采购管理制度.doc

。采购管理制度目录1 目的32 适用范围33 术语和定义33.1 采购33.2 供应商34 采购项目的分类44.1 固定资产类：44.1.1 IT电子类44.1.2运输设备类44.1.3 办公家具类44.2 费用类44.2.1行政类服务项目54.2.2业务类服务项目54. 3低值易耗类54.4 其他54.4.1 信息化项目54.4.2 工程类项目64.4.3通讯费：网络通讯费65 采购职责65.1 采购部职责65.2 采购执行人职责65.3 采购申请人职责75.4 采购技术支持人员职责76 采购的方式和流程86.1 办公用品采购86.1.1 办公用品采购的执行86.1.2 办公用品采购的审批流程86.1.3办公用品采购的验收86.1.4办公用品采购的付款86.2 询价采购96.2.1询价采购的方式96.2.2询价采购的原则96.2.3询价采购的执行96.2.4询价采购的审批流程106.2.5询价采购的验收106.2.6询价采购的付款106.3 唯一性采购116.3.1唯一性采购的审批流程116.3.2唯一性采购的执行116.3.3唯一性采购的验收116.3.4唯一性采购的付款117 采购准则128 保密规定129 制定与修改121 目的为加强总部及各下属分公司的采购管理，规范采购行为，控制采购风险，节约采购成本，在遵循透明公开、公平、公正、合规与效率兼顾的采购原则下，结合公司实际情况，制定本办法。2 适用范围本办法适用于总部及各下属分公司。3 术语和定义3.1 采购是指通过购买、委托等方式获得产品、工程和服务的行为。煤气水电、个人日常报销、职工教育经费、客户招待费用、部门团建费用报销不属于本制度规定的采购范围。3.2 供应商是指具备按公司要求提供货物、工程或服务能力的国内外企业、机构、单位或个人。 4 采购项目的分类4.1 固定资产类：固定资产是指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的、金额大于1000元、使用寿命超过一个会计年度、易于盘点的有形资产，具体包括房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营活动有关的设备、器具、工具等。4.1.1 IT电子类4.2.1.1 电子类：例如：空调、电视、摄像机、冰箱、微波炉、手机、电话机、空气净化器等。4.1.1.2 IT类：是指电子计算机整机、计算机网络设备、电子计算机外部设备、电子计算机应用产品等，例如：电脑、主机、服务器、交换机、打印机、复印机、传真机、显示器、扫描仪、硬盘、电脑充电柜、路由器、机柜、标签机等。4.1.2运输设备类包括公司车辆、叉车等。4.1.3 办公家具类包括办公桌、办公椅、文件柜、沙发等。4.2 费用类费用类分为行政类服务项目和业务类服务项目。4.2.1行政类服务项目指因行政需求而产生的采购项目，如：绿植租摆服务、机票代理定点服务（员工出差）、快递服务、保洁保安服务、员工工装制作、汽车租赁等。4.2.2业务类服务项目指因业务需求而产生的采购项目，如：公关顾问、音视频多媒体制作、复印或印刷制作（KT板、宣传页、易拉宝等）、客户礼品、活动场地租赁、广告发放等。4. 3低值易耗类是指单价不超过1000元的办公文具、办公耗材、食品饮料、生活用品等，如复印纸、墨盒、硒鼓、笔、账簿、剪刀、文件夹、计算器、饼干、饮料、清洁剂、抽纸等。4.4 其他 包括以上三类以外其他购买的产品。包括：信息化项目、工程类、通讯费房屋租赁费。4.4.1 信息化项目是指将信息技术，自动化技术与现代管理技术相结合，改善企业的经营、管理、产品开发和生产等各个环节，提高生产效率，从而实现企业管理的信息化、运营过程智能化、数控化、网络化，全面提高企业的竞争力的项目。例如：Inner系统、U8系统、网络拍卖管理系统等。4.4.2 工程类项目是指以工程建设为载体的项目。例如公司总部及各分公司的基础设施建设、办公场地装修、配套设施等。4.4.3 通讯费网络通讯费即网络专线。4.4.4 房屋租赁费办公职场、停车场、职工宿舍等。5 采购职责5.1 采购部职责5.1.1 负责对各一级部门和各个分公司提报的采购申请中的需求物资或服务询价报价进行价格复核。 5.1.2 优化、改善采购流程,在保证程序监控的前提下提高采购工作效率。 5.1.3 对采购执行人进行采购业务流程与制度的培训。 5.1.4 定期或不定期对各分公司所执行的采购行为进行抽查；定期核查各大区分公司采购台账（附件1）。 5.1.5 负责建立采购台账，对采购信息进行汇总统计。 5.2 采购执行人职责 采购执行人是指执行采购工作的人员，其主要职责是：5.2.1 在采购权限范围内,根据采购需求,进行价格审核。5.2.2 配合财务部定期或不定期对采购行为做抽查。5.2.3 建立采购台账并及时更新采购信息。5.2.4 负责供应商的开发、资质核查、背景调查；建立并及时维护供应商名录（附件2）；对供应商资料文件进行存档、备案；定期对供应商进行考核与评估。5.3 采购申请人职责采购申请人是指代表产生采购需求的部门的员工，多指采购物资或服务的使用人，其主要职责是：5.3.1 根据实际需求情况提报采购申请OA。5.3.2 在采购过程中,配合采购执行人进行需求沟通及确认。5.3.3 在采购验收中,配合采购执行人以及资产管理员进行验收工作。5.4 采购技术支持人员职责采购技术支持人员是指在采购过程中,对专业性要求较高的采购物资、服务提供专业判断的技术人员，其主要职责是：5.4.1 针对专业性较强的采购,协助采购执行人对供应商提供的产品、服务进行分析、判断确认（如IT电子类采购须通过技术支持人员的审核并给出相应的参数建议）。5.4.2 参与合同中有关技术条款的洽谈工作。5.4.3 在采购验收中,配合采购执行人和资产管理员进行验收入库。6 采购的方式和流程6.1 办公用品采购范围：针对单价1000元以下的低值易耗类物品的采购，由采购部指定供应商进行采购。6.1.1 办公用品采购的执行公司总部由行政部门每周/每月（按照具体情况确定）统一在指定供应商处进行采购，按照采购金额逐级审批。各分公司由采购执行人收集分公司需求，每周/每月（按照具体情况确定）统一在指定供应商处进行采购，按照采购金额逐级审批。6.1.2 办公用品采购的审批流程 公司总部由行政部门提交总部费用报销申请单OA申请，按照总部费用报销申请单审批流程执行。分公司由采购执行人提交分公司费用报销申请OA申请，按分公司费用报销申请审批流程执行。6.1.3办公用品采购的验收公司总部行政部及各地分公司采购执行人员协助需求部门的部门助理对所下订单的物品数量、规格、质量等进行检查、验收并确认收货。对于验收不合格的物资，采购执行人应及时与供应商沟通，进行退货或换货处理。6.1.4办公用品采购的付款公司总部由行政部统一采购，行政部专员发起总部费用报销申请单申请付款，经过各级领导审批后执行采购，再将购买发票上传OA经过财务审核付款。各分公司由采购执行人员统一采购，采购执行人员发起分公司费用报销申请经过各级领导审批后执行采购，再将购买发票上传OA经过财务审核付款。6.2 询价采购范围：所有采购事项均需询价采购，特别是单价在1000元以上并且使用年限在一年以上的固定资产类、费用类、其他类产品的采购。询价采购是指采购方向多个供应商询问价格并择优选取供应商的采购方式。6.2.1询价采购的方式询价的方式主要包括口头询价和书面询价两种，口头询价是指采购执行人以电话、电子邮件或当面向供应商说明采购物资的品名、规格、单位、数量、交货期限、交货地点、付款形式、报价期限等信息的方式进行的询价；书面询价（询价单附件5）是指采购执行人将询价文件以书面的形式发送给供应商并由供应商按照规定格式回复报价的询价方式。6.2.2询价采购的原则任何单笔采购都应向三家以上的供应商进行询价，按照供应商对比分析表（附件4）进行供应商规模、价格、账期、服务、之前合作情况等信息比较后再确定供应商。6.2.3询价采购的执行通过对供应商规模、价格、账期、服务、之前合作情况等信息比较后择优选取供应商签订采购合同。6.2.4询价采购的审批流程选择采购项目的OA表单，按照OA表单审批流程逐级审批。分公司由分总、区总审核，一级部门，行政负责人、采购部复核。公司总部由中心负责人、行政负责人审核，一级部门、财务部、采购部复核。市场推广费申请及报销单费用报销申请单合同审批单合同款项支付申请单备用金审核总部分公司总部分公司总部分公司总公司总部预算控制预算控制一级部门预算控制二级部门分总二级部门一级部门二级部门分总CEO(5000)分总一级部门 区总一级部门费用会计一级部门 区总预算控制区总法务部支持专员法务部支持专员费用会计CEO(5000）运营支持中心总经理运营支持中心总经理采购岗CEO(5000）采购岗行政部经理CEO(5000）采购岗CEO(5000）CEO(5000）发起者采购岗合同审核会计采购岗采购岗财务中心经理采购岗采购岗费用会计发起者财务经理合同审核会计财务中心经理财务经理发起者发起者一级部门分公司财务财务中心经理财务经理财务经理费用会计二级部门分公司财务CEO(5000）分总CEO财务中心总经理费用会计一级部门 分总财务经理区总行政部经理CEOCEO5000区总财务中心经理CEO(5000）行政部经理财务经理CEO5000费用会计费用会计财务中心经理财务经理财务经理财务中心经理财务中心经理6.2.5询价采购的验收物资到货后公司总部由行政部/分公司由采购执行人，对实物予以清点、核查、检验无误后，分别在物品验收清单上签字确认。对于验收不合格的物资或经采购技术支持人员（采购IT电子类时需要）验收不符合要求的物资，采购执行人应及时与供应商沟通，进行退货或换货处理。6.2.6询价采购的付款采购执行人按照公司财务部的相关规定执行付款。6.3 唯一性采购唯一性采购是指对于只能从唯一供应商处采购、不可预见的紧急情况、为保证一致或配套服务从原供应商添购的采购项目，采购执行人向特定的供应商进行采购的方式。唯一性采购虽然缺乏竞争性，但须按照物有所值原则与供应商进行协商，合理确定价格。6.3.1唯一性采购的审批流程选择采购项目的OA表单，按照OA表单审批流程逐级审批。分公司由分总、区总审核，一级部门，行政负责人、采购部复核。公司总部由中心负责人、行政负责人审核，一级部门、财务部、采购部复核。6.3.2唯一性采购的执行由需求部门提报采购申请并按照采购金额逐级审批，由公司总部行政部或分公司采购执行人负责执行采购。6.3.3唯一性采购的验收物资到货后公司总部由行政部/分公司由采购执行人，对实物予以清点、核查、检验无误后，分别在物品验收清单上签字确认。对于验收不合格的物资或经采购技术支持人员（采购IT电子类时需要）验收不符合要求的物资，采购执行人应及时与供应商沟通，进行退货或换货处理。6.3.4唯一性采购的付款采购执行人按照公司财务部的相关规定执行付款。7 采购准则7.1采购行为实行5R管理原则，即合适的供应商、合适品质、合适时间、合适价格、合适数量，执行成本效益原则、质量原则、进度配合原则、公平竞争原则。7.2 采购执行人须按照公司采购流程和标准进行采购，未经审批的采购不得执行。7.3 采购过程中如遇采购项目无货的情况，应及时反馈信息给需求部门。如需以其他产品替代，则需征得需求部门同意，且由需求部门负责人签字确认后，方可采购需求部门愿意接受的替代品。 7.4 采购物资时，应尽量通过银行汇款方式，减少现金结算；在采购过程中严格执行同类产品比质量，同样质量比价格，同样价格比服务，择优确定供应商；对于先试用的物资或服务，须由需求部门出具试用报告（附件3），并通过需求部门领导审批后方可采购。 7.5 公司任何人不得在采购过程中收受贿赂，不得谋取私利。7.6公司任何人