个人时间管理.ppt

個人時間管理 演講人 廖慶榮教授現職 國立台灣科技大學工管系教授學歷 美國賓州州立大學工業工程博士 經歷 著作 經歷國科會工業工程與管理學門召集人 現任 台灣科技大學管理學院院長台灣科技大學管理研究所所長工業工程學刊總編輯著作個人時間管理 遠流 作業研究 三民 研究報告格式手冊 五南 策略1 設定明確的目標 時間管理的目的將時間用在與目標相關的工作上目標 未來某個時間想要達到的一個特定 可以衡量的結果目標越明確 越可衡量 你越知道如何去找資源 找機會來完成它目標的種類時間 短期 中期 人生 對象 健康 家庭 工作 學習 公益 娛樂 策略1 設定明確的目標 續 設定目標的方法 必須正確且適合自己寫下來經常思考與檢討尋求良師益友建議定下完成期限 策略2 設定遠大的人生目標 人生目標終身的事業目標屬於自己的人生目標 配合自己的專長和興趣我的人生目標時間管理專家 效率專家 策略2 設定遠大的人生目標 續 發覺並堅持自己專長和興趣BillGates中學寫電腦程式 一個暑假賺5000美金WarrenBuffet10歲發行賽馬刊物NIKE創辦人PhilipKnight暑期工讀上晚班 每天早上跑七英里路回家Polo創辦人RalphLauren上初中時 別人穿皮夾克耍酷 他穿蘇格蘭呢的百慕達短褲 領尖有鈕釦的襯衫StevenSpielberg12歲完成他的第一部電影 高中畢業暑假三個月 每天到環球影城 假裝上班 策略3 記錄你的生產時間 生產時間 用於與目標相關工作上的時間時間管理的目的 生產時間的記錄 每天一個數字 簡單 有效 策略4 每天一定要擬定每日計畫 若無每日計畫 你的一天活動將會由別人決定方法在記事簿上寫下3 6項今天要完成的事項尚未開始工作前擬定不必訂下確定的時間要有一 兩項是和自己目標相關的事項持續 策略5 使用記事簿 記事簿是時間管理最重要的工具之一最適當的形式6孔活頁 7吋或5吋長四大部份通訊錄 每週行程 每日計畫 備忘錄自己發展適合你的記事簿所有資料記在記事簿上 隨身攜帶 查閱 記錄 策略6 學習英文的效率 實用程度熟背國中英語課文 具備聽 說 讀 寫中上程度 熟背技巧 大聲朗讀20次利用多媒體教材 鵝媽媽國中英語 進階程度 說寫 和 聽讀 分開學習說 寫 將要講的話 或要寫的文章 寫下來 找美國人修改 修改後熟背聽 MP3 空中英語教室 TIMEforStudents讀 英文教科書 報紙 策略7 清理你的桌子 為何要整理桌子 縮短找東西的時間容易分心無法看出事情的優先順序方法 只做分類 四類 工作 待丟棄待處理待歸檔待送出 後三類放在三層文件架上 策略7 清理你的桌子 續 辦公室的佈置桌上只放電話 檯燈 電腦鍵盤桌上不要上放家人照片或飾品不要使用桌墊不要在自己辦公室內掛佈告欄使用兩個垃圾桶 長方形 A4紙箱 策略8 以 編號搜尋法 法整理檔案 為何整理不好 傳統的分類整理是錯誤的方法資訊不應分類的原因 可歸於多類無法歸於任何一類放錯類別若採大分類仍無法解決問題忘記文件屬於哪類分類花時間大多數歸檔文件不會再使用 策略8 以 編號搜尋法 法整理檔案 續 方法準備檔案櫃或A3紙箱在文件右上角貼上編號 依序垂直放入檔案櫃內以Excel將文件建檔 兩欄 No 標題 注意事項完全不要分類相關文件可用相同編號 如 某專案計畫 但盡量少 櫃內可放雜誌整理盒 塑膠 兩側空 文件亦可放入 透明夾 或 檔案夾 內現在開始採用 以前的檔案先不管 為何有效 簡單 經濟 有效 快速 找得到 策略9 以 編號搜尋法 法整理名片 影印10張名片影印一張A4紙原稿 名片 丟棄 保留影本打30孔 並放入30孔夾 A4大小 幾乎不會用到反面減少名片簿厚度3至6倍輸入電腦以word或Excel輸入例 徐承中霍克 同學A23使用 尋找 功能 策略10 絕不半途而廢 我撰寫 留學生英語 的親身經驗中期目標不可半途而廢在棒球比賽裡 得分不是取決於安打的數目 而是取決於奔回本壘的次數 策略11 一氣呵成 分次處理的缺點 寫作 寫報告要一氣呵成 學習電腦一氣呵成 養成一氣呵成的習慣 事後獎勵 策略12 充分做好事前準備 事前準備 讓你計畫順利執行的先決條件出門前的檢查放假前應考慮周延如何避免 忘了帶 或 忘了事前準備 環境變換前考慮清楚想到立刻做想出 免記憶 的方法 策略13 避免拖延 回信的拖延立即處理的好處避免不重要的事變成緊急的事避免遺忘不必記憶事情的來龍去脈節省記錄的時間不必因為心中有事而始終掛念著剪報 繳停車費 繳稅 策略14 遵守規定 對於自己無法改變的事情 不必浪費時間如 校規 公司規定 上司指示 交通規則 帳單繳費兩個選擇 Right Win Right 浪費時間 且失去信任 金錢 升遷 面子 策略15 減肥的效率 每天減0 2公斤 週六 日除外 目標明確 購買電子磅秤 可以衡量 每天早上起床上完廁所量體重 準確衡量 若有必要 晚上睡前亦可加量一次每天盡量 快走 運動更佳 晚餐僅吃蔬菜 水果 蘋果或芭樂 及少量肉假日出去玩 不要多睡 讓大家都知道找同伴一起減肥 策略16 學習電腦的效率 請人直接教你 空降學習法 只學所需要的十指輸入自然輸入法 或任何自動選字軟體 許氏鍵盤 僅用英文字母的注音法 沒有目標就像是開車沒有目的地一樣不管你開多快你什麼地方都去不了 一個人半年後的成就是完全可以預知的因為他不過是達成自己的短期目標而已 如果你沒有決定今天要做什麼事你什麼重要的事都不會做 使用記事簿讓你專心一次做一件事 如果你要把一件容易的事變得困難只要一直拖延下去就可以了 大多數人將兩天可以完成的事情拖到兩星期甚至一個月才完成