时间管理-员工层（个人精心制作）2011.05.03版.ppt

时间管理TimeManagement 管理部内部提升系列教材 一 课程目的 认识时间管理的重要性识别导致时间浪费的因素掌握时间管理的原则与步骤 为什么需要时间管理为什么时间总会在不经意间溜走时间管理的原则时间管理的步骤 课程大纲 一 为什么需要时间管理 自己的许多思想 宏图大志等都只有在梦中实现 没有时间与家人多处一会儿 没有时间多读书 没有时间尝试新的事物 没有业余爱好的时间 总之 没有在有限的时间里做自己应该做的事情 每一天都忙却忙的不是地方 人生需要规划 时间需要管理 有人讲 幸福 就是能够做自己想做的事情 成功 就是达到了自己预定的目标 而上述所列举的现象 显然是不幸的 为了改变这种 没有时间去做自己想要做的事情 不能在既定时间内完成既定目标 的现状 因此 我们需要时间管理 您是否需要时间管理 1 不安 很多要做的事情没有做 2 如释重负 又挨过了一天 3 担心未來 走一步 算一步 4 满足 有成功感 5 充满自信 一切尽在掌握之中 6 心境开朗 可以安心睡眠 如果您的答案是前三者 那表示您可能需要更妥善地运用您的時間 善用時間可以让您过上更自信和充实的生活 一天下來 您觉得 测测您的时间安排是否合理 下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间 你只需回答 Yes Or No 1你通常工作很长时间吗 2你通常把工作带回家吗 3你感到很少花时间去做你想做的事吗 4如果没有完成你所希望做的工作 你是否有负罪感 5即使没有出现严重问题或危机 你也经常感到工作有很多压力 6你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件 7你经常在做重要工作时被打断吗 8你经常占用用餐时间工作吗 9在上个月里 你是否忘记一些重要的约会 10你时常把工作推到最后一分钟 然后很努力的去做完它们 11你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗 12你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗 13当你长休了一段时间 你是否有负罪感 14你常无暇阅读与工作有关的书籍 15你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事 16你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来 总结您的时间掌控 二 为什么时间总会在不经意间溜走 让我们来看看任经理的一天的活动 8 30上司打电话让任经理去谈话 谈了一会儿有关公司人力资源规划的问题 中间总经理接听电话 有客人来访等 使他们的谈话一直延续到10 00 10 00准备布置下属工作 又有电话打来询问有关新入职人员薪资的问题 解释到10 20 10 20找来下属布置招聘工作 中间不断有其他下属进来请示工作 任经理的思路和时间被分割和耽误 布置工作一直延续到11 00 11 00对秘书报上来的文件等进行批示 处理 阅读文件 各类的报告 建议书等 到12 00 还有一部分没有过目 12 00匆匆吃过饭 看了一会儿报纸 与同事聊了一会儿天 猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成 明天就要上交的 于是赶紧冲进办公室 二 为什么时间总会在不经意间溜走 14 00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜 由于对招聘主管的工作不放心 本应是下属的职责 任经理却又全包了下来 包括招聘计划 招聘人员资格的具体要求等 都由任经理自己确定 此项工作又占去时间2个小时 16 00刚要写自己明天提交给总经理的公司人力资源规划报告 一个下属又进来请示和审批 同时聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻 16 30召集下属开会 因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作 任经理必须就此事同下属强调一下 但会议不仅没有达到任经理的预期目的 还拖延了时间 一直持续到17 00 17 00下属走后 任经理一看已经过了下班时间 已经没有时间来完成报告 只好挟着自己未写完的报告和要处理的文件回到家中 看样子今晚上又得加班到午夜了 二 为什么时间总会在不经意间溜走 我们仔细分析一下 任经理的时间为什么不够用 电话干扰 对公司员工解释有关薪酬问题 这本不属于任经理的事 有薪酬主管吗 会议安排没有计划 会议拖延 主题不明确 对会议没有实行有效控制 上司不定期的召见 使中层经理的时间具有很大的随意性 喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风 下属的不断请示和汇报 使自己成为下属任务的执行者 大大浪费了自己的时间 对下属工作不放心 替下属做工作 结果整天被埋在事务性的工作里 凡事事必躬亲 有许多不需要看和处理的文件等耽误时间 二 为什么时间总会在不经意间溜走 这些 时间杀手 是否就在您的身边 没有目标或缺乏计划没有设定时限本末倒置 没有轻重缓急不会统筹安排大包大揽 事必躬亲磨叽拖拉 磨洋工等待 有求必应 来者不拒冗长而又无效的会议官僚作风 文牍主义沟通不良 做无用功追求完美莫名发呆干扰 电话 短信 三 时间管理的原则 原则一 制定计划原则二 目标ABC原则三 原则原则四 今日事今日毕原则五 养成习惯 三 时间管理的原则 原则一 制定计划 必须事先对工作做出计划必须按照计划去执行 去实施必须留出处理不可预计事物的时间时间管理的重点 待办单 日计划 周计划 月计划表 99 的管理活动的失败都与事先没有计划或计划错误有关 美国管理学家德鲁克 三 时间管理的原则 原则二 目标ABC 在最有价值的那些项目旁边 标上大写的A字 在稍低价值的项目旁边标上大写的B字 在价值最低的项目旁边标上C字 A 必须做的B 应该做的C 不值得做的 三 时间管理的原则 原则三 80 20原则 80 20原则 假如工作项目是以某价值序列排定的 则80 的价值来自于20 的项目 而剩下的价值则来自于80 的项目 简单地说 20 的工作占整个工作80 的价值 集中80 的精力要做20 的工作 投入20 的精力做另外80 的工作 三 时间管理的原则 原则四 今日事今日毕 拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯 应付拖延的招数 1 订定完成期限2 建立回馈制度3 安排人监督你4 趁早解决5 把工作划分为几个小部分6 现在就去做 三 时间管理的原则 原则五 养成习惯 你要知道什么是好的时间管理习惯坏习惯是可以并且是必须要改变的好的习惯是可以养成并且是必须要养成的时间管理是一种可以改变的习惯 不良的习惯是无意中形成的 良好的习惯可以在有意中形成 四 时间管理的步骤 设定目标 优先排序 统筹安排 每晚回顾 没有目标就无法管理目标必须明确具体写下目标 先按重要性再按急迫性决定顺序时间 利益之比较80 20法则一天内2 3件要项 提高时间的利用率 增加生命的宽度 检视自己的时间管理状况如不满意 可检讨自己的时间管理方法发现问题后 及时进行调整 四 时间管理的步骤 以 目标导向 而不是以 机会导向 来安排你的工作 设定目标 沒有目标的箭 永远射不到靶心 四 时间管理的步骤 优先排序 我们根据事情的重要和紧急程度的不同 将事情划分成为四种类型 分别隶属于图示中坐标系上的每一个象限 并排定优先 以给予我们做事顺序的指导 依工作的轻重缓急来安排优先顺序 先做紧迫而重要的事 再做不紧迫而重要的事 其次才是紧迫而不重要的事 不紧迫而不重要的事摆在最后 四 时间管理的步骤 统筹安排 思考