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第二章企业信息系统 QQ空间http www 6665 cc 教学内容 系统的概念和系统的结构 企业信息系统 管理信息系统 的概念 基本功能和结构 信息系统对企业组织与决策所产生的影响 教学要求 1 了解系统的一般概念2 掌握企业管理信息系统的基本概念3 熟悉企业信息系统的基本结构 功构和软硬件结构 4 掌握信息系统对企业组织的影响5 掌握信息系统对企业决策的作用 第一节系统 本节主要知识点 1 系统 子系统 系统环境2 系统的特征3 系统的结构 系统科学 研究如何在合理的组织协调下 有效地发挥整体的功能的一门新兴学科 系统科学的研究领域包括系统哲学 系统工程以及抽象系统科学等 作为管理信息系统的理论基础之一 系统科学的基本思想是十分重要的 如系统的概念 子系统的划分以及系统结构的表现 化简 结合等 都是在管理信息系统的概念模型设计和系统开发中不可缺少的基本思想 一 系统的概念 1 系统 System 系统是由若干相互联系 相互制约的元素 Element 结合在一起 并形成具有特定功能的有机整体 三层涵义 第一 这些元素是为了达到某个或某些共同的目标而结合的 第二 这种结合要遵循某些规则 第三 这种结合意味着这些元素之间存在着较强的相互依存和相互作用的关系 往往不可轻易地分割为独立单元而存在 实例 学习系统 课堂学习系统的组成包括教师 学生 课本和设备 所有成份相互影响都是为了达到学习的目标 企业系统 企业利用资源 如人 资金 原料和设备等 达到盈利的目标 企业的经营过程 如订货处理 市场调查 财政计划和生产制造等 是需要加以控制以达到这一目标的内部活动 普通系统论的观念 普通系统论认为 一切有机体都是由部分结合成的一个整体 它不只是各部分特性简单相加的总和 系统观念 一切有机体本身都处于积极的运动状态 动态观念 各层有机体都按严格的等级通过各层系统逐级组合 形成越来越高级 越来越庞大的系统 等级观念 系统思想 系统思想就是从整体中对各单元加以深入细致的研究 再从整体出发分析各单元的相互联系 相互依赖 相互制约 相互作用 系统思想是进行综合分析和与综合辩证思维的工具 2 子系统 系统中相对来说联系更为密切 或为完成某种局部功能而结合在一起的元素构成系统的子系统 3 系统环境 系统之外的一切与系统有这样或那样联系的元素所构成的整体 4 系统的特性 整体性 整体性是指系统中各个元素不是简单地组合在一起 而是有机地组成一个整体 系统的功能大于各组成部分功能的简单叠加 关联性 系统内部的各个元素之间 以及系统与环境之间都是相互关联和相互作用的 层次性 系统可以分为不同的层次 不同的层次可以自成系统 或称子系统 目的性 系统的运行都是在追求某种目标或目的 系统各组成部分有机组合的原则 就是使系统具有良好的功能并在某种最优的意义上达到所追求的目的 适应性 系统要达到自己的目的 就要适应外部环境的变化和排除外界的干扰 这就是系统的适应性问题 接下页 整体性分析是用来解决整体与局部之间关系问题 使之达到合理 减少内部摩擦 加强和集中整体功能 返回 关联性分析可建立组成部分之间的合理关系 从而除去相互间的盲目联系和无效行动 返回 层次性分析用来解决系统既是集合的 也是可以分解的 明确各个层的职责 避免上一层次干预下一层次的工作 以提高管理的有效性 返回 目的性分析的结果明确了系统的功能 解决系统的存在价值的问题 明确系统建立的目的 去掉盲目性 减少与系统目的无关的各种浪费 返回 适应性是使系统与外部更大的系统 环境 之间的关系达到合理 从而使系统具有生命力 整体性和环境适应都是解决协调问题的 整体性是解决系统内部的协调问题 环境适应性是解决系统与外部的协调问题 返回 二 系统的结构 系统结构中包含输入 输出 控制器 检测器等几个部分 其构成如图所示 接下页 系统的输入 是外部环境对系统的影响和作用 如企业作为一个系统 则外界对企业的投资可视为系统的输入 返回 系统的输出 是系统对外部环境影响和作用 企业的产出可视为系统的输出 返回 控制器 是根据给定目标和检测信号 按照一定的规则或经验做出控制决策 向系统发出控制指令的装置 在经济系统中 工厂里的总调度 国民经济系统中各级管理机构等起控制器的作用 返回 检测器 是将输出信号转换为控制器能够识别的信号的装置 如工厂中的质检部门与统计部门在企业中起检测器的作用 国家统计局则是国民经济中的检测器 返回 在建立企业信息系统的过程中 始终应当以系统的观点与方法指导我们的工作 第二节企业信息系统 主要知识点 管理信息系统的概念管理信息系统的基本功能管理信息系统的发展企业开发MIS应具备的条件及MIS对企业产生的作用信息系统的结构 案例餐厅信息系统 一家使用了计算机点菜的连锁餐厅最近在某市开业 生意格外兴隆 客人到餐厅后 在计算机上进行选菜 计算机就会显示出餐厅所供应的品种 想吃什么莱 在上面轻轻一点 屏幕上就会出现莱的样子 价钱 原材料以及菜中所含蛋白质和各种维生素的含量 供客人根据自己的需求和口味情况选择 顾客选好菜并付款后 计算机自动将选菜结果通知厨房进行配菜 计算机的使用 不仅给顾客提供了方便 而且使餐厅环境改观 现在我们看看该餐厅的信息系统是怎样工作的 假定餐厅中整个业务流程设计成这样 所有微机连成一个局域网 在餐厅 厨房 配餐间 收款处 经理室等都有终端 当顾客来到餐厅时 由服务员携带一台掌上型微机到餐桌前开点菜单 顾客选好后 点菜单的信息被传送到后台的服务器上 在该过程中系统会自动分类 根据顾客点的菜的品种 直接将信息送到制作它的厨师那里 例如顾客点的凉菜订单会被送到凉菜配餐间的计算机上 酒水饮料会被送到饮料室的计算机上 如果是炒菜就送到厨房的计算机上 如果某菜原材料用完 厨师可以在厨房中通过计算机立即送入信息 从而服务员在顾客订菜时 马上就可以通知他某菜的缺货情况 顾客输入信息后 马上就可看到他订的菜的总价格 通过餐厅的打印机也可以很快得到账单 上面列出所有顾客点的莱名和计算的结果 系统也对经理提供信息 例如能提供关于各种原料的价格和采购量 系统能对销售额和各种菜的成本进行比较 从而可以进行成本控制 经理也可以看到一定时期内每一道菜的销售情况 算出它们在总销售额中所占的比例 经理可以根据这些信息来调整菜谱 一 为什么要研究企业信息系统 1 企业通过信息系统能够随时了解不断变化的外部世界 容纳和吸收国际上的先进技术和经验 提高自身的竞争力 2 利用信息系统 企业可以大大提高生产效率和工作效率 3 企业利用信息系统可以增加自身的应变能力 二 企业管理信息系统 管理信息系统 ManagementInformationSystem 简写为MIS 1 定义 运用系统理论和方法 以电子计算机和现代通讯技术为信息处理手段和传输工具 能为企业管理决策提供信息服务的人机系统 2 作用 实测企业的各种运行情况 利用企业的历史数据来预测未来 从企业全局出发辅助决策者进行战略决策 利用系统提供的信息控制企业的行为 实现企业的规划目标 3 学科性质 管理信息系统是一门新兴学科 它是由现代化管理的客观需要而产生的 这门学科是综合运用管理科学 系统科学 数学和计算机科学多种学科的边缘学科 4 理论发展 20世纪30年代 柏德就写书强调了决策在组织管理中的作用 50年代 西蒙提出了管理依赖于信息和决策的概念 同一时代维纳发表了控制论与管理 他把管理过程当成一个控制过程 50年代计算机已用于会计工作 1958年盖尔写道 管理将以较低的成本得到及时准确的信息 作到较好的控制 这时数据处理一词已经出现 管理信息系统的概念发展 2 管理信息系统的基本功能 数据处理 计划 控制 预测和决策1 数据处理功能 管理信息系统能对各种形式的管理与生产原始数据进行处理 从而为管理人员提供准确的所需要的各类信息 2 计划功能 能够对管理和生产合理地安排计划 提高生产和管理工作效率 3 控制功能 对企业生产和经营的各个部门和环节的运行情况加以监控 发现问题及时纠正 4 预测和决策功能 利用各种数学模型和优化方法 对企业未来进行预测 并能为企业决策者提供辅助决策方案 3 管理信息系统 应用 的发展 1 产生阶段 计算机数据处理或电子数据处理 ElectricDataProcessing 简称EDP 阶段 从20世纪50年代到60年代 以单项事物处理为主 如工资核算 物资管理等 处理方式 集中式的批处理 2 发展阶段 管理信息系统 ManagementInformationSystem 简写为MIS 阶段 70年代 由单一的业务数据处理发展成为功能比较完善的综合性的管理信息系统 在系统和整体性方面有了进一步发展 数据处理方式 面向终端的联机处理 OnlineProcessing 3 成熟阶段 决策支持系统 DecisionSupportSystem 简称DSS 发展阶段 美国学者M S Morton于70年代提出 但其理论与应用方面的迅速发展却是在80年代以后 管理信息系统的基本理论和解决问题的方法渐趋完善和规范化 向充分利用人工智能技术的方向发展 4 企业开发MIS应具备的条件 1 企业的主要领导 特别是一把手要亲自参与和领导MIS的建设 也称一把手原则 这是搞好MIS的前提 2 企业有开发MIS的实际需求 这是搞好MIS的动力 3 具有一定的科学管理的基础 4 有一支高水平的信息系统开发的专业队伍 5 必要的资金支持和资源条件 5 MIS对企业产生的作用 企业管理信息系统的建立 将极大地提高企业在市场中的生存能力和竞争力 具体表现在 1 对市场做出快速反映 2 缩短生产周期 3 降低产品成本 4 及时了解市场信息 三 信息系统的结构 信息系统以处理 信息 为主要对象 是以信息收集 加工为目的组成的综合体 信息系统不是从事于某一具体工作 而是起关系全局并使系统中各子系统协调一致的作用 它类似于人体组织中的神经系统 不是具体完成某一特定动作 而是协调机体各部分的活动 企业信息系统通常包含企业内外经营环境的重要信息 比如与企业经营有关的重要政策的变化 发生的重要事件等 信息系统最基本的作用是把收集到的信息转变为适用的形式 用以协调企业内部的工作流 帮助员工和管理者决策 分析和简化复杂问题 提出合理的解决方案 信息系统的结构 企业信息系统的结构是指系统中各组成部分之间的相互关系和构成框架 各部分的组成方式不同就构成不同的系统结构 其中主要有系统的概念结构 功能结构 软件结构 硬件结构 一 信息系统的概念 基本 结构 管理信息系统的概念结构是指从管理信息系统组成的四大部件 即信息源 信息处理器 信息用户和信息管理者角度来分析它们之间的关系 信息系统的概念结构 基本结构 接下页 信息源是指信息发生的来源 意即信息的产生地 内信息源是指企业内部生产经营活动中所产生的各种数据 如生产数据 财务数据 销售数据等 外信息源是指来自企业外部环境的各种信息 如国家宏观经济信息 市场信息等 返回 信息处理器能完成数据的采集 数据变换和数据存储等 并将数据转变为信息提供给信息用户 返回 信息用户是指企业各不同部门和不同层次的管理人员 由信息处理器提供给信息用户的信息供管理人员做出科学决策使用 信息用户是信息系统的最终受益者 信息用户利用信息系统提供的各种信息进行辅助决策 返回 信息管理者是指负责管理信息系统开发和运行的人员 信息管理者在系统实施过程中负责信息系统各部分的组织和协调 返回 二 信息系统的功能结构 从用户的角度看 信息系统具有多种功能 各种功能之间又有各种信息相互联系 构成一个有机整体 按运行机制划分 订货 采购 库存 财务 生产等 按职能部门划分 销售 生产管理 后勤 人事管理 财务管理信息处理 高层管理等 信息系统的功能结构 子系统的名称所标注的是管理的功能或职能 它说明管理信息系统能实现哪些功能的管理 而且说明如何划分子系统 并说明是如何联结起来的 三 信息系统的软件结构 指支持信息系统各种功能的软件系统或软件模块所组成的系统结构 支持信息系统的软件包括通用的操作系统软件和专用的信息系统软件 销售生产后勤人事财务信息高层公用程序战略级信息管理级信息运行级信息业务处理级公用数据文件 四 信息系统的硬件结构 信息系统的硬件结构主要是指组成信息系统的网络结构和各单机硬件功能配置 企业信息系统的网络结构一般采用企业内部数个小范围的局域网通过高速专线 如光纤连接起来 企业内部局域网通过防火墙与企业外部的广域网进行连接 从硬件组成上划分信息系统的结构 Internet 防火墙 第三节信息系统与企业组织决策 本节主要知识点 1 物流与信息流的概念2 企业信息系统与组织协调3 信息系统对企业组织的影响4 信息系统与企业决策5 有关问题与对策 一 企业的基本生产活动 物流和信息流 物流是指企业从原材料等资源的购进到生产出商品这一过程中 实体物质发生物理状态变化的过程 物流是企业最基本的运动过程并且是单向运动过程 即使原材料增值变换为商品的过程 信息流是与物流相伴而生的各种信息的总称 如生产计划 材料供应计划 消耗状况 技术图纸 操作规章制度 质量管理计划 统计报表等 围绕着企业管理决策过程 物流和信息流构成了企业的基本活动 为了使企业以最低成本获取最大利润 企业的经营者需要将企业各个部门信息汇总得到的企业运行状态 通过对运行状态的分析作出对企业有利的决策并把它运用到企业的物流当中去 确保按照计划完成企业的生产任务 信息系统构成了企业顺利运行的中枢神经 有了信息系统 企业各部门之间的业务活动协调配合 组成了统一的有机整体 二 企业信息系统与组织协调 支撑企业信息系统运行的计算机软硬件技术 包括计算机网络和数据库的设计与实施仅起到一部分作用 要想充分发挥信息系统的潜能 协调和管理工作更为重要 三 信息系统对企业组织的影响 组织是人和其它各种物质组成的达到某种目的的集合 企业一种盈利性组织 企业管理的目标就是通过增加收入 降低成本使利润最大化 五个方面的影响 1 提高企业竞争优势2 改进企业的工作效率和生产销售方式 3 促进企业内部运行和管理方式的改进 4 促进企业产品质量的提高5 促进企业组织的变革 1 信息系统能够提高企业竞争优势 建立信息系统有利于企业从战略和策略两方面提高竞争优势 有关新产品开发 新业务拓展 与新的客户和供应商建立合作关系以及发现更有效的企业内部管理的新方法等都属于企业发展战略上需要的信息 从战略上来说 企业建立信息系统的目的就是要获得击败竞争对手的各种有用信息 建立信息系统还有助于企业实现为提高竞争优势而采用的策略 如 连锁机制 新产品策略 市场定位策略 低价策略等 2 改进企业的工作效率和生产销售方式 信息系统对于改进企业的工作效率 生产方式 销售方式 促进企业的产品质量 降低成本都是非常有效的 从信息系统中也可以得到服务状态的反馈信息 使服务更加有效 功能强大的销售信息系统可以帮助企业开发潜在的客户 从中获得宝贵的客户需求信息 从而洞察具有发展前途的市场新产品 促进企业内部运行和管理方式的改进 信息系统在促进企业内部运行和管理方式上起到其它系统所不可替代的优势 4 促进企业产品质量的提高 1 利用信息产品软件 简化产品的设计与生产过程 2 建立高标准的质量体系 3 缩短运行周期 4 改进设计质量和精度 5 促进企业组织的变革 信息系统通常会影响到企业内部组织结构上的调整和变革 这种调整和变革要求企业内部管理结构和企业人员的素质结构随着信息系统的介入发生变化 企业可能要进行重新组合 重新确立企业的目标 企业与客户的关系甚至企业的基本运作模式 为了从信息系统的应用中获得最大的利益 企业必须重新构造其基于手工模式的业务处理流程 企业的重构进程带来的是企业传统职能部门机构上的削减 业务处理进程发生了根本的变化 四 信息系统与企业决策 决策是管理活动中最重要的活动 决策是一个过程 从广义上看 决策贯穿整个管理过程 能对企业决策产生影响的信息系统具有以下特征 1 能够帮助领导层解决非结构化的问题 2 能够支持领导层做出决策 但是不能代替做出决策 3 不仅提高领导层决策的效率而且通过决策使得企业获得效益 为提高企业决策水平提供支持的信息系统主要有 决策支持系统 办公自动化和专家系统 分别对企业决策产生不同的影响 接下页 结构化决策问题具有很强的规律性 过程结构比较清楚 可预先作出有序的安排而达到期望的目标和结果 这类决策问题往往用定量的数学方法求解 不用决策支持系统也可以获得满意的解决 非结构化的决策问题的决策过程比较复杂 毫无规律可循 一般难以定量描述或用严格的数学方法求解 人们在作出决策前 难以推测和识别决策过程的各个方面 难以设计解决此类问题的计算机模型 在做计算机处理时需要借助于人工智能技术 半结构化决策问题介于结构化和非结构化之间 兼有它们各自的部分特点 所以最适合于用交互式计算机信息系统软件来解决 返回 1 决策支持系统 DSS 解决企业面临的各种难题 决策支持系统是以管理学 运筹学 控制论和行为科学为基础 以计算机和仿真技术为手段 辅助决策者解决半结构化或非结构化决策问题的人机交互信息系统 决策支持系统以提高决策效益为目标 对决策者起到支持和辅助作用 决策支持系统不能代替决策者的决策 2 办公自动化提升企业的决策效率 办公自动化又称为电子办公或无纸办公 办公自动化系统是企业管理信息系统的一个重要组成部分 办公自动化的服务对象是办公室的办公人员 包括管理人员 各类专家和文秘 利用计算机技术和网络通信技术代替办公室日常的数据和文件的手工作业 使得办公效率大大提高 间接的效果是为企业决策效率的提高打下了基础 3 专家系统提升决策的技术水平 专家系统是一种解决需要经验 专门知识和非结构化问题的计算机应用信息系统 使用专家系统可以使无经验的人在解决问题当中达到有经验的专业人员的水平 专家系统是一个具有大量专门知识与经验的