财务工作手册.doc

深圳市花样年物业管理有限公司Shen Zhen Fantasia Property Management Co., LTD编号：HYNPM-WI/CW版本：A财务部工作手册编制： 日期：审核： 日期： 批准：日期：说明： 红色印章为受控文件 括号内数字为文件分发号文件受控章 声明：本手册未经许可，不得翻印。 责任部门：财务部 00目录 A/0 1/1编号名 称页数版本/状态00目录1A/001财务管理组织架构1A/002公司领导的财务管理职责1A/003公司财务部部门职责1A/004公司会计岗位职责1A/005公司出纳岗位职责1A/006分公司出纳岗位职责1A/007财务管理基础工作1A/008会计科目1A/009发票管理制度2A/010收款收据管理规定1A/011固定资产管理1A/012收入费用管理1A/013会计报表和财务分析1A/014财务档案管理1A/015现金管理制度2A/016银行存款及支票管理制度2A/017借款与费用报销制度4A/0 01 财务管理组织架构 A/0 1/1 深圳市花样年物业管理有限公司财务管理实行公司总经理负责制。董事长董事长总经理财务部分公司出纳02 公司领导的财务管理职责 A/0 1/11. 遵守国家各项财经法律法规，执行国家的有关财经方面的方针、政策，依法进行公司经营活动，确保公司资金的安全及资产的保值增值。2制定公司经营的总体目标规划，并为实现目标组织好经营活动。3确定公司内部管理体系及机构设置，组织拟订公司财务管理办法。4对公司重大财务事项和重要财务行为在国家政策，法规及公司章程和授权允许的范围内有决策权。5接受投资公司内部审计机构的财务检查和国家财税工商审计部门的监督。03 公司财务部部门职责 A/0 1/11、 根据国家财务制度和财政法规，结合公司的实际情况，制定适用的财务管理办法。2、 围绕公司的经营发展和工作计划，编制公司财务计划和费用预算，有效地筹划、运用公司资金。3、 做好公司各项资金的收支管理。4、定期汇总公司的经济运作情况，提出合理化建议，为公司的决策提供参考依据。5、做好财务统计和会计帐目、报表、年终结算工作，并妥善保管会计资料。6、 定期检查财务计划、费用预算的执行情况，监督各部门的财务活动，分析存在的问题，查明原因，及时解决。7、统一归口管理各种票据，杜绝公司资金流失。8、负责依法计算交纳各种税收，接受税务审计部门检查。9、负责定期向业主公布管理费收支账目。10、保守公司财务机密，维护公司利益。11、协助管理体系在公司的正常运行和持续改进。12、完成上级领导交办的其它各项工作任务。 04公司会计岗位职责 A/0 1/11、 参与编制公司财务计划和费用预算，组织并进行公司的经济核算和经济分析。2、 学习掌握有关财经法规、财务制度、财税政策，起草编制公司的各项财务管理制度。3、 严格掌握和控制各项费用的支出，审核公司员工工资、奖金、福利和各种成本费用报销单据。4、 按国家统一的会计制度设置、使用会计科目。5、 根据审核无误的原始凭证编制记帐凭证、会计报表，保证数据的真实性、准确性，并负责内部、外部报表的报送。6、 负责国税、地税的纳税事宜。7、 负责各类发票的购买，收款收据的发放、核销。8、 妥善保管会计资料，并保守机密，维护公司利益。9、 运用正确的计算方法，对分公司的水电收支进行核算、分析。10、 按时、按质、按量完成上级领导交办的其它工作。05公司出纳岗位职责 A/0 1/11、 建立、健全现金、银行存款日记帐，定期核对，做到手续完备，日清月结，帐实相符。银行存款需每月与银行对帐单核对相符，并编制银行存款余额调节表。2、 定期对分公司的现金收、付、存工作进行稽查；3、 定期对分公司开出的票据进行稽查、核销工作，发现问题,查明原因,及时解决;4、 按规定对保险柜存放的现金及相关票据进行管理，并保管好钥匙； 5、 严格执行公司的财务制度，支出款项均需经公司会计、公司总经理审批，不得挪用公款或私自借支。6、 保守公司机密，维护公司利益；7、 按时、按质、按量完成上级领导交办的其它工作。06分公司出纳岗位职责 A/0 1/11、 分公司出纳员要严格遵守财务会计制度，执行国家规定的库存现金限额。2、 熟悉小区的单元户数和面积，管理费、水电费的收费标准和计算方法。3、 每月初打印收费通知单，对银行报送代扣款明细资料。4、 收费时必须使用盖有财务专用章的统一票据，记帐要日清月结，认真做好财务核算，报表、对帐工作。5、 负责分公司工资、奖金、福利的发放和各项费用的报销支出，登记现金日记帐。6、 收取的款项及时送存银行，不得截留挪用公款。7、 收取的支票要认真检查其正确性并及时进帐，登记正确银行日记帐。8、 按时、按质、按量完成上级领导交办的其它工作。 07 财务管理基础工作 A/0 1/11、公司的各项原始记录（包括管理费等收费通知单、水电费抄表单、考勤表等）要规范化、格式化，并统一规定传递、汇集、反馈的程序，做到及时、真实、准确。2、业主水电费由工程维修部于每月5日前抄表汇集到分公司出纳，出纳员于每月十日前将业主水电费及至当月管理费打印出客户收费通知单，交与委托收款银行代为扣款并通知业主及时存款；出现拖欠情况，出纳员将打印的收费通知单传与客服部，由客服部协助通知业主缴款。3、 分公司日常所需办公用品、工程维修材料采用由部门申请，分公司经理审批后，由分公司行政人员统一采购的管理办法。办公用品及工程维修材料采购入库前须经验收合格。4、公司建立内部稽核制度，经济业务原始报销单据必须有经手人签字，经分公司（或部门）负责人签字，公司财务审核、总经理批准后方可报销。5、公司财务部设会计、出纳，公司及分公司财务专用章和法人代表名章（财务印鉴）分开保管。 08 会计科目 A/0 1/1序号编号科目名称序号编号科目名称一资产类30应付利润11001现金312176其他应交款21002银行存款32预提费用3其他货币资金332301长期借款4短期投资34应付债券5应收票据35长期应付款61131应收帐款36代管基金71151预付帐款三、所有者权益类81171内部往来373101实收资本9备用金38资本公积101133其他应收款39盈余公积11库存材料403131本年利润12库存设备413141利润分配13低值易耗品四、成本类14待摊费用42540115长期投资五、损益类161501固定资产435101营业收入171502累计折旧445401营业成本18无形资产45营业费用191802递延资产465402营业税金及附加20待处理财产损溢47其他业务收入二、负债类48其他业务支出21短期借款495502管理费用22应付票据505503财务费用232121应付帐款51投资收益24预收帐款52营业外收入25代收款项53营业外支出262181其他应付款27应付工资28应付福利费292171应交税金 09发票管理制度 A/0 1/21.0 目的：为了加强公司的财务管理，规范财务核算和加强财务监督，根据本公司的实际情况，制定本制度。2.0 发票开具的一般要求2.1 本单位向业主（客户）提供管理服务，收取管理服务费，可以向业主（客户）开具管理费发票；2.2 各管理处提供停车场服务，收取停车费，可开具定额停车费发票；2.3 取得或开具的发票必须带有国家税务机关、国家财政机关监制的标志；2.4 发票上填写的付款单位名称必须与实际付款单位名称相符；2.5 发票中项目、单位、数量、金额、合计金额、日期、开票人姓名及其他发票项目内容要填写齐全；2.6 大小写金额要相符，金额合计数（小写）前要加符号“￥”封顶；金额合计数（大写）要用符号“”封顶；2.7 填写发票必须套联填写，字迹要清晰，不得有涂改、擦、括、补痕迹；2.8 开具的发票客户联必须加盖“财务专用章”2.9 发生开具错误的发票，应套联作废还原，并另行开具；3.0 发票的使用与管理3.1 公司财务部负责统一购领、对外监督使用和保管发票，并建立发票登记制度；3.2 各分公司出纳负责对本小区开具发票，并对领用发票的完整负责；同时接受公司财务人员的监督、稽核和检查；3.3 开票人严格按要求开具发票，认真严格审查发票开具的内容，对于不符合要求和情况不明的应拒绝对外开具发票并及时反映情况；3.4 任何单位和个人不得转借、转让、代开、虚开发票；3.5 任何单位和个人不得拆本使用发票，不得擅自扩大发票使用范围；3.6 任何单位和个人不得使用假发票和与业务情况不相符的发票；3.7 公司财务人员、各分公司出纳员严格把关，不得开具不符合要求的发票；3.8 财务部应严格发票登记制度，明确领用人、保管人、领购日期、发票号码，发票作废等情况；发票领用人必须对领用发票的安全完整负责；4.0 发票管理的职责09发票管理制度 A/0 2/2发票管理中发生下列行为和职责事故的，公司应追究当事人和责任人的责任：4.1 开票人开具与真实情况不相符的发票行为；4.2 有目的的私自涂改发票，造成或可能造成公司经济损失的；4.3 虚构经济业务活动，造成虚开发票的行为；4.4 责任人不按规定开具发票，造成不良后果的；4.5 私自转借、转让、代开、拆本使用发票的行为；4.6 发生丢失、损毁发票，给公司造成不良后果的；5.0 其它5.1 本制度未尽事宜，可依照税收征管条例和发票管理暂行办法执行。5.2 根据本公司的实际情况规定，发票由财务部统一购买，各分公司出纳员为开具发票收据的责任人，到财务部领用发票。各收款员必须严格按照本规定执行。5.3 用发票直接报销的，无论采用何种结算方式，也都应履行规定的审批程序。6.0 相关文件国家颁布的税收征管条例和发票管理暂行办法10收款收据管理规定 A/0 1/11.0 目的：为了规范物业公司各分公司的收款工作，杜绝资金流失隐患，同时根据物业公司管理的需要，制定本规定2.0 内容：2.1 收款收据由财务部统一购买、统一保管，财务部对未使用的收款收据的安全负责；2.2 财务部设专人对收款收据进行管理，建立登记销号制度，领用时对领用收款收据的编号、日期、数量等进行登记，并由领用人签字；2.3 收款收据必须按有关规定正确套联填列，客户联必须加盖财务专用章方生效；2.4 对于作废的收款收据必须套联作废，并加盖作废专用章；2.5 领用出库的收款收据，领用人必须对其安全负责，若遗失或其他原因消失，追究领用人责任；2.6 已用收款收据存根财务部审核完备后，由财务部保存三年，期满按规定统一销毁，对销毁的收款收据必须认真仔细登记，并由有关领导及在场人员签字；2.7 严禁白条收款或开具私自购买的其他收款收据，若有违反规定，公司将从严处理。 11固定资产管理 A/0 1/11、 固定资产是指使用期限在一年以上，单位价值较大（2000元以上），并且在使用过程中保持原有实物形态的资产，如电脑、建筑物、运输工具等。2、 公司固定资产除购置、在建所形成的外，其他如投资转入的车辆等均构成本公司的固定资产。3、 固定资产的购买须填写固定资产申请单，严格按审批程序进行；公司固定资产设专人保管，明确责任人，建立固定资产登记簿及固定资产卡片。4、 固定资产计价方法4.1 外购的固定资产以实际支付的买价或售出单位转出价加上支付的运输、包装等与购买固定资产有关的其他费用为原价。4.2公司建造的固定资产按建造过程中发生的全部支出计价。4.3在原有固定资产基础上进行改、扩建的，按原有固定资产帐面价值减去改、扩建过程中发生的变价收入，加上改、扩建增加的支出计价。4.4盘盈的固定资产，按重置完全价值计价。5、 固定资产折旧及修理5.1. 公司固定资产按平均年限法计提折旧，残值率为5%。5.2公司固定资产日常修理及更换零配件等费用，按正常费用报销程序进行，计入相关的成本费用支出。12 收入费用管理 A/0 1/11、 物业管理营业收入包括：管理费收入、空调维护费收入、停车场收入等。营业收入确认的原则是权责发生制，以取得收入或收入索取的权利，作为销售成立。2、 各种代收款等服务费收入统一划归公司管理。物管总公司收入来源包括营业执照范围内的环境绿化、购销收入，各分公司按营业成本的10%提取的管理酬金等。3、 主营业务成本、财务费用、管理费用作为期间费用直接进入当期损益，业务招待费用，根据全年计划销售收入和规定的比率核定，由公司统一控制。4、 按照国家规定，职工福利费按职工工资总额的14%计提，工会经费按2%计提，职工教育经费按1.5%计提，按13%计提职工养老、医疗等统筹基金。5、 差旅费报销标准，按公司差旅费报销规定执行；业务招待费按不超过收入额的比例由公司控制；其它费用按公司财务费用报销制度执行。食堂费用支出，按员工食堂核算管理办法执行。 13 会计报表和财务分析 A/0 1/11、 本公司的会计年度为公历年每年1月1日始至12月31日止，记帐本位币为人民币元。2、 会计报表是反映公司财务状况和经营成果的总结性书面文件，包括财务报表（利润表、资产负债表）和财务情况说明书。公司财务部定期向投资公司财务部、各分公司经理及有关工商、税务等政府部门提供月份、年度财务报告。3、 为了加强内部管理，除编制对外统一的财务报表外，设计制定若干内部报表如：营业收入明细表、经营成本明细表、管理费用明细表，往来明细表、主要财务指标执行情况因素分析表等。在执行中可根据实际情况适当增减。主要报送投资公司、公司领导作为加强管理的参考。14 财务档案管理 A/0 1/11、 财务档案是指在财务工作中产生或归集的各类会计凭证、账薄、报表等会计核算专业资料，主要包括：（1） 会计凭证类 （2） 会计账薄类（3） 会计报表类（4） 各种数据清册、银行对帐单、财务计划和重要的经济合同所产生的会计资料等。2、公司财务档案由财务部会计负责，存放于财务部办公室专柜。3、财务部对每年形成的会计资料都必须登记会计档案保管清册，并视工作需要按标准装盒立卷。4、原则上，一般人员不得查阅财务档案。如确因工作需要查阅财务档案，须经总经理批准，并办理登记手续。查阅财务档案不得拆卷、不得抽出、涂改等，一般不得离开财务部，不得复印。5、财务档案的保管期限，执行财政部、国家档案局联合颁发的会计档案管理办法的规定，分为定期和永久保管类，定期有5年、10年、15年、25年。6、财务档案保管期满，由财务部提出销毁意见，并编制会计档案销毁清册，由总经理领导的包括行政人力资源部、财务部负责人的销毁小组鉴定、签署意见，批准后销毁。 15 现金管理制度 A/0 1/2深圳市花样年物业管理有限公司财务制度与流程标题：现金管理制度 页数：2页编号：花物财制01号拟稿：物管财务部 颁布日期：初审：投资公司财务部负责人复审：物管总经理 批准：COO 第一条 为加强企业现金的安全管理, 以及现金管理的规范化、标准化，杜绝事故的发生，依照现金管理暂行条例实施细则，结合本公司各分公司的实际，特制定本制度。 第二条 现金是企业财务部门为了支付日常零星款项而掌握的现款，花样年物业管理公司现金主要指出纳备用金和公司业务周转金。 第三条 现金的开支范围1 员工工资、各种工资性津贴；2 个人劳务报酬；3 各种劳保、福利费用支出以及国家规定的对个人的其他支出；4 出差人员必须随身携带的差旅费；5 结算起点1000元以下的零星支出；6 确需现金支付的其他支出以及现金管理条例规定的其他支出范围。 第四条 单位之间经济结算往来一律以转账为主，尽量减少使用现金，除在本规定范围内可以使用现金外，应当通过银行进行转账结算。 第五条 花样年物业管理公司采用定额备用金制度，按照不超过三天的费用开支，分公司备用金定额为贰万元；因特殊情况需要超过上述限额的要按正常审批程序提取。 第六条 各分公司的物业管理费等收入采用银行代扣款或支票形式收取，现金收取部分包括入伙装修期间费用及业主逾期交款需交现金的，应及时送存银行，不得坐支现金。 第七条 收支现金必须有凭有据，符合财经纪律和财务制度的规定，收取现金要注意识别假币；支付现金要由公司负责人、分公司经理以及经办人签章，公司会计审核。收付现金后必须在现金收付凭证上加盖“现金收讫”或“现金付讫”戳记和出纳人员名章。第八条 员工工资采用银行代发形式发放，离职员工需直接支取现金的，需由本人签 15 现金管理制度 A/0 2/2收或附本人身份证复印件及委托书由他人代领。 第九条 各分公司必须建立健全现金账目，逐笔记载现金支付，账目要日清月结，做到账款相符；不得用不符合财务制度的凭证顶替库存现金；不得因私事借用公款；不得利用银行账户代其他单位和个人存入和支取现金；单位收入的现金不得以任何名义存入储蓄；不得私设小金库。 第十条 出纳人员取送数额超过2万元的现金时，要求有人员随同取送。第十一条 出纳人员发现现金长缺时，要及时查清原因，并如实向直接上级汇报，不得私自处理，现金短缺时应明确责任，报请公司领导审批再作处理。第十二条 公司财务部应当定期或不定期地检查现金管理执行情况，发现问题及时纠正。对违反现金管理条例的要批评、教育、处罚。凡因违反现金管理制度造成损失的，一律由当事人负责。第十三条 本制度自批准之日起实行。 16 银行存款及支票管理制度 A/0 1/2 深圳市花样年物业管理有限公司财务制度与流程标题：银行存款及支票管理制度 页数：2页编号：花物财制02号拟稿：物管财务部 颁布日期：初审：投资公司财务部负责人复审：物管总经理 批准：COO 第一条 为及时正确地进行银行存款结算，如实反映银行存款的收入、支付和结算情况，规范支票领用行为，保证资金安全，结合本公司各分公司实际，制定本制度。 第二条 银行存款是指企业存入银行的货币资金。支票是指银行的存款人签发给收款人办理结算或委托开户银行将款项支付给收款人的票据，分为现金支票和转账支票两种。现金支票可以向银行提取现金。转账支票只能转账，不能提取现金。第三条 所有银行帐户的开设及消户均须经财务负责人及总经理批准，公司在银行开立的账户，不得出租、出借给外单位或个人进行结算。企业收入的一切款项，都必须及时解缴开户银行；企业的一切支出，除规定可用现金支付的外，都必须通过银行办理转账结存。第四条 公司在使用支票从银行支付款项时，必须遵循下列规定：（一）财务部对银行支票和支票印鉴设专人保管。财务专用章由公司会计保管，法人代表名章由各部出纳保管。支票的使用必须做到随签发、随盖章，不得事先盖章备用。严防支票遗失、被盗，造成公司的经济损失。（二）财务人员在签发支票时，必须遵循下列规定：1、 出纳人员应根据审核无误的付款凭证办理银行付款业务，并在付款前对支付申请的批准范围、程序是否正确，手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等进行复核，对于不符合制度规定的支付申请，出纳人员有权拒付；2、 支票支付款项时，出纳员应同时在支票联和存根联注明收款人、金额、日期、用途等各项，并请支票领取人在支票存根上签名确认；转帐支票须在支票上注明转帐标记； 16 银行存款及支票管理制度 A/0 2/2 3、 各类银行付款单据（支票、电汇、汇票等）注明的收款人须与付款凭证、发票及合同上的收款人一致，如不一致须同时提供由收款人开具的委托付款凭证与付款申请同时办理审批手续，审批通过后，出纳方可办理银行付款手续；4、 对于已办结银行付款手续的付款凭证，出纳员应在其原始单据上加盖“银行付讫”戳记，以避免重复付款；5、 任何有文字或数字更改的支票应予作废。作废的支票必须加盖“作废” 戳记，并按顺序号留存备查；（三）业务人员需要领用支票时，一律填写“支票领用单”并按照审批程序审批后领用。严禁签发空头支票和远期支票，不得签发全空的支票。如因采购地点及金额不能确定，可签发限额支票并填写好日期、用途。限额支票必须在24小时之内返回财务部报账，限额支票存根须在支付后请收款单位在支票存根上盖章，并将支票存根和所附原始票据一并交回财务部门，财务部门对交回的支票存根，要核对号码并及时注销。（四）对附有票据的支票领用，财务人员对所附原始凭证，既要核对金额的一致性、合法性，又要审核是否有经手人签名及签署业务用途；借用支票须在五天内履行审核报批手续，财务部门对逾期未报账的支票，有权随时督促领用人报账。（五） 支票如有遗失，一经发现，必须立即向企业有关负责人报告，并向银行办理挂失手续。第五条 由出纳人员根据收付款凭证，按照业务的发生顺序逐笔登记“银行存款日记账”，做到日清月结，每月终了要与“银行对账单”核对。如有差额，必须逐笔查明原因及时处理，严格杜绝超过两个月的未达账项，并应按月编制“银行存款余额调节表”，调节相符。第六条 本制度自批准之日起实行。17借款与费用报销制度 A/0 1/4深圳市花样年物业管理有限公司财务制度与流程标题：借款与费用报销制度 页数：4页编号：花物财制03号拟稿：物管财务部 颁布日期：初审：投资公司财务部负责人复审：物管总经理 批准：COO 一、借款(一) 释义借款，是指员工因工作需要临时向公司借支现金或支票。(二) 适用范围同时满足以下条件的经济业务可办理借款手续：1. 具有能证明业务有效性的文件（合同、协议、会议通知、采购申请单、出差申请单、车辆请修单、专业培训申请等单据）；2. 发票等合法有效的入帐凭证尚未取得（已取得发票的直接进入费用报销程序）；3. 必需预支款项，否则既定的经济业务不能进行。(三) 借款原则1. 已办理借款手续的业务，需在规定时间内予以核销，未在规定时间内核销的借款，从经办人当月工资中扣除，各类借款报销时间规定如下：1）差旅费需在公差回到公司后的一周内办理报销手续；2）专业培训费需在培训结束后10天内到财务部办理报销手续；3）其他借款需在借款的5天内办理报销手续。4）领用限额支票采购的，须在24小时之内到财务部报账。2. 同一业务，前帐不清，后帐不续。(四) 请款流程经办人填写借款审批单-部门（分公司经理）审核 总经理批准 财务部审核付款。17借款与费用报销制度 A/0 2/4二、 费用报销(一) 适用范围已取得合法报销凭据的各项费用支出。(二) 费用报销流程报销人填写费用报销单、差旅费报销单-部门（分公司经理）审核 - 财务部审核总经理批准出纳付款。原已请款的，先冲其借款，再根据票面金额多退少补，由财务部在报销单上分别注明收回、支付款项金额并加盖“付迄”章。 (三) 费用报销的注意事项：1. 原始单据：费用报销需使用合法的原始单据，所有原始单据均要求票面完整、清洁，不得涂改，字迹规整明晰，印鉴齐全，票据日期一年之内，票据顾客栏须填写公司全称“深圳市花样年物业管理有限公司”，金额大小写一致，各项目填写齐全，各票据种类及具体要求如下：1) 收据：支付给行政事业单位的款项可用行政事业单位开据的盖有收款单位财务专用章的收据作为报销凭证；2) 发票：企业间经济业务必须以收款单位开具的盖有收款单位财务专用章或发票专用章的发票作为报销凭证。发票版次有效，收款用途填写明确，开具发票的单位应与收款单位一致，不得收取超限额发票；3) 同次取得的定额发票，如餐票、出租车票，同一面值，必须连号。2. 报销单的填写：1) 差旅费的报销适用差旅费报销单，其他费用适用费用报销单（财务部取），附件张数、报销人、事由、金额大小写、合计等必须填写齐全。2) 将应提供的原始单据按要求粘贴在粘贴单（财务部取）上，由经办人在票据背面签字确认（公交车票和的士票必须在背面填列起止地点和时间）。3. 差旅费的报销：1) 差旅费的报销按公司颁布的出差管理制度执行，报销时应提供出差申请单；2) 住宿费应据实开具，开具住宿发票时，应索要电脑打印的费用清单并加盖17 借款与费用报销制度 A/0 3/4宾馆的“财务专用章”或“收讫专用章”。住宿发票应注明住宿人