不同函 受文者大多為機關 對個人亦可書函 受文者大多為個人 機關亦可 三 行文系統不同函 行文系統需受層級的限制書函 可直接行文 不受層級限制四 署名用印不同函 蓋機關首長職章或簽字章書函 蓋機關條戳或首長私章 拾壹 公告之寫法 一 用詞簡 淺 明 確 絕對避免使用艱深 費解之詞彙二 加註標點符號 三 公告內容應簡明扼要 各機關之來文 字號非必要不必敘述四 活用主旨 依據 公告事項三段式 可用主旨一段完成者不必勉強用二段 三段 段名之上不冠數字五 登報時得使用較大字體簡明標示公告之目的 不署機關首長職稱 姓名 六 一般工程招標或標購物品等公告 得用定型化處理 免用三段式 七 發布方式可張貼於機關之電子公布欄 布告欄或登載於機關公報或登報 張貼於機關公布欄時 必須蓋機關印信 於公告兩字下闢出空白位置蓋印以免字跡模糊不清 八 公告的分段要領主旨 應扼要敘述公告之目的與要求 文字緊接冒號下書寫 依據 應將公告事件之緣由敘明 引據有關法規及條文名稱或機關來函 非必要不敘來文日期 字號 有兩項以上依據者 每項應冠數字 並分項條列 另行低一格書寫 公告事項 或說明 應將公告內容分項條列 冠以數字 另行低一格書寫 公告內容僅就主旨補充說明事項經過或理由者 改用說明為段名 公告如另有附件 附表 簡章 簡則等文件時 僅註明參閱某某附件 公告事項內不必重複敘述 拾貳 表格化公文之寫法 一 簡便行文表 答復簡單案情 寄送普通文件 書刊或為一般聯繫 查詢事項 二 開會通知單三 公務電話記錄 拾參 簽稿之寫法 一 簽 幕僚或承辦人員依據法令規定簽註意見 或報告案情 或研擬處理方案請示主管長官 即幕僚處理公務表達意見 以供上級了解案情 並作抉擇的依據 二 稿 擬發公文之草本 陳判後照稿繕發 三 機關內部簽辦案件 簽末不必敘明陳00長官字樣 四 具幕僚性質之機關首長對直屬上級首長之簽 文末得用 右陳00長 或 敬陳00長 五 擬辦方式 先簽後稿 簽稿併陳 以稿代簽1 先簽後稿 1 制定 訂定 修正 廢止法令案件 2 有關政策性或重大興革案件 3 牽涉較廣 會商未獲結論案件 4 擬提決策會議討論案件 5 重要人事案件 6 其他性質重要必須先行簽請核示案件 2 簽稿並陳 1 文稿內容須另為說明或對以往處理情形酌加析述之案件 2 依法准駁 但案情特殊須加說明之案件 3 須限時辦發不及先行請示之案件 3 以稿代簽一般案情簡單 或例行承轉之案件 六 簽之撰擬製作款式1 先簽後稿 簽用主旨 說明 擬辦三段式2 簽稿並陳 視情形使用簽 如案情簡單可使用便條紙 不分段 以條列是簽擬 3 一般存參或案情簡單之案件 得於原件中空白處簽擬 4 簽之各段應截然劃分 說明段不提擬辦意見 擬辦段不重複說明段之內容 七 簽的撰擬要領分段式 以主旨 說明 擬辦三段式呈現主旨 扼要敘述案由與處理意見 一段完成說明 1 引述來文或辦理的依據2 說明處理的經過 法令規定 前案或案例並對擬處方案加以分析 陳述採行之理由3 可視需要分項條列 擬辦 為簽之重點所在1 針對案情提出具體意見或解決方案2 擬辦意見較多時可分項條列傳統式 以條列敘述方式呈現第一段 同主旨第二段 同說明第三段 同擬辦 拾肆 撰擬簽應注意事項 一 分析案情或擬採方案之理由要清楚二 法令引據要正確三 建議意見要具體 避免只作請示四 可行方案有數案時 最佳方案應作建議五 最好的簽 可用最少字批示六 簽署的代表人勿錯亂或不全七 簽署的位置勿錯亂 拾伍 稿的撰擬要領 一 草擬公文按文別應採之結構撰擬二 訂有辦法或復文期限者 在主旨內敘明三 期望語列入主旨 不在辦法段重複四 具體詳細要求有所作為時 列入辦法段 五 說明 辦法分項條列時 每項表達一意六 文末首長簽署 僅書姓 名字以OO表示七 如要求副本收受者作為時 在說明段內說明某一事項予以處理之字樣 八 如有附件 在說明段內敘述附件名稱及份數 九 一案須辦數文時 採下列原則 一 設有幕僚長之機關 分由機關首長及幕僚長署名之發文 分稿擬辦 二 一文之受文者有數個機關時 內容大同小異者 同稿併敘 將不同文字列出 並註明某處文字針對某機關 內容小同大異者 用同一稿面分擬 如以電子方式處理 可用數稿 拾伍 撰擬公文前應準備工作 一 弄清行文的對象 據以決定文別二 確定行文目的 據以構思公文內容與架構三 查明相關法令規定四 如有前案 調案瞭解內容並附案供參五 如需提供解決問題的方案 思考可有多少選擇方案 各案利弊或優缺點如何 六 查明有無期限 拾陸 文書核擬 摘述 一 有法依法無法援例二 注意法令之優先性三 簽具意見應力求簡明具體 避免僅用陳核或請示字樣四 情節較繁或文字較長者 宜眉註或用色筆畫出記號五 案件與其他機關或單位業務有關者 應儘量會商 六 擬稿要調理分明 措辭誠懇簡要七 文稿表示意見應具體 不得僅作層轉手續或用可否照准 究應如何辦理等敷衍八 文稿內遇重要性數字宜用大寫九 文別 速別 密等及解密條 件附 正本或副本 承辦單位 承辦人員 收文日期字號 檔號 保存年限須填列 十 附件兩種以上標以附件一 附件二 隨文附送用檢送 檢附等字樣 不及隨文送出者應註明文先發附件另送 十一 會稿有不同意見時 應由主辦單位綜合修正後再送決定 十二 核稿如有修改 勿將原來之文字塗抹 僅加勾勒 從旁添註 重要關鍵文字更改須簽章 以示負責 拾柒 公文時限 一 一般公文 一 最速件一日 速件三日 普通件六日 二 來文訂有期限者依其規定期限 如收文時已逾文中所定期限者 得以普通件處理時限辦理 二 立委質詢案件 依行政院暨所屬各機關辦理答復立委質詢案件處理原則辦理三 人民申請案件 按性質分訂處理時限四 人民陳情案件 依行政程序法五 訴願案件 依訴願法 拾捌 公文用語 一 起首語 一 上行文 謹查 關於 茲有 二 平行文 查 經查 有關 茲經 三 下行文 法律法規命令用語 制定 訂定 修正 廢止人事命令用語 特任 特派 任命 派 茲派 茲聘 茲僱 二 稱謂語 一 上行文鈞 對有隸屬關係之下級機關對上級機關用 如鈞院 鈞部 鈞府大 對無隸屬關係之上級機關用 如大院 大部鈞長 鈞座 屬員對長官 有隸屬關係之下級機關首長對上級機關首長以上稱謂前均應挪檯以示尊重 二 平行文貴 對無隸屬關係之平行機關或人民團體用 如貴校 貴部 貴會 台端 先生 女士 君 機關對人民之稱謂以上稱謂前均應挪檯以示互重 三 下行文貴 上級對下級機關 上級機關首長對下級機關首長台端 機關或首長對屬員 拾玖 期望語 一 上行文請鑑核 請核備 請裁示釋示復請鑑核 請核准辦理二 平行文請查照 請查核辦理 請查照見復請查照轉知 請惠允見復 復請查照三 下行文請照辦 請查照辦理 請查明見復請查照轉知 請依規定辦理 請轉知所屬確實辦理 貳拾 習作公文常犯的錯誤 一 發文機關方面 一 未使用機關全銜 二 字體未使用較本文內容大者一件公文 除署名字體較大外 次大者為發文機關及文別 再次為本文內容 其他如機關地址 傳真 管理資料 正本 副本的字體均應較小 三 由二級單位發文 二 文別文別緊接發文機關 未空一格或空太多格 三 機關地址及傳真部分考試時往往遺漏此項 四 受文者部分 一 未寫全銜或私立大專校院加 私立 二 公布法律 任免官員的令及公告 通告的公文書寫受文者 令的格式不需如此 公告及通告均為公告周知 無特定受文對象 五 管理資料部分 一 發文日期 應寫明中華民國o年o月o日 不能只寫民國o年o月o日或o年o月o日或西元 二 發文字號 應自編不要空白 三 速別 寫為急件或特急件 四 密等級解密條件 依公文其性質 不能只寫 密 字 不需保密者則留白 五 附件可寫附件名稱或 隨文 如文 如主旨 如說明 附件另寄 附件由專人送達 等 依實際狀況填寫 如無附件則空白 六 主旨 一 文字太長 將應列於說明或辦法中者均列於主旨中 二 應先寫目的再寫期望 如 為本校 之需 擬 請惠予同意 請惠予同意本校因 之需 擬 三 期望語遺漏或重覆或錯誤1 遺漏 如 為杜絕流弊 節省公帑 各項營繕工程應依法公開招標 並不得變更設計及追加預算 其下遺漏期望語2 重覆 如 本校將於o月o日舉辦 研討會 請貴單位派員指導 請查照 並惠予公假 或申請撥款 寫 請查