防范出现例外事项的对策研究.ppt

课题汇报 李睿君 油气销售公司防范出现例外事项的对策研究 目录 第1章 第2章 第3章 第4章 第5章 什么是例外事项 例外事项来自于哪里 又如何防范例外事项的出现 带着这样的问题让我们走进企业的内部控制体系建设 例外事项一词正是来自于企业内部控制体系理论之中 随着经济全球化趋势的日益加深和我国社会主意市场经济的不断发展 加强企业内部控制制度建设正式成为大势所趋 潮流所向 作为境外上市公司 中国石油等一批国内企业按照资本市场监管要求 采用国际上被广泛认可的COSO内部控制框架 立足自身管理实际 借鉴国外先进管理方法 全面开展了企业内部控制体系建设 内部控制越来越受到企业界和理论界的高度关注 并日益成为大中型企业防范经营风险 提升国际竞争力的重要管理手段 概括来讲 企业建立内部控制体系 可以实现三个方面的目的和意义 一是建立企业内部控制体系 从而满足国内外法律法规的要求 二是建立企业内部控制体系 从而满足提升企业管理水平的自身需求 三是建立企业内部控制体系 有助于企业防范经营风险 提升国际竞争能力 从企业的发展实践来看 提升企业管理水平是建立内部控制体系最直接的目的和意义 这也是本文防范出现例外事项的最终目的 即油气销售公司通过建立起持续有效运行的内部控制体系 促进公司经营管理的系统化 程序化和规范化 进一步提升公司的管理水平 为公司经营目标的实现 发挥基础保障作用 第1章前言 第2章内部控制体系简介 内部控制理论是一门新兴的科学理论 上个世纪八十年代后期 国际资本市场金融风险加剧 社会各界对内控制和独立审计师的厚望日趋强烈 在这种背景下 美国反虚假财务报告委员会发起组织委员会 COSO 发布 内部控制 整体框架 报告 简称COSO内控框架 加强对资本市场的监控和审计 该报告的出台 标志着内部控制理论研究上升到一个新的阶段 同时 自2000年以来 我国也先后修订颁布了 会计法 内部会计控制规范 和 企业国有资产监督管理暂行条例 等法律法规 所有这些都为内部控制体系的建设奠定了坚实的基础 内内部控制体系建设背景容 第2章内部控制体系简介 中国石油天然气股份有限公司是一家在美国及香港上市的国际性大型企业 作为境外上市公司 根据 萨班斯 奥克斯利法案 要求 必须建立并保持有效的内部控制制度 同时 内控体系的建立也是为了进一步推动企业科学管理 规范管理和依法管理 通过强化相关部门控制职责 实现对风险的有效控制 进一步提升公司的管理水平 推动公司效益的提高 股份公司与2003年8月启动萨奥法案第404条款遵从项目 同步启动流程管理工作 开展了与财务报告风险相关的主要业务流程描述 风险识别 控制设计和规章制度的梳理与完善 确认重要风险525项 统一规范关键控制292项 梳理完善制度146项 在地区公司层面 梳理末级业务流程3 3万个 围绕法律风险防控机制的建立 将涉及的8个业务领域中的法律风险 防控措施落实在业务流程中 实现了内部控制合规性目标的管理要求 业务流程管理成为公司内部控制体系重点的组成部分 为今后全面开展流程管理工作奠定了坚实的基础 中国石油内部控制体系建设背景 第2章内部控制体系简介 2004年4月冀东油田成立了内部控制体系建设领导小组 冀东油田的内控体系建设工作正式启动 之后于2004年12月正式成立内部控制体系建设委员会 指导油田内部控制体系建设工作 同时成立了内部控制管理办公室 具体负责油田内部控制体系的建设和实施 2006年3月9日 冀东油田公司召开了 内部控制管理手册 冀东油田公司分册 发布会 总经理周海民在会上宣读了 内部控制管理手册 冀东油田公司分册 发布令 这标志着冀东油田公司 内部控制管理手册 的正式进入实施阶段 冀东油田内部控制体系建设背景 内部控制体系概述 内部控制是一个由企业董事会 管理层和其他员工实施的 为实现经营的效果和效率 财务报告的可靠性和遵守适用法律法规 即合法性 等各类目标提供合理保证的过程 内部控制体系是由控制环境 风险评估 控制活动 信息与沟通 监督等五项要素组成的 主要包括 制定内部控制体系框架 建立业务流程目录 业务流程描述和确定重要业务流程 建立风险数据库 风险控制分析文档 补充完善现行文件制度 启动跟单作业 开展控制环境建设和信息系统规划实施 确认关键控制 开展内控体系验收检查等工作 内部控制体系建设就是通过实施内部控制体系 梳理公司内部主要业务流程 对关键流程进行风险分析 找出风险点和控制缺口 通过强化相关部门控制职责 实现对风险的有效控制 在满足美国萨奥法案404条款要求的基础上 更有助于完善现代企业制度 进一步推动企业科学管理 规范管理 依法管理 提升公司的管理水平 通过强化相关部门职责 有效实现风险控制由 事后处理 向 事前防范 的转变 推动公司效益提高 第3章油气销售公司内部控制运行现状及存在的问题 初步建设阶段 试运行和检查验收阶段 2004年 2005年 2006年 2007年至今 正式实施阶段 体系不断完善阶段 油气销售公司内部控制运行情况 油气销售公司内部控制体系建设以股份公司内部控制体系框架为依据 充分认识内控体系建设工作的严肃性 重要性和紧迫性 依托已有的管理优势 以股份公司 内部控制管理手册 发布为契机 在冀东油田内控委员会的指导下 以提高油气销售公司自身管理水平的需求为动力 以 完善公司内控体系 确保有效运行 为重点 以 设计有效 执行有力 为目标 全力进行内控体系的建立和完善工作 加强宣传培训 完善内控体系 督促规范执行 严格测试与考核 使之成为一个长期有效运行的体系 从而为通过管理层测试和外部审计提供有力设计 执行保障 增强风险防范能力 保证公司协调 持续 快速发展 树立和维护油气销售公司 冀东油田和股份公司在国际资本市场诚信 稳健和安全的良好形象 油气销售公司内部控制体系建设的指导思想及目标 油气销售公司内部控制建设运行现状 油气销售公司以冀东油田内控政策与内控目标为准则 根据公司内外部环境的变化及各销售业务实际运行情况 不断梳理内控相关岗位业务流程 提出整改建议 制订改进方案并付诸实施 2006至2009年 销售公司先后修改内控相关流程二十余次 涉及销售公司内控体系建设的所有业务和管理活动 到目前为止 销售公司涉及22个内控基础流程 13个风险控制文档 18个关键控制点 覆盖了公司主要经营管理环节和相关岗位 从2009年2月份起 油田开始职能 机构的改革调整 将财务结算前移 各二级单位设立财务部门 内部控制委员会对 内控手册 2009版 进行了修订 修订的主要内容以涉及相关财务管理的流程为主 主要将财务核算等相关流程中的原财务处资金结算中心部分修订为所属单位财务部门 目前体系正在完善当中 精心组织梳理并改进内控流程 不断完善内控体系 油气销售公司内部控制建设运行现状 规范内控运行情况的维护 大力加强运行管理 加强内控运行情况的检查 认真开展自我测试 持续推进整改工作 积极营造执行环境 公司层面测试存在问题 内部控制流程的设计不完全有效性 油气销售公司内部控制执行实际存在的问题和容易出现的问题分析 内部控制执行力度还不完全到位 缺乏内部控制执行的激励约束机制 内部控制严肃性不足 控制制度流于形势 第4章例外事项的类别及防范例外事项的对策 管理层测试概述 跟单作业测试及例外事项的类别与分析 跟单作业测试 跟单作业例外事项的类别 跟单作业例外事项的分析 3 2 1 关键控制测试及例外事项的类别与分析 关键控制测试 关键测试例外事项的类别 关键测试例外事项的分析 3 2 1 公司层面控制测试及例外事项的类别与分析 公司层面控制测试 公司层面控制例外事项定义及确认 公司层面控制例外事项的分析 3 2 1 从控制环境的内容及特点制定防范例外事项的对策 销售公司目前部分员工对职业道德规范内容仍然不熟悉职业道德规范的具体内容 1 建议将职业道德规范列入公司培训的内容 通过印发学习资料 把职业道德建设列入员工培训的常规学习内容 利用网络或其他形式开设职业道德建设学习栏目等多种形式开展培训和职业道德建设的学习宣传 2 加强对新员工开展关于职业道德规范方面的岗前教育培训 3 对员工遵守职业道德规范的情况进行监督 1 加强对职业道德方面的控制措施 从控制环境的内容及特点制定防范例外事项的对策 1 岗位职责描述控制 目前销售公司岗位职责描述不够完善 存在个别岗位描述不清等现象 建议公司对全体员工岗位职责描述进行梳理 通过开展 五定 工作 即定目标 定人员 定任务 定责任 定考核 对各岗位的岗位职责进行规范 形成较为全面的 岗位规范 文本 使员工明确岗位的相应责任 职责和权限 真正做到因事设岗 因岗设人 并以此作为各岗位履行职责 行使职权的绩效考核的依据 2 分析胜任工作所需要的知识和技能 针对公司管理的实际需要和现实状况 公司通过 员工岗位职责描述 明确对各岗位所需能力和知识的基本要求 如学历 专业技术职务任职资格 专业背景 工作经验 经历 和实际操作水平等基本任职条件要求 确保管理层 关键人员的稳定 杜绝人员频繁更换 通过对员工实施考核评价 找出员工素质与任职岗位的差距 并进行业务 技能培训等 及时提高员工的能力和水平 2 员工胜任能力方面的控制措施 1 公司根据经营管理活发展战略的需要及内外部环境的变化 评价现有的组织结构和岗位安排的合理性 提出改进建议并报上级审批 机构编制调整 需要进行充分调研论证 按照规定程序经审批后实施 2 公司应根据经营目标 职能和内部控制体系要求 明确全体员工的职责 将岗位职责描述分解到具体岗位 严格按照内部控制要求权限履行本岗位职责 杜绝越权行为的发生 3 健全机构 明确职责 从控制环境的内容及特点制定防范例外事项的对策 风险控制文档用于确认 记录每个流程及每个步骤中存在风险和已建立的控制 并与相应的制度和控制实施证据相对应 建议评估现有流程和风险控制文档 即根据现有业务流程 通过建立风险控制文档进行差异分析 查找现有控制的差距和不足 确认是否存在控制流程设计的不完全有效性 然后补充和完善现有控制措施 以达到防范例外事项和最终防范风险的目的 同时 为进一步补充和修订制度提供依据 1 梳理现有业务流程描述 从控制活动和风险评估的内容及特点制定防范例外事项的措施 关键控制 是在相关流程中影响力和控制力现对较强的一项或多项控制 其控制作用是必不可少和不可替代的 对于销售公司现有的并多次修改后的流程组织相关部门的负责人等控制专家再次对现有关键控制进行审定 最终确认公司的关键控制 根据目前形势和对将来的预测 判断是否存在实际业务但没有建立相应流程和关键控制 2 再次确认关键控制 从控制活动和风险评估的内容及特点制定防范例外事项的措施 随着公司经营活动内外部环境的变化 控制活动和风险评估也将随之发生变化 因此 建议相关部门对每年新增的控制活动加以判断 公司建立在风险控制文档的基础上 依据内部控制要求 建立并补充完善与控制相对对应的管理制度 确保现有制度覆盖全部业务 做到各项业务活动有章可循 有据可查 3 完善与销售公司内部控制有关的管理制度 从控制活动和风险评估的内容及特点制定防范例外事项的措施 为保证公司内部控制体系运行的持续有效性 针对体系日常运行情况 定期或不定期组织开展内部控实施的检查和综合评价工作 加强销售公司自我测试 完善和落实公司业绩考核内部控制运行相关内容 1 加强监督 严格考核 从监督的内容及特点制定防范例外事项的措施 1 制定方案 分类整改 针对测试中发现的问题 查找根本原因 进行整理分析 开会研究 制定整改方案 2 责任到人 落实整改 确保发现的每一个问题都能责任到人 落实整改 3 剖析问题 举一反三 为切实将整改工作在公司全面 有效地落实到位 针对存在的问题 严肃对待 认真研究 举一反三 分别从设计层面 执行层面追溯问题产生的原因 制定解决问题的办法 确保销售公司内部控制流程 设计有效 执行有力 2 认真整改 狠抓落实 从监督的内容及特点制定防范例外事项的措施 1 进一步加大宣传力度 提高员工的内控意识 通过各种形式的宣传 使员工进一步认识到内控体系建设是一项必须的 艰苦的 长期性的工作 重点加强员工职业道德等公司层面的学习 宣传 2 进一步加强培训工作 促进 内控手册 的有效执行 通过培训工作 使内控体系运行真正实现 全员 全部 全过程 可控 可靠 可持续 3 进一步抓好体系运行 维护与过程监督 确保体系的有效控制 在体系运行过程中 把握关键控制环节 落实控制措施 留存实施证据 确保体系控制的有效性 同时认真做好体系维护与过程监督 4 进一步做好测试迎检工作 确保顺利通过外部审计测试 认真做好测试迎检前的各项准备工作 确保提供测试资料的齐全 完整 准确 同时各科室 各岗位人员做好测试的配合工作 掌握相关测试的技巧 最终确保顺利通过油田测试 管理层测试和外部审计测试 其他方面控制措施 从其他方面制定防范措施 从人的因素上杜绝例外事项发生 第5章构建防范出现例外事项的保障措施 1 统一思想 提高认识 确保内控体系持续有效运行 内控工作不是一个人一个部门的事情 而是全员 全过程的管理 要做好这项工作 公司领导和全体员工必须要统一细想 端正态度 做到两个到位 一要明白到位 统一认识 二要执行到位 统一认识 确切得认识到内部控制体系建设的目的和十分深远意义 2 加强学习 提高个人综合素质 1 学习和掌握内控相关的基础知识和测试内容 2 完全掌握本岗位流程描述 岗位职责 关键控制及存在的风险 3 加强对岗位所需专业知识和实际操作技能的学习 不断提高员工的岗位胜任能力 以上两方面是从人的角度出发 从思想上升到个人素质上的控制 才能从根本上杜绝例外事项的发生 加强规章制度建设 强化制度保障 第5章构建防范出现例外事项的保障措施 在对规章制度建设情况进行深入调研的基础上 通过健全规章制度管理机制 优化制度设计 强化制度执行 各项工作都要按照 具体性 可比性 时限性 操作性 可控性 原则 形成 项项工作有标准 各个环节有控制 人人肩上有责任 条条指令有着落 的运行体系为公司内控体系的有效运行提供有力保障 从油气销售公司保持内控体系长期有效运行出发 建立 四位一体 的监督检查机制 即岗位人员日常自查 科室领导严格审查 月度考核人员检查 销售公司自我测试 内控管理岗位不定期抽查 建立健全 五位一体 的监督检查机制 强化监督保障 第5章构建防范出现例外事项的保障措施 建立与内部控制相关的绩效考核制度应该注意把握好以下几个原则 一是制度性考核原则 内部控制的考核标准 考核程序 考核时间 考核方式等都要形成制度 予以公开 并严格执行 二是客观考核依据原则 内部控制考核要对照核心员工的工作职位 工作内容 在对被