合同管理办法 (1).doc

合同管理办法 (1) 中铁七局集团第四分公司电子公文签发李秉林核稿刘继文拟稿人张俊林电话87461597主送单位公司各单位抄送单位公司机关各部门（此页无正文）中铁七四企xx57号关于印发中铁七局集团第四分公司合同管理办法的通知公司各单位现将中铁七局集团第四分公司合同管理办法印发给你们，请认真遵照执行。 附件1.法人授权委托呈报单2.合同审查登记表3.合同评审表4.合同履行信息表5.合同管理统计表6.合同统计表二五年十月十一日中铁七局集团第四分公司合同管理办法第一章总则第一条为加强合同管理工作，规范公司及所属单位的经营行为，规避经营风险，维护企业的合法权益，防范经济纠纷，根据中华人民共和国合同法、中铁七局集团有限公司合同管理办法，结合公司实际，制定本办法。 第二条本办法适用于公司及所属单位在生产经营管理活动中与其他主体的自然人、法人、组织之间所签订的有关双方权利义务关系的合同或协议（以下统称合同）的管理。 第三条公司合同管理实行综合管理与专项管理相结合，统一授权、分级管理、分工负责、归口把关管理机制。 第四条任何人不得以任何方式泄露合同涉及的商业秘密。 第二章合同管理机构和职责第五条公司成立合同管理领导小组，负责公司合同管理工作的领导及审查、监督。 组长总经理常务副组长分管副总经理副组长公司其他领导成员企业管理部、办公室、经营开发部、劳人部、工程管理部、财务部、安质部等部门负责人及审计、行政监察人员和法律顾问。 领导小组下设办公室，主任由公司企业管理部负责人兼任。 第六条公司企业管理部是公司合同主管部门，负责合同的综合管理。 公司相关业务职能部门是专项合同管理机构。 公司的合同法律事务管理由公司法律顾问负责。 第七条公司合同主管部门的管理职责 1、宣传、贯彻执行国家有关合同管理的法律、法规和规章； 2、负责制定和修改公司的合同管理规章制度；负责合同日常综合管理工作； 3、参加合同评审，对合同内容的合法性进行审查； 4、参与公司合同纠纷案件的谈判、调解及诉讼工作； 5、协助各职能部门合同承办人员按照合同管理评审的规定，组织进行合同评审； 6、监督和定期检查合同管理制度的落实情况，指导各单位合同管理工作； 7、建立全公司合同管理台帐，负责合同管理信息的汇总，掌握合同的履约情况。 第八条专项合同管理机构负责管理本部门业务范围内与合同管理有关的工作,其主要职责是: 1、制定本部门的合同管理职责,确定合同兼职管理人员； 2、作为签约承办部门时，负责起草本部门业务范围内的合同文本，负责组织本部门业务范围内合同的初步可行性研究、业务洽谈、资信调查、合同的评审、签约(需根据授权)等工作； 3、作为合同执行部门时，负责合同的履行，定期向合同主管部门报告合同的履行情况，及时反映合同履行中发生的问题，并提出解决问题的意见和建议；负责合同履行过程中的证据收集和有关资料的保管工作； 4、参加涉及本部门业务范围的合同评审，并提出审查意见。 5、参与处理本部门业务范围内的合同纠纷； 6、建立专项合同管理台账，定期向合同主管部门报告合同管理情况。 第九条合同专项管理的分工 1、因投标签订的咨询、中介、担保、联合投标及工程承包合同等，由经营开发部专项管理；在投标及合同签订（包括合同修订）前由公司经营开发部负责管理，合同签订后，将全部合同资料移交给有关部门及合同履行单位； 2、工程（劳务）分包合同，由企业管理部专项管理； 3、物资设备采购、租赁、加工及废旧物资设备处理合同和技术和试验合同由工程部专项管理； 4、投资、融资、借贷和担保合同，由财务部专项管理； 5、劳动用工合同，由劳动人事部专项管理； 6、房屋租赁合同，由办公室专项管理； 7、其他合同归口到相关业务主管部门管理。 第十条公司所属各单位应成立合同管理小组，并指定专人负责合同管理。 第十一条所属各单位合同管理小组职责 1、负责本单位签订合同的可行性研究、洽谈、资信调查等； 2、负责本单位合同的执行及执行结果反馈； 3、上报合同草稿，并经审核后依据授权签约； 4、参与本单位合同纠纷处理。 5、建立合同管理台账，定期向公司专项合同管理机构报告合同管理情况。 第三章合同的审查第十二条合同审查由合同专项管理机构确定一名承办人负责。 承办人对合同审查结果负责。 第十三条对合同主体的审查主要包括以下内容 1、查签约方资质证书、营业执照和经营范围是否有效，严格审查签约方的主体资格是否真实、合法； 2、合同标的应符合签约方经营范围； 3、由代理人代签合同的，应出具法定代表人身份证明书、授权委托书及代理人身份证明； 4、全面了解签约方的资金、信誉和履约能力等情况； 5、其他应掌握的相关情况。 第十四条对合同内容的审查主要包括以下事项 1、合同各方的法定名称、地址、法定代表人姓名、职务，代理人姓名、职务、联系方式等； 2、标的、数量和质量，包括检测标准和方式； 3、价款或酬金，包括支付方式； 4、履约的地点、期限和方式； 5、违约责任及争议解决方式； 6、变更或解除条件； 7、根据法律或合同性质必备的条款； 8、双方签章。 第十五条订立合同可参照国家、行业主管部门发布的合同示范文本和公司提供的合同示范文本。 第十六条合同评审 1、所有合同在正式签订前，必须严格按规定程序进行合同评审，需要报审的合同，必须经上级主管部门审查同意后，方可正式签订。 2、合同评审按权限由签约承办单位或合同专项管理机构（部门）负责组织相关部门对合同进行评审。 合同评审方式可以采取会议或会签方式进行，但必须认真做好合同评审记录，填写合同评审表。 3、在评审中对合同条款复杂，较难把握，需要提供法律帮助的合同，应请单位法律顾问负责审查合同条款内容的合法性、严密性、可行性，并提出咨询意见供领导审查、决策参考。 第十七条业务部门对合同评审内容主要为经济性、技术性、可行性。 第十八条其它部门对合同评审内容主要为资金、资产、审批手续、价款、酬金、结算及支付方式、索赔条款等。 第十九条合同主管部门评审内容主要为合法性、严密性、可行性。 第二十条公司所有合同都需报公司合同主管部门备案。 第四章合同的签订与授权第二十一条签订合同应当遵守国家的法律、法规和政策规定，保证合同主体、内容、形式合法；遵守公司的合同管理制度，坚持平等、自愿、公平、诚实、信用的原则。 第二十二条合同一律采用书面形式。 双方协商一致的修改、补充合同的文书、图表、数据电文等是合同的组成部分。 第二十三条对方履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其签订合同；必须签订合同时，要求其提供担保。 禁止对方以保证形式担保。 第二十四条合同对各方当事人的权利、义务的规定必须明确具体，合同语言应严谨、简练、准确、无歧义。 专业术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。 工程（劳务）分包合同的条款还应服从集团公司（公司）与业主签订的合同条款。 第二十五条公司所有合同都应以公司名义签订。 公司职能部门、下属单位无授权时不能以本部门（单位）名义对外签订合同；更不得未经授权以公司名义对外签订合同。 严禁将仅有我方签章却无合同条款的空白合同或合同末页交寄对方签章。 第二十六条合同的签字与盖章 1、所有合同的签订都必须由各方法定代表人签字（盖章）或法人授权委托代理人签字（盖章）。 2、公司负责人（总经理）负责公司合同的签署。 但可根据合同的标的、性质仅限定授权公司副总经理、项目经理、部门负责人等签署合同。 3、合同签订后，应当加盖签约双方单位印章。 签订合同必须使用合同专用章。 合同文本还需加盖骑缝章。 4、公司“合同专用章”由办公室专人管理。 应严格按授权范围使用，不准混用、代用或借用。 第二十七条授权委托 1、公司对合同的签订实行一次性授权委托制度，由公司负责人（总经理）按照有关规定和权限授权被委托人，对其所代理的事项、权限和期限进行授权委托，并签发授权委托书。 委托代理人必须在授权范围及期限内行使签约权。 2、公司签约委托不得转委托。 第二十八条合同的分级管理审批权限 1、公司资本运营，投资、融资、借贷、担保项目的合同，上报集团公司审批。 2、公司除资本运营，投资、融资、借贷、担保项目以外的生产经营类合同 （1）承包工程合同上报集团公司审批； （2）其他合同按照集团公司对公司的授权权限进行审批。 由公司合同管理领导小组研究决定，公司负责人（总经理）或分管副总经理进行审批。 3、下列对外合同的签订应上报公司、由公司组织合同评审及签订事宜 （1）工程分包合同标的在50万元及以上的（含结算50万元以上）； （2）劳务分包合同标的在30万元及以上的（含结算30万元以上）； （3）物资采购合同，一次性采购、加工合同价值50万元及以上的；须付定金或预付款超过20万元及以上的； （4）施工机械设备委托采购，合同单台价款在5万元及以上的； （5）大型施工机械设备租用，设备价值在50万元及以上的； （6）施工机械对外出租，设备价值在50万元及以上的或者单台价值在20万元及以上且租用期限在一月以上； （7）所有对外联营、合作、合资、投资、融资、垫资、借贷等合同或协议； （8）公司所属房屋、场地的经营、租赁合同。 第二十九条公司所属各单位以公司名义签订合同，应先填写法人授权委托呈报单，取得公司的授权后，按照公司的授权委托，负责履行合同条款和承担法律责任。 第三十条申报审批按照本办法第二十八条规定，需要上报审批的合同，应填写“合同审查登记表”一式两份，汇同合同文本及有关资料一并上报。 第五章合同的履行第三十一条合同实施单位要全面履行合同，确保企业信誉。 第三十二条有关合同履行中的书面签证、来往信函、数据电文等均为合同资料，要及时收集、和保存。 第三十三条合同签约承办部门与实施单位为不同部门的，签约承办部门应当进行合同交底，形成书面的合同交底纪要。 合同交底内容包括合同交底双方、交底时间和地点、合同名称、合同编号、合同当事人、合同主要内容的解释与说明、签约过程中各方的承诺、争议的焦点以及其他事项。 合同交底纪要应当由交底参加人员签字。 第三十四条如对方有不履行或不完全履行合同的，应催促、提示对方履行，并注意收集有关证据。 第三十五条合同执行部门必须指定专人负责合同管理工作。 应当在合同交底后的10天之内将合同管理人员名单及联系方式书面报合同主管部门。 项目经理部应当明确一名项目领导班子成员分管合同管理工作，负责合同履行、办理与合同相关的工作，包括合同交底、日常管理、索赔、向合同主管部门报告合同管理情况等工作。 并负责在项目结束时，对项目的合同管理情况进行总体评估，认真总结经验教训，并形成书面总结报公司合同主管部门。 第三十六条在合同履行过程中,合同执行部门负责每半年填写一次合同履行信息表，以书面或电子邮件方式上报公司合同主管部门。 第三十七条合同履行完毕后，合同执行部门负责填写合同履行信息表，并在一个月内上报公司合同主管部门。 第三十八条我方不能履行合同时，实施单位要将情况报告主管领导，并采取补救措施，与对方协商，减少损失，并注意收集有关证据。 第三十九条对合同履行过程中的违约、不可抗力等，合同实施单位要查明原因，做好索赔和反索赔工作。 第六章合同的变更、终止第四十条在合同履行中，如遇到不可抗力事件我方不能履行或不能完全履行合同，需要变更、修订或解除合同时，合同执行部门须在三日内将相关情况书面报告单位主管领导和合同主管部门（特殊情况下可先以电话或电子邮件方式报告），以便及时采取补救措施，以减少损失。 并注意收集、保全有关原始证据。 在法律规定有效期限内，以书面形式通知（特殊紧急情况下可以电话或口头通知）签约方并说明理由。 通知送达签约方时一定要求签收，并明确回复期限，以便与对方进行协商，达成变更、修订或终止合同协议。 第四十一条在合同履行中，如发现签约方不履行或不完全履行合同时，合同执行部门有责任督促签约方继续履行合同，并应立即将此情况报告单位主管领导和合同主管部门，并注意收集、保全有关证据。 合同主管部门接到报告后，应认真分析，提出应对措施。 对法律关系情况复杂、问题严重的要及时与单位法律顾问联系，并在其指导下进行处理。 第四十二条在合同履行中，经签约双方协商一致的，可以终止解除合同。 第四十三条当签约对方单方提出解除合同时，我方应当立即审查对方的理由是否合法、合约、正当，并在规定的期限内以书面形式明确答复对方。 如有异议，应当以书面形式提出，如有必要可以依法请求人民法院或仲裁机构确认合同的效力。 如果因解除合同而损害了我方利益，应当向对方提出书面索赔请求，并要求对方在文件上签收。 第四十四条我方依照合同约定或依照法律规定变更、解除合同的，应当以书面形式通知对方，包括变更、解除的理由、法律依据、权利义务的承担等，并让对方在文件上签收。 如果对方拒绝签收我方送达的有关文件时，可以通过挂号邮件或公证送达的方式。 第四十五条经上级主管机关批准的合同，变更、转让、终止协议应当报原批准机关批准。 第四十六条订立合同的变更、转让、终止协议，由签约承办部门或合同执行部门负责组织办理。 第四十七条设定了担保条款的合同进行变更和转让的，应征得担保人同意。 第七章工程索赔管理第四十八条工程索赔是指由于工程承包商非自身原因发生合同规定之外的额外工作或损失,所要求进行的费用和时间的补偿。 发生索赔的原因包括但不限于:工程范围变更、工程延期、施工现场变化、加速施工、业主违约、合同缺陷等。 第四十九条提出工程索赔应遵循合法、合约、合理、客观、及时的原则。 第五十条合同执行部门应指定专人负责工程索赔工作。 第五十一条各单位应当加强索赔证据的收集和管理，主要包括: 1、建设工程施工合同及设计文件、施工图纸、招标文件、技术规范； 2、建设单位与施工单位的会议记录、备忘录、来往函件； 3、经建设单位签认和认可的工程开工报告、施工计划； 4、建设单位负责供应的设备、材料进场时间、数量、规格和质量检查清单； 5、经建设单位、监理公司签认的设计变更清单和通知书； 6、工地交接记录、施工进度、施工记录、隐蔽工程检查记录； 7、施工人员计划表及施工机械、材料使用报表,财会资料； 8、工程含中间工程检查、验收记录及事故处理的资料； 9、工程价款、预付款拨付单据； 10、材料采购、运输、使用凭证,材料涨价资料,国家新增税种资料； 11、不可抗力造成灾害的证明文件、照片、损失清单和气象资料、鉴定报告等； 12、各种来往文件、资料的签收记录； 13、其他与索赔有关的证据等。 第五十二条索赔项目的提出、论证、谈判,应当听取企业法律顾问的意见；如果进行诉讼或仲裁,应当由企业法律顾问负责。 第八章合同之债的管理第五十三条公司合同之债，以合同实施单位和公司清欠部门为主管理，其他部门予以配合。 第五十四条在对方违约不履行义务时，债权主管部门应及时办理催款函、履约函等函件，并取得对方书面签收文件，以保证诉讼时效的延续。 第五十五条债权主管部门应对债权已过一年仍未收回、合同履行完后超过一年仍未结算、双方有争议的债权重点监控。 第九章合同纠纷处理第五十六条发生合同纠纷，合同实施单位不得隐瞒、回避和拖延，应及时向主管领导和合同主管部门进行书面通报，以便争议问题的及时解决和处理。 并收集相应的资料和证据，参与纠纷的处理。 第五十七条需要经过诉讼、仲裁解决的合同纠纷，由合同主管部门负责处理；其他纠纷由合同实施单位处理。 第五十八条标的在30万元以上的诉讼或仲裁案件,下一级合同管理部门应及时向公司合同主管部门进行书面汇报。 汇报应当包括下列内容:案件名称、案由、案情概要、诉讼标的、争议焦点、受理法院、进展情况、负责人、经办人、报告人等。 标的在100万元以上的案件或其他重大、疑难的合同纠纷案件应当立即向公司合同主管部门进行书面汇报，由公司向集团公司合同主管部门进行书面汇报。 第五十九条对诉讼和仲裁案件，承办人员应做好庭前调查、收集证据等工作，相关部门要给予积极配合，确保我方诉权行使。 第六十条当对方逾期不履行生效法律文书时，合同实施单位经征得主管领导同意后，要及时申请强制执行。 第十章合同基础资料管理第六十一条合同管理部门及所属单位按各自职责对合同基础资料实行分类编号管理，建立合同管理台帐。 第六十二条合同基础资料主要包括但不限于以下内容合同当事人资信资料、法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书、企业法人营业执照、从业资格要求的证书、来往函件及其签收单据、数据电文、招投标文件、合同、担保书、补充合同、会议纪要、合同评审记录、合同登记表、合同交底纪要、财务结算凭证、起诉状、答辩状、判决书、裁定书等。 第六十三条除技术性资料、财务凭证按有关规定归档外，相关部门要做好其他资料保管和移交工作；合同副本及相关资料要提交合同专项管理机构和综合管理机构备案。 第六十四条对于已经履行完毕的合同，应将合同及相关资料等装订成册，送交档案部门。 合同档案目录顺序为:合同正本、副本及附件,补充协议,合同签订、履行、变更的信函、电报、图表、视听资料及其有关文书,合同批准文件,公证、见证文书,合同评审表、合同审查登记表、合同交底纪要、合同履行信息表等。 第十一章监督检查与奖惩第六十五条公司职能部门及所属单位应在各自职责范围内检查合同管理工作，发现问题及时纠正。 第六十六条合同检查的主要内容 1、合同管理制度的制定和落实情况； 2、合同基础资料管理情况； 3、合同的签订、履行及纠纷处理情况； 4、因违反合同管理制度，造成重大事故及重大经济损失的责任追究情况。 第六十七条在合同检查中，被检查单位要如实提供与检查事项有关的资料，并根据整改意见及时整改。 第六十八条对合同管理混乱、漏洞较多、隐患较大的单位或部门，要追究有关人员责任。 第六十九条对于在合同管理工作中成绩显著，为企业避免或挽回经济损失或获得经济利益的单位和个人，公司按有关规定给予表彰或奖励。 第十二章附则第七十条本办法由公司企业管理部负责解释。 第七十一条本办法自公布之日起执行。 附表1中铁七局集团第四分公司法人授权委托呈报单编号呈报单位或部门呈报时间呈请委托事项、权限、期限呈请委托的代理人公司审批意见主管部门意见年月日分管领导意见年月日总经理意见年月日（相关部门填写，报批后由办公室开具法人委托书。 ）附表2合同审查登记表合同名称报送日期承办单位或部门经办人承办单位或部门负责人意见合同内容摘要对方当