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海关帐操作实务 1 海关帐及海关帐的建帐基本要求 2 海关对企业建帐规范的要求 设置 编制 保管会计帐簿 会计凭证 会计报表及其他会计资料 报关单证 进出口单证 合同及进出口业务直接有关的资料 时限 三年 凡能通过计算机正确 完整地记帐 核算的 其计算机储存和输出的会计记录视同会计资料 但应打印成书面记录并完整保管 向海关报送资料包括进出口货物的购买 销售 加工 使用 损耗 库存等有关物料流向的情况和资料 上述有关帐证 必须在企业内保存 不能以任何理带出境外 3 单 证 帐 册 表 同 企业规范核算涉及主要部门有六 采购 关务 货仓 财务 生产 销售 海关要求企业报关 财务 仓库三帐统一三套表 加工贸易产品流向表 加工贸易原料来源与使用情况表 加工贸易生产设备使用情况表海关帐 物料流向与调配帐 合同与备案帐 实际凭证六本仓帐 进口原料进出仓帐成品进出仓帐国内购买料进出仓帐委托加工 发外加工进出仓帐边角 废 料 残次品帐成品国内销售进出仓帐六账本的记录要求 这些账本的记录来源于真实的入仓单 送货单 领料单 生产通知单 制单 订单 等原始凭单 并保持账单相符 帐实相符 与进出仓记录有关的单证 企业在印制时须多制一份海关联或存根联 并按月装订 存放 以备海关核查 4 海关对企业帐簿单证的细化规定 企业会计核算必须满足海关监管要求 确立加贸企业原材料来源及使用情况表 产品流向情况表 生产设备使用情况表等进出口业务报表 构建海关监管货物采集系统 制定关务档案管理办法 使海关有帐可对 有案可稽 同时使用行业计量单位和海关计量单位计算 登记有关帐册 单证 报表 统一核查口径 建立报表 帐册报审制度 约束企业强化日常管理 5 海关帐的主要内容 海关物流与合同备案帐 报关员 仓帐 仓管 财务税务帐及会计分录 会计 及相关明晰帐海关物流明晰帐的基本内容 流水号 日期 出入类别 摘要 单据号 凭证号 发票号 订单号 合同号等建帐的要点类似于进销存原理是关于物料来源和流向说明的物流帐作为原始凭证的单据是作帐的基础帐实不符是常见的问题需要建立有编号 名称 规格 型号 数量等的进出存仓帐 同时要建立所有存货的仓位卡按照海关六套帐的要求分别作帐国内物料 保税物料 非保税物料须分别作帐 6 做好海关帐的基本要素 企业内部有完善的物流制度要有完整的进出仓单据有完整的报关资料要对库存进行盘点 7 海关对海关帐记帐的要求 加工贸易企业发生的所有与进出口有关的收发货物活动 包括原料 产品 包括次品 报废品 副产品 委托加工 受托加工有边角 废料 生产设备必须登记本帐 加工贸易企业自行购买的普通格式的进出存帐 必须遵照本规范记帐 自行设制格式帐册的企业 其设立 填制 登记的进出存帐和凭证必须满足本规范所列要求 加工贸易企业启用进出存帐需填写启用日期 由启用人员签名 并盖企业公章 原料与成品需分别设帐 主要的或收发频繁的原料和成品单立科目 委托加工 受托加工 边角废料的产生 收发需单独设帐或单立科目登记 生产设备需单独设帐 本帐由企业管理收发货物的专门人员登记 本帐应按实际收发货物的时间 包括年 月 日 品名 数量 规格逐笔登记 保税货物与非保税货物 减免税进口设备与非减免税设备必须区分记录和核算 收入货物需登记入仓单号 货物来源 性质或供货方名称 其中进口货物需填写海关监管手册号或报关单号 发出货物需登记领料单号 或外发单号 或出货单号 货物流向或收货方名称 其中出口货物在取得出口报关单应补充填写海关监管手册或报关单号 领料单必须填写订单号或制造令 或生产单 编号 进出存帐的记帐凭证 原始凭证必须分类保管 以便查阅和统计 货物计量的商业惯例有两个以上计量单位或与海关计量单位不一致的 需分别计算 登记 本帐需进行期初结存和本期结存核算 本期结存 期初结存 本期收入 本期发出 需逐笔结存 本帐需进行月度小计和年度合计 本月收入或发出小计为本月收入或发出数量累计 本年合计为本年的月小计的合计 8 海关帐记帐管理的内容 9 海关帐与企业关务内控管理 对与进出口业务有关的物流 资金流 信息流和管理机制的系统控制 直接影响企业会计核算 财务税收 外汇管理乃至应对海关管理 配合企业供应链的战略规划 理顺企业内外关务作业流程 建立完善的账册 单证管理体系 关务管理工作的评估和控管 建立关务工作的跟单管理和三节点管理机制 部门协调与关务总领机制 对报关人员和相应跟单人员的人事管理机制 10 海关帐与企业关务内控管理 管理人学习关务政策 了解海关帐的运作程序 各责任人 执行人明确海关帐的设置要求 反思自己企业将面临的问题 设置组织架构 明确责任者 部门间的协作非常重要 明确作业规范 标准作业流程 建立物料基础表并维护 帐薄 帐票格式统一 作业流程标准化 具体作业方法明确及标准化 11 企业部分单证的内部流转 采购 财务 报关 生产 仓库 订单 订单 报关单 出口发票 送货单 报关单 进出仓单 退料单 领料单 生产报表 完工成品通知单 退料单 入庫单 关务内控管理的流转程序 12 企业部分单证的外部流转 外汇局 企业 海关 银行 税局 进出口报关单 手册 报关单 发票 订单 送货单等 银行结汇单 出口发票 结汇单 进出口报关单 进出口发票 关务内控管理的流转程序 13 企业单证的内部与外部流转 企业内部 采购 报关 财务 生产 企业外部 外管局 海关 税局 银行 业务往来 企业环境 关务内控管理的流转程序 14 海关帐建立的基本思路 资料准备 对上年实际库存做期初盘点 包括原料仓 成品仓 半成品仓和生产车间 完整的报关资料 合同 报关单 业务单据和各种凭证 完整的工厂单据资料 进出仓单据须按照海关定义按照物料的来源和流向进行分类整理工厂实际耗损资料工厂名称与报关名称的折算关系和折算比例 15 海关帐建立的基本思路 建帐步骤 建立报关资料与工厂仓库实际商品名称的对应表将进出仓单据按照海关定义按照物料的来源和流向进行分类整理找出与进出口报关相关进出仓单据 做好对应工作按年月日有序登记相关资料到帐簿 逐笔作结存产生所需的年审报表根据建立的海关物流帐建立相应的财务报表帐 16 海关帐建立的基本思路 建帐标准 报关资料 进出仓单据 财务数据的统一核对资料 海关稽查的方法 凭证之间的核对凭证与帐簿之间的核对帐簿之间的核对帐簿与会计报表之间的核对会计资料与报关资料之间的核对 17 三帐平衡的一般思路 第一环节 合同备案 报关核查表 报关单 报关单证审核 验收入库 海关帐第二环节 生产指令单 材料出仓单 加工及工艺流程审核 与申报单耗对应 半成品或成品入仓单第三环节 成品 半成品出仓单 出口报关核查表 出口报关单 海关帐辅助环节 深加工结转转出备案 深加工结转转入备案 转出报关 出仓单 出货单 单据审核 转出海关帐转入报关 入仓单 收货单 入仓单据审核 转入海关帐委外加工合同备案 委外加工核心工艺说明 出仓单 XXX 半成品 成品 废弃物料 余料入仓单第四环节 合同核销 台帐核销 海关帐 18 海关账建帐误区 海关帐 的基本原则 在不脱离工厂实际的前提下 如实记录物料的流向 而不是脱离货物料物的实际流动情况而使用备案合同和报关单进行公式计算 逻辑推理进行记账 即使海关不要求建账 企业也应该建立自己的进出存帐 只是因为企业使用了保税材料 海关才要查账 不应该理解为海关强制我们做帐 而是本来就应该做帐 试想 一个没有物料进出存帐的企业 难道不是一个垃圾工厂吗 19 海关账务作业误区 合同基本档的维护 随时根据船务提供的进出口装箱单和出货数据 按时间分合同录入电子文件 等报关单回来后再录入报关单号并进行核对 注意如果某份装箱单欠报关单要及时跟催 或者有报关单先回来而船务的装箱单未过来也要及时跟催 月未根据平常收集的各个合同的资料做 生产计划平衡表 和 海关帐月报表 生产计划平衡表 主要是把各个合同的进出口合计数输入 计算理论库存 然后与根据仓库提供的实际库存进行比对 海关帐月报表包括 加工贸易原材料来源与使用情况表 和 加工贸易产成品流向表 前者是将每个月所有合同的材料进项分直接进口和结转进口分别加总输入 然后用两者之和减去出口反推料件 再与 生产计划平衡表 进行比对 后者是将每月的出货做一个统计 根据船务提供的出货PACKING和各个合同的进出口的报关单制作国外出货单及制令领料单 两者可进行比对 注意事项 1 月底拿到各个合同的报关单时应与平时做的各个合同的进出口总档核对以确保所有的报关单均已收到 2 做国外出货单和制令单的编号原则如下 日期优先 同一日期的按合同签的先后顺序 20 海关账务作业误区 成品帐及原料账册的建立 建立步聚 根据已经做好的国外出货单 出口报关单做成品进出仓帐及成品入库单 正常情况下应直接采用成品仓提供的成品入库单 注意事项 出口货物的编码原则与编国外出货单的原则基本上一致 做完之后应与报表核对 以确保无误 根据制令领料单和进口报关单做原料进出仓帐及原材料验收单 正常情况下应直接采用材料仓提供的验收单 注意事项 目前的做法是直接进口部分按直接进口报关单来做 结转进口部分按供应商实际送货来做 并不是按转厂报关单来做 领料部分按出口反推料件来做 21 海关账务作业误区 转厂作业流程 对帐 每月某号之后根据财务提供的重量明细表按品名及厂商输入送货结转明细表 然后与厂商进行核对 转厂 与厂商对好帐之后 根据合同及对方的需求及时安排备案 根据双方需要及时进行转厂 注意转厂时要核对合同余数 不能超过合同数量 特别是某一合同在核销时根据厂商的需求如有很大的数量要转进来 不仅要核对此本合同是否有余数 还要核对将此材料多余部分转余料到其它合同时是否够数 切记转进来之后不能消耗又不能转余料只能退港 转厂时要向外务报关员提供转厂资料 包括合同号 转厂数量 净重 毛重 包装种类 件数 关封号 切记要按与厂商确认的资料来转 将转厂数量及时输入 送货结转明细表 合同核销 在合同核销之前把该本合同所有未转关封全部转掉 与船务及外务报关确认欠料部分及不能转余料的部分如何处理 一般情况下前者开发票 后者退港 处理好之后即可做资料安排转余料 在转余料时同样需要确认转入合同是否有余数 根据合同需要合理安排余料转入合同尽量避免同时用几本合同转入 节约费用 在合同的进出平衡之后做合同核销表提供给外务报关 注意合同核销表的格式和一些细节的处理方法 合同核销表包括申请表 成品表 料件表和单损表 注意开发票部分的处理方法即如果某一料件是全部开发票或者是部分开发票的要在料件表中注明 单损表中的耗用量不计算开发票部分 海关帐都是要求自己的出入库单来做的 这样的单证才能站住脚 22 我的建议 海关帐的实质 在企业原有的物料 包括原材料 成品 半成品 进出仓帐的基础上加入海关要求的更能具体反映材料进出仓的动态信息 即物料流向和流量的变化情况 对物料价值的变化一般之要求企业按实际单价申报 海关并没有要求企业以合同的单损耗另做一套进出存仓帐 同时也没有规定统一的做帐格式 如果生产经营过程与海关监管方式有所不同 应当事先做适当补充并向海关备案 特别是物料的行业单位与海关监管单位相异时 应先建立转换标准报海关备案审批 海关并没有强行规定海关帐的记帐区间 记帐区间企业应根据企业自身的监管模式灵活掌握 海关并没有强调企业应该使用计算机软件进行做帐 即使是电子底帐监管模式的企业 相关海关帐也可以使用手工制作 企业手工EXCEL作帐 计算机作帐以及委托代理作帐之间并没有所谓优劣之分 完全取决于企业自身的方便与否 如果企业已经建立了完备的ERP或MRP系统 也许使用手工作帐更加方便 自是相关工作人员更加辛苦了 海关帐是一个体系 由于帐务系统数据来自于不同的部门 作好海关帐的前提是企业应有明确的作帐分工 送货单 入库单 领料单 制令单 BOM表 客户订单 成品入库单 成品出库单 采购单等等这些都是海关所要求的基本凭证 23 我的建议 对象 对海关保税物料实际流动情况进行系统的记录 内容 企业应按物料的实际收发的品名 规格 数量 时间 价格 来源 流向等进行登记帐簿 区分物料性质 保税货物与非保税货物 减免税货物与非减免税货物应区分记录或核算 企业内部计量单位与报关单位不一致的 应同时记录与核算并建立相应的换算关系 24 报关员与关务跟单员的义务 事先与海关协调生产或行业单位与海关监管单位异同 定期与仓储 财务 业务 物流等部门核实相关数据和单据 统计一个月所有供应商和客户的送货数量 统计一个月各海关合同的进出口数量 与仓库对帐 与供应商和客户对帐 非财务对帐 整理上述基本单证 归类存档 便于以后查找及应对海关稽查 编制供应商或客户每月结转汇总表 编制海关库存数与实际库存数核对表 25 建立与完善与海关帐相关的各类企业帐册 26 记帐方式选择分析与对比 手工EXCEL作帐计算机软件作帐委托代理 适合您的就是最好的强烈建议 拒绝委托代理记帐 理由 虽然不违法但显然不可靠 接受代理记账机构提交报表 代理做的帐的所有的经济和法律责任仍然由自己的公司承担 内部的员工对公司的材料 产品 客户 供应商 生产工艺流程更加熟悉 海关帐是为了工厂的实际经营和应对海关稽查 而原始凭证和账册拿到代理处做帐去了 企业怎样维持生产运作 委托代理记账公司记帐的企业 是海关稽查的重点之一 27 登记海关帐的货物名称 材料或产品非常单一 不需区分任何规格型号 那么 按照合同或报关单上的品名做海关帐即可 材料或产品规格型号大于等于两种 就应该按照货物的实际收发的品名 规格 型号进行记账 而非抄写报关单上的品名 报关单货名 实际收发的品名 规格 型号 作为海关帐的标准货物名称是最好的 这既可以方便企业内部管理 也可满足海关年终报表的需要 28 海关帐的原始凭证 29 海关六套帐 海关六套帐的误解 一是把海关六套帐认为是海关帐 由报关员去做 二是把海关六套帐认为是会计存货明细帐 是对企业的原材料 辅助材料 包装物 低值易耗品 在产品 半成品 外购商品等存货 着重从金额上进行核算从而确定库存存货成本和发出存货成本的帐簿 海关六套仓库存货实物帐 应由仓库人员去做 因与会计的存货明细帐和海关合同备案帐有着密切的关系 需由会计人员和报关人员的帮助和配合 30 海关六套帐 企业仓库的存货 应将进口料件 内购材料 委托加工材料 废料等分开储备和分别记帐 应将外销产品 内销产品 废品等分开储备和分别记帐 企业的会计帐簿必须真实 准确 完整地记录和反映生产经营情况 包括货物的购进 储存 生产 销售 发外加工等情况 海关六套仓库存货实物帐的 数据应来源于入库单 送货单 领料单 生产通知单 制单 订单 等原始凭证 并保持帐单相符 帐实相符 与进出仓记录有关的单证 企业在印制时须多制一份海关联或存根联 并按月装订 存放 以备海关核查 海关规定的海关六套仓库存货实物帐的帐册内容和格式 企业可根据实际情况及生产管理需要增加内容及栏目 企业对帐簿可自行设置 但必须保留海关文件规定的内容 海关六套帐的摘要栏 应简明扼要地写明该项业务主要内容 涉及海关进出口货物业务 应当写明海关报关单编号 31 海关六套帐 海关六套帐必须真实地记录存货的进 出仓和结余情况 帐簿的数据必须有合法 真实 完整 准确的原始单证 进仓栏和出仓栏必须注明 入仓单号 和 出仓单号 各种材料的 入仓单号 是指原材料入库验收单编号 各种产品 入仓单号 是指产成品入库单编号 各种材料 出仓单号 是指原材料领料单编号 各种产品 出仓单号 是指产成品出库单编号 海关六套帐涉及国内海关转厂物资 含转入 转出 国内购料及内销产品必须在备注栏注明对方企业名称和送货单号 海关六套帐入帐的数量 重量均以海关合同备案所核单位为准 海关仓库存货实物帐的品名 规格 不是海关合同备案粗分类的品名 规格 而是仓库实际存在的具体存货明细品名 规格 委托加工 发外加工帐 中的发出或收回品名及规格均应在摘要栏内注明 送货单 收货单均应有双方企业盖章和经办人签字 收货单位也可用对方企业的送货单替代 若发出货物分批收回其收货单号可写多个号码 数量 重量累计总数填写 32 海关六套帐 海关六套帐应当字迹清楚 不得涂改 海关仓库存货实物帐帐簿应当按照连续号的顺序登记 帐簿记录发生错误或者隔页 缺号 跳行的 应按会计法规的规定进行处理 填错的原始单证 不得丢弃 并保持连续编号装订保存 海关六套帐的帐面数据 应当与相对应的原始单证数据相符 如果海关六套帐中进出口货物 其报关单号以附件的形式附在对应的记帐凭证后 但其数据则不能以海关进出口清单数据入帐 与进出口业务直接有关的帐簿 单证等有关资料连同进出口货物报关单 发票 核销表 合同手册 复印件 应当自进出口货物放行之日起 保税货物自办结海关手续之日起保管期为三年 企业有关减免税进口货物有关单证 包括报关单 发票 协议 手册 必须保管至企业办结终止手续止 33 海关六套帐 企业会计帐簿及单证 海关仓库帐簿及单证 必须在企业内部保存 不能以任何理由带出境外 企业国内购料除有规范的送货单和原材料入库验收单外 还应有合法 真实的税务发票 如果购销双方均为增值税一般纳税人 企业必须取得增值税专用发票 企业边角废料 残次品的出售 其收购单位必须是政府部门认可的合法单位 并应取得废料废品收购发票 以此发票为依据按规定申报纳税 实行EDI电子联网监管的企业以及由计算机全部或部分代替手工记帐的单位 所采用或开发的会计核算软件及有关管理制度必须符合财政部门的规定 其会计核算帐簿 报表以计算机打印书面形式并按照会计档案的有关规定保存 34 海关六套帐 建立健全存货收发凭证手续制度 海关直接进口料件 在国内通过海关转厂购入料件和国内购料的入库 仓库必须填制 原材料入库验收单 此单应有存根联 仓库联 会计联 客户联和海关联等联次 车间和其它部门在仓库领料 仓库必须填制 原材料领料单 此单应有存根联 仓库联 会计联 车间联和海关联等联次 车间完工产品入库 仓库必须填制 成品入库单 此单应有存根联 仓库联 会计联 车间联和海关联等联次 仓库成品出库 仓库必须填制 成品出库单 此单应有存根联 仓库联 会计联 客户联和海关联等练次 35 海关六套帐 建立健全存货收发凭证手续制度 原材料和产成品的入库 出库 其入库单 出库单应当有顺序编号 并签有领料人 验收人 审批人等责任关系人的姓名和发生的时间 原材料入库验收单 原材料领料单 成品入库单和成品出库单等原始单证应当履行必要的审核手续 仓库人员应当在规定时间内将所填制的原始单证传递财务 报关 车间 客户等相关人员 入库单和出库单的存根联作为企业保存 备查的原始单证 仓库联作为海关仓库存货实物帐的原始单证 会计联作为会计存货明细帐入帐的原始单证 但是 海关联不是报关员海关帐的入帐依据 而是作为报关员分析海关合同备案的料件构成 材料单耗和材料损耗率的海关计划数与实际企业产品对各种材料的耗用数 存货原材料正常损耗的实际数之间差异情况的原始单证 以便报关员对海关合同备案的料件构成 材料单耗和材料自然损耗率 进行及时 有效的调节和控制 海关六套帐入帐的原始单证 应当按编号顺序按类装订成册 年终存入企业会计档案 以备今后海关检查和企业的帐证核对 36 海关六套帐 建立健全存货清查制度 所谓存货清查 又称存货盘点 是指通过对存货实物运用盘点的方法来确定存货实有数的一种方法 在实地盘存制度下 存货清查的目的在于确定库存存货的数量 在此基础上来确定库存存货成本和发出存货成本 在永续盘存制下 存货清查的目的主要在于确定存货的实际数和帐存数是否相符 从而确定库存存货的实际数量和成本 保证存货价值信息的客观真实性 企业每次存货盘点后 应该盘点的真实数据与海关仓库存货实物帐数据相核对 对于存货的盘盈盘亏按照会计制度和税收法规 海关法规的规定 合法的进行处理 做到帐实相符 对存货盘盈盘亏处理后的海关仓库存货实物帐 要与会计存货明细帐核对 做到帐帐相符 同时还要与报关员的海关合同备案帐的数据进行核对 出现小的差异属于正常情况 出现大的差异要认真分析原因进行及时处理 37 海关六套帐 编制海关仓库存货实物明细帐明细分类与海关合同备案帐粗分类帐的对照表编制海关仓库存货实物帐与海关合同备案帐数量 重量单位换算表 38 海关六套帐 三套存货帐 海关仓库存货实物帐 会计存货明细帐和和海关合同备案存货帐 海关六套帐是存货实物形态表现 会计存货明细帐是存货价值形态表现 是同一存货的不同表现形态 因此 从存货的数量 重量而言 同一时点海关六套帐数据 会计存货明细帐数据与同一时点仓库存货实有数必须一致 做到帐实相符 同一时点海关六套帐数据与会计存货明细帐必须一致 做到帐帐相符 海关仓库存货实物帐与海关合同备案帐完全一致是假帐 海关仓库存货实物帐与海关合同备案帐出现小的差异属于正常情况 39 海关帐库存与仓库实际盘点库存 海关帐 实物进出存帐 仓库帐 满足生产实际需要如果海关帐 实物进出存帐 仓库帐 与仓库实际盘点库存不一致 就一定要 以仓库实际盘点库 为标准 进行调帐 期初库存 本期入库 本期出库 期末库存当多种原因导致实际库存不等于账面库存时 当然以实际为准 对合同 对生产 对采购 对仓库 对海关 对税务都是有帮助的 40 残次品与边角废料的区别与记帐方法 残次品 加工贸易企业生产过程中产生的有严重缺陷或者达不到出口合同标准 无法复出口的制品 包括完成品和未完成品 边角料 是加工贸易企业在海关核定的单位耗料量内 加工过程中产生的 无法再用于加工该合同项下出口制成品的数量合理的废 碎料及下脚料 残次品和边角料应该分别设立科目 分别记帐 记账混乱的危害 边角废料的单价不是很高 税款也不是很多 而残次品则要还原为原材料补税 价格高 税负重 合同核销时 海关补税 不表示工厂一定有残次品 不要因为在海关补税了 就反推一些残次品出来登记到帐本上 这样一来 弄巧成拙 41 往来企业 往来企业保存与本企业有业务往来的企业资料 包括供应商和客户 特别是与本企业有转厂的往来企业 往来企业的简称必须唯一 系统据此来区分不同的企业 厂商类别 厂商简称 全称 联系地址 电话 当事人 42 报关商品 报关商品是指企业实际进出口时用到的商品资料 这种商品资料需要向海关申报备案 经过海关审核后 企业通过报关单或清单通过海关口岸进行进出口操作 这部分商品是企业根据海关的规定 按照一定的规则对企业的工厂物料进行归并后相成的 归并后的申报商品可以对应多个工厂物料 内部编号 商品编码 商品名称 规格型号 单价 数量 加工单价 工厂单位 报关单位等 43 工厂物料 工厂物料是指从企业的ERP或其它库存系统中直接提取 未经归并的的企业生产物料 包括企业生产所需的基本的物料 原始料件 生产的成品以及半成品等 物料名称 规格型号 工厂单位 报关单位 重量单位 净重 单价 内部编号 商品编码 商品名称 44 成品组成及耗用 成品编号 成品名称 商品编码 合同号 备案号物料名称 规格型号 工厂单位 报关单位 重量单位 净重 单价 内部编号 商品编码 定额单耗 定额损耗 商品名称 45 材料期初库存 系统启用或年度重新建帐时 应对仓库的材料 成品 半成品等物料进行盘点 将期初数量录入相应期初单里 期初库存单包括材料 成品 半成品三种期初库存单据 序号 物料编号 物料名称 单位 数量 单价 金额 对应报关单相关信息 46 物料出入仓 成品进出仓 制