邮件礼仪及写作方式ppt.ppt

电子邮件使用规范 2018 4 20 一 电子邮件的重要性二 电子邮件的书写格式三 邮件正文的撰写规则四 电子邮件使用注意事项 大纲 一 电子邮件的重要性 一 为什么要使用电子邮件并规范电子邮件礼仪 二 什么样的情形下需要发送邮件 为什么电子邮件很重要 一 电子邮件是一种正式 便捷的沟通方式 二 电子邮件是最好的工作记录 三 电子邮件是最好的文件中转站 四 电子邮件是展示组织形象的窗口 什么情况下需要发邮件 1 正式的工作报告2 工作相关各方需要留下书面资料的往来信息3 公告 通知4 知识推荐和信息传递5 没有见面交流条件的其他交流内容6 复杂事项 难以简单说明的事项 一 电子邮件的重要性二 电子邮件的书写格式三 邮件正文的撰写规则四 电子邮件使用注意事项 大纲 主题的书写方法 格式 邮件内容 时间 主题要明确 主题中加入邮件的紧急 重要程度 如果特别着急 可以在邮件主题上加上英文 URGENT 称呼的书写格式 称呼顶格写在第一行 加上冒号 逗号 表示有话要说 问候的书写格式 问候语写在称呼的下面并空一行 正文的书写格式 正文一般分为连接语 主体文 总括语三个部分 每个部分开头都应另起一行 空两格落笔 祝福语和署名的书写格式 写完邮件的正文空一行 在正文的左下角写下祝福语和发件人的姓名 一 电子邮件的重要性二 电子邮件的书写格式三 邮件正文的撰写规则四 电子邮件使用注意事项 大纲 倒金字塔的叙事方法多用点 少用面对于关键内容的强调附件处理要科学邮件的撰写顺序 正文的撰写规则 倒金字塔的叙事方法 在邮件的开头 用一段话 言简意赅地概括大意 讲清楚 四个W和一个H 请找出下文的 四个W和一个H 四个W和一个H 多用点 少用面 分点叙述 清晰明了 正文书写要求分点叙述 尽量做到言简意赅 点与点之间没有重复 逻辑清楚 如果事情复杂 最好列几个段落进行清晰明确的说明 并且保持每个段落简短不冗长 规范提示方法 合理的提示是必要的 但过多的提示则会让人抓不住重点 影响阅度 突出重点 通过背景色 粗体 字体颜色的改变突出重点 对于关键内容的强调 1 若邮件带有附件 应在正文内提示收件人查看附件 2 正文应对附件内容做简要说明 特别是带有多个附件时 附件数目不宜超过4个 数目较多时应打包压缩成一个文件 附件处理要科学 附件处理要科学 3 附件文件应按有意义的名字命名 如 项目名称 文件是什么 今天的日期 如果有之前的版本 加上你的缩写名字 如 卫生健康 村医培训 7月18日 OYH 4 能够贴在正文里面的附件 尽量都贴出来 让收件人可以一目了然 写新邮件的最佳顺序应该是 附件 正文 标题 收件人 附件 1 容易忘记 先把附件贴进邮件 正文 2 依照要求 正确书写 标题 3 检查邮件的疏漏 收件人 4 明确收件人 邮件的撰写顺序 一 电子邮件的重要性二 电子邮件的书写格式三 邮件正文的撰写规则四 电子邮件使用注意事项 大纲 电子邮件使用注意事项 1 正确使用发送 抄送与密送2 收件人的排列应遵循一定的规则3 回复邮件时的注意事项4 关于Email的五个习惯 正确使用发送 抄送与密送 将抄送人数降至最低 确认收信对象是否需要收到这封信 以免造成不必要的困扰和 垃圾 收件人 ToList 需要回复或采取行动的人 不要把仅需了解此邮件事项的人放入 收件人 抄送 CCList 需要了解此邮件事项相关的人 人名的排列应遵循规则 人名的排序按职务级别从高到低 避免邮件标题过长 3 如果RE过多 请删除重