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表 设计表所涉及的内容 表的名字表中的字段数每个字段的属性 字段名 字段类型 字段长度 确定索引字段向表输入数据 表的结构 表的结构包括 表名 是用户访问数据的唯一标识字段属性 即表的组织形式 它包括表中的字段个数 每个字段的名称 类型 宽度及是否建立索引等 记录 即表中的数据 记录的内容是表所提供给用户的全部信息 向表输入数据就是为表中记录的每一个字段赋值 一个表的大小 主要取决于它拥有的数据记录的多少 数据类型 文本型 使用 文本 数据类型存储如名称 地址和任何不需计算的数字 如电话号码 部件编号或者邮政编码 默认长度为50个字符 最多可使用255个字符输入数据时 系统只保存输入的符号 不保存文本字段中未使用位置上的空字符不存储字段中没用的部分的空白字符 数据类型 备注型 可保存较长的文本数据 如果需要存储超过255个字符 应使用 备注 数据类型 备注 最多可以存储65 536个字符 如果要存储带格式文本或长文档 可以创建OLE对象字段代替 备注 字段 不存储字段中没用的部分的空白字符备注字段的数据不能进行排序和索引 数据类型 数字型 存储用来进行算术运算的数字数据 字节 0 255 无小数 整型 32768 32767长整型 2147483648 2147483647单精度数 3 4 1038 3 4 1038双精度数 1 79734 10308 1 79734 10308 数据类型 日期 时间型 用来存储日期 时间或日期时间组合的 每个日期 时间字段需要8个字节的存储空间 可以选择不同的日期 时间类型来显示日期 时间数据 它们有 常规日期 长日期 中日期 短日期 长时间 中时间和短时间 数据类型 货币型 是数字型的特殊类型 等价于具有双精度属性的数字型数据 在数据输入时 不需要输入 系统自动添加货币符号 千分位分隔符 并添加两位小数 当数据的小数位数超过两位时 会自动进行四舍五入 字段长度为8字节 数据类型 自动编号型 是一种特殊的数据类型 Access会自动插入惟一顺序号 即在自动编号字段中指定某一数值 自动编号一旦被指定 就会永久地与记录连接如果删除了表中含有自动编号字段的记录 系统不会对表中的自动编号字段重新编号当添加某一记录时 不会再使用已被删除的自动编号的数值 而是按递增规律重新赋值 数据类型 是 否型 只包含两种不同取值的字段 又常称为布尔型数据 可以设置是 否型字段的显示效果字段长度为1字节 数据类型 OLE对象型 OLE对象型是指字段允许单独地 链接 或 嵌入 OLE对象 添加数据到OLE对象字段时 可以选择 插入 嵌入 新对象插入某个已存在的文件内容链接到某个已存在的文件嵌入对象是放在数据库中 链接对象是放在原来的文件中 数据类型 超级链接型 用来保存超级链接的 超级链接字段包含作为超级链接地址的文本或以文本形式存储的字符与数字的组合 超级链接地址是通往对象 文档 Web页或其他目标的路径 地址可以是一个URL或一个UNC网络路径超级链接地址最多包括三个部分 Displaytext 在字段或控件中显示的文本Address 到文件 UNC 或页面 URL 的路径Subaddress 在文件或页面中的地址语法格式 Displaytext Address Subaddress 数据类型 查询向导型 为用户建立一个字段内容的列表 可以在列表中选择所列内容作为添入字段的内容 可以显示下面所列的两种列表中的字段 从已有的表或查询中查阅数据列表 表或查询的所有更新都将反映到列表中存储了一组不可更改的固定值的列表 表结构的定义 对字段进行定义 包括 字段名字段的类型字段的长度格式 索引 输入法状态等 创建表 创建表的方法 数据表视图创建表表向导创建表设计视图创建表导入表创建表链接表创建表 表中数据的输入 在数据表视图下输入数据 表的属性设置与维护 修改字段名插入新字段删除已有字段修改字段类型修改字段长度 字段的输入 显示格式设置 自定义文本 备注字段的输入 显示格式 格式符号 符号串 其中 符号串 是可选择项 如果选择了该项 则表示未向该字段输入数据时所显示的默认值 文本与备注字段的字段格式符号 自定义数字字段格式 其中 是可选择项 如果选择了该项 则表示该字段数据后面显示 符号串 的值 数字字段的字段格式符号 自定义日期 时间字段格式 自定义日期 时间字段格式 自定义格式规则 自定义日期 时间字段格式 续 自定义日期 时间字段格式 续 输入掩码 字段标题的设置 字段标题是字段的别名 在表 窗体和报表中显示 如果没有为字段定义标题 则系统自动次字段名作为字段的标题 字段有效规则的设置 有效规则是指向表中输入数据时设置的字段值所要遵循的约束条件 即用户自定义完整性约束 在向表中输入数据时 若输入的数据不符合字段的有效性规则 系统将显示提示信息 并停留在字段所在位置 直至输入数据符合有效性规则为止 有效性规则 有效性规则由关系表达式来描述约束条件 关系表达式 也称条件表达式 它的值为逻辑值 表中数据的编辑 数据的修改在表被打开后 在表浏览器中选择要修改的内容并进行更新数据的复制可以减少重复数据或相近数据的输入 可以实现一条记录或多条记录 一列或多列数据 多个数据项的数据的复制 表中数据的复制 数据的删除选定要不需要的记录 可以实行删除操作 此操作不可逆 数据的查找 替换可以在大量的数据中快速地查找需要的数据 可利用替换功能进行数据的替换 使用表 记录定位记录排序通常是按记录的顺序进行排序 也支持按主键值升序排列记录筛选从记录表中 根据筛选条件查找一个或一组满足条件的记录 方式 按选定内容筛选 内容排除筛选 按窗体筛选 高级筛选 排序 使用表 字段隐藏 取消隐藏用来控制表中显示字段的个数 方式 隐藏列 取消隐藏列字段冻结 解冻在表中字段多时 可以使某些字段一直显示在窗口中 方式 冻结列 解冻列 索引 索引是按索引字段或索引字段集的值使表中的记录有序排列的技术 索引有助于快速查找和排序记录 Access可建立单个字段索引或多个字段索引 多字段索引能够区分开第一个字段值相同的记录 索引 字段的数据类型为 文本 数字 货币 或 日期 时间 准备搜索字段中保存的值 准备对字段中的值进行排序 注意 数据表中OLE对象类型字段不能创建索引 多字段索引最多允许有10个字段 单字段索引 在字段属性列表中有一个 索引 属性 设置为 有 有重复 和 有 无重复 则该字段就设置了索引 有 有重复 即为该字段的值将进行索引 允许在同一个表中有重复值出现 有 无重复 即该字段的值将进行索引 不允许在同一个表出现两个或两个以上的记录的值相同 通常是主键或候选关键字才会设置该索引方式 多字段索引 如果经常需要同时搜索或排序两个或更多个字段 可以为该字段组合创建索引 在使用多字段索引排序表时 Access将首先使用定义在索引中的第一个字段进行排序 如果在第一个字段中出现有重复值的记录 则会用索引中定义的第二个字段进行排序 以此类推 主键 在数据表中能够惟一确定每个记录的一个字段或字段集被称为表的主键 主键可以保证关系的实体完整性 一个数据表中只能有一个主键 三种主键 自动编号主键当向表中添加每一条记录时 可将 自动编号 字段设置为自动输入连续数字的编号 单字段主键只要某字段包含数据 且不包含重复值或Null值 就可以将该字段指定为主键 多字段主键在不能保证任何单字段包含唯一值时 可以将两个或更多的字段指定为主键 建立表间关联关系 表间关联关系类型一对一关系一对多关系多对一关系关系是参照两个表之间的公共字段建立起来的 在关系面板中创建的关系是永久关系 建立表间关系 设置主关键字创建表间关联关系创建表间关联前提创建表间关联使用子表 修改关系 当关系创建完毕后 发现关系设定错误或未实施参照完整性 可以对已经设定好的关系进行修改 在修改前需要先关闭数据表 然后将鼠标指针指向关系连线 双击 即可弹出 编辑关系 对话框 在对话框中对关系进行修改 修改完成后单击 确定 按钮 完成关系的修改 删除关系 当关系建立好以后发现错误时 可选中该关系连线 即鼠标指针单击连线 当联系变粗时表示选中 按Del键即可删除关系 参照完整性与相关规则 在数据表的关系建立以后 如果希望数据表之间存在一定的约束关系 以保证数据库中数据的有效性 在Access中可以建立参照完整性来建立主表与相关表在增 删 改记录时相关字段数据的正确性 数据表之间的约束性规则 建立关系后未实施参照完整性在主表中增加 删除 修改关联字段的值时不受限制 同样 相关表中进行相同的操作时也不受影响 建立参照完整性但未实施级联更新和级联删除规则在主表中增加记录不受限制 修改记录时 若该记录在表中有匹配记录 则不允许修改 删除记录时 若该记录在表中有匹配记录 则不允许删除 在相关表中 增加或修改记录时 关联字段的值必须在主表中存在 删除记录时不受影响 约束性规则 续 建立参照完整性并实施了级联更新和级联删除规则在主表中增加记录不受限制 修改记录时 若该记录在相关表中有匹配记录 若修改关联字段的值 则匹配记录的关联字段的值自动修改 删除记录时 若该记录在相关表中有匹配记录 则匹配记录同时被删除 在相关表中 增加或修改记录时 关联字段的值必须在主表中存在 删除记录时不受影响 调整表的外观 改变字段的次序调整字段的显示宽度和高度改变数据的字体调整网格线和背景颜色隐藏列冻结列 数据的查找和替换 Access可以帮助用户在整个数据表中或某个字段中查找数据 并可将找到的数据替换为指定的内容或数据 或将找到的数据删除 数据的查找与替换操作是在数据表视图下进行的 在 查找 选项卡中 在 查找内容 文本框中输入要查找的值 在 查找内容 文本框中输入的数据 可以使用通配符 通配符及其功能表 排序记录 数据表使用时 可能希望表中的记录按照一个字段 多个字段或表达式的值进行排序 排序可以按升序或降序排列 排序的规则 西文字符按ASCII码值顺序排序 英文字符不区分大小写 中文按拼音字母的顺