你会利用WORD编制自动计算的计算书模板吗.doc

.你会利用WORD编制自动计算的计算书模板吗？1、概述你是否发觉WORD仅仅适用于文字编辑（当然也包括简单的表格计算），如果要做自动计算的计算书只能用EXCEL（如果是将计算公式和计算结果都事先算出来，然后编写计算书，这也只能叫文字编辑，不能叫计算书，这里所述的计算书应该为计算书模板）。例如：计算书中要多次用到“产品产量”这个数值，一般情况下，要修改产品产量数据，那么文中所有用到或与产品产量相关联的数据都要一个一个地计算，并一个一个地修改，这样的编写的计算书不仅通用性很差，而且修改工作量很大，且特别容易出错。能不能像EXCEL中一样，只要修改产品产量数据，其余数据能自动计算和修改，而不需要一个一个地计算和修改了。你试试这个：假设产品年产量为90万吨，则产品小时产量是多少？如果单位产品电耗为98.24度/吨，则全年耗电量是多少？计算公式可以写成（点击“插入”、“公式”）：产品小时产量=产品年产量1000024365 =1000024365 =87.60 吨/小时 全年耗电量=产品年产量产品电耗 =87.60102.5 =8979.00 万度/年将上面的公式全部选中，并按F9，就会出现下面的效果：产品小时产量=产品年产量1000024365 =901000024365 =102.74 吨/小时 全年耗电量=产品年产量产品电耗 =9098.24 =8841.60 万度/年你看看这样的编排效果是不是很清晰，也很美观。你可以试试，将产品年产量修改为102.5，产品电耗改为103.05，其中的计算公式不要修改，仅仅需要选中计算公式，按F9键，计算结果就会变为：产品小时产量为117.01吨/小时，全年耗电量=10562.63万度/年。是不是很神奇？本人通过多年的摸索和研究，基本搞清楚了如何编写计算书模板，通过实际应用，感觉很好，她完好地保留了WORD文档所具有的逻辑性、计算书的美观性，更重要的是开发了多年查找文献和资料没有发现的比较强大的计算功能，这就为编写计算书模板打好了坚实的基础。下面为大家分享这一成果和经验。关键词：域、书签、表格、数字格式2、WORD中的域2.1 域的定义WORD域的中文意思是范围，类似数据库中的字段，实际上，它就是Word文档中的一些字段。每个Word域都有一个唯一的名字，但有不同的取值。用Word排版时，若能熟练使用WORD域，可增强排版的灵活性，减少许多烦琐的重复操作，提高工作效率。2.2 什么是域首先，我们了解几个与域相关的概念。域是文档中的变量。域分为域代码和域结果。域代码是由域特征字符、域类型、域指令和开关组成的字符串；域结果是域代码所代表的信息。域结果根据文档的变动或相应因素的变化而自动更新。域特征字符是指包围域代码的大括号，它不是从键盘上直接输入的，按键可插入这对域特征字符。域类型就是WORD域的名称，域指令和开关是设定域类型如何工作的指令或开关。2.3 域能做什么使用Word域可以实现许多复杂的工作。主要有： 自动编页码、图表的题注、脚注、尾注的号码； 按不同格式插入日期和时间； 通过链接与引用在活动文档中插入其他文档的部分或整体； 实现无需重新键入即可使文字保持最新状态； 自动创建目录、关键词索引、图表目录； 插入文档属性信息； 实现邮件的自动合并与打印； 执行加、减及其他数学运算； 创建数学公式； 调整文字位置等。2.4 与域相关的几个快捷键插入域命令显示为： 在域的位置，按，更新并显示域结果在指定域的位置显示域代码或显示域结果，他们会交替变换。将文档所有位置的域显示域代码或显示域结果的交替变换锁定指定的域，以防止修改当前的域结果解除原锁定的指定域，以便修改当前的域结果将指定位置的域的结果变成文本以上几个命令是域常规操作命令。必须熟练掌握和应用！2.5 利用域做一些计算域能进行的计算只有“加、减、乘、除、幂”等运算，不能进行三角函数、对数函数等超越函数的运算。例题1：一个长方体的长等于2.3，宽等于4.5，高等于8.2，请计算他的体积。第一步：按得到 第二步：在 内键入“=2.3*4.5*8.2”，即有=2.3*4.5*8.2第三步：按，就可以将该域转换为计算结果。如：84.9例题2：计算425除以32的结果的0.8次方。第一步：按得到 第二步：在 内键入“=(425/32)0.8”，即有=(425/32)0.8第三步：按，就可以将该域转换为计算结果。如：7.918下面的问题是：域中的数字是固定的，不能变化，如要变化，必须修改域中的数字，如果多个地方都用到长方体的长或多个地方用到立方体的计算结果，就需要多个地方进行修改，这非常不方便，也容易出现错误。能否实现将数字运算采用变量运算来代替，只要在一个地方将变量赋值，就能得到各种情况下的计算书。3、WORD中的书签通过多年的摸索和研究，利用word中的书签，就能实现域的变量运算。这个成果将给我们带来革命性的进步，这一点我也多次在互联网上查找，没有得到任何信息。下面听我慢慢道来。3.1 什么是书签Word中书签的作用类似于您可能会放置在一本书中的书签：它可标记您希望下次能轻松找到的位置。您可以根据需要为文档输入任意多的书签，并且您可以为每个书签起一个唯一的名称以便于识别。若要添加书签，首先应在文档中标记要定位到的位置。然后，可以跳转到该位置，或者在文档中添加指向该位置的链接。3.2 如何定义书签第一步：光标移到需要定义书签的地方，用光标选择需要定义的内容；第二步：点击“插入”，再点击“书签”，会弹出如下的对话框。第三步：在书签名下面的输入框中键入你定义的书签名。点击“添加”按钮即可。例如：将“中华人民共和国”定义成书签名为“中国”。3.3 书签的使用方法 快速定位：点击“书签”，在弹出的对话框中选中你定义的书签，点击“定位”按钮，光标会快速移动到你定义该书签处。 引用书签：点击“交叉引用”，会弹出如下对话框。在“引用类型”栏选择“书签”，在“引用内容”栏选择“书签文字”，将“插入为超链接”打上“V”（如果需要超链接的功能的话），在“引用哪一个书签”栏中选择你需要的“书签名”，点击“确认”按钮，便将你定义的书签内容插入到当前位置。使用结果如下：中华人民共和国如果将光标放在插入位置，按的效果如下： REF 中国 h 实际上是对书签采用域的方式引用。同时插入的内容具有超链接的功能。如果在引用时不选择超链接，则插入或引用的仅仅是域。结果如下：中华人民共和国如果将光标放在插入位置，按的效果如下： REF 中国 。与上面的差别仅仅是域中少了“h”开关。还可以插入书签的其他信息，点击“引用内容”，得到：在引用类型中还有其他的选择，如编号项、标题、书签、脚注、尾注、表格、公式、图表，见下图。 超链接引用：点击“超链接”，在弹出的对话框中按“书签”按钮，得到如下对话框：选择书签下“中国”，点击“确定”，得到：#中国如果按，会得到如下结果： HYPERLINK l 中国 如果按住CTRL键，再点击#中国，光标会移动到所定义的书签处。4、利用书签和域实现变量计算4.1 基本方法针对例题1，其内容为：一个长方体的长等于2.3，宽等于4.5，高等于8.2，请计算他的体积。利用书签和域实现变量计算的步骤如下：第一步：定义书签，选中2.3，点击书签，并在书签名栏键入“长”作为书签名，定义4.5为“宽”的书签名，定义8.2为“高”的书签名。第二步：按得到 第三步：在 内键入“=长*宽*高”，即有 =长*宽*高 第四步：按，就可以将该域转换为计算结果。如：84.9引申一步可以这样，再次定义计算结果为“体积”的书签名，同时如果假设该物体的密度为3.3，并定义3.3为“密度”的书签名，这时可以通过下面的域实现质量的计算。如：按，键入=体积*密度，其结果就为280.2这样的书签名及其计算结果可以在文档的任何位置调用，调用方法就是插入域，并在域内容里键入书签名即可如：在某位置，按，键入体积，其结果就为84.94.2 WORD中的函数在Word中也能够使用函数，并且，Word已给您提供了18种函数，下面的内容是这些函数的名称及功能介绍和使用方法。1）函数名：ABS函数功能：返回输入值的绝对值。例如，函数=ABS(-3)将返回3。2）函数名：AND函数功能：允许您执行复合的“与”逻辑测试。例如，函数=AND(1=1,2+2=4)将返回1，因为其中的两个逻辑测试都为真。3）函数名：AVERAGE函数功能：计算输入值的算术平均值。例如，函数=AVERAGE(1,2,3,4)将返回2.5。4）函数名：COUNT函数功能：对输入值计数。例如，函数=COUNT(1,2,3,4,5,6)将返回6。5）函数名：DEFINED函数功能：决定是否可以计算公式。如果可以计算该公式就返回1，如果不能就返回0。例如，函数=DEFINED(1/0)将返回0，因为任何数都不能被0除。6）函数名：FALSE函数功能：返回用于假的逻辑值0。例如，函数=FALSE将返回0。7）函数名：IF函数功能：执行逻辑测试，如果测试为真将返回一个结果，而测试为假时则返回另一个结果。例如，函数=IF(2+2=4,1,0)将返回值1，因为2+2确实等于4。8）函数名：INT函数功能：返回值的整数部分。例如，函数=INT(3.5)将返回3。9）函数名：MAX函数功能：返回最大的输入值。例如，函数=MAX(1,2,3,4)将返回4。10）函数名：MIN函数功能：返回最小的输入值。例如，函数=MIN(1,2,3,4)将返回1。11）函数名：MOD函数功能：返回除法运算剩余的模数（或余数）。例如，函数=MOD(3,2)将返回1，因为3被2除后的余数是1。12）函数名：NOT函数功能：允许您执行复合的“非”逻辑测试。例如，函数=NOT(1=1,2+2=4)将返回0。因为两个逻辑测试的结果为真。13）函数名：OR函数功能：允许您执行复合的“或”逻辑测试。例如，函数=OR(11,2+2=4)将返回1，因为第2个逻辑测试的结果为真。14）函数名：PRODUCT函数功能：相乘函数中的参数。例如，函数=PRODUCT(2,3,4)将返回24。15）函数名：ROUND函数功能：将输入值四舍五入到指定的十进制精度。例如，函数=ROUND(123.456,2)将返回123.46。16）函数名：SIGN函数功能：如果输入值是负值就返回-1、如果输入值是正值就返回1，或者如果输入值是0就返回0。例如，函数=SIGN(-3)将返回-1。17）函数名：SUM函数功能：求和输入值。例如，函数=SUM(2,2)返回4。18）函数名：TRUE函数功能：返回用于真的逻辑值1。例如，函数=TRUE将返回1。4.3 通用域开关4.3.1 格式开关(*)1）大小写域开关* Caps每个单词的首字母大写* FirstCap第一个单词的首字母大写* Upper所有字母均大写* Lower所有字母均小写2）数字格式开关* alphabetic字母字符Seq appendix * alphabetic =b* Arabic 阿拉伯数字Page * Arabic =31* CardText 序数词 = SUM(A1:B2) * CardText =seven hundred ninety* DollarText序数词=9.20+5.35 * DollarText * Upper =FOURTEEN and 55/100* Hex十六进制数 Quote 458 * Hex =1CA* OrdText八进制文本 Date d * OrdText =twenty-first* Ordinal阿拉伯序数词 Date d * Ordinal =30th* roman 罗马数字 Seq CHAPTER * roman =xiSeqCHAPTER*ROMAN=XI3）字符格式和以前用的格式* MergeFormat将以前结果使用的格式作用于当前的新结果。* CharFormat作用于整个结果的域类型的第一个字母的格式。以下示例的结果具有粗体和粉红色格式，因为“Ref”中的“R”是粗体和粉红色的。 Ref if 域 * CharFormat 显示为：If4.3.2 日期时间图片开关 ( )1.日期参数：月(M) 日(d) 年(y)2.时间参数：小时(h) 分钟(m)例： TIME h AM/PM 9 AM或 5 PM TIME h:am/pm 9:am或 5:pm TIME HH:mm Greenwich mean time12:45 Greenwich mean time4.3.3 数字显示方式开关( # ) = 4 + 5 # 00.00 =09.00 = 9 + 6 # $# =$ 15 = 111053 + 111439 # x# = 492 省略数位x以左的数字 = NetProfit # $#,#,# =$2,456,800 = netprofit # #% =33%4.4 表格的引用4.4.1 当前表格里的引用对于word表的每一个单元格，就像每个EXCEL工作表中的单元格的分布位置一样。WORD引用单元格的方法同EXCEL方法一样，如：（1）引用第一列前三个单元格A1:C1（2）引用第一行第一个单元格至第三行第三个单元格区域A1:C3（3）引用第一行前三个单元格区域和第三行第三个单元格A1:C1，C3连续单元格之间用冒号间隔，不连续区域之间用逗号隔开（4）整行引用，如引用第一行1:1（5）整列引用，如引用第二列B:B备注：（1）WORD中对单元格的引用始终是绝对引用，并且不用写$符号。（2）没有EXCEL中交叉引用格式，如：A1:C1 B2:B3，使用此格式则会显示错误。（3）WORD表格中单元格的命名是由单元格所在的列行序号组合而成。列号在前行号在后。如第3列第2行的单元格名为C2。其中字母大小写通用，使用方法与EXCEL中相同。4.4.2 相对于当前单元格而言的引用例如：（1）求B1:C1单元格数据的和，假设该行只有B1和C1中有数据，可以在A1中输入公式=SUM(right)，或者在D1中输入公式=SUM(left)，其中right代表公式所在单元格右侧所有单元格，left代表公式所在单元格左侧所有单元格。（2）求B2:B3单元格数据的和，假设该列只有B2和B3中有数据，可以在B1中输入公式=SUM(BELOW)，或者在B4中输入公式=SUM(ABOVE)，其中BELOW代表公式所在单元格下面所有单元格，ABOVE代表公式所在单元格上面所有单元格。（3）在使用LEFT，RIGHT,BELOW,ABOVE四个参数时，他们分别表示对公式域所在单元格的左侧、右侧、上面、下面连续单元格内的数据进行计算，即数据范围是到公式域所在单元格的左侧、右侧、上面、下面的第一个空单元格的前一个单元格为止。4.4.3 通过引用“书签”进行计算第一步：给表格定义书签，如将下表定义为“表1”的书签名。335676123212543175215494第二步：通过域和书签对表格中的数据进行调用。如：调用第二行所有数据之和。 = sum(表1 2:2) 结果为： 56例如：计算表1中第三行的乘积。 = product(表1 3:3) 结果为：125550如何引用某一个单元格的数值呢？如引用C3数据。方法有以下几种。sum法： = sum(表1 C3) 即有75max法： = max(表1 C3) 即有75min法： = min(表1 C3) 即有75有上述方法可以看出，对于表格中的数据引用，必须采用函数法。4.5 数学公式中的书签引用比如计算一个物体的体积，其计算公式是：长*宽*高，可以采用下面方法实现。体积=长宽高=长宽高=长*宽*高实际运行效果为：体积=长宽高=2.34.58.2=84.9注意：1）不能采用“插入”、“对象”、“Microsoft 公式3.0”的方法编写公式，因为这种方法，键入的仅仅是文本，不能插入书签，不能计算。2）只能采用“插入”、“公式”或按，此时可以插入书签，并进行计算，从而满足了变量公式，自动填写数据，并计算结果。这种编排方式非常适合编写说明书，条理清楚，检查便利，容易理解。3）word2007中的公式使用书签计算时，有时会出现计算结果出错，这是因为有时候公式中将“-”和“*”自动变成中文方式的减号和乘号，即“”和“*”，这时需要将其改成西文方式的运算符。但是word2013就没有这方面的问题。4.6 数字格式的多样性例如：要求计算长方体体积小数点保留3位。应写成 =长*宽*高 # 0.000 即有：84