MSProject项目管理软件应用.ppt

MSProject项目管理软件应用 2 MSProject汇报提纲 软件简介软件演示准备工作建立任务计划MSProject资源与成本管理项目动态跟踪控制其他领域应用 3 为什么使用项目管理软件 使项目参与人员有共识的项目描述语言代替人完成烦琐的项目计算 调整 统计工作 提高工效帮助项目经理分析项目焦点 抓住主要矛盾 提高工效提高项目管理的应变能力能提供大量在项目管理过程中所需数据 信息协助我们规范项目管理流程 改善项目管理的过程 4 MSProject的优势 在国际上广泛应用通用性强凝聚了现代项目管理的理论和方法 WBS 甘特图 里程碑 关键路径法 网络图 责任矩阵 成本估算 项目评价技术 数据分析处理能力强易学易用信息交流功能强基于网络的协同工作方式企业 多 项目管理 可以构建企业项目管理平台 5 Project覆盖哪些项目管理功能 范围管理 PSM 时间管理 PTM 成本管理 PCM 人力资源管理 PHRM 风险管理 PRM 质量管理 PQM 沟通管理 PCM 采购管理 PPM 综合管理 PIM 质量管理体系QMS环境管理体系EMS职业健康与安全管理体系 风险管理 OHSMS 6 MSProject具体功能 不包括Server功能 迅速 完整地编制项目计划帮助项目工作者寻找关键路径 并提供优化的方法资源规划 协调和效率分析项目成本估算 控制 分析项目动态跟踪和控制项目执行状态分析 评价与其他系统的数据信息交流多种视图 全方位表达项目信息项目元素的层次化结构 7 使用Project管理项目的三个深度 时间进度管理 计划 跟踪 控制 评价 资源管理 计划 统计 效率分析 成本管理 资源成本 任务成本 费用与进度整合 成本控制 其他领域的应用 考核 比较 看板管理等等 8 项目元素 任务 职能 完成项目需要进行的活动描述 数据域 约250多数据域类型标识类 ID UniqID Name日期和工期工作量成本其他 9 项目元素 资源 职能 完成任务的人 设备 资金描述 数据域 约200个数据域类型标识类 ID UniqID Name日期工作量成本其他 10 使用MSProject 建立项目计划 11 项目规划过程 12 项目编排原则和日期 准备1 正排计划或倒排计划 ASAP ALAP 正排计划计划从项目开始时间向完成时间方向进行日程排定 任务按越早越好安排 倒排计划计划从项目完成时间向开始时间方向进行日程排定 任务按越晚越好越好安排 输入方法 菜单 项目 项目信息 开始日期或完成日期项目日历 13 输入项目的属性信息 准备2 输入方法 菜单 文件 属性 项目标题 项目摘要任务名 项目承担单位项目经理计划员项目备注 14 更改日历的工作时间 准备3 设置方法 工具 更改工作时间 使用向导设置工作日 非工作日 和例外日更改工作时间日历的种类项目日历 用于整个项目任务日历 用于单项任务资源日历 用于单类资源 15 项目环境默认值设置 准备4 设置方法 菜单 工具 选项 选中 项目摘要任务 选项 视图卡片 设置默认任务类型为 固定工期 去掉 新任务为投入比导向 日程卡片 注 这是一种建议的初始日程排定方法默认资源工作分配单位 十进制数 日程卡片 显示大纲数字 视图卡片 日期格式 视图卡片 16 充分的项目管理思想 准备5 确定项目的周期及主要内容确定项目的资源总量清单确定工作分解 17 建立任务列表 WBS工作分解结构在Project中主要使用大纲结构表示输入任务清单任务的升级和降级任务的插入 删除 移动理解摘要任务 18 里程碑计划 里程碑是标记项目中的重要事件的时间点 它通常是项目阶段发生变化的标志 是监控点 用于监视项目的进度 检查项目的质量 里程碑管理 在项目中的重要事件后设置里程碑任务 并确定检查监控的具体内容 通常里程碑任务的工期为0 19 里程碑计划图 20 估算任务的持续时间 工期 定义 活动从开始到完成经过的时间日历持续时间 包括休息时间的工期计量工作持续时间 只包括完成项目工作量的工期计量软件中工期的含义通常是工作的持续时间估算方法 历史数据 经验 专家 21 输入持续时间 最基本的操作在甘特图视图 工期 域中输入 工期的单位 工时 h 工作日 d 周工时 w 月工时 mo 等如不输入单位 Project将使用默认的工期单位 22 确定任务的相关性 目的 确定各项任务开始顺序 依赖和制约关系前置任务与后续任务的概念类型 FS SS SF FF任务之间可搭接 正 负延隔时间 23 任务的相关性 MSProject中任务相关性的表示 24 修改和解除任务相关性 途径 在甘特图上双击链接线 启动任务相关性对话框 在甘特图视图的任务列表中双击某个任务 启动任务信息对话框 前置任务 卡其他途径 网络图 双窗口的前置任务 后续任务列等可以修改相关性类型 正 负延隔时间 解除任务相关性 25 确定关键路径 确定关键路径依据最早时间和最晚时间计算时差时差 最晚开始时间 最早开始时间 最晚完成时间 最早完成时间时差等于0和小于0的任务组成关键路径 26 识别关键路径 对 甘特图 进行格式化菜单 格式 甘特图向导 对任务列表进行格式化菜单 格式 文本样式 27 压缩关键路径方法 压缩关键路径方法缩短任务工期调整任务关系增加资源强度安排资源加班调整各种日历减少任务数量 28 建立周期性任务 什么是周期性任务 在一定时间区间内 按一定频度发生的系列任务建立方法 插入 周期性任务建立周期性任务要素 工期 重复发生方式 时间区间 或开始时间与发生总次数 周期性任务的修改 29 甘特图预览打印 页面设置页眉图例视图卡选项时间标尺设置双击时间标尺 启动时间刻度对话框 30 任务详细信息设置 双击选中的任务 显示出 任务信息 对话框选中某任务 在工具栏中点击 任务信息 按钮 31 任务详细信息 1 估计工期 非确定的工期 可以按此筛选器将估计工期的任务筛选出来期限 设置任务期望完成的日期 当任务的完成时间超过此时间 在 标记 中有提示 32 任务详细信息 2 限制条件 设置或限制任务日程安排的原则目的 能更精确地反映项目实际情况的项目进度计划限制类型 设置任务安排的原则 有8种方法 越早越好 ASAP 越晚越好 ALAP 必须开始于 必须完成于 不得早于 开始 不得早于 完成 不得晚于 开始 不得晚于 完成限制日期 除ASAP ALAP外 其它都要给定具体日期 33 任务详细信息 3 任务类型固定工期 固定单位 固定工时工作量公式任务的工时 工期 资源数量3个参数在计算中共有关系 工期与资源投入成反比 工期 工时 资源单位 34 双窗口 功能 当需要连续查看项目信息时 上窗口指向任务行 下窗口则为该任务的详细信息 8种 操作 窗口 拆分 在下窗口中击右键 可以换内容 35 网络计划的各种表达方式 任务列表横道图 甘特图 单代号网络图双代号网络图日历视图 36 项目计划交流工具 横道图 37 项目计划交流工具 网络图 38 网络图操作 设置方框样式 格式 方框样式 改变节点内容网络图布局 格式 版式 排列方式摘要任务的展开与隐藏 击摘要任务的 标志隐藏域与显示域 鼠标右键 在小菜单上选择隐藏域 显示域网络图缩放 放大缩小工具 视图 显示比例网络图调整 先在版式中设定允许手动调整方框 再调整 39 日历视图示例 优点 清楚描述每天的工作缺点 逻辑关系不清楚 40 日历视图操作 在日历视图上定位 编辑 定位 定位到日期或任务号格式化 格式 条形图样式 通过不同颜色识别关键任务查看任务 主要查看在日期单元格中显示不下的任务 41 MSProject资源与成本管理 42 资源和资源管理 资源 为完成任务而使用的 人 机械设备 材料 资金 服务 技术等资源管理使用管理费用管理资源类型 工时 材料 43 建立资源列表 建立资源列表 资源工作表视图 项表资源定义 与项目特性 资源管理方式等有关 主要信息 名称 类型 材料标签 最大单位 标准费率 每次使用成本 资源日历等注 建立企业资源库的方法略有不同 内容基本相同 44 分配资源 分配资源 把资源安排到任务上工作的过程分配资源方法 通常使用甘特图 任选下面一种方法分配资源 a 单击工具栏按钮 启动 资源分配 对话框 进行资源分配b 选定任务 单击 任务信息 按钮 启动 任务信息 对话框 在资源卡中选择资源名称和单位 c 菜单 窗口 拆分 在双窗口中选择资源名称和单位在其他视图上也能分配资源在 分配资源 对话框中有筛选功能 45 图表对话框 功能 绘制资源可用性图表启动 在资源分配 对话框中有 图表 按键绘制图表线 工时 剩余可用性 和工作分配工时 46 资源详细信息 在 资源工作表 双击某个资源 启动 资源信息 对话框资源可用性 在不同时间段可以有不同的资源拥有量 成本卡 5个费率表 不同时间段可设不同费率结算费用方式开始 完成 按比例备注 为资源添加备注信息 47 费率表的使用 资源在不同的任务上可以使用不同的费率缺省使用A费率表在 工作分配信息 对话框中可以选择其他费率表在 任务分配状况 和 资源使用状况 视图中可启动 工作分配信息 对话框 48 资源使用状态视图 菜单 视图 资源使用状况 使用资源使用状况视图描述资源以资源为主线 描述每个资源承担的任务 并按资源汇总 可换表视图右侧按时间段汇总信息 更改时间刻度进行各种汇总在视图右側按鼠标右键 有更多信息可显示 包括工时类 成本类 资源分配类 任务执行评价类等 49 任务分配状态视图描述项目 菜单 视图 任务分配状况 以任务为主线 描述每个任务及分配的资源情况 并按任务汇总 视图右侧按时间段汇总信息详细信息 50 资源图表 共有10种类型的资源图 在视图右側按鼠标右键 出快捷菜单 最大资源量 资源需求曲线工时 资源工作量分布图累计工时 资源累计工作量图资源过渡分配超分配图 资源超量数值分布资源分配 工时分配百分比图 使用效率 剩余可用性 资源还可分配的工时成本 资源成本分布图累计成本 资源累计成本分布图 51 资源超分配 定义 定义 分配给一个资源的工时超出他在工作时间内可以完成的数量的结果超分配的类型 2种 52 确定资源超分配的情况 确定哪种资源超分配 寻找红色和叹号标志 资源工作表资源图表 需求直方图 过度分配直方图资源资源使用状态视图确定在哪个任务上超分配确定在何时超分配确定超分配的量 53 解决资源超分配的策略 增加资源量确定任务轻重缓急 安排任务延时开工延长任务工期减少工作量非平均分布替换 54 解决资源超分配 使用 资源调配 命令 工具 资源调配 通过推迟某些任务的开始时间 解决超分配 人工调整 55 资源均衡示例 56 MSProject项目成本体系构成 57 MSProject成本计算方法 任务成本 资源成本之和 任务的固定成本资源成本 工时类资源 资源费率 资源工时 资源固定成本 材料类资源 单价 材料用量 材料固定成本 58 任务成本 任务成本由下类成本组成资源成本与资源费率和资源在每个任务上的工作量有关固定成本与资源和时间无关的费用 如管理费等 MSProject项目动态跟踪控制 60 动态跟踪控制策略和方法 设计一个最优的计划建立一项严格的制度定时采集项目的信息分析进展引起的变化根据实际重新做优化 61 保存比较基准计划 意义 建立评价的基准保存时间 在项目计划批准之后保存方法 工具 跟踪 保存比较基准多比较基准 共11套 主要用于比较基准的备份注意 保存文件备份 62 采集实际数据信息 意义 为项目计划更新提供依据确定更新实际数据的方法 Web 邮件 手工确定更新实际数据的内容 按任务工期 实际开始时间 实际完成时间 完成百分比 实际工期 剩余工期按任务工时 实际开始时间 工时完成百分比 实际工时 剩余工时按资源工时 实际开始时间 工时完成百分比 实际工时 剩余工时 或按时间段跟踪实际工时确定更新频度 天 周 63 采集实际数据信息 续 设置状态日期 菜单 项目 项目信息 或项目向导 跟踪 引进进度信息输入实际数据界面 按任务工期 使用跟踪甘特图 更新任务对话框 跟踪工具栏 跟踪表 更新项目对话框 按任务工时 在使用跟踪甘特图中使用工时表 项目向导 跟踪 引进进度信息按资源工时 任务分配状况视图 工作分配信息对话框 项目向导 跟踪 引进进度信息 64 查看分析项目执行状态 查看项目统计信息 菜单 项目 项目信息 再点击 统计信息 跟踪甘特图视图在各种表中查看数据如差异表 开始时间差异 完成时间差异工时表 工时差异 实际工时 剩余工时成本表 成本差异 实际成本 剩余成本 65 重排未完成的任务 由于某种原因 项目或某些任务要停顿一段时间 并从某个时间重新安排日程菜单 工具 跟踪 更新项目 选 重排未完成的任务的开始时间 并给出时间 66 项目执行状况评价 工期评价法 完成百分比 所有已完成任务的工期之和与所有任务的工期之和的比值 完成百分比 工作量评价法 工时完成百分比 所有已完成任务的工时之和与所有任务的工时之和的比值 工时完成百分比 挣得值评价法 盈余分析数据 67 灵活的定制功能 项目管理软件必需具有强大 灵活的定制功能根据管理需求 充分发挥软件的定制功能定制 视图 表 报告 日历 筛选器 自定义数据域等 68 视图类报告 各种视图都可以组织数据 设置格式 直接打印横道图 网络图 日历视图 任务使用视图 资源工作表 资源分配视图 资源图表 资源需求 资源工时 资源累计工时 资源分配效率 资源剩余工时 资源超分配工时 资源成本 资源累计成本 资源数量限量 资源工时限量 69 MSProject报表 菜单 视图 报表 启动 报表 对话框项目报表任务报表资源报表交叉分析类报表 70 报表机制 报表的主要信息来自某个 表 因此 如果系统提供的表未包括所需报告的全部信息 必须先定制一个新表报表通常使用筛选器对于表中的信息进行筛选 因此 如果系统未提供使用筛选器 必须先定制一个新筛选器有些报表可以定义按什么周期汇总 71 自定义报表 目的 根据需求自己组织报表菜单 视图 报表 自定义新建 选报表类型选择表 筛选器 详细信息 72 自定义表 目的 根据需求自己组织表 规范化菜单 视图 表 其他表 表的分类 任务类 资源类表的组成 数据域新建表 选择数据域应用表 73 定制域 功能 用户定义在MSProject中未直接定义的域方法 工具 自定义 域 操作 先选择类别 再选择域 更改它的名称 通过 值列表 建立它的默认值集 通过 公式 确定该值的算法 可以进行函数运算 74 定制域 定制域 75 共享技术 管理器 功能 使在不同的项目中定制的表 报告 筛选器等能够被其他项目共享共享机制 通过管理器交换 Global文件中存有系统的共享部件 每个项目可以自己定制 在管理器中交流在项目之间共享 必须同时打开要共享的所有项目 如果想被所有项目共享 就共享到Global中在Global中的部件将自动保存 76 共享技术 管理器 77 提取技术 筛选器 功能 根据需要从项目信息中提取需要的信息机制 通过设定域的条件来提取出需要的信息多个条件之间可以 与 操作 也可以 或 操作组成筛选条件常用任务筛选器 关键 里程碑 任务范围 日期范围 使用资源 进行中