EHR项目应用解决方案.docx

此文档收集于网络，如有侵权，请联系网站删除EHR项目应用解决方案文控编码：文档作者： 创建日期：项目经理：日 期：项目经理： 日 期：2目 录前言2文档使用对象2文档控制记录2版权声明2第一部分 . 项目总体概述31.1项目目标与远景31.2系统应用全景3第二部分 . 系统实施规划42.1 实施范围42.2 系统组织结构4第三部分 . 系统权限管理方案53.1 权限管理方案原则53.2 权限管理层级53.3 权限管理流程5第四部分 . 系统编码方案64.1 编码方案原则64.2 编码规则6第五部分 .业务应用方案65.1 组织机构管理65.1.1 系统应用流程75.1.2 关键需求解决方案75.2 人员信息管理85.2.1 系统应用流程85.2.2 关键需求解决方案95.3 人员变动管理95.3.1 系统应用流程105.3.2 关键需求解决方案105.4 人员合同管理135.4.1 系统应用流程135.4.2 关键需求解决方案145.5 时间管理145.5.1 系统应用流程155.5.2 关键需求解决方案155.6 薪酬管理175.6.1 系统应用流程175.6.2 关键需求解决方案18第六部分 .统计报表清单19第七部分 .方案说明及附件20第一部分 . 项目总体概述1.1 项目目标与远景利用Internet技术为HR管理搭建一个标准化、规范化、网络化的人力资源管理平台，在满足集团内各HR部门业务管理需求的基础上，将HR管理生态链上不同的角色联系起来，实现全面人力资源管理。通过EHR系统实现资源有效配置，达到人力资源的统筹规划、资源共享，同时实现日常人力业务信息实时协同、人力数据信息实时准确的查询统计分析，以及加强人力资源关键控制点管控；能对人力配备和人力成本进行核算和管理；主要实现目标包括：u 对集团与公司领导：实现EHR系统与企业其它信息系统的集成，为企业管理者提供准确全面及时的决策信息支持；u 对各公司HR专业人员：人力资源管理操作业务的信息化，提高人力资源管理的工作效率与效益；u 对各公司经理与员工：实现人力资源业务规范化和流程化，提高人力资源工作服务质量。第二部分 . 系统实施规划2.1 实施范围本次实施的产品为：eHR标准产品。本次实施模块包括：组织机构管理、人员信息管理、人员变动管理、人员合同管理、时间管理、薪酬管理、HR综合报表、自定义查询。2.2系统组织结构重点说明：以上为XX集团的公司组织视图， EHR系统中需按照2013年XX集团组织架构及编制汇总表文档完成各公司组织机构建立，组织机构发生变化时通过系统中组织变更功能实现管理。第三部分 .系统权限管理方案3.1权限管理方案原则1. 系统权限划分按照工作岗位、职责来进行角色定义，不可因人设角色。2. 业务管理角色、用户的权限全部由系统管理员统一建立分配。3. 所有业务管理员的权限分配、变更、封存审核确认后由系统管理员到系统进行权限变更操作。4. 新的操作用户务必通过系统操作培训后才允许在系统开通用户。5. 角色的权限管理原则为：各角色之间所拥有的功能不可有交叉现象，以保证各自的责任是完全清晰的。如有一个功能节点有多个角色有权操作，那么必须保证其操作的信息项目、数据是不相同的。3.2权限管理层级u 系统维护管理层系统管理层是指对HR系统的应用服务环境、数据服务环境、帐套信息的维护、密码策略维护的管理角色。建议维护管理层建立一个系统管理员，此管理员由集团薪资管理员宫芳蕾担任。u 公司业务管理层公司业务管理层是指可登录系统管理帐套，对系统的权限管理、参数配置、公共项目设置、公共模板配置、预警平台配置的管理角色。建议各公司业务管理层建立一个公司业务管理员，此管理员由各公司综合管理部的人员担任，其中集团由薪资管理员宫芳蕾担任。公司业务管理员需要熟悉本企业人力资源的各个板块的流程、制度、业务，具备较高计算机应用的基础，对人力资源的核心数据拥有查看的权限。u 公司业务操作层公司业务操作层是指具体在系统中对人力资源的实际业务进行处理的业务员、登录到系统查看分析数据的领导。通常按照工作岗位、人力板块来进行划分设立。公司业务操作层的具体角色划分详见方案：附件08：解决方案附件：权限方案.xls3.3权限管理流程为加强HR系统应用安全机制、内审机制、有效管理原则，所有业务管理员的权限分配、变更、封存必须通过审核确认由集团管理员在系统中应用变更。u 新入职人员新进公司人员根据职能范围确定是否可操作EHR业务系统，集团系统管理员对其操作进行审核，审核通过后增加新进人员并委派操作角色。u 人员调动公司人员发生调动根据职能范围确定EHR业务系统操作角色是否需要调整，集团系统管理员对其操作进行审核，审核通过后可调整操作角色。u 人员离职公司人员离职后系统会自动对其进行账号封存（必须是用户关联上对应的业务员），HR业务管理员操作角色由集团系统管理员对其用户进行锁定。第四部分 . 系统编码方案4.1 编码方案原则编码是实施中的关键环节，编码制定的是否合理，直接影响系统管理的规范性、易用性、扩充性、易记性；直接影响系统数据输入与检索的效率。4.2编码规则XX集团EHR系统编码规则：附件01：解决方案附件：编码方案.xls。第五部分 .业务应用方案5.1组织机构管理通过组织机构管理构建XX集团各子公司的组织架构，管理集团及各子公司在内的单位、部门、岗位数据信息，以及单位、部门与岗位变更业务信息管理，并对公司组织机构以及员工任职情况进行查询统计分析。5.1.1 系统应用流程a) 根据集团决策层确认的组织机构发文，若存在新成立分/子公司则由集团系统管理员负责在系统中完成新成立公司档案建立，并完成新公司建账及权限设置，然后由新成立公司人事专员负责完成该公司部门及岗位的建立；若组织机构发文只针对各分/子公司内部调整，则由各子公司人事专员参照发文完成部门或岗位变更处理；b) 通过系统中设立的机构、岗位信息查看组织机构图。c) 通过岗位任职浏览查询各岗位曾任职与现任职人员情况。5.1.2关键需求解决方案1. 公司、部门及岗位编码根据编码方案在系统中进行设定；详见附件01：解决方案附件：编码方案.xls。2. XX集团工资发放中存在“XX服饰”与“XX控股”公司人员工资核算需单独进行管理，但在架构中单独建立组织机构的意义不大，暂时不搭建这部分组织信息。3. 通过组织机构图能够生成“公司-部门”、“公司-岗位”两种类型的组织架构，同时能够查看部门/岗位层级关系、部门/岗位负责人等信息，并且可联查到每个部门/岗位的所有人员及个人详细信息。4. 在岗位信息管理界面上添加岗位编制信息项字段，由组织管理员负责手工完成岗位编制信息录入。5. 集团及各子公司主要基于岗位与职级进行人员职责的管理，通过EHR系统完善岗位序列及岗位等级，为实现岗位与薪酬核算联动业务管理奠定基础。5.2 人员信息管理通过人员信息管理实现各公司的在职员工、离退员工、调离人员等不同人员的个人信息、工作信息、任职信息等信息的管理，通过系统提供信息卡片、人员花名册完成日常人员信息查询统计分析。5.2.1 系统应用流程a) 根据人事信息数据规范由集团系统管理员统一在EHR系统信息集中进行设置，各子公司人事管理员根据规范制作人员卡片、花名册等人事报表。b) 新入职人员由人事管理员根据人员入职登记表在采集节点录入人员基本信息，并通过入职申请与入职审批完成人员转入正式人员管理系统。c) 通过人事报表节点查看具体人员详细信息及全公司人员花名册。5.2.2关键需求解决方案1. 全集团统一人员编码规则（按照6位流水号自动生成），该编码规则由集团系统管理员在0001集团完成相应的设置，各子公司人事管理员负责在本公司将人员编码生成方式调整为自动生成。2. 全集团统一人员类别档案，该类别档案由集团系统管理员在0001集团完成相应的设置。详见附件01：解决方案附件：编码方案.xls3. 根据人事数据规范方案由集团系统管理员统一配置人员采集录入与维护模板，各子公司人事管理员负责完成本公司人事信息管理，要求录入非常详尽的人事信息资料。详见附件03：解决方案附件：人事数据规范方案.xls4. 入职申请线上进行业务流程审批，具体审批流程为：集团/子公司人事专员-集团招聘主管。5. 集团内人员基本信息中显示员工当前年龄数据信息；员工工龄精准到月度；按照员工进入XX集团日期计算，员工集团内部发生人事变动是连续计算工龄。6. 集团内退休返聘人员直接引用该员工原来人员编码，集团对于返聘人员的工龄采用连续累计计算；对于离职二次入职及外部公司退休返聘人员按照新员工入职业务进行管理。7. 对于兼职业务管理，集团及各子公司按照主要岗位所在公司与部门完成考勤与薪酬核算业务处理；并且兼职人员不存在兼职薪资单独核算业务管理。8. 海城物业公司存在员工试岗业务讨论确认后，建议方案为：直接按照试用期员工进行管理。9. 通过配置“员工生日到期”预警，待员工生日到期前一个月，以系统消息通知人力中心与各子公司人事管理员，提前为员工准备生日礼物。详见附件07：解决方案附件：业务预警及后台任务配置表.xlsx10. 通过配置“员工退休提醒”预警，待员工退休日期前三个月，以系统消息通知人力中心与各子公司人事合同管理员，提前为员工退休材料及办理退休事项。详见附件07：解决方案附件：业务预警及后台任务配置表.xlsx5.3人员变动管理通过系统中人员变动业务管理，实现员工在集团内各子公司的不同人员变动业务管理，包括人员转正、人员调配、人员离职业务处理，并提供人事变动查询统计分析功能。5.3.1 系统应用流程a) 根据人事变动数据规范由集团系统管理员负责在系统中完成对人员转正、人员调动、人员离职涉及到的变动项目信息的设置。b) 集团及各子公司调配管理员根据人员人员调配情况在系统中发起申请，相关人员根据职责在系统中进行审批，审批通过后系统根据变动生效日期在系统中完成变动业务的执行；试用期转正及离职人员线下完成申请与审批，线上由集团及各子公司调配管理员完成转正与离职信息登记。c) 人员变动单据执行后，系统会自动对其任职记录进行维护，并形成统计分析报表。5.3.2关键需求解决方案1. 集团系统管理员根据人事变动规范方案完成系统中转正、调配以及离职变动项目设置，各子公司人事调配管理员参照应用配置好的变动项目及变动类型。详见附件04：解决方案附件：人事变动项目配置表.xlsx2. 通过配置“员工试用到期”预警，待试用期员工试用到期日期结束前半个月，系统消息通知人力中心与各子公司人事管理员办理转正申请。此预警提醒前提是员工合同记录里必须存在试用期开始日期、试用期结束日期。详见附件07：解决方案附件：业务预警及后台任务配置表.xlsx3. 人事管理员参照员工试用到期提醒，线下完成相应人员转正申请与审批，人事专员/集团招聘主管根据审批通过结果通过转正申请与转正审批完成业务处理。4. 涉及各子公司/集团财务及人力员工公司人员变动，都必须经过总裁审批，对于人员变动审批区分主管级以上和主管级以下，通过业务类型实现走不同审批流程，系统自动更新员工任职信息、履历信息。具体审批流程如下：l 公司内部调配： 财务与人力体系：人力体系：由人事专员负责完成员工调配申请维护与提交审批，并子公司人力经理负责审批，审批通过后由子公司总经理集团人力中心经理总裁审批，知会集团招聘主管与集团薪资主管。财务体系：由人事专员负责完成员工调配申请维护与提交审批，并子公司财务经理人力经理负责审批，审批通过后由子公司总经理集团财务中心经理集团人力中心经理总裁审批，知会集团招聘主管与集团薪资主管。 主管级以上调岗不调薪：由人事专员负责完成员工调配申请维护与提交审批，并子公司人力经理负责审批，审批通过后由子公司总经理集团人力中心经理总裁审批，知会集团招聘主管与集团薪资主管。 主管以下调岗不调薪：由人事专员负责完成员工调配申请维护与提交审批，并子公司人力经理负责人审批，审批通过后由各子公司总经理审批即可 调岗调薪流程：由人事专员负责完成员工调配申请维护与提交审批，并子公司人力经理负责审批，审批通过后由子公司总经理集团人力中心经理总裁审批，知会集团招聘主管与集团薪资主管。 集团本部内部调配业务审批流程：由人力资源中心招聘主管负责完成员工调配申请维护与提交审批，并指派调配员工对应的部门负责人审批，审批通过后由人力中心经理集团总裁审批。l 跨公司调配： 对于集团发起情况：由集团人力中心招聘主管完成员工调配申请维护与提交审批，并指派调配员工对应的调出子公司总经理审批，审批通过后由调入子公司总经理-集团人力中心经理总裁（涉及到集团财务人员需要在总裁审批节点前添加集团财务中心经理）；审批通过后知会集团薪资主管。l 特殊调配： 特殊员工（待岗）变动由集团招聘主管负责完成员工调配申请维护与提交审批，经过集团人力中心经理总裁审批。审批通过后知会集团薪资主管。5. 调配业务管理过程中，调配后人员存在试用期，需按照试用期员工进行管理，并能够在试用期到期之前按照预警规则提醒人事专员，人事专员/集团招聘主管根据审批通过结果通过转正申请与转正审批完成业务处理。6. 涉及各子公司/集团财务及人力中心员工离职，线下完成相应人员离职申请与审批，人事专员/集团招聘主管根据审批通过结果通过离职申请与离职审批完成业务处理。5.4 人员合同管理人员合同管理主要用于管理用人单位与劳动者之间为确立劳动关系、明确彼此权利与义务而签订的各类合同/协议，包括劳动合同、岗位协议、保密协议、培训协议、返聘/聘用协议、临时用工协议等。5.4.1 系统应用流程a) 根据集团人员合同管理政策，由集团系统管理员在EHR系统中完成合同期限类型、合同终止原因、合同解除原因、协议解除、协议终止原因；并由集团系统管理员完成返聘/聘用协议、临时用工协议信息集配置。b) 新入职员工通过EHR系统完成劳动合同的签订，对于试用员工需要维护上试用期开始与结束时间，合同签订需要注意合同主体单位及所属单位信息维护，实现合同主体单位与任职公司不一致合同签订的业务问题。c) 通过系统员工合同到期预警提醒，人事合同管理员按照集团合同管理制度，通过EHR系统外完成合同续签审批业务，人事合同管理员根据续签审批结果完成系统中合同续签业务处理。d) 员工合同续签考评或相关领导审批未通过，则由人事合同管理员负责完成系统外与系统内该员工合同终止业务处理。e) 员工在正常合同到期后，个人意愿不续签劳动合同情况，由人事合同管理员负责完成系统外与系统内合同解除业务处理。f) 通过合同台账查询所有员工的合同状态记录及合同数据信息统计分析。5.4.2关键需求解决方案1. 合同编码规则全集团统一，直接将人员编码作为员工签订合同编码，当合同续签时合同编码继续延用。2. 合同签订过程中，系统支持人员试用期手工维护，实现各子公司人员签订合同时不同岗位员工试用期不一致的业务问题。3. 通过配置“员工合同到期”预警，待员工合同期结束前两个月，系统消息通知人力中心与各子公司人事专员。详见附件07：解决方案附件：业务预警及后台任务配置表.xlsx4. 离职人员合同处理业务：员工离职需要提交离职申请，按照人事变动管理中离职管理登记信息，由人事合同管理员在系统中完成员工合同解除/终止业务处理。5. 对于海城物业公司人事合同管理管理过程中存在部分员工是通过签订临时用工协议进行管理；系统解决方案为：由集团系统管理员按照临时用工协议模板完成系统中临时用工协议信息集配置。6. 集团以及各子公司存在劳动合同争议这种业务管理，系统提供劳动合同争议结果信息的管理功能，目前暂时不启用该节点功能，后续需要再重新启用。5.5时间管理时间管理系统主要用于定制集团的考勤制度、处理人员的考勤、出差、休假、加班等数据信息，进行员工日考勤及月考勤数据汇总并为薪酬管理系统提供考勤数据。5.5.1 系统应用流程a) 根据集团考勤制度，由集团系统管理员负责完成考勤项目、休假类别、出差类别以及加班类别参数设置。b) 考勤管理员负责本公司考勤设置、考勤期间、假日定义、班别定义、维护考勤人员档案、工作日历设置。c) 通过第三方考勤机系统中提供的刷卡数据，考勤管理员按照系统标准格式完成后刷卡数据整理，通过考勤数据采集节点手工完成刷卡数据的EHR系统导入；d) 依照签卡员工领导审批通过的签卡申请，其中经理级以下员工走线下审批，考勤管理员根据审批结果完成系统中签卡登记，经理级以上员工线上审批，审批通过后由考勤管理员在系统中完成人员考勤签卡结果信息的维护。（审批流程：经理级员工本人提交申请总裁）e) 考勤管理员负责系统中员工休假、加班以及出差申请维护，并按照业务审批流程指派相关领导审批确认。f) 考勤管理员每天/每周进行本公司考勤数据处理，及时排查并核实考勤数据处理后的员工异常考勤数据信息，并根据集团考勤制度完成考勤异常数据的处理。g) 考勤管理员结合员工出勤、休假、出差、加班运算得出每个人每月的考勤汇总数据，此考勤数据传递给工资系统计算考勤工资。5.5.2关键需求解决方案1. 各子公司（包括集团本部）考勤管理员根据时间配置方案完成系统中考勤基础参数及档案数据信息的配置，详见附件05：解决方案附件：时间配置方案.xls2. 集团及各子公司考勤项目统一，除应出勤、实出勤以外需要系统通过统计考勤人员迟到与早退次数信息；3. 集团及各子公司考勤方式主要分为机器考勤与手工考勤，对于卡拉玛公司店面与海城物业公司应用手工考勤，其他公司应用机器考勤。4. 根据不同人员的工作类别在系统中进行班别定义，定义好班别开始与结束时间、作息时间、迟到早退条件。若有夜班的情况下，定义夜班的开始时间与结束时间，根据夜班情况传递薪资计算夜班补贴。5. 考勤管理员负责将考勤机里的刷卡数据转换为HR系统标准格式，通过EHR系统中考勤机数据采集节点导入刷卡数据信息，建议集团规定每天10点完成该项工作，并通过系统考勤数据处理功能完成当前考勤数据检查与核实，对于存在特殊原因依照签卡员工领导审批通过的签卡申请完成考勤数据调整，并生成考勤日报提供人力经理审核确认。6. 通过休假规则完成年假计算逻辑配置，考虑到除婚假与年假以外休假逻辑灵活性较强，暂无法通过系统配置逻辑公式核算得出，为此现阶段通过考勤管理员系统外管理这部分休假额度数据信息。7. 通过考勤规则定义未休年假额度转至下一年三月三十一号，系统会记录员工休假数据，不会出现负数据。8. 通过系统中休假申请业务类型实现休假业务需要按照休假时间长短及人员岗位不同系统中走不同的业务审批流程，休假申请由员工线下提报考勤管理员，由考勤管理员负责系统中维护员工休假申请并提交指派相关领导审批，具体审批流程如下：l 普通员工(子公司)：一周以内由考勤管理员根据休假员工部门负责人确认的纸质休假单完成休假信息系统维护并提交子公司人力经理-子公司总经理，一周以上由考勤管理员负责完成休假信息维护并提交子公司人力经理-子公司总经理-集团人力经理-总裁审批。（对于财务部门负责人需要在子公司人力经理审批节点之前集团财务中心经理审批）l 普通员工(集团)：一周以内由考勤管理员根据休假员工纸质休假单完成休假信息系统维护并提交部门负责人集团人力经理，一周以上由考勤管理员根据休假员工纸质休假单完成休假信息系统维护并提交部门负责人集团人力经理-集团总裁。l 子公司部门负责人：三天以内由考勤管理员根据休假员工部门负责人确认的纸质休假申请单负责完成休假信息维护并提交子公司人力经理-子公司总经理，三天以上由考勤管理员根据休假员工部门负责人确认的纸质休假申请单负责完成休假信息维护并提交子公司人力经理-子公司总经理-集团人力经理-总裁审批。（对于财务部门负责人需要在子公司人力经理审批节点之前集团财务中心经理审批）l 集团经理级及以上：由考勤管理员根据休假员工纸质休假申请单负责完成休假信息维护并提交由集团人力经理-总裁审批。9. 出差过程中遇到周末，按照出差核算（不计算为实际出勤），不另计算为加班；特殊情况核算加班的需要按照加班业务审批进行管理。10. 通过系统中出差申请业务类型实现出差业务需要按照时人员岗位不同系统中走不同的业务审批流程，出差申请由员工线下提报考勤管理员，由考勤管理员负责系统中维护员工出差申请并提交指派相关领导审批，具体审批流程如下：l 普通员工(子公司)：由考勤管理员负责完成员工出差申请单维护及提交，一周以内由所在子公司总经理或副总经理审批，一周以上由所在子公司总经理或副总经理-集团人力经理-总裁审批（对于子公司财务普通员工需要在集团人力经理节点之前集团财务中心经理审批）l 普通员工(集团)：由考勤管理员负责完成员工出差申请单维护及提交，一周以内由所在部门负责人审批，一周以上由所在部门负责人集团人力经理-总裁审批。l 子公司部门负责人：由考勤管理员负责完成员工出差申请单维护及提交一天以内由所在子公司总经理或副总经理审批，一天以上由子公司总经理或副总经理-人力经理-总裁审批。（对于财务部门负责人需要在子公司总经理审批节点之前集团财务中心经理审批）l 集团经理级及以上：由考勤管理员负责完成休假信息维护并提交由集团人力经理-总裁审批。l 国外出差审批：由考勤管理员负责完成休假信息维护并提交由子公司总经理或副总经理-集团人力经理-总裁审批。（对于财务部门负责人需要在子公司总经理审批节点之前集团财务中心经理审批）11. 只存在公休加班及节假日加班类别，加班单位为天进行核算；设置每个加班类别最小的时间单位为0.5天，公休加班不算加班费只做加班转调休，节假日加班传递至薪资运算出加班工资。12. 加班申请，由加班员工填写集团统一固定加班申请单上报考勤管理员，集团经理级以下由考勤管理员根据线下纸质加班申请单负责完成系统中加班信息登记，集团经理级及以上由考勤管理员根据员工纸质加班申请单负责完成申请单的维护并指派集团总裁审批，审批通过后即作为生效加班数据。13. 公休加班转调休最小单位为0.5天；加班转调休比例为1:1；加班转调休业务流程按照休假管理中休假审批流程完成审批确认。5.6薪酬管理薪酬管理系统主要提供薪酬标准管理、定调资业务管理、员工薪资核算、薪资发放以及统计分析等功能。5.6.1 系统应用流程a) 根据集团薪酬政策，集团系统管理员负责在系统中设置薪资期间、税率表、公共薪资项目，以及公共薪资项目核算逻辑公式。b) 薪酬管理员建立薪资类别，并分配好类别权限。并由薪酬管理员对薪资类别添加对应的运算项目，分配好相应的薪资项目权限。c) 薪酬管理员添加需要参加薪资发放的部门以及薪资核算人员信息；并完成当月新入职人员信息与离职人员档案信息与人事管理员核对。d) 薪酬管理员通过薪资发放功能完成人员当月薪资数据的核算与校对，经常变动且不能通过逻辑公式配置的薪资项目数据通过EHR系统提供数据接口导入系统。e) 薪酬管理员通过系统导出银行报盘数据，并提交所属公司财务部进行当月公司人员当月工资发放。f) 薪酬管理员每月封存薪资数据，不允许再次调整。并根据薪资发放数据浏览输出工资条、工资报表。5.6.2关键需求解决方案1. 各子公司（包括集团本部）设立三个工资类别，包括员工工资、绩效工资、年终奖。2. 薪资期间按自然月设置，制作工资时以上月的期间登录计算，于每月15日左右发放上月员工工资，并于每月18日发放上月绩效工资。3. 各子公司在员工工资与绩效工资基础上设立为合并计税工资类别，实现当月发放员工工资与绩效工资合并计算业务问题。4. 集团统一公共薪资项目及薪资项目核算公式。详见附件06：解决方案附件：薪酬配置方案.xlsx5. 人事信息集为薪酬系统提供员工个人社保、个人公积金扣缴数据，考勤为薪酬系统提供考勤、休假、出差、加班数据，为薪酬管理中考勤工资项目提供核算基础，同时保证了各系统数据的一致性；主要包括应出勤天数、实出勤天数、是否满勤、夜班次数、事病假时间、旷工时间。6. 卡拉玛公司店面公司考虑到各店面所在区域与经营品牌的影响，以及各店面存在单独的薪资核算制度的情况，对于这部